Document Archief

[ddt3]

Hallo,

Voor thuis ben ik op zoek naar een DMS/ Archive systeem omdat ik af wil van mappen vol met papieren/rekeningen etc. Nu heb ik wat geg-googled en ik zie Openkm, Alfresco, open Epiware, etc maar veel daarvan lijkt nogal overkill en ik wil eigenlijk maar een paar simpele dingen:

Mijn "requirements":

• Mogelijkheid om documenten te scannen /OCR-en met mijn Canon Mx-920
• Metadate per document opslaan (e.g. Rekening, GreenChoice) etc.
• Documenten bewaren in folders gebaseerd op metadata
• Zoeken op metadata en full text

Iemand een dergelijk iets thuis iin gebruik? Ervaring met 1 van de genoemde systemen?
Hints over hoe t anders zou kunnen?

[MAX3400]

Zonder je uitzoekwerk teniet te doen maar wat is er mis met Windows, Windows Search, Windows Indexing?

Wat jij ongeveer wil (zonder alle metadata), heb ik thuis ook. Alleen sla ik alles op op mijn NAS via iSCSI maar de betreffende directory is benaderbaar met user+password vanaf elk Windows-device in huis. En ook via tablet/smartphone (zonder metadata dan). En toevallig ook een MX920 en die kan scannen naar verschillende formaten / locaties.

Maar er zijn meerdere wegen die naar Rome leiden; allicht kan je eens beginnen (als testje) met 1 Windows-machine, 1 fileshare aanmaken en dan eens lokaal Indexing/Search aanzetten op wat documentjes?

[anandus]

Misschien staat er hier iets voor je in?
Document managementsysteem voor thuis

[P_Tingen]

OneNote heeft in ieder geval een ingebouwde OCR, kan alleen niet opslaan in folders. Als ik je eisen zo lees, zou ik eens inlezen in ifttt achtige dingen.

[Rik.]

Ik heb zelf sinds kort mijn digitale "archief" aangepast en verbeterd. Ik heb op mijn NAS een share genaamd "administratie", daarin plaats ik alle belangrijke documenten, contracten & facturen etc... in de daarvoor bestemde mappen.

Ik gebruik voor alle bestanden dezelfde indeling in de bestandsnaam, zodat ik altijd gemakkelijk dingen terug kan vinden. Ieder bestand krijgt deze indeling:
datum(dagtekening)_afzender_omschrijving_referentienummer.pdf

Zo hoef ik niet precies te weten waar een document staat, maar kan ik bijvoorbeeld via de netwerkschijf "administratie" zoeken naar *Tandartspraktijk <naam>* waarbij ik ieder bestand te zien krijg met ergens in de bestandsnaam: tandartspraktijk <naam>

Voor mij werkt dit systeem erg goed en heb ik verder ook voor nu nog geen OCR nodig.

Op dit moment heb ik onderstaande mappenstructuur (Er hangen nog meer mappen onder, maar dit is even als voorbeeld):


Toegevoegd als afbeelding, omdat anders niet duidelijk is wat subfolders zijn, dit wordt namelijk door het forum weer weggehaald.

---

Je moet natuurlijk altijd gewoon gebruiken wat voor jou fijn werkt. Ik gebruik deze structuur omdat dit voor mij erg fijn werkt met het archiveren van mijn documenten en het overzichtelijk is.

Ik zou er gewoon even mee gaan spelen als ik jou was. Ik heb zelf meerdere keren de indeling veranderd omdat ik totaal niet tevreden was maar inmiddels werkt de huidige structuur erg fijn.