[Excel] Dubbele condities in ledenadministratie

[Dark Blue]

Ik ben sinds een paar maanden penningmeester van een vereniging, en heb daarbij een mooie Excelsheet doorgepasst gekregen waarin we het kasboek bijhouden. We hebben maximaal 50 leden per jaar en omdat het studenten zijn, zit er met elke vier jaar wat verloop in.

Het werkblad kasboek is het punt niet. We hebben 1 mooie sheet met kolommen voor grootboeken, en als je alles juist invult wordt het vanzelf in het juiste grootboek geboekt. Top.

Maar dan hebben we een werkblad wat ik noem 'ledenbalans'.
We hebben zo'n 50 leden, die allemaal eens per jaar hun contributie betalen (debet), waarvan sommigen mee op kamp gaan (debet), en waarvan enkelen nu en dan een workshop aan bedrijven geven waarvoor wij ze belonen (credit). Per lid krijgen we dus geld binnen of geven we geld uit. Daar heb ik een paar problemen mee. Vast eenvoudig op te lossen.

• De ledenlijst van ca. 50 leden. Er bestaat nu een ledenlijst in de secretaris-documenten, en één in mijn kasboek. Graag wil ik die lijst van de secretaris importeren, maar dan moet hij wel bij elke keer openen up to date blijven. Dat gebeurt nu niet. Als ik mijn kasboek open, en weet dat ik in de xls met leden een lid heb toegevoegd, krijg ik geen melding, en breidt de kolom niet uit naar beneden. Hoe importeer ik die kolom zo, dat hij elke keer wordt geüpdated?

• Zodra ik die kolom erin heb staan, wil ik kolommen toevoegen: 1 voor het huidige saldo, meerdere voor debet- en credit-posten. Debet is dan 'kamp' 'contributie' enzovoorts, en credit zijn de uitbetalingen per workshop. Het probleem is dat ik eerst moet weten óf de persoon mee op kamp ging (ja/nee) en zo ja, of er nog een openstaand bedrag is (€30,- tot €0,-, bij aanbetaling) of niet (€0,-). Ik dacht nog even dat ik er dan € -30,- in kon zetten, maar dan klopt het saldo weer niet - dan zou er €60,- betaald zijn. Op dit moment laat ik het vakje simpelweg leeg als iemand niet heeft deelgenomen, maar dat is foutgevoelig: is die persoon overgeslagen? Liefst zet ik er iets in (FALSE?). Het hebben van 2 kolommen per post vind ik namelijk ook foutgevoelig. Een ander moet dit ook snappen.

Ik wil niet met kleur status aangeven. Toen ik dit huidige kasboek kreeg, zaten er ook velden met conditionele opmaak in, die rood of groen kleurden bij 0 of 1. Door het bestand een paar keer met verschillende editors te openen (OpenOffice, Excel online, Excel) is ergens die opmaak verloren gegaan. Nou vind ik dat niet erg, want 0 en 1 kan ik ook lezen. Maar als dat het enige is, en dat gaat verloren, heb ik straks een kapotte administratie .

Conclusie: don't overthink it. ik zoek een eenvoudige, herbruikbare optimalisatie voor dat werkblad.


Laatste optie is om een (cloudbased) kasboek aan te nemen. Ik heb een aantal pakketten vergeleken. De investering lijkt me niet nodig; we hebben maar 50 leden, en weinig posten per jaar. Dus dat is hier niet het punt van discussie.

[breew]

Dark Blue schreef op maandag 29 januari 2018 @ 10:36:
• De ledenlijst van ca. 50 leden. Er bestaat nu een ledenlijst in de secretaris-documenten, en één in mijn kasboek. Graag wil ik die lijst van de secretaris importeren, maar dan moet hij wel bij elke keer openen up to date blijven. Dat gebeurt nu niet. Als ik mijn kasboek open, en weet dat ik in de xls met leden een lid heb toegevoegd, krijg ik geen melding, en breidt de kolom niet uit naar beneden. Hoe importeer ik die kolom zo, dat hij elke keer wordt geüpdated?

https://support.office.co...f3-400b-b48c-0c86ce62b4f5

• Zodra ik die kolom erin heb staan, wil ik kolommen toevoegen: 1 voor het huidige saldo, meerdere voor debet- en credit-posten. Debet is dan 'kamp' 'contributie' enzovoorts, en credit zijn de uitbetalingen per workshop. Het probleem is dat ik eerst moet weten óf de persoon mee op kamp ging (ja/nee) en zo ja, of er nog een openstaand bedrag is (€30,- tot €0,-, bij aanbetaling) of niet (€0,-). Ik dacht nog even dat ik er dan € -30,- in kon zetten, maar dan klopt het saldo weer niet - dan zou er €60,- betaald zijn. Op dit moment laat ik het vakje simpelweg leeg als iemand niet heeft deelgenomen, maar dat is foutgevoelig: is die persoon overgeslagen? Liefst zet ik er iets in (FALSE?). Het hebben van 2 kolommen per post vind ik namelijk ook foutgevoelig. Een ander moet dit ook snappen.

de precieze oplossing hang af van hoe je werkboek precies is opgebouwd, maar ik denk dat je met ALS() en VERT.ZOEKEN() een hele eind moet kunnen komen.

[Dark Blue]

breew schreef op maandag 29 januari 2018 @ 11:05:
[...]

https://support.office.co...f3-400b-b48c-0c86ce62b4f5

Dit ga ik vanavond even proberen.

de precieze oplossing hang af van hoe je werkboek precies is opgebouwd, maar ik denk dat je met ALS() en VERT.ZOEKEN() een hele eind moet kunnen komen.

Ik had op de cel zelf een ALS() constructie staan, maar eh, die werkt dus niet als je daarna in die cel een waarde invult.

Andere kant is dat ik in de Saldo-kolom op elke rij een joekel van en formule zet (als je die naar onderen doortrekt is dat geen ramp met aanpassen). Die formule kijkt dan voor elke cel naast hem, of een conditie False, nulbedrag, of positief bedrag is, en past dat toe op z'n formule. Met het grootboek wordt dat al gedaan, maar die posten veranderen per jaar eigenlijk niet.
Deze posten variëren nogal, omdat we elk jaar andere workshops doen. Dus ik moet het voor de volgende penningmeester niet te moeilijk maken. Het mag niet zo zijn dat die penningmeester er na een jaar achterkomt dat er in elke saldo-cel nog 5 ingewikkelde IF-condities bij moeten voordat hij/zij de juiste resultaten eruit krijgt .

VERT.ZOEKEN() ken ik niet... dat zal ik vanavond eens opzoeken.

[Icephase]

De term ‘kasboek’ zou ik overigens zo snel mogelijk weggooien. Noem het wat het is: de administratie. Daarnaast, als je alles op kasbasis doet (dus ontvangsten en uitgaven) kun je nergens op afschrijven, kun je geen voorzieningen aanleggen, weet je nooit of en hoeveel je nog tegoed hebt of verschuldigd bent. Stap dus over op baten- en lasten ipv kasstelsel.

Verder lijkt de vereniging me groot genoeg om hiervoor een apart systeempje aan te schaffen waarbij ook rechten en rollen goed gescheiden zijn. Dat hoeft geen hoofdprijs te kosten, voor een paar honderd per jaar heb je al iets heel deftigs dat je zowel helpt bij de ledenadministratie als bij de financiele administratie.

Excel is in dit geval gedoemd om te mislukken vroeg of laat.

[Dark Blue]

*knip* Mag het iets minder narrig?

[ Voor 93% gewijzigd door Lustucru op 31-01-2018 12:46 ]

[Icephase]

offtopic

[ Voor 95% gewijzigd door Lustucru op 31-01-2018 12:46 ]

[Lustucru]

offtopic:
Om te voorkomen dat het draadje de verkeerde kant opgaat kap ik het geharrewar maar af

Anyway, qua optimalisatie binnen de kaders:

1: qua importeren: Zorg voor één ledenlijst. Gezien de simpelheid van de administratie zou je kunnen volstaan met één bestand met verschillende werkbladen. Maak goede werkafspraken met de secretaris dat hij het ledenwerkblad bijhoudt.

2: Qua saldooverzicht en inschrijfoverzicht: als je één werkblad hebt met inschrijvingen/activiteiten en een dagboek met een dubbele boekhouding (dus zowel een debetrekening als een creditrekening) kun je on the fly het saldo steeds berekenen met een simpele sommen.als() of een draaitabel. Eventueel kun je dan idd met voorwaardelijke opmaak in het inschrijvingenblad aangeven of een bepaalde post betaald is of niet. Het bankdagboek zou er dan als volgt uit zien:

datum	bedrag	lidnr	activiteit	grootboek
1-1-2018	100	123	Zoka18	kampgelden

In dit geval zou je zelfs er nog voor kunnen kiezen (afhankelijk van de verdere opzet), het grootboek te laten bepalen aan de hand van het activiteitennummer

[ Voor 3% gewijzigd door Lustucru op 31-01-2018 13:05 ]