Bijlagen in office makkelijk 'in de cloud' versturen

[BLACKfm]

Hallo,

Hypothetische kwestie, maar gebaseerd op realiteit:

Bedrijf heeft volgende mailbeleid:

- Mailtjes bestaand in principe alleen maar uit tekst (en bij voorkeur ook nog plain text, dus geen HTML)
- Postvakgrootte is hier op ingesteld en zit snel vol (100mb)
- Bestanden moeten veel extern gearchiveerd worden (openbare mappen),

Nu moet het laatste punt zorgen dat punt 2 niet echt een probleem moet vormen en punt 1 maakt dat je weer niet zo snel aan je limiet zit. In theorie.

Gewenst is dat bijlagen voor de mail (>1mb) met bijvoorbeeld wetransfer worden meegestuurd maar dit maakt het versturen van een simpele foto (vaak al groter dan 1 mb) of een 'klein' zip bestandje (<10mb) zo een hele opgave als je even 'snel' wat wilt versturen.

Een gevolg kan zijn dat mailtjes te snel worden gearchiveerd (maakt het lastiger zoeken naar oude mailtjes) en dan je postvak sneller vol zit als je dit niet doet.


Nu is de vraag of daar praktische oplossingen voor zijn zoals een plugin voor microsoft office zodat bijlagen (gesleept in de email) altijd via een externe manier (bijvoorbeeld wetransfer of andere cloud diensten) aan de mail worden toegevoegd zonder dat hier veel extra handelingen bij nodig zijn (zoals losse bestanden inpakken, uploaden naar cloud-dienst, en link toevoegen (oh wat vermoeiend ).

[Tijntje]

Nextcloud heeft een Outlook plugin
https://nextcloud.com/outlook/

[jeroen3]

Shared links met Expiration in OneDrive? Of met Dropbox, of met Nextcloud, of met [insert cloud].
Erin slepen zal niet gaan, maar het is toch de meest gangbare methode. Wetransfer oogt altijd een beetje knullig in mijn ogen.

[ Voor 25% gewijzigd door jeroen3 op 06-03-2018 11:24 ]

[F_J_K]

BLACKfm schreef op dinsdag 6 maart 2018 @ 11:14:
Hypothetische kwestie, maar gebaseerd op realiteit:

Hoebedoelje?

Ook: voor interne communicatie, steeds dezelfde derden, of met willekeurige derden? Vrij relevant qua gebruiksgemak.

Ik zou inderdaad de verschillende cloud opslag diensten checken. Of iets als een eigen Sharepoint. Let natuurlijk op de beveiliging / autorisatie. Mag iedereen de files zien? Inloggen nodig / gewenst? Etc.

[BLACKfm]

F_J_K schreef op dinsdag 6 maart 2018 @ 11:36:
[...]

Hoebedoelje?

Om het verhaal situatie technisch maar even neutraal te houden, voordat er met bedrijfsnamen en beheerders gegooid wordt . De geschetste situatie is in ieder geval aan de orde.

Verder is het normale uitgaande communicatie, veelal met derden (op projectbasis, dus voor langere tijd), maar net zo goed intern.

jeroen3 schreef op dinsdag 6 maart 2018 @ 11:22:
Wetransfer oogt altijd een beetje knullig in mijn ogen.

Wat maakt wetransfer 'knullig'? Het is een bekende naam.

[jeroen3]

@BLACKfm Er zitten bij zulke link sharing websites vaak advertenties op de download pagina welke het voor de ontvanger minder overzichtelijk maken. In hoeverre wetransfer dat doet weet ik niet, want ik gebruik die hele soort van sharing niet.

[MAX3400]

Geen idee welke "Office" je hebt maar als dat O365 is en/of Sharepoint, kan je middels ADFS, gewoon "derden" toegang geven tot een (gelimiteerde) set van documenten. Verder kan je beperken of mensen dan die documenten mogen bewerken etc.

[Bolletje]

Onedrive for Business kan dit standaard, in combinatie met Outlook.

Kan je ook verder mappen delen, ook met externen.