Office 365 - eigen archieffolders per kwartaal

[AvWijk]

Scenario:

Klant wil zijn inbox schoon houden iedere maand en gooit alles in Deleted Items. Niet handig, want na 30 dagen worden deze opgeruimd.. Ik heb nu een policy in Office 365 Admin ingesteld die dat voorkomt.

Nu heb ik in Outlook Online archieffolders gemaakt per jaar en kwartaal, die worden netjes gesynct op al zijn clients. Ik zou graag een rule willen aanmaken die mail uit Inbox haalt en zelf archiveert. Is dat mogelijk? Heb nog niet gevonden hoe, de e-mail rules zie er zijn focussen zich vooral op personen en ontvangers, het gaat om alle mail.

[Verwijderd]

-

[ Voor 100% gewijzigd door Verwijderd op 19-10-2019 15:14 . Reden: Leeg ivm privacy ]

[AvWijk]

Heb ik ook al aangegeven. Toch wil hij een overzichtelijke inbox en zijn mail kunnen terugvinden. Is er geen manier om mail alsnog na xxx periode te verplaatsen in kwartaalmapjes?

[gwystyl]

Dan moet hij zelf gewoon mapjes maken per maand of kwartaal, en bij het opruimen zijn oude mail daarin gooien ipv in de prullenbak? Als al die mapjes dan subfolders zijn van bijvoorbeeld /archief, kan je met een regel simpel de boel backuppen/archiveren.
Als hij daar te lui voor is kan je bijvoorbeeld automatisch archiveren op de eerste van de maand, en dan alles van "ouder dan 1 maand" verplaatsen naar een nieuw te maken map met /jaar/maand als naam?

https://support.office.co...80-4107-841c-41dc38296667

[ Voor 41% gewijzigd door gwystyl op 07-02-2018 13:33 ]

[Verwijderd]

-

[ Voor 99% gewijzigd door Verwijderd op 19-10-2019 15:14 . Reden: Leeg ivm privacy ]

[AvWijk]

Verwijderd schreef op woensdag 7 februari 2018 @ 13:38:
[...]

Ja maar waarom moet jij dat doen? Je bent zijn secretaresse toch niet?

Leg maar uit dat dat op dit moment helaas niet te automatiseren is. De techniek richt zich op het sorteren op steekwoorden, afzenders en dat soort dingen.

Ik werk ook niet gratis, maar dat verplaatsen mag-ie lekker zelf gaan doen..

[Verwijderd]

-

[ Voor 99% gewijzigd door Verwijderd op 19-10-2019 15:14 . Reden: Leeg ivm privacy ]

[AvWijk]

Het is voornamelijk PEBKAC (oudere kerel van eind 50)

[Jazzy]

AvWijk schreef op woensdag 7 februari 2018 @ 13:42:
Het is voornamelijk PEBKAC (oudere kerel van eind 50)

Ik neem aan dat je onder je eigen naam post, maar zelfs al is dat niet het geval dan zou degene waarover het gaat prima op dit topic kunnen stuiten omdat hij zelf ook maar eens wat termen in Google gooit. Persoonlijk zou ik er niet blij van worden als over mij wordt gesproken over zak hooi en oudere kerel van eind 50. Tip van een vakgenoot hier: wees altijd respectvol over je klanten en schrijf alsof die persoon naast je staat en meeleest.

On-topic. Zoals je zelf al ontdekt kan dit niet met Outlook berichtregels en ook niet met retention policies. Denk dat je inderdaad beter kunt doorvragen wat zijn probleem in de praktijk nu precies is en helpen om dat anders op te lossen.

[AvWijk]

Jazzy schreef op woensdag 7 februari 2018 @ 13:54:
[...]
Ik neem aan dat je onder je eigen naam post, maar zelfs al is dat niet het geval dan zou degene waarover het gaat prima op dit topic kunnen stuiten omdat hij zelf ook maar eens wat termen in Google gooit. Persoonlijk zou ik er niet blij van worden als over mij wordt gesproken over zak hooi en oudere kerel van eind 50. Tip van een vakgenoot hier: wees altijd respectvol over je klanten en schrijf alsof die persoon naast je staat en meeleest.

On-topic. Zoals je zelf al ontdekt kan dit niet met Outlook berichtregels en ook niet met retention policies. Denk dat je inderdaad beter kunt doorvragen wat zijn probleem in de praktijk nu precies is en helpen om dat anders op te lossen.

Ik ben ook natuurlijk niet zo stom om namen te droppen nee, en wist je al dat er een heel systeembeheerders-ranttopic bestaat? Kortom, loopt dus wel los. Hij is niet iemand die zelf gaat googelen maar mensen betaalt om problemen op te lossen.

Verder zal ik hem zeggen niet meer van deleted items gebruik te maken (tenzij hij iedere maand tijd neemt om het netjes bij te houden)..
Dit komt ook wel in de buurt. Gewoon in de archiefbak, kan hij zelf nog sorteren als het moet. https://answers.microsoft...93-42d2-b2ae-3a5409b9dea5

[ Voor 12% gewijzigd door AvWijk op 07-02-2018 14:03 ]

[Jazzy]

AvWijk schreef op woensdag 7 februari 2018 @ 14:00:
[...]
Dit komt ook wel in de buurt. Gewoon in de archiefbak, kan hij zelf nog sorteren als het moet. https://answers.microsoft...93-42d2-b2ae-3a5409b9dea5

Het enige wat dat doet is dezelfde mail en folderstructuur verplaatsen naar een ander deel van de mailbox. Of dat zijn probleem oplost is maar de vraag. Daarom mijn advies om eerst beter te begrijpen waar hij nu eigenlijk tegenaan loopt in plaats van lukraak 'alternatieven' aan te dragen.

[AvWijk]

Jazzy schreef op woensdag 7 februari 2018 @ 14:22:
[...]
Het enige wat dat doet is dezelfde mail en folderstructuur verplaatsen naar een ander deel van de mailbox. Of dat zijn probleem oplost is maar de vraag. Daarom mijn advies om eerst beter te begrijpen waar hij nu eigenlijk tegenaan loopt in plaats van lukraak 'alternatieven' aan te dragen.

Wat ik al zei, hij leert eerst maar dat Deleted Items geen plek is om je mail te archiveren..

[BCC]

Haha, ik ga morgen aan de vuilnisman vragen waar mijn papieren archief gebleven is, gesorteerd per kwartaal

[Vorkie]

https://msdn.microsoft.co...olders-add-method-outlook

Zoiets schedulen onder zijn useraccount?

Samen met:
https://msdn.microsoft.co...les-create-method-outlook

Voor de regel

[Jazzy]

AvWijk schreef op woensdag 7 februari 2018 @ 14:24:
[...]


Wat ik al zei, hij leert eerst maar dat Deleted Items geen plek is om je mail te archiveren..

Met die houding zou je in mijn omgeving niet ver komen, dat kan ik je wel vertellen. De IT is er om de klant te ondersteunen, niet om hem te schofferen. Als je hem iets af wilt leren maar geen moeite wilt doen om uit te vinden wat nu daadwerkelijk zijn issue is dan sla je wat mij betreft de plank helemaal mis.

Nu je de default retention policy in Exchange Online hebt aangepast is Deleted Items gewoon een folder om mail te bewaren, zolang hij onder de 1 miljoen items blijft is er geen vuiltje aan de lucht.

[AvWijk]

Jazzy schreef op woensdag 7 februari 2018 @ 14:38:
[...]
Met die houding zou je in mijn omgeving niet ver komen, dat kan ik je wel vertellen. De IT is er om de klant te ondersteunen, niet om hem te schofferen. Als je hem iets af wilt leren maar geen moeite wilt doen om uit te vinden wat nu daadwerkelijk zijn issue is dan sla je wat mij betreft de plank helemaal mis.

Gelukkig ken je de klant ook niet en mij ook niet. Er is niks mis met klanten opvoeden die echt niet willen bijleren sinds het DOS tijdperk. Hij geeft aan 'dat hij het al 19 jaar zo doet en niet weten waarom zou moeten veranderen'. Ik heb meerdere malen de suggestie aangeraden om anders met zijn mailbox om te gaan, maar als dat na 5x niet overkomt ligt dat niet aan mij. Dan is het een kwestie van tijd voordat hij er zelf acherkomt dat er mail foetsie is..