Mijn administratie digitaliseren. Hoe doe ik dat het beste?

[ad6922]

Mijn vraag

Ik heb ondertussen mijn kast vol met ordners staan met vele facturen, rekening overzichten, salaris stroken etc,
Daar wil ik vanaf. Ik wil alles digitaliseren. Dus scannen en omzetten naar pdf.
Maar hoe doe ik dat het snelst en hoe zorg ik ervoor dat de pdf’s makkelijk doorzoekbaar zijn?
Ik kan in mijn canon pixma mx925 meerdere documenten invoeren om te scannen.
Maar hoe maak ik daar makkelijk losse pdf’s per bladzijde danwel bijv. Factuur van?
En als ik er een stapel gescanned heb, hoe kan ik dan eenvoudig deze documenten voorzien van een naam in het formaat
‘ yyyy-mm-dd bedrijfsnaam specificatie’?
En als ik al deze bestanden heb opgelsagen hoe kan ik dan dwars door de pdf’s zoeken naar teksten in de pdf zelf?
Iemand deze zoektocht sl eens gedaan en tips hoe dit te doen?

Relevante software en hardware die ik gebruik
Macos High Sierra


...

[WTM]

Ben benieuwd of je hier een antwoord gaat krijgen. Ik lees met aandacht mee, maar vrees dat je zelf al de voorzet gedaan hebt. Juiste bestandsnaam en de .pef bestanden OCT tekst herkennnen. Dat is je beste kans om its makkelijk via spotlight dan terug te vinden.

[WouterG]

Voordat ik een binnenkomend document in scan schrijf ik er eerst een uniek volgnummer op. De documenten gaan dan op volgorde de mappen in. Dat is wel zo handig mocht ik in de toekomst het originele document nodig hebben.

Mijn bestandsnamen zien er zo uit: yyyy-mm-dd_Bedrijf_Specificatie_TypeVolgnummer

Type is een letter. Bijvoorbeeld N voor de documenten van een kind van me. Die documenten komen dan ook in zijn eigen map terecht.

[sypie]

Begin eerst eens met sorteren wat écht bewaard moet worden. Sommige papieren zijn simpelweg ballast. Neem bijvoorbeeld de pensioenoverzichten. Mooi dat ze regelmatig op de deurmat vallen maar met iedere nieuwe vervalt er een oude. Die oude gaat de papierbak in, van ieder pensioenpotje heb ik alleen het laatste overzicht.

Vraag je werkgever om je loonstroken digitaal te ontvangen, scheelt je een boel werk en de werkgever een boel kosten, scheelt al weer minimaal 12 blaadjes op jaarbasis (als je correcties krijgt zijn het er veel meer).

Verder zou een Fujitsu ScanSnap snel en uitstekend jouw werk kunnen klaren.

De documenten kun je in een DMS zetten (document management systeem).

[Yucon]

Ik vraag me af of die datum in de bestandsnaam wel zo handig is. Zeker voor facturen voegt dat voor een priveadministratie weinig toe, terwijl het wel relatief veel werk is om het aan de naam toe te voegen. En hoe meer werk, hoe kleiner de kans dat je het ook blijft doen. Het lijkt me makkelijker de bestandsnamen zo op te stellen dat je door middel van zoektags dingen terug kunt vinden.

[JeroenTheStig]

Ik heb mijn administratie ook (deels) gedigitaliseerd. Ik ben nog niet geheel klaar om alles om te zetten, maar dit weekend wil ik weer een slag maken.

Ik heb vorig jaar een fujitsu scansnap ix500 gekocht. Ik heb de andere mobiele scanners van fujitsu ook overwogen, maar het schijnt dat de sheetfeeder van de mobiele scanners niet al te best zijn. De sheetfeeder van de ix500 is echt superieur.

Daarnaast heb ik gekeken of er bestaande tools zijn om mijn administratie in te beheren. Ik heb uiteindelijk besloten om geen tool hiervoor te gebruiken, omdat ik mijn ditigale administratie voor de lange termijn wil hebben en dus geen afhankelijkheid wil creëren met een derde partij die in de loop van de tijd kan verdwijnen. Vaak wordt een eigen bestandsysteem gebruikt door dit soort tools dus mocht de partij verdwijnen, dan zit je met een set aan waardeloze bestanden. Ik heb dus alles op filesystem gecatogoriseerd. De files hebben de volgende bestandsnaam:
yyyy-dd-mm -> bedrijfsnaam -> specificatie.pdf en gaan in een directorystructuur waarin de bestanden worden gecategoriseerd.

De scanner wordt geleverd met allerlei software om de papieren in een bepaald formaat op te slaan, om per pagina een losse pdf te maken, of per set van papieren één enkele pdf te maken.
Daarnaast wordt de scanner geleverd met OCR-software, waarbij enkele talen hardwarematig in het apparaat zitten. Helaas valt Nederlands daar niet onder, dus dit moet softwarematig gedaan worden, wat iets meer tijd kost.

Dit categoriseren en hernoemen van files heb ik geprobeerd wat meer te automatiseren d.m.v. een tool die ik geschreven heb. Ik heb als input een configuratiebestand waarin ik bepaalde steekwoorden koppel aan bedrijfsnamen en veel voorkomende specificaties. Als ik vervolgens de ingescande pdf's in een bepaalde directory zet, dan worden ze automatisch opgepikt door mijn tool die op zoek gaat naar de datum (de eerstvoorkomende datum is 9 van de 10 keer de aanschrijfdatum) en op basis van mijn configuratiebestand vult hij dan een bedrijfsnaam en specificatie in en verplaatst deze automatisch naar de juiste directory in mijn archief. Daarnaast plaats ik nog enkele tags (de tags in de macos-finder die je per file kunt instellen) om een handmatige validatie te doen en om bijvoorbeeld brieven die belangrijk zijn voor de belastingaangifte te markeren.

Verder zijn er enkele brieven die ik ook 'analoog' moet bewaren. Ik heb hiervoor per jaartal een map gemaakt en stel dat in 2017 een brief is die ik zowel digitaal als analoog heb, dan markeer ik de digitale file met de tag 'papieren archief' en zie aan de datum van de filename in welke map ik dan moet zoeken.

In de praktijk is het terugzoeken van documenten al heel goed te doen met spotlight, aangezien deze op filename, maar ook in de content van de files zoekt. Dus als ik de factuur van mijn televisie wil terugvinden, dan typ ik in spotlight 'panasonic' in, en ik zie vervolgens de hit '2008-05-28 -> mediamarkt -> factuur.pdf' tevoorschijn komen en zie dus direct dat het tijd wordt voor een nieuwe tv

Dat is grofweg mijn setup qua digitaliseren van mijn papieren, ik hoop dat je er wat aan hebt

Oh ja, wat ik nog ben vergeten te zeggen: pas op met het bewaren van je administratie in de cloud. Ik lees hier op Tweakers oplossingen met de volledige administratie te bewaren in bijv. Evernote, maar dat zou ik nooit doen. Alles staat dan onversleuteld in de cloud (anders kan Evernote niet indexeren) en om mijn hele hebben en houden onversleuteld in de cloud te hebben zou ik geen prettig idee vinden.

Ik heb overigens meerdere backups van mijn administratie (en de rest van mijn belangrijke bestanden), namelijk een time machine backup naar een backupserver die thuis in mijn netwerk staat en een offsite backup naar idrive. Deze data wordt clientside geëncrypt waarna dit vervolgens encrypted naar de idrive-servers wordt verstuurd.

[ Voor 22% gewijzigd door JeroenTheStig op 05-01-2018 08:17 ]

[davasch]

Ik heb laatst een aantal mappen van jaren geleden 'gescanned', met de app 'Scanner Pro' op m'n iPhone. Kwaliteit is 'ok', vooral wanneer de app niet op document maar op foto ingesteld staat. Voor deze manier heb ik echter gekozen omdat ik de documenten waarschijnlijk niet meer nodig heb en het bijzonder snel gaat. Ook op de foto stand wordt het door de OCR gehaald. Het handigste vind ik dat pagina's automatisch herkend worden en er automatisch een foto wordt gemaakt. Dat gaat dus lekker snel
Om snel door te kunnen werken ben ik steeds verder gegaan zonder een nieuw document aan te maken. Alles komt dan in één grote PDF. Die heb ik later gesplitst (praktisch iedere pagina was een apart document).

Alles wat nu binnenkomt haal ik één voor één door de all-in-one printer/scanner (Canon Pixma MX525 uit m'n hoofd).

Opslag doe ik lokaal op m'n PC, netjes gebackupped naar de FreeNAS server met snapshotting aan

[ Voor 8% gewijzigd door davasch op 05-01-2018 09:15 . Reden: printer en opslag toegevoegd ]

[riddles]

Ik heb dit een jaar of twee geleden al gedaan - mijn hele administratie ingescand. Ik heb dan thuis ook nog nauwelijks papier liggen. In eerste instantie was het heel veel werk om te scannen, maar om het nu nog bij te houden valt wel mee. En, er komt natuurlijk steeds meer digitaal binnen (en al die PDF'jes gaan in dezelfde folders). Om het behapbaar te houden heb ik een naamgeving, "YYYY-MM-DD <Naam Bedrijf> <Naam Document>" en gaat alles in een redelijk logische folderstructuur (bijv. Belasting\2017\<document>). Deze documenten staan op mijn Synology, met 2-weg synchronisatie naar Google Drive, en nog een backup via Synology C2 (dus 2x offsite, en een historische backup mocht ik per ongeluk zelf iets verwijderen). De documenten scan ik met een Doxie One, die heeft geen sheetfeeder, maar wel perfecte OCR en levert nette PDF's op. Tip: kinderen zijn voor niet al te veel geld in te zetten als sheetfeeder .

Ik kan nu dus al mijn documenten inzien en doorzoeken (door de OCR dus ook op inhoud) op Google Drive, wat voor mij perfect werkt. Ik kan alles wat ik zoek, zelfs jaren terug, binnen een paar seconden terugvinden en inzien.

[Skyrunner]

Jaren terug gebruikte ik een stukje software dat tags toekende aan een document na OCR, iets met een vrouwennaam.... Het programma maakte dan een database aan, maar goed... dat is dus oude software en de naam weet ik echt niet meer.

Spotlight is een goede tool bij het doorzoeken vd files, zeker als de PDF in kwestie searchable is.

Ik heb overigens de hele administratie met de hand gescand ; een monniken karwei, maar eenmaal gedaan is het een kwestie van bijhouden en ik heb iedere dag plezier van het gemak documenten op te kunnen halen van de andere kant van de planeet.

[ThinkPad]

Kijk hier eens: Document managementsysteem voor thuis

15 pagina's aan leesplezier.

[robertnld]

ThinkPadd schreef op vrijdag 5 januari 2018 @ 09:40:
Kijk hier eens: Document managementsysteem voor thuis

15 pagina's aan leesplezier.

Ik ben razend nieuwsgierig, maar kan niet bij dit stuk van het forum. Is deze informatie ook ergens anders te halen?


Zelf kom ik een eind met Google Drive, zoveel mogelijk digitaal ontvangen, af en toe scannen en een (1) papieren ordner. Maar ideaal is het nog niet. Ik mis vooral nog een digitaal huishoudboekje die kan aansluiten op mijn bank (bijvoorbeeld: Mint voor Amerika)

[ThinkPad]

robertnld schreef op vrijdag 5 januari 2018 @ 09:51:
[...]


Ik ben razend nieuwsgierig, maar kan niet bij dit stuk van het forum.
[...]

offtopic:
Uit de FAQ van dat subforum: "Iedereen die minstens 100 posts heeft gemaakt in het afgelopen jaar en minimaal 30 dagen is geregistreerd, krijgt automatisch toegang tot de Tweakers Lounge"

Nog even volhouden dus

[robertnld]

Tja, die FAQ had ik al gelezen. Maar voor een "algemeen" onderwerp, komt een dergelijk stuk interessant leeswerk op een meer toegankelijkere plek wellicht meer tot zijn recht. Daarom durfde ik de vraag wel aan.

Aan de andere kant heb ik met deze reactie weer +1

[rc5proxy]

per maand/kwartaal doe je een batch scan.
die periode doe je in een ordner met naam map 2018/1 en de pdf sla je op met naam map 2018/1
per periode krijg je dan 1 bestand wat verwijst naar de juiste ordner

[buzzbuzz68]

Ik heb zelf een tijd geleden ook besloten om al mijn administratie te digitaliseren en heb daarvoor uiteindelijk het pakket Paperport gekocht. De grap is dat het goedkoper is om hem digitaal op de Engelse site te kopen dan op de Nederlandse of Duitse site, €57 ipv €79.
Maar dit pakket leert jouw scanner, waarna het met 1 klik een document inscand, omzet in PDF en OCR toepast (als je dit zo geconfigureerd hebt). Daarna kun je de zoekfunctie gebruiken om heel snel informatie terug te vinden.
Je kunt wat documenttypes configureren waar je dan eigenschappen en acties aan kunt koppelen, en je kunt een mappenstructuur aanmaken waar je je documenten in opslaat. Deze is vervolgens gewoon 1 op 1 terug te vinden in de verkenner. Ik heb dit in mijn Onedrive-folder gezet zodat de documenten ook in de cloud staan.
Het programma bevalt mij nog steeds uitstekend en was niet erg duur.
Je kunt de professional versie gratis proberen.

[ Voor 8% gewijzigd door buzzbuzz68 op 05-01-2018 12:59 ]

[Stimpy68]

Ik ben dit ook van plan. Moet nog een nieuwe printer scanner aanschaffen om bulk zaken te gaan doen. Gebruik nu als "archief" Nextcloud, deze draai ik als VM (kan ook op een raspberry draaien) en deze leest pdf bestanden en zo kun je zoeken in Nextcloud naar pdf bestanden die de gezochte woorden bevatten bijv.
Iedere nacht sync ik de bestanden naar Stack zodat de boel ook nog off-site staat.

[prakka]

VueScan van hamrick.com zou de oplossing hiervoor zijn.

Kan via de ADF scanner van de printer scannen en per pdf opslaan met oplopende nummering. Met OCR.

[Case]

Een jaar of 2 heb ik het ook gedigitaliseerd, en ik vind het ideaal.
Ik heb een dubbelzijdige scanner met adf gekocht, een scansnap s1300i

Bij de software hiervan kun je instellen dat alles naar evernote gescanned wordt. (Met premium account).

Evernote slaat de Pdfjes op, en doet ook een automatische OCR stap.

Resultaat: als ik zoek in evernote, op bijv. Belastingdienst, krijg ik meteen ook alle laatste correspondentie te zien. Voor mij ideaal, want ik hoef alleen maar in te scannen, en de software doet de rest. Mij geeft het een hoop rust.

[FrankHe]

Nog een kleine tip die ik zelf toepas is aan het einde van de bestandsnaam het bedrag in hele euro's toevoegen. Stel het totaalbedrag op het bonnetje of de factuur is Euro 19,95 dan ziet de bestandsnaam er bijvoorbeeld als volgt uit: 2018-01-05_firma-jansen_factuur-12345_19.pdf

Kan heel soms handig zijn als te iets terug moet zoeken op basis van het bedrag.

[Zanbee]

Ik gebruik sinds een half jaar Mayan EDMS in een docker container op mijn nas om mijn ingescande documenten te bewaren. Doormiddel van een webpagina kan je je documenten beheren en terug zoeken. Zowel op bestandsnamen als inhoed van de documenten doormiddel van OCR. Nu doe ik het nog voornamelijk door handmatig te uploaden via het webformulier maar je kan watchfolders instellen en imap en pop email zodat email en bijlage direct in Mayan terecht komen. Je documenten kan je via de webpagina bekijken, downloaden, printen of emailen.

[OkselFris]

Je zal eerst moeten beslissen waar je de bestanden op gaat slaan, want dat kan belangrijk zijn of je herkenbare bestandsnamen moet gebruiken of niet.
Ik gebruik Evernote met een premium abonnement, dit zorgt er allereerst voor dat mijn PDF's doorzoekbaar zijn. i.p.v bestandsnamen gebruik ik natuurlijk de titels van de notitie waar ik het document in hang, maar vooral Tags. Bijna alle documenten krijgen een tag van maand en of jaar mee en daarnaast vaak nog een onderwerp.

Fijne bij een systeem als Evernote is dat je al je bestanden altijd beschikbaar kan hebben, er van alles in kan opslaan en notities kan combineren, mergen of gewoon nog wat extra commentaar bij het bestand te plaatsen.
Scannen doe ik gewoon met een Canon scanner met de standaard scan app, met een App als Hazel zou je hier automatisch bijv datum aan toe kunnen laten voegen en vervolgens automatisch importeren in Evernote.
Als het om email gaat, dan stuur ik die gewoon direct door naar mijn Evernote account.

Voor mij is Evernote een grote vergaarbak geworden met al mijn digitale documenten, emails, webknipsels etc. terugzoeken is geen probleem.

[donpierlo]

Ik ben hier zelf ook mee bezig (op een gelijkaardige manier). Maken jullie pdf-a formaat aan?

[nino_070]

robertnld schreef op vrijdag 5 januari 2018 @ 09:58:
Tja, die FAQ had ik al gelezen. Maar voor een "algemeen" onderwerp, komt een dergelijk stuk interessant leeswerk op een meer toegankelijkere plek wellicht meer tot zijn recht. Daarom durfde ik de vraag wel aan.

Aan de andere kant heb ik met deze reactie weer +1

offtopic:
Is het niet mogelijk om deze Tweaker die nota bene abonnee is toegang te verlenen tot TL, zonder dat hij geforceerd veel moet gaan posten @ThinkPad?

Als dit niet kan en als je het toch wilt, stuur me even een DM met je e-mail @ad6922, dan stuur ik je een 150-pagina lange uitdraai in PDF van dat topic.

[Stanley22_7]

Is er ook bij iemand een goeie app bekent waarmee je direct van een binnenkomend document middels de iPhone camera kunt fotograferen en als pdf op je desktop/nas op kunt slaan? Dat zou het bijhouden wat makkelijker maken.

[Forceworks]

Stanley22_7 schreef op dinsdag 9 januari 2018 @ 00:45:
Is er ook bij iemand een goeie app bekent waarmee je direct van een binnenkomend document middels de iPhone camera kunt fotograferen en als pdf op je desktop/nas op kunt slaan? Dat zou het bijhouden wat makkelijker maken.

Ik ben zelf behoorlijk tevreden over Scanbot ( is gratis, heeft een pro modus voor OCR e.d)
De app heeft meerdere cloud integraties (icloud, onedrive, etc.) en een mail optie. Als je de apps van je NAS op je telefoon hebt staan kun je je pdf ook naar je NAS sturen.

[LePlatDuJour]

Voor het bulk inscannen gebruikte ik de sheetfeeder op m'n all-in-one.

Tegenwoordig scan ik alles in via Scanner Pro op m'n iPhone. Die upload het naar m'n Dropbox -> 01 Inbox / 01 Scans te verwerken.

Op m'n Macbook draait Hazel, en die trapt PDFPen Pro af zodra er een document in 01 Scans te verwerken staat, om 'm te fatsoeneren en vooral te OCRen.

Daarna gaat 't ding naar 01 Inbox / 02 Scans te plaatsen, met de scandatum als jjjjmmdd. Daar kijk ik (eens per week) naar het document in de previewer en geef het beestje een passende naam achter de datum (bijvoorbeeld "20180109 Afschrift creditcard.pdf" en vervolgens label ik 'm zakelijk of prive (OSX labels).

Aan de hand daarvan sorteert Hazel de resulterende PDF in Dropbox / 30 Archief / Prive / <jjjj> of in Dropbox / 30 Archief / Zakelijk / Q<kwartaal> /

Werkt geweldig.

[Stanley22_7]

Scanbot er maar eens opgezet met OCR. Ziet er idd goed uit.

Hier heb ik de Bestandsnamen met een iets andere format:

Afzender-YYMMDD-onderwerp.pdf

Hierdoor staan alle documenten van die afzender direct onder elkaar en chronologisch. Voor het jaartal zijn 2 cijfers genoeg.

[MenN]

Nog een tip die ik zelf gebruik. Ik heb mijn complete administratie in een encrypted sparcebundle gezet. Zo kan ik deze zonder zorgen op dvd's en online backuppen met de zekerheid dat je data ook privé blijft.

Wil je de administratie bijwerken, dan is het gewoon even het spacebundle volume mounten en je wachtwoord in voeren, en dan werkt het voor de rest gewoon zoals in finder.

Het mooie van de sparcebundles op osx is dat ze niet groter zijn dan de groote van de files die je erin stopt.

[hubi57]

Skyrunner schreef op vrijdag 5 januari 2018 @ 09:25:
Jaren terug gebruikte ik een stukje software dat tags toekende aan een document na OCR, iets met een vrouwennaam.... Het programma maakte dan een database aan, maar goed... dat is dus oude software en de naam weet ik echt niet meer.

Spotlight is een goede tool bij het doorzoeken vd files, zeker als de PDF in kwestie searchable is.

Ik heb overigens de hele administratie met de hand gescand ; een monniken karwei, maar eenmaal gedaan is het een kwestie van bijhouden en ik heb iedere dag plezier van het gemak documenten op te kunnen halen van de andere kant van de planeet.

Beste Skyrunner,

Was deze vrouwennaam toevallig IRIS?

[hubi57]

ThinkPadd schreef op vrijdag 5 januari 2018 @ 09:40:
Kijk hier eens: Document managementsysteem voor thuis

15 pagina's aan leesplezier.

Ik ben razendnieuwsgierig naar dit artikel, maar loop ook tegen onderstaande melding aan.
==========================
Je hebt geen toegang tot dit forum

Je hebt geen toegang tot de Tweakers Lounge (TL). Toegang tot de Tweakers Lounge krijg je automatisch wanneer je meer dan 100 posts hebt gemaakt op het forum in het afgelopen jaar.

(interne identificatie: forum::get_forumdata::forum_not_allowed)
==========================

Is er een manier om aan dit artikel te komen?

[ThinkPad]

hubi57 schreef op maandag 14 januari 2019 @ 14:02:
[...]
Is er een manier om aan dit artikel te komen?

Wat dacht je van de foutmelding lezen ?

[ Voor 66% gewijzigd door ThinkPad op 14-01-2019 14:04 ]

[Backpacker]

sypie schreef op vrijdag 5 januari 2018 @ 06:58:
Begin eerst eens met sorteren wat écht bewaard moet worden. Sommige papieren zijn simpelweg ballast. Neem bijvoorbeeld de pensioenoverzichten. Mooi dat ze regelmatig op de deurmat vallen maar met iedere nieuwe vervalt er een oude. Die oude gaat de papierbak in, van ieder pensioenpotje heb ik alleen het laatste overzicht.

Ik zou 7 jaar bewaren aangezien in die overzichten ook altijd je penioenaangroei staat en je die nodig hebt mocht je ooit willen berekenen of je nog "jaarruimte" over had in een bepaald jaar om daarmee eventueel een pensioengat te kunnen oplossen.

[okkies]

ThinkPadd schreef op maandag 14 januari 2019 @ 14:03:
[...]

Wat dacht je van de foutmelding lezen ?

tijd om te beginnen met de 100 posts op het forum dus... zucht.

[MVKK]

Ook ik wil graag mijn boekhouding digitaliseren.
Garantiebewijzen en aankoopfacturen bewaar ik n al digitaal in PDF vorm.

Nu gebruik ik verder geen programma,sla ze enkel op in pdf vorm op m'n hardeschijf.

Nu heb ik de boekhouding netjes op zolder staan in 5/6 mappen:

Ik
Vrouw
Kids
Huis
Overeenkomsten

Vooral de mappen van mij en mijn vrouw zitten nogal vol met formulieren.

Nu is mijn vraag hoe ordenen jullie dit ?
En welke bestandsnamen geven jullie de documenten?

Bv mijn map bevat papieren van de belasting en ook loonstrookjes,zo ook de map van mijn vrouw.

Bij de aankoopfacturen gebruik ik als eerste de datum

Bv. 20220323 enz.

[Rubbaa]

MVKK schreef op donderdag 1 december 2022 @ 17:22:
Ook ik wil graag mijn boekhouding digitaliseren.
Garantiebewijzen en aankoopfacturen bewaar ik n al digitaal in PDF vorm.

Nu gebruik ik verder geen programma,sla ze enkel op in pdf vorm op m'n hardeschijf.

Nu heb ik de boekhouding netjes op zolder staan in 5/6 mappen:

Ik
Vrouw
Kids
Huis
Overeenkomsten

Vooral de mappen van mij en mijn vrouw zitten nogal vol met formulieren.

Nu is mijn vraag hoe ordenen jullie dit ?
En welke bestandsnamen geven jullie de documenten?

Bv mijn map bevat papieren van de belasting en ook loonstrookjes,zo ook de map van mijn vrouw.

Bij de aankoopfacturen gebruik ik als eerste de datum

Bv. 20220323 enz.

Ik gebruik de App ScannerPro die automatisch een backup maakt op mijn Dropbox. Binnen Dropbox maak ik een folder per jaar waar ik ze 1x in de zoveel tijd naartoe sleep.

En als naamstructuur ben ik zo begonnen: 2022-01-12 "WAT" "OMSCHRIJVING"

Bijvoorbeeld: 2022-01-12 Zorgverzekering Factuur of 2022-01-12 VISA Rekening

Hopelijk helpt dit je wat op weg?

[MVKK]

Top, en alles gewoon in 1 map gezet ?

[PrimusIP]

MVKK schreef op donderdag 1 december 2022 @ 17:22:
Nu is mijn vraag hoe ordenen jullie dit ?

Niet. Als het papier is, bewaar ik het als papier. Als het digitaal is, bewaar ik het digitaal. Belastingdienst bijvoorbeeld in de berichtenbox.

Officiele belangrijke documenten digitaliseren ben ik wat voorzichtig mee, omdat instanties soms het origineel willen.

[Rubbaa]

MVKK schreef op zaterdag 3 december 2022 @ 23:40:
Top, en alles gewoon in 1 map gezet ?

Ja dus gewoon 1 hoofd folder waar alles in zit, en een subfolder per jaar

[MVKK]

Thanks, voor de tips.
20220312_belastingsdienst

Of doen jullie het
20220312_factuur_belastingsdienst

[Yucon]

MVKK schreef op zaterdag 10 december 2022 @ 22:32:
Thanks, voor de tips.
20220312_belastingsdienst

Of doen jullie het
20220312_factuur_belastingsdienst

Wat je handig vindt. Ik gebruik losjes de tweede variant met een aantal vaste steekwoorden en van die kennis maak ik bij het zoeken gebruik. Erg jammer trouwens dat windows het niet ondersteund om tags aan files te hangen zodat je het niet in de filenaam hoeft te stoppen.

Ik heb wel een belangrijke switch gemaakt. Gaandeweg bleek de datum minder relevant dan de relatie. Ik gebruik nu dus belastingdienst 220312 ipv andersom. Bij zoeken weet je meestal precies bij welke relatie je wil kijken. De datum is dan soms wat lastiger, en door het in deze volgorde te zetten kun je in 1 oogopslag alles van die relatie zien.

De uitzondering is het terugvinden van een willekeurige factuur als je veel verschillende webshops gebruikt. Maar in dat geval zorgt zoeken op factuur als zoekterm en sorteren op (bestands)datum ook wel voor een lijst die redelijk met de echte datums overeenkomt.

[Rubbaa]

MVKK schreef op zaterdag 10 december 2022 @ 22:32:
Thanks, voor de tips.
20220312_belastingsdienst

Of doen jullie het
20220312_factuur_belastingsdienst

Optie 2 inderdaad!

[Microkid]

MVKK schreef op zaterdag 10 december 2022 @ 22:32:
Thanks, voor de tips.
20220312_belastingsdienst

Of doen jullie het
20220312_factuur_belastingsdienst

Ik gebruik [bedrijf] - [jjjjmmdd] - [omschrijving].pdf, dus bijv Belastingdienst - 20220413 - Aangifte 2021.pdf

[ Voor 8% gewijzigd door Microkid op 11-12-2022 21:14 ]

[MVKK]

Microkid schreef op zondag 11 december 2022 @ 11:52:
[...]

Ik gebruik [jjjjmmdd] - [bedrijf] - [omschrijving].pdf, dus bijv 20220413 - Belastingdienst - Aangifte 2021.pdf

En dan wel gewoon alles in één map ? Prive/ papier van het huis/ rekeningen gas/water/licht en etc ?

[Microkid]

MVKK schreef op zondag 11 december 2022 @ 19:24:
[...]
En dan wel gewoon alles in één map ? Prive/ papier van het huis/ rekeningen gas/water/licht en etc ?

Nee, natuurlijk wel een folderstructuur. Zoals bankzaken, belastingen, inkomsten, uitgaven, werkevers, woningen. En dan per folder nog verder uitgesplitst.

[MVKK]

Microkid schreef op zondag 11 december 2022 @ 19:29:
[...]

Nee, natuurlijk wel een folderstructuur. Zoals bankzaken, belastingen, inkomsten, uitgaven, werkevers, woningen. En dan per folder nog verder uitgesplitst.

Ok,dan ben ik wel nieuwsgierig, hoe je het dan indeelt.

Heb nu fysieke mappen met

Vrouw / loonstrookjes/belasting/zorgverzekering etc.

Man / zie hier boven

Kinderen / zie hier boven

Huis/inboedelverzekering/ gas/water/licht/woz waarde.

Hoe deel jij ze in op je pc qua mappenstructuur

[Bastiaan]

Ik gebruik "Instantie (DA.YYYYMMDD.IN.01).pdf" en sla ze als losse PDF's op.

"Instantie" is in dit geval de afzender of bestemming, "DA" is om in een search te zien dat het om een document in mijn digitaal archief-map is, "YYYYMMDD" is de dagtekening, "IN" is dat het een inkomend schrijven is (en gebruik "OUT" als ik dat document heb verzonden naar die instantie), en "01" is een volgnummer, omdat in een zeldzaam geval ik van dezelfde instanties op 1 dag tweemaal iets ontvang. Denk daarbij aan per abuis tweemaal iets bestellen bij Bol.com op dezelfde dag.

Ik orden vervolgens nog wel in folders op basis van jaartal, maar voor de rest is alles ge-OCR'd en vind ik alles terug op inhoud. Instant. Het hernoemen van de bestanden ziet er mooi uit, maar doe ik in de praktijk eigenlijk niet echt iets mee. Dat geldt ook voor het specifieker ordenen in mappen: dat voegt hier ook niets extra's meer toe.

Zoeken is voor mij nu alleen een kwestie van Command+Spatie en de zoekopdracht, bestelde producten, referentienummers, of wat dan ook van toepassing is intikken.

Edit: de naamgeving klinkt wat bewerkelijk, maar wordt grotendeels door de OCR-software al gedaan (PDFscanner), en zelfs als je het handmatig bijhoudt is het in mijn geval letterlijk geen minuut per week. Proven way of working since 2007

[ Voor 9% gewijzigd door Bastiaan op 11-12-2022 21:21 ]

[Bastiaan]

Microkid schreef op zondag 11 december 2022 @ 11:52:
[...]

Ik gebruik [jjjjmmdd] - [bedrijf] - [omschrijving].pdf, dus bijv 20220413 - Belastingdienst - Aangifte 2021.pdf

Wordt dat niet een wat onoverzichtelijk iets, als je wel op volgorde kijkt van datum, maar niet op bedrijf? Als in: als je door je documenten scrollt weet je vaak wel welk bedrijf je iets gezonden heeft, maar niet exact wanneer, waardoor de ordening op datum goed is, maar die subordening op bedrijf dus eigenlijk door elkaar staat?

[Microkid]

Bastiaan schreef op zondag 11 december 2022 @ 21:07:
[...]

Wordt dat niet een wat onoverzichtelijk iets, als je wel op volgorde kijkt van datum, maar niet op bedrijf? Als in: als je door je documenten scrollt weet je vaak wel welk bedrijf je iets gezonden heeft, maar niet exact wanneer, waardoor de ordening op datum goed is, maar die subordening op bedrijf dus eigenlijk door elkaar staat?

Correct, ik had het verkeerd opgeschreven, nu gecorrigeerd. Het is inderdaad [bedrijf] - [datum] - [omschrijving].pdf

[Belsj]

Heb enige jaren paperless (docker op mijn synology) geinstalleerd. Via mijn Brother MFP heb ik een snelkoppeling gemaakt waarbij de scans op map op mijn synology terechtkomen. Paperless scant dan de docs (incl OCR) en slaat ze op in een database. Als ik iets nodig heb log ik daar op in en zoek ik naar bepaalde termen. Iedere keer weer enorm verrast hoe snel je de juiste dingen vindt.

[MVKK]

Belsj schreef op zondag 11 december 2022 @ 21:38:
Heb enige jaren paperless (docker op mijn synology) geinstalleerd. Via mijn Brother MFP heb ik een snelkoppeling gemaakt waarbij de scans op map op mijn synology terechtkomen. Paperless scant dan de docs (incl OCR) en slaat ze op in een database. Als ik iets nodig heb log ik daar op in en zoek ik naar bepaalde termen. Iedere keer weer enorm verrast hoe snel je de juiste dingen vindt.

Alles wat je onder de scanner legt komt dan in de map van synology terrecht? Of is het mogelijk om tussentijds te switchen?

[Frogmen]

Voor papieren gebruik ik gewoon een doos/ stapel werkt perfect omdat ik meestal wel weet van wanneer iets ongeveer was doordat het op volgorde ligt (nieuwste boven) vindt ik alles heel vlot. Mijn ex deed alles in ordners op naam alleen de naam was een andere logica dan de mijne waardoor ik niets kon vinden.

[Belsj]

Alles wat ik scan komt dan als ik die snelkoppeling klik automatisch in een map op de Synology terecht. Paperless monitort dan of er bestanden in die directory staan en scant ze automatisch (scan en tekstherkenning) en worden dan aan de database toegevoegd.

Wat bedoel je met tussentiijds switchen?

[PrimusIP]

Dat Paperless klinkt wel grappig. Soort particuliere DMS?
Ik ga eens kijken of ik die op mijn Rasberry kan draaien. Scans maken doe ik dan wel met de iPhone.

[Belsj]

Ja, draait hier al enige tijd en superstabiel. Je kunt ook labels aan verschillende documenten hangen (bijv telefonie) en eenmaal aangegeven dat Vodafone hoort bij telefonie wordt dat label erbij gezet. Omdat hier ook alle scans onder hangen en ik alle fysieke examplaren niet meer bewaar zorg ik er wel voor dat die iedere dag intern gebackupt wordt op mijn synology.

[Belsj]

Valt me juist in dat ik ook rules in de mail heb aangemaakt zodat van bepaalde mails de attachments ook worden bewaard in diezelfde directory. Ook deze worden dan automatisch gefiled zonder handmatige actie (blijkbaar zo automatisch dat ik het al was vergeten).

De originele docker image wordt niet meer geupdate, maar iemand anders onderhoudt wel een actieve versie. Deze kun je vinden op: https://github.com/jonaswinkler/paperless-ng

[PrimusIP]

Ik heb hem op mijn rpi gezet. Lijkt wel goed te werken. Al moet ik zeggen dat ik wel bedenkingen heb of mijn inrichting wel duurzaam is. Ik laat hem nu gewoon op de SD opslaan, terwijl ik SD's wantrouw. Eentje is al eens kapot gegaan. Maar voorlopig geen zin om een schijf te gaan kopen voor dit.
Ik denk dat ik het voorlopig ook alleen ga gebruiken voor dingen die niet cruciaal zijn. Cruciale dingen (bepaalde garantie bewijzen, overheidspapieren) bewaar ik liever op papier. Soms kunnen die namelijk knap moeilijk doen over dat ze het origineel willen.

(Overigens heeft dit niks meer met Apple te maken, afgezien dan dat ik mijn rpi vanaf mijn MacBook bestuur.)

[ Voor 9% gewijzigd door PrimusIP op 16-12-2022 13:41 ]

[Daedalus]

Dit is inderaad niet Mac-specifiek, dus een move naar Persoonlijke financiën, studie en loopbaan waar dit onderwerp beter op z'n plek is

MS > PFSL

[PrimusIP]

PrimusIP schreef op vrijdag 16 december 2022 @ 13:39:
Ik heb hem op mijn rpi gezet. Lijkt wel goed te werken. Al moet ik zeggen dat ik wel bedenkingen heb of mijn inrichting wel duurzaam is. Ik laat hem nu gewoon op de SD opslaan, terwijl ik SD's wantrouw. Eentje is al eens kapot gegaan. Maar voorlopig geen zin om een schijf te gaan kopen voor dit.

Ik heb een wat meer duurzame oplossing gevonden, Paperless op mijn MacBook draaien. Blijkbaar werkt Docker daar ook gewoon op.

[MVKK]

Ben nu bezig om het een en ander te digitaliseren.
Nu is mijn vraag, waar bewaren jullie het?

Waar slaan jullie het op ?

In de cloud/ externe schijf of pc of Nas.

Ik twijfel waar ik het moet opslaan, wil er wel makkelijk bij kunnen. Ik hoor graag jullie bevindingen.

Ik twijfel tussen cloud of nas

[ColeJ]

Waarom zou je loonstrookjes allemaal in mappen bewaren? Die zitten toch gewoon in je mail?

Is het ook een soort hobby om dit zo te sorteren/automatiseren? Bij sommige heb ik het gevoel dat ze bezig zijn om een administratie van een multinational in te richten maar het is gewoon een privé administratie

[psychodude]

ColeJ schreef op donderdag 22 december 2022 @ 18:22:
Waarom zou je loonstrookjes allemaal in mappen bewaren? Die zitten toch gewoon in je mail?

Is het ook een soort hobby om dit zo te sorteren/automatiseren? Bij sommige heb ik het gevoel dat ze bezig zijn om een administratie van een multinational in te richten maar het is gewoon een privé administratie

Dit vraag ik mij soms ook wel eens af als ik dit soort topics lees .

Qua privé administratie heb ik, zeker van afgelopen jaren, vrijwel niets meer zelfstandig gearchiveerd. Ik zie er persoonlijk ook weinig echte meerwaarde in, ik bedoel, voor wie doe je het uiteindelijk?

Het enige dat ik nog archiveer privé, ouderwets in een ordner, zijn overwegend bank- en beleggingsgegevens, pensioenoverzichten, verzekeringspolissen en eventueel bijgaande facturen van objecten welk separaat verzekerd zijn, zoals fietsen. Verder enkele overeenkomsten, aangaande huur, gas/water/licht en telefonie/internet. En het is dan ook eigenlijk meer een handige ordner, voor stel ik loop morgen onder een bus, wat is financieel handig om te verwerken.

En dat klinkt 'veel', maar is natuurlijk vrijwel niets. De bank en beleggingsgegevens zijn initiële overeenkomsten en jaaroverzichten. Pensioenoverzichten is enkel het meest recente relevant. Verzekeringspolissen en eventueel bijgaande facturen is ook alleen het meest recente relevant. Overeenkomsten bewaar ik wat langer. Maar is nu niet alsof ik privé zoveel overeenkomsten afsluit . Oftewel, mijn administratie van de afgelopen meer dan 5 jaar past in een enkele ordner met nog voldoende ruimte voor circa 95 jaar te gaan .

Zakelijk archiveer ik uiteraard iets meer. Maar in dat opzicht doe je het natuurlijk nog ergens voor, bewaarplicht.

Maar zaken als facturen van alles dat los en vast zit, privé, nee. Ik zie geen meerwaarde. De tijdsinvestering die je kwijt bent weegt toch nauwelijks op tegen het inzien van de factuur in een account omgeving bij een webshop, of het opvragen van een factuur bij een winkel waar je een klantnummer hebt?

Bij de incidentele verzekeringskwestie waar ik ooit een oude factuur nodig had, is dit geen enkele keer een probleem geweest. En stel dat het ooit al voorkomt dat het een probleem vormt, zou het voor mij de tijd die ik kwijt zou zijn geweest om jarenlang duizenden facturen te archiveren echt niet waard geweest zijn .

Ik heb het vroeger wel gedaan. Maar in loop der jaren gewoon langzaam uit gefaseerd. Begonnen met alles met garantie, toen alles meer dan 50 euro met garantie, meer dan 100 euro met garantie, meer dan 250 euro met garantie en uiteindelijk dus enkel nog maar wat separaat verzekerd is.

Het aanvankelijke topic dateert inmiddels natuurlijk al weer uit 2018. Maar kan mij voorstellen dat in loop der jaren mensen dit minder en minder zijn gaan doen.

[Preau]

Belsj schreef op maandag 12 december 2022 @ 18:45:
Valt me juist in dat ik ook rules in de mail heb aangemaakt zodat van bepaalde mails de attachments ook worden bewaard in diezelfde directory. Ook deze worden dan automatisch gefiled zonder handmatige actie (blijkbaar zo automatisch dat ik het al was vergeten).

De originele docker image wordt niet meer geupdate, maar iemand anders onderhoudt wel een actieve versie. Deze kun je vinden op: https://github.com/jonaswinkler/paperless-ng

Deze is ook niet meer onderhouden, maar er is nu https://github.com/paperless-ngx/paperless-ngx

[Belsj]

Interessant en weer een paar nieuwe features (iphone app had ik nog niet van gehoord). Leuk om eens iets verder in te duiken de komende week...

[Mawlana]

Preau schreef op vrijdag 23 december 2022 @ 11:05:
[...]


Deze is ook niet meer onderhouden, maar er is nu https://github.com/paperless-ngx/paperless-ngx

Paperless is inderdaad ideaal. Het is simpel maar krachtig. Zelfs m'n vrouw weet haar documenten terug te vinden.

Als je je administratie reeds hebt gedigitaliseerd, dan is het een kwestie van scannen met je telefoon en uploaden/mailen (ik heb een speciale mailbox aangemaakt; alles wat ik wil opslaan stuur ik naar [e-mail]).

[DarkFire1985]

psychodude schreef op vrijdag 23 december 2022 @ 11:00:
[...]
En dat klinkt 'veel', maar is natuurlijk vrijwel niets. De bank en beleggingsgegevens zijn initiële overeenkomsten en jaaroverzichten. Pensioenoverzichten is enkel het meest recente relevant. Verzekeringspolissen en eventueel bijgaande facturen is ook alleen het meest recente relevant. Overeenkomsten bewaar ik wat langer. Maar is nu niet alsof ik privé zoveel overeenkomsten afsluit . Oftewel, mijn administratie van de afgelopen meer dan 5 jaar past in een enkele ordner met nog voldoende ruimte voor circa 95 jaar te gaan .

En zo was ik laatst mijn jaarruimte en reserveringsruimte aan het berekenen en kwam ik erachter dat ik niet alle UPO's meer had vanuit het verleden.
Wetende dat ik bij Centraal Beheer ooit een blauwe maandag pensioen heb opgebouwd daar getracht in te loggen. Helaas niet bekend als klant terwijl ik een aanmeldformulier had liggen.
Ook telefonisch konden ze me niet helpen op basis van mijn klantnummer. Dat wordt dus nog wel vervolgt maar de kern van het verhaal: bewaar in ieder geval de laatste 7 UPO's als je ooit nog behoefte hebt om iets met je reserveringsruimte te doen (mits je die hebt natuurlijk).

[psychodude]

DarkFire1985 schreef op vrijdag 23 december 2022 @ 15:18:
[...]


En zo was ik laatst mijn jaarruimte en reserveringsruimte aan het berekenen en kwam ik erachter dat ik niet alle UPO's meer had vanuit het verleden.
Wetende dat ik bij Centraal Beheer ooit een blauwe maandag pensioen heb opgebouwd daar getracht in te loggen. Helaas niet bekend als klant terwijl ik een aanmeldformulier had liggen.
Ook telefonisch konden ze me niet helpen op basis van mijn klantnummer. Dat wordt dus nog wel vervolgt maar de kern van het verhaal: bewaar in ieder geval de laatste 7 UPO's als je ooit nog behoefte hebt om iets met je reserveringsruimte te doen (mits je die hebt natuurlijk).

Gewoon uit interesse, maar waarom laatste 7? De laatste per partij lijkt mij toch voldoende? De jaaroverzichten tonen mij, behoudens verdere opbouw waar je actief zit, niet echt iets anders in loop der jaren.

offtopic:
Staat overigens Centraal Beheer niet gekoppeld op je mijnpensioenoverzicht.nl?

[DarkFire1985]

psychodude schreef op vrijdag 23 december 2022 @ 16:47:
[...]


Gewoon uit interesse, maar waarom laatste 7? De laatste per partij lijkt mij toch voldoende? De jaaroverzichten tonen mij, behoudens verdere opbouw waar je actief zit, niet echt iets anders in loop der jaren.

offtopic:
Staat overigens Centraal Beheer niet gekoppeld op je mijnpensioenoverzicht.nl?

Reserveringsruimte gaat terug tot 7 jaar, vandaar de 7. En om deze te kunnen berekenen, heb je de factor A nodig die op je UPO staat.
Wat je natuurlijk wel kan doen is om je jaarruimte te berekenen wanneer je de UPO ontvangt. Is er geen jaarruimte, dan heeft het niet zoveel zin om hem 7 jaar te bewaren. Of een simpele excelsheet bijhouden met de factor A van de jaren.

Ik had Centraal Beheer inderdaad ook verwacht op mijnpensioenoverzicht.nl maar helaas, niets van te zien.
Dat schijnt wel vaker te gebeuren bij korte periodes die automatisch worden overgenomen door je volgende pensioenuitvoerder. UPO is echter nog wel opgesteld door CB. Ik heb de brief nog liggen dat er een UPO beschikbaar is.

Wat overigens nog een goede reden is om bepaalde documenten te bewaren, is de bewijslast richting de belastingdienst wanneer je controle/vragen zou krijgen. Je bent niet verplicht om je gegevens te bewaren maar het kan wel zijn dat de bewijslast bij jou ligt en wanneer je de belastingdienst wilt tegenspreken wanneer ze iets stellen, dan heb je je documentatie wel nodig. Denk bijvoorbeeld aan medische kosten die je hebt afgetrokken of een kilometerregistratie.

[aawe mwan]

Ik gebruik als bestandsnaam altijd voorop de documentdatum (sorteerbaar) en daar achter een omschrijving, die ook dient als een soort alternatief voor tags. De documenten staan in mappen op onderwerp.

Het klinkt raar om de datum voorop te gebruiken, maar wat ik in de praktijk regelmatig doe is controleren of een bepaald document al in het archief zit en daarbij bleek voor mij de documentdatum een goede sleutel.
Ik heb eigenlijk nooit meer een fysiek document nodig, deze belanden chronologisch in een doos.

Werkdocumenten bewaar ik niet meer in een map "werk", maar heb ik opgesplitst:
* Financiële documenten zoals loonstrookjes en jaaropgaven (ik download ze allemaal) zijn direct aan een bepaalde belastingaangifte/belastingjaar te koppelen en daar bewaar ik ze bij (bijvoorbeeld IB2021).
* Pensioenopbouw is een heel ander verhaal. Deze bewaar ik apart (niet op werkgever) en oneindig, want voordat je het weet heb je meerdere pensioencontracten lopen waar je de rest van je leven aan vast zit en je kunt ook nog zelfstandig bijsparen.
* Ook opleidingen en certificaten bewaar ik apart (niet op werkgever), met het cursusmateriaal in een mapnaam die begint met jaar/maand dat ik aan de opleiding begonnen ben en het certificaat met een bestandsnaam die begint met de datum die op het certificaat staat.

[PrimusIP]

Inmiddels gebruik ik Paperless. Ik draaier het in Docker op mijn MacBook. Het werkt prima, inmiddels wat papier weggegooid waarvan je je kunt afvragen waarom ik het überhaupt bewaar. Ik heb ook een paar digitale documenten er in gestopt. Het is wel handig als archief van spul waar ik niet naar om kijk, waarschijnlijk niet nodig meer heb maar toch achter de hand wil houden.

Voor belangrijke documenten blijf ik wel het papieren origineel bewaren. Er zitten toch wel wat haken en ogen aan de rechtsgeldigheid van gescande documenten:
https://deraadgevers.nl/b...-kunnen-de-prullenbak-in/

[3raser]

Begrijp ik de documentatie van Paperless goed als ik zeg dat mijn JPG bestanden door Paperless worden verwerkt waarna hij er zelf PDF bestanden van maakt? Mijn scanner spuugt namelijk alleen JPG bestanden uit. Maar als het uiteindelijke document in Paperless wel een PDF is dan is dat alleen maar een voordeel.

[Qwerty-273]

DarkFire1985 schreef op vrijdag 23 december 2022 @ 16:59:
Ik had Centraal Beheer inderdaad ook verwacht op mijnpensioenoverzicht.nl maar helaas, niets van te zien.
Dat schijnt wel vaker te gebeuren bij korte periodes die automatisch worden overgenomen door je volgende pensioenuitvoerder.

De pensioenuitvoerder mag in bepaalde situaties het opgebouwde pensioen afkopen of overdragen aan de nieuwe uitvoerder van een deelnemer.
https://www.rijksoverheid...nvoegen-kleine-pensioenen

Ook kan je er zelf voor kiezen om te vragen om het opgebouwde over te dragen.
https://www.rijksoverheid...-als-ik-van-baan-verander

[Sissors]

DarkFire1985 schreef op vrijdag 23 december 2022 @ 15:18:
[...]


En zo was ik laatst mijn jaarruimte en reserveringsruimte aan het berekenen en kwam ik erachter dat ik niet alle UPO's meer had vanuit het verleden.
Wetende dat ik bij Centraal Beheer ooit een blauwe maandag pensioen heb opgebouwd daar getracht in te loggen. Helaas niet bekend als klant terwijl ik een aanmeldformulier had liggen.
Ook telefonisch konden ze me niet helpen op basis van mijn klantnummer. Dat wordt dus nog wel vervolgt maar de kern van het verhaal: bewaar in ieder geval de laatste 7 UPO's als je ooit nog behoefte hebt om iets met je reserveringsruimte te doen (mits je die hebt natuurlijk).

Probleem had ik bij PME, online kon ik maar 2 pensioenoverzichten terug kijken (overigens 7 is wel echt een theoretisch maximum). Eén mailtje later (en een ruime week wachten), en ik had wat ik nodig heb.

Maar goed, er is bij die dingen wel wat voor te zeggen die langer te bewaren ja achteraf gezien. Al blijf ik het ook met andere eens, waarom zou je veel dingen opslaan? Ja jaaroverzichten van aantal jaar kan handig zijn (tegelijk, voor dezelfde reden als dat ik UPO nodig had, had ik ook mijn jaaroverzicht nodig. Nu moet ik die zelf ook nog hebben, maar gewoon bij belastingdienst had ik ook het zo opgehaald).

[PrimusIP]

3raser schreef op maandag 16 januari 2023 @ 16:20:
Begrijp ik de documentatie van Paperless goed als ik zeg dat mijn JPG bestanden door Paperless worden verwerkt waarna hij er zelf PDF bestanden van maakt? Mijn scanner spuugt namelijk alleen JPG bestanden uit. Maar als het uiteindelijke document in Paperless wel een PDF is dan is dat alleen maar een voordeel.

Ik meen van wel en ook gelijk OCR. Ik zal het van de week eens uittesten en kom er op terug.

[PrimusIP]

3raser schreef op maandag 16 januari 2023 @ 16:20:
Begrijp ik de documentatie van Paperless goed als ik zeg dat mijn JPG bestanden door Paperless worden verwerkt waarna hij er zelf PDF bestanden van maakt? Mijn scanner spuugt namelijk alleen JPG bestanden uit. Maar als het uiteindelijke document in Paperless wel een PDF is dan is dat alleen maar een voordeel.

Ik heb het met een jpeg uitgetest. Ik kan zowel het document als pdf downloaden als het originele bestandsformaat. Ik weet niet of het zowel pdf als jpeg opslaat (ik denk van wel) of dat hij de pdf 'on the fly' genereert als ik downloaden kies.

[3raser]

PrimusIP schreef op woensdag 18 januari 2023 @ 13:32:
[...]

Ik heb het met een jpeg uitgetest. Ik kan zowel het document als pdf downloaden als het originele bestandsformaat. Ik weet niet of het zowel pdf als jpeg opslaat (ik denk van wel) of dat hij de pdf 'on the fly' genereert als ik downloaden kies.

Bedankt voor het testen! Klinkt als een mooie oplossing. Wat me nu vooral nog tegen houdt is de scanner om al die documenten te scannen. Als je heel veel papieren hebt is een automatische documentinvoer met dubbelzijdig scannen geen overbodige luxe. Maar daar komen weer de nodige kosten bij kijken terwijl het eigenlijk een tijdelijke oplossing is. Als je de bulk eenmaal hebt gehad zou je in principe over kunnen op een wat goedkopere oplossing.

[PrimusIP]

3raser schreef op woensdag 18 januari 2023 @ 13:37:
[...]

Bedankt voor het testen! Klinkt als een mooie oplossing. Wat me nu vooral nog tegen houdt is de scanner om al die documenten te scannen. Als je heel veel papieren hebt is een automatische documentinvoer met dubbelzijdig scannen geen overbodige luxe. Maar daar komen weer de nodige kosten bij kijken terwijl het eigenlijk een tijdelijke oplossing is. Als je de bulk eenmaal hebt gehad zou je in principe over kunnen op een wat goedkopere oplossing.

Ik gebruik mijn telefoon. De software is tegenwoordig eigenlijk al best mooi. Meteen automatisch "plat" gemaakt, uitgeknipt, OCR en pdf. Het nadeel is wel dat je dan handmatig op alle zijdes moet richten. automatische invoer is inderdaad veel handiger. Maar voor het materiaal dat ik thuis heb liggen is zoiets een overkill.
Je zou kunnen starten met nieuwer spul en het oude spul laten 'afsterven' tot het zo oud is dat bewaren geen nut meer heeft.
Ik digitaliseer trouwens niet alles. Je zit toch nog met dat een document voor de rechter een zwakkere positie heeft als het een kopie is. Dus voor documenten als contracten en bepaalde overheidspapieren blijf ik het origineel nog wel gewoon bewaren.

[aawe mwan]

De Google Drive app heeft tegenwoordig de mogelijkheid om een PDF bestand te scannen vanaf de camera: kwestie van de "+" klikken in de app en dan kiezen voor "scannen".

[LankHoar]

ColeJ schreef op donderdag 22 december 2022 @ 18:22:
Waarom zou je loonstrookjes allemaal in mappen bewaren? Die zitten toch gewoon in je mail?

Is het ook een soort hobby om dit zo te sorteren/automatiseren? Bij sommige heb ik het gevoel dat ze bezig zijn om een administratie van een multinational in te richten maar het is gewoon een privé administratie

Ik volg het ook niet helemaal. Zelf ben ik behoorlijk georganiseerd, maar heb nog nooit de meerwaarde ingezien van alles digitaliseren. Nu doe ik het als volgt:

• 1 map voor ieder jaar, tot 5 jaar terug
• 1 map voor alles wat ik nog wil bewaren en >5 jaar oud is (certificaten etc.)
• In de map van het huidige jaar zit achterin een foldertje voor alle bonnetjes en facturen waar nog garantie op zit
• Eind december/begin januari ga ik door de inhoud van de 5 jaar oude map heen, en alles wat weg kan gaat door de versnipperaar. Wat ik wil bewaren word of gescand en in mijn "2017" mapje op de PC, en gaat al dan niet in de >5 jaar map. Vervolgens word deze lege map mijn map voor het nieuwe jaar.
• Alle bonnetjes en facturen loop ik na (heb ik op jaar liggen, dus eigenlijk enkel voor het spul van 2+ jaar geleden), en wat weg kan gaat er uit.
• Alle bonnetjes van het afgelopen jaar die nieuw zijn, scan ik in (thermisch papier heeft geen geweldige bewaartijd).

En klaar is LankHoar. Minimaal werk, maximale organisatie Zie echt niet in waarom ik alles zou bewaren, of alles zou digitaliseren. Onnodig werk imo, want het gros kijk ik nooit meer naar.

[Marzman]

Ik ga het ook niet digitaliseren, ik heb een map voor een jaar (al ga ik nu langer door omdat hij toch niet vol zit) en ik bewaar een paar mappen. En dan voor belangrijke dingen (het huis bijvoorbeeld) een apparte map waarin alles bewaard blijft (misschien zou ik die wel moeten digitaliseren, maar van de andere kant als mijn huis afbrandt is het huis zelf ook weg ). Verzekeringen enzo krijg ik al via mail dus dat is al digitaal.

[ Voor 15% gewijzigd door Marzman op 19-01-2023 11:17 ]

[Wild Chocolate]

DarkFire1985 schreef op vrijdag 23 december 2022 @ 15:18:
[...]


En zo was ik laatst mijn jaarruimte en reserveringsruimte aan het berekenen en kwam ik erachter dat ik niet alle UPO's meer had vanuit het verleden.
Wetende dat ik bij Centraal Beheer ooit een blauwe maandag pensioen heb opgebouwd daar getracht in te loggen. Helaas niet bekend als klant terwijl ik een aanmeldformulier had liggen.
Ook telefonisch konden ze me niet helpen op basis van mijn klantnummer. Dat wordt dus nog wel vervolgt maar de kern van het verhaal: bewaar in ieder geval de laatste 7 UPO's als je ooit nog behoefte hebt om iets met je reserveringsruimte te doen (mits je die hebt natuurlijk).

Staan deze gegevens ook niet op https://www.mijnpensioenoverzicht.nl/?

Daar zouden al je pensioenen bij elkaar moeten staan. En zo niet, dan staat in de FAQ dat je ze kan bellen om het uit te zoeken.

Bij mij geeft hij op dit moment wel een storing als ik mijn gegevens wil inzien, hoewel hij in het eerste scherm wel de juiste pensioenuitvoerders noemt.

[ Voor 7% gewijzigd door Wild Chocolate op 19-01-2023 12:04 ]

[aawe mwan]

Wild Chocolate schreef op donderdag 19 januari 2023 @ 12:03:
[...]
Staan deze gegevens ook niet op https://www.mijnpensioenoverzicht.nl/?
Daar zouden al je pensioenen bij elkaar moeten staan.

Op die website vind je alleen wat je opgebouwd hebt aan AOW en pensioen.

Je vindt daar bijvoorbeeld niet:

• Wat je zelf belastingvrij bijgespaard hebt met bijvoorbeeld banksparen;
• De "factor A" van elk jaar pensioeninleg;
• Het bedrag van de premieinleg in een beschikbare-premie-pensioen.

Mijn werkgever is een paar keer halverwege het jaar veranderd van salarisverwerker en dan raak je steeds vrij snel de toegang tot de oude salarisgegevens kwijt. Ik heb een paar keer meegemaakt dat ik gegevens nodig had van oude loonstrookjes en om het mezelf gemakkelijk te maken archiveer ik die nu gewoon in één moeite door compleet bij het afronden van de aangifte IB (komen van dezelfde website(s) als de jaaropgave(n)).

Verzekeringspolissen en bonnetjes downloaden daar zie ik het nut echt niet van in; die vind je gewoon on-line of in je e-mail als je ze ooit nodig zou hebben.

[MVKK]

Welke namen gebruiken jullie voor het opslaan van de pdf-files?


20220130_Aanslagbelasting

20230212_Aanslag_Belasting_2022

20220119_Overzicht_Vattenfall_Januari

20221018_Overzicht_Vitens

En alles in 1 map? of georganiseerd per jaar en dan ook nog per onderwerp?


Ik wil het een en ander herstructureren, maar twijfel hoe ik dit zal aanpakken,

[Mawlana]

MVKK schreef op donderdag 23 maart 2023 @ 11:02:
Welke namen gebruiken jullie voor het opslaan van de pdf-files?


20220130_Aanslagbelasting

20230212_Aanslag_Belasting_2022

20220119_Overzicht_Vattenfall_Januari

20221018_Overzicht_Vitens

En alles in 1 map? of georganiseerd per jaar en dan ook nog per onderwerp?


Ik wil het een en ander herstructureren, maar twijfel hoe ik dit zal aanpakken,

Niet? De fysieke locatie van het bestand boeit me niet echt. Met Paperless-ngx kan ik een bestand voorzien van metadata (datum, titel, correspondent, document type, tags etc) waarop ik kan filteren/zoeken. In aanloop naar de aangifte IB kan je gewoon alle relevante documenten alvast taggen met "IB2023" (of iets anders) zodat je deze documenten snel paraat hebt wanneer je ze nodig hebt.


Ik kan vrij makkelijk alle fanmail van CJIB terugvinden, zonder dat ik in alle jaarmappen moet kijken.

[ Voor 6% gewijzigd door Mawlana op 23-03-2023 11:14 ]

[MVKK]

Mawlana schreef op donderdag 23 maart 2023 @ 11:13:
[...]

Niet? De fysieke locatie van het bestand boeit me niet echt. Met Paperless-ngx kan ik een bestand voorzien van metadata (datum, titel, correspondent, document type, tags etc) waarop ik kan filteren/zoeken. In aanloop naar de aangifte IB kan je gewoon alle relevante documenten alvast taggen met "IB2023" (of iets anders) zodat je deze documenten snel paraat hebt wanneer je ze nodig hebt.

[Afbeelding]
Ik kan vrij makkelijk alle fanmail van CJIB terugvinden, zonder dat ik in alle jaarmappen moet kijken.

Dat ziet er inderdaad super uit,zoiets zoek ik.
Alleen ben ik niet zo fan van CJIB. Scan je de bestanden in of doe je het doormiddel van foto's maken met je mobiel ?

[Mawlana]

MVKK schreef op donderdag 23 maart 2023 @ 20:35:
[...]


Dat ziet er inderdaad super uit,zoiets zoek ik.
Alleen ben ik niet zo fan van CJIB. Scan je de bestanden in of doe je het doormiddel van foto's maken met je mobiel ?

Ik doe dat gewoon met m'n mobiel. Op m'n iPhone:
- Open Bestanden
- Context menu en dan Scan documenten
- Scan de documenten (met herkenning van de randen etc).
- Bewaar als pdf
- Mail naar een mailbox die door paperless wordt gemonitord (of wat ik tegenwoordig doe: direct delen naar Paperless door middel van een Shortcut)
- Verwijder het bestand op de telefoon

Bestanden die ik al digitaal ontvang upload/mail ik ook naar Paperless.

[MVKK]

Alleen met dit programma is het mogelijk om metadata aan een pdf toe te voegen ??
Lijkt me namelijk erg makkelijk.

Maak nu zelf namen als 20230120_IB

En 2023_Gemeente_Woz

Mawlana schreef op donderdag 23 maart 2023 @ 11:13:
[...]

Niet? De fysieke locatie van het bestand boeit me niet echt. Met Paperless-ngx kan ik een bestand voorzien van metadata (datum, titel, correspondent, document type, tags etc) waarop ik kan filteren/zoeken. In aanloop naar de aangifte IB kan je gewoon alle relevante documenten alvast taggen met "IB2023" (of iets anders) zodat je deze documenten snel paraat hebt wanneer je ze nodig hebt.

[Afbeelding]
Ik kan vrij makkelijk alle fanmail van CJIB terugvinden, zonder dat ik in alle jaarmappen moet kijken.

[wesleyroy12]

Mawlana schreef op donderdag 23 maart 2023 @ 23:23:
[...]

Ik doe dat gewoon met m'n mobiel. Op m'n iPhone:
- Open Bestanden
- Context menu en dan Scan documenten
- Scan de documenten (met herkenning van de randen etc).
- Bewaar als pdf
- Mail naar een mailbox die door paperless wordt gemonitord (of wat ik tegenwoordig doe: direct delen naar Paperless door middel van een Shortcut)
- Verwijder het bestand op de telefoon

Bestanden die ik al digitaal ontvang upload/mail ik ook naar Paperless.

Ik heb Paperless ook draaien in een Docker container op mijn Synology NAS, maar hoe regel jij de back-up van Paperless? Daar ben ik wel benieuwd naar.

[Mawlana]

wesleyroy12 schreef op donderdag 22 februari 2024 @ 16:13:
[...]


Ik heb Paperless ook draaien in een Docker container op mijn Synology NAS, maar hoe regel jij de back-up van Paperless? Daar ben ik wel benieuwd naar.

Met Duplicati maak ik een backup van de paperless-folders.