Complex inschrijfformulier - welke tool gebruiken?

[arievl]

Hoi allemaal,

Vanuit onze organisatie (non-profit, dus ik check altijd eerst maar of er een gratis tool bestaat) gaan we een studiedag beleggen voor 650 collega's. Die kunnen zich inschrijven op zo'n 26 workshops. Elke workshop staat open voor 20 tot 30 mensen. Nu kan ik met datumprikker of surveymonkey een eventplanner maken die rekening houdt met een beperkt aantal plaatsen per event, dus dat is geen probleem. Er komt echter een dimensie bij die het wellicht te lastig gaat maken voor de standaard tools: de 650 collega's zijn verdeeld over 30 afdelingen en we willen niet dat er meer dan 2 collega's van een afdeling zich in kunnen schrijven in dezelfde workshop. Daar voorzien de mij bekende tools niet in. Een inschrijfformulier in Excel maken en dat online zetten werkt niet omdat mensen dan elkaar gerust overschrijven.

Is er een tool of weet iemand een manier om zo'n complexe inschrijving te handelen?
Het formulier moet dus rekening houden met een limiet per workshop plus aan de hand van de afdeling die iemand opgeeft een maximaal aantal mensen per afdeling die in dezelfde workshop mogen.

Dank alvast!

[Verwijderd]

is het niet het makkelijkst om dit gewoon met google-forms te doen, en dan handmatig de dubbelingen opnieuw te laten kiezen? 650 collega's verdeeld over 30 afdelingen en 26 workshops, de kans dat er in een eerste ronde dubbelingen optreden is waarschijnlijk vrij groot, maar als je die gewoon aanschrijft en opnieuw laat inschrijven, dan zullen de dubbelingen na één of twee keer wel grotendeels verdwenen zijn. het lijkt me meer moeite om alle constraints in een aparte applicatie op te nemen, dan het gewoon handmatig op te lossen.

[arievl]

Dank voor je reactie Gijs. Dat is procestechnisch misschien handig, maar veroorzaakt ws. een hoop gemor en gedoe onder de collega's. Mensen verwachten doorgaans slimme oplossingen als ze dingen online kunnen doen. Dan is volledig offline inschrijven door elke afdeling een aantal kaarten te geven die verdeeld kunnen worden onder de teamleden misschien effectiever.

[Lustucru]

arievl schreef op vrijdag 12 januari 2018 @ 09:45:
Een inschrijfformulier in Excel maken en dat online zetten werkt niet omdat mensen dan elkaar gerust overschrijven.

Is er een tool of weet iemand een manier om zo'n complexe inschrijving te handelen?
Het formulier moet dus rekening houden met een limiet per workshop plus aan de hand van de afdeling die iemand opgeeft een maximaal aantal mensen per afdeling die in dezelfde workshop mogen.

Ligt eraan hoe handig je bent met Excel, Access, Open Office of Google forms. Als je weet hoe je het moet doen is het een uurtje werk om een bestandje in elkaar te knutselen dat een invoerformulier toont, aan de hand van de ingelogde gebruiker de inschrijfnaam toont, de (nog) beschikbare opties weergeeft en zelfs de namen teruggeeft van collega's met wie eventueel geruild moet worden als ze wel een specifieke datum willen.

[romy.12]

Hi arievl,

Ik ben erg benieuwd hoe je het destijds hebt aangepakt, ik zit momenteel namelijk met een zelfde soort vraagstuk!

Groet,
Romy