Grote bedragen afboeken naar de kosten zonder Bon-Factuur

[Boekhouder12]

Beste Tweakers.

Ik heb een nieuw account aangemaakt om deze vraag te stellen omdat misschien iemand van werk meekijkt.

Het probleem/de vraag is het volgende

Ik werk in een groot bedrijf op de Financiën haast een jaar. Iedereen heeft een zakelijke creditcard en dient netjes per maand zijn bonnetjes in + wat het precies is.

Echter sinds 2 maanden dient 1 persoon die ook een zakelijke creditcard heeft zijn bonnetjes niet meer in van zijn uitgaves van de creditcard met als reden : Ik heb geen tijd meer om deze te declareren en gooi ze tegenwoordig weg.


Waardoor er heel veel afschrijvingen open blijven staan in de boekhouding zonder bon/factuur.

Echter zegt deze persoon van, stuur maar een lijst van de openstaande afschrijvingen, ik zet mij handtekenng erop en boek ze maar de kosten in.

Het probleem is : Ik kan dan niet meer het verschil zien tussen kosten die hij prive heeft gemaakt en voor de zaak .

Prive kosten kan je niet als zakelijk inboeken. Als de belastingdienst erachter komt dat er grote bedragen van prive-reizen- uit eten met de familie, etc als zakelijk worden gedeclareerd krijg je een hoge boete lijkt mij.

Ik ben naar mijn baas gegaan hiervoor en gevraagd of dit kon.,

De baas zijn antwoord : Als hij zijn handtekening eronder zet kan je alles zakelijk boeken, ook al is het prive, hij heeft ervoor getekend

Maar ben ik dan niet verantwoordelijk hiervoor? Je leest soms dat een boekhouder wordt opgepakt vanwege fraude in de boekhouding en wil absoluut geen fraude/duistere dingen doen.

Kan ik gewoon Grote bedragen afboeken naar de kosten zonder Bon-Factuur , ook al weet je dat er prive-kosten inzitten ?

Graag advies.

Bedankt .


...

[Verwijderd]

als je slechts een onderknuppel bent en je hebt op schrift van je baas dat dit de juiste gang van zaken is, dan zou ik me er niet zo druk over maken

[Jordymt]

Nee, dit mag je niet. En ook als de baas zegt dat het wel mag, blijf jij eindverantwoordelijk. Jij kiest ervoor om het in te boeken. Ja er zijn risico's als je het niet doet, maar die wegen niet op tegen de risico's als je het wel doet. Het ligt uiteindelijk aan je eigen integriteit wat je doet, maar het mag niet..

[StecaGrid]

Als hij geen tijd heeft om te declareren dan zijn de kosten voor hem niet de moeite. Wat gebeurt er nu met privé uitgaven? Ingehouden van het loon? Dan nu alles wat niet aannemelijk gemaakt kan worden, inhouden op het loon. Zul je zien hoe snel deze meneer weer tijd heeft

(incidentele bedragen natuurlijk niet moeilijk over doen. Iedereen raakt wel eens een bonnetje kwijt)

[ Voor 15% gewijzigd door StecaGrid op 04-01-2018 18:08 ]

[pirke]

Voor de BTW administratie is het verplicht om BTW facturen op naam van het bedrijf te hebben. Dus je baas krijgt zonder correcte factuur de BTW al niet terug.

Voor de kosten ex btw moet je aantoonbaar maken dat het zakelijke kosten zijn, dat zou je kunnen afdekken met een beschrijving vd kosten en handtekening. Sommige zaken zijn ook maar deels zakelijk te boeken, zoals zakendiners. Maar een factuur heb je alleen echt verplicht nodig voor de BTW volgens mij. Al zijn er weinig boekhouders die zonder facturen werken ivm aansprakelijkheid bij fraude........

[Verwijderd]

Boekhouder12 schreef op donderdag 4 januari 2018 @ 17:55:
Echter sinds 2 maanden dient 1 persoon die ook een zakelijke creditcard heeft zijn bonnetjes niet meer in van zijn uitgaves van de creditcard met als reden : Ik heb geen tijd meer om deze te declareren en gooi ze tegenwoordig weg.

Je geeft het antwoord hier zelf al. De persoon heeft niet de tijd/inclanatie het te declareren. Dus declareert hij het niet, en zijn het allemaal privé uitgaves, welke op zijn salaris ingehouden dienen te worden.

Wat je baas voorstelt, heet fraude. En daar ben jij dan medeplichtig aan. Dus óf je boekt het als ongedeclareerde privé uitgaves en het wordt ingehouden van of opgeteld bij zijn/haar salaris, óf er komt een bonnetje. Zo simpel is het.

[P_Tingen]

Misschien handig om eens naar de Belastingtelefoon te bellen? Die weten er allicht ook eea over te melden

[michael3]

Vind het voorstel van @StecaGrid een hele mooie.
Gewoon alles van zijn loon laten inhouden.
Denk dat je dan heel snel weer alle bonnetjes krijgt en dat je dan je werk naar behoren kunt uitvoeren.
Is toch belachelijk dat doordat iemand te weinig tijd (luiheid?) Heeft, dat jij niet je werk kan doen en misschien zelfs moet gaan frauderen.
Ga hier niet aan beginnen als er een ding is wat je niet moet gaan doen dan is het met de belasting dienst sollen, tenzij je een hele grote multinational bent.

[The Eagle]

Als die jojo weigert bonnetjes in te leveren en zich daarmee niet aan de procedure houdt, zou ik lekker zijn CC blokkeren. Mag ie zich bij zijn baas melden voor uitleg. Jij moet gewoon bonnetjes hebben, klaar.

Om dit soort dingen in de toekomst de kop in te drukken: CC van de zaak (zaak staat norg) maar eigen rekening waar het afgeboekt wordt. Dan declareren en geld terug. Als hij snel declareert heeft ie het geld binnen voor het door de CC maatschappij afgeschreven wordt en is er niks aan de hand.

Wat ie nu doet is misbruik en imho gewoon schijt hebben aan alles. Dat kan nooit de bedoeling wezen. Hij te laat met declareren en jij mag op de blaren zitten? Dont think so.

[Reptile209]

Hebben jullie een vertrouwenspersoon of een (anonieme) klokkeluiderslijn? Daar zou je je verhaal kwijt kunnen. Of vertrouwelijk met iemand van de OR bespreken? Of - evil en een schending van je geheimhouding - een anoniem mailtje naar de accountant die de boeken moet controleren en aftekenen dat hij wat extra aandacht aan deze declaraties zou kunnen besteden.

Ook met schriftelijke toestemming van je baas zou ik hier erg terughoudend mee zijn. Misschien is het allemaal niks, maar misschien wordt er inderdaad op grote schaal gefraudeerd (ook door de baas die het allemaal best vindt?). Want hoeveel moeite is het om op z'n minst de bonnetjes bij een secretaresse in te leveren en het door haar uit te laten werken?

[MikeyMan]

Even los van het declareren, mis ik nog wat zaken:
- wat voor bedrijf is het?
- wat voor functie heeft die persoon
- hoe worden deze bedragen verrekend/in de boeken opgenomen?

Je mag als werkgever best kosten voor je medewerkers oppakken, maar dit heeft wel gevolgen voor je aangifte/wkr etc.

[ Voor 4% gewijzigd door MikeyMan op 04-01-2018 19:55 ]

[CyBeR]

Boekhouder12 schreef op donderdag 4 januari 2018 @ 17:55:

Maar ben ik dan niet verantwoordelijk hiervoor? Je leest soms dat een boekhouder wordt opgepakt vanwege fraude in de boekhouding en wil absoluut geen fraude/duistere dingen doen.

Jij fraudeert niet. Hij doet dat (eventueel). Als jij hem elke keer een document laat ondertekenen van de strekking 'Ik, Piet Pietsma, verklaar dat alle kosten van X tot Y zakelijk van aard zijn" dan lijkt 't mij dat jij iig veilig zit als je ook geen andere reden hebt om te vermoeden dat er iets niet klopt. Maar IANAL. Als je in een groot bedrijf werkt heb je wellicht ook een afdeling legal?

[ Voor 5% gewijzigd door CyBeR op 04-01-2018 19:53 ]

[Boekhouder12]

Bedankt voor jullie antwoorden. Hieronder staan de antwoorden op jullie vragen
Deze afschrijvingen komen nu op een speciale voorschot rekening te staan dat gekoppeld is aan deze persoon, deze persoon krijgt geen loon, maar is hoofd-manager van afdeling relatiebeheer Europa, ik heb zelf geen toegang tot de salarissen of salaris administratie, dit is weer een ander persoon.

De baas van de hoofdmanager relatiebeheerder is de algemene president directeur van het bedrijf dus ik weet niet hoe hij zijn loon krijgt.

Het gaat niet over een kwijtgeraakte bonnetje van de lokale koffieboer van 3,50, het gaat over vliegreizen en veel dinertjes in restaurants (voorbeeld restaurant 130 euro )

Volgens de instructies die ik heb gekregen zou ik dit zonder BTW moeten boeken dus 100% in de kosten

Het is middelgroot handelsbedrijf dat verschillende vestigingen heeft in Europa.

Er is geen afdeling legal of vertrouwenspersoon .

Misschien eens een willekeurige accountant of de belastingtelefoon bellen .

Edit : Heeft misschien iemand een website/uitleg , ik heb wel een website : https://online4mkb.nl/factuur-kwijt/ maar ik weet niet of dit een vertrouwde website is , of het klopt wat hier staat.

Op de belastingdienst website kan ik zoiets niet vinden.

[ Voor 11% gewijzigd door Boekhouder12 op 04-01-2018 20:10 ]

[pirke]

Zakendiners staan gewoon op de website vd belastingdienst (zoals eigenlijk alles daar gewoon op staat), zie bijvoorbeeld
https://www.belastingdien..._kosten/aftrek_van_kosten

Maar los daarvan, als boekhouder hoor je al die zaken gewoon te weten... Waarom stel je die vragen op Tweakers?

[StevenK]

Zonder bewijs dat het zakelijk is zou het als privé geboekt moeten worden.

[Boekhouder12]

pirke schreef op donderdag 4 januari 2018 @ 20:34:
Zakendiners staan gewoon op de website vd belastingdienst (zoals eigenlijk alles daar gewoon op staat), zie bijvoorbeeld
https://www.belastingdien..._kosten/aftrek_van_kosten

Maar los daarvan, als boekhouder hoor je al die zaken gewoon te weten... Waarom stel je die vragen op Tweakers?

Ik heb deze lijst inderdaad ook gevonden. Echter staat er op de belastingdienst geen duidelijke info hoe om te gaan met kosten boeken zonder factuur hoe deze te verantwoorden.

[Hackus]

Ik weet niet welke opleiding jij hebt gevolgd en welke functie je bekleed, maar dit soort dingen dien je te weten toch ? Indien jij dingen niet weet, is er geen collega die je kan helpen ?
Jr finance v Sr finance of hoe het bij jullie heet.

[Rolfie]

Bij ons hebben ze dat simple opgelost.
Je hebt de mogelijkheid tot een creditcard van de zaak, maar wordt gewoon gekoppeld aan je prive rekening. Maar vertraagd afgeschreven.
Je moet dus gewoon eind van de maand alles declareren, en dan wordt je declaratie netjes betaald voordat het van je prive rekening afgeschreven wordt. Declareer je het niet (omdat je het bonnetje niet meer hebt) of later. Dan is het jou probleem en niet die van de zaak.
De creditcard is zelfs gekoppeld aan het declaratiesysteem en dus heel gemakkelijk in te dienen.

Je lost met deze constructie juist jou probleem op. Verantwoordelijkheid ligt bij de gebruiker en niet de administratie.

[LennG]

Jeetje, jullie gaan er allemaal gelijk wel vol in zeg.
Zoals Pirke al eerder aangaf gaat het er met name om of aannemelijk is dat iets zakelijks is.
De opmerking dat het zonder bon een privé uitgave is, gaat wel erg ver.

Als het in meneer zijn functie gebruikelijke uitgave zijn, kan je met een kopie van het cc afschrift vermoedelijk al een redelijk standpunt maken wat betreft de zakelijkheid van de uitgaven. Voorop gesteld dat hier überhaupt discussie over is.

Dit wil overigens niet zeggen dat het verstandig is om de achterliggende bescheiden niet te bewaren in geval er nog eens discussie over ontstaat. De houding van de "baas" lijkt me in deze niet zo handig,voor je het weet doet iedereen dit. Lijkt me niet handig bij een gezonde kosten controle procedure binnen een organisatie.

Dat de boekhouder de bietenbrug opgaat bij het verwerken van facturen is nogal overtrokken. Alleen als jij willens en weten onjuiste facturen verwerkt zou hierover nog eens discussie kunnen onstaan. Maar ik kan me niet voorstellen dat de CC afschriften van meneer van enige omvang zijn binnen het gehele concern.

[ Voor 4% gewijzigd door LennG op 04-01-2018 22:30 ]

[Stoney3K]

StecaGrid schreef op donderdag 4 januari 2018 @ 18:06:
Als hij geen tijd heeft om te declareren dan zijn de kosten voor hem niet de moeite. Wat gebeurt er nu met privé uitgaven? Ingehouden van het loon? Dan nu alles wat niet aannemelijk gemaakt kan worden, inhouden op het loon. Zul je zien hoe snel deze meneer weer tijd heeft

Dan moet natuurlijk wel duidelijk zijn welke kosten meneer privé gemaakt heeft en welke hij gemaakt heeft voor de zaak.

Als hij privé dingen (zoals etentjes met de familie) gewoon op het plastic van de zaak doet terwijl hij ze niet als privé opgeeft is dat gewoon pure verduistering en dat is reden voor ontslag op staande voet.

[Verwijderd]

LennG schreef op donderdag 4 januari 2018 @ 22:28:
Jeetje, jullie gaan er allemaal gelijk wel vol in zeg.
Zoals Pirke al eerder aangaf gaat het er met name om of aannemelijk is dat iets zakelijks is.
De opmerking dat het zonder bon een privé uitgave is, gaat wel erg ver.

Dat zei ik dan ook niet. Wat ik zeg is heel simpel. Je hebt een CC. Wat je daarvan uitgeeft, zijn privé uitgaven. Wil je dat het zakelijke uitgaven zijn, moet je het declareren

De man in kwestie zegt 'ik wil het niet declareren'. Prima, dan zijn het dus prive uitgaves.

Is toch niet zo moelijk? De man geeft ZELF aan dat hij het NIET wil declareren. Dus is het een privé uitgave.

Dat de boekhouder de bietenbrug opgaat bij het verwerken van facturen is nogal overtrokken. Alleen als jij willens en weten onjuiste facturen verwerkt zou hierover nog eens discussie kunnen onstaan. Maar ik kan me niet voorstellen dat de CC afschriften van meneer van enige omvang zijn binnen het gehele concern.

Als jij als boekhouder zaken gaat boeken waarvan je niet weet of het klopt, werk je mee aan fraude. Zou de belastingdienst hier over struikelen, en echt van leer willen trekken, kom je dan ook als boekhouder voor het hekje.

Dat gezegd hebbende; in het échte leven, zal het niet zo'n vaart lopen. Maar zou ik wél willen dat de baas (in dit geval de algemeen president directeur) even een briefje tekent waarin staat dat HIJ de opdracht heeft gegeven het zo te boeken, dat HIJ daar toestemming voor geeft en dat HIJ daar verantwoordelijk voor is.

Waarschijnlijk wordt het dan ineens een ander verhaal.

[ZieglerNichols]

Het zal vanuit de directie duidelijk gemaakt moeten worden dat zakelijke declaraties alleen worden vergoed met een bon/factuur.

Als er in het bedrijf waar ik werk enige onduidelijkheid is voor onze financiële afdeling, dan vragen ze om een verklaring en handtekening van mij. Dit is om henzelf uit de verantwoordelijkheids-loop te halen. Dit kan TS dus ook doen. Als de potentiële fraude later aan het licht komt, dan kan TS aantonen dat hij te goeder trouw gehandeld heeft.

Als TS daadwerkelijk bewijs heeft dat er gefraudeerd wordt, dan moet dat natuurlijk direct gemeld worden bij leidinggevende.

[Verwijderd]

Nogmaals, er is helemaal geen sprake van een declaratie. Persoon in kwestie geeft zélf duidelijk aan niet te willen declareren.

Dit staat los van het bonnetjesverhaal. Als ik 100 euro uitgeef voor een bureaustoel op mijn werk, en vervolgens tegen mijn baas zeg 'die wil ik niet declareren', krijg ik dat geld niet terug.

Als ik met de bedrijfscreditcard die stoel koop, en ik zeg 'ik wil het niet declareren', dan wordt het gewoon als privéuitgave geboekt.

Het hele bonnetjesverhaal gaat pas spelen als die persoon aangeeft wél te willen declareren.

[ZieglerNichols]

Verwijderd schreef op donderdag 4 januari 2018 @ 23:44:
Nogmaals, er is helemaal geen sprake van een declaratie. Persoon in kwestie geeft zélf duidelijk aan niet te willen declareren.

Dit staat los van het bonnetjesverhaal. Als ik 100 euro uitgeef voor een bureaustoel op mijn werk, en vervolgens tegen mijn baas zeg 'die wil ik niet declareren', krijg ik dat geld niet terug.

Als ik met de bedrijfscreditcard die stoel koop, en ik zeg 'ik wil het niet declareren', dan wordt het gewoon als privéuitgave geboekt.

Het hele bonnetjesverhaal gaat pas spelen als die persoon aangeeft wél te willen declareren.

Uit de openings-post van TS:

Echter zegt deze persoon van, stuur maar een lijst van de openstaande afschrijvingen, ik zet mij handtekenng erop en boek ze maar de kosten in.

Dat klinkt toch echt als een declaratie...

[Verwijderd]

Boekhouder12 schreef op donderdag 4 januari 2018 @ 17:55:
Ik heb geen tijd meer om deze te declareren en gooi ze tegenwoordig weg.

Dus is het geen declaratie. Hij declareert, of niet. Hij zegt zelf van niet. Dus niet.

[Arjant2]

LennG schreef op donderdag 4 januari 2018 @ 22:28:
Jeetje, jullie gaan er allemaal gelijk wel vol in zeg.
Zoals Pirke al eerder aangaf gaat het er met name om of aannemelijk is dat iets zakelijks is.
De opmerking dat het zonder bon een privé uitgave is, gaat wel erg ver.

Als het in meneer zijn functie gebruikelijke uitgave zijn, kan je met een kopie van het cc afschrift vermoedelijk al een redelijk standpunt maken wat betreft de zakelijkheid van de uitgaven. Voorop gesteld dat hier überhaupt discussie over is.

Dit wil overigens niet zeggen dat het verstandig is om de achterliggende bescheiden niet te bewaren in geval er nog eens discussie over ontstaat. De houding van de "baas" lijkt me in deze niet zo handig,voor je het weet doet iedereen dit. Lijkt me niet handig bij een gezonde kosten controle procedure binnen een organisatie.

Dat de boekhouder de bietenbrug opgaat bij het verwerken van facturen is nogal overtrokken. Alleen als jij willens en weten onjuiste facturen verwerkt zou hierover nog eens discussie kunnen onstaan. Maar ik kan me niet voorstellen dat de CC afschriften van meneer van enige omvang zijn binnen het gehele concern.

1. Geen BTW aftrek mogelijk. Dus ook als boekhouder niet zo boeken, ook niet als directie zegt van wel of als meneer tekent dat het zakelijk is. Dan werk je wel degelijk mee aan belastingfraude. Zonder factuur/bon geen aftrek, daar is BTW wetgeving heel duidelijk in.
2. Als er controle komt van de belastingdienstkan je zowel op VPB als LB gebied problemen verwachten want er is geen enkele onderbouwing dat het zakelijke uitgaven zijn. Dat betekent voor de VPB niet aftrekbaar of voor de LB salaris in natura.

Al met al nogal wat gedoe en niet prettig als boekhouder dat je zo tegen de muur wordt gezet. Bij ons gebeurd het ook regelmatig dat bonnetjes van de cc kwijt zijn. Vaak kleine bedragen maar ik vermeld altijd wel direct bij de directie (die als enige een cc hebben) dat de BTW niet afgetrokken wordt en dat ze er op moeten letten dat ze bonnetjes hebben.
Bij grote bedragen gaat het vaak om tickets of hotels en dan sta ik er gewoon op dat de facturen tevoorschijn komen. Nu heb ik de positie dat ik dat kan eisen maar ik begrijp goed dat een boekhouder dat meestal niet kan eisen.

Als het kleine bedragen zijn zou ik het inderdaad door de directie laten bevestigen schriftelijk zodat jij gevrijwaard bent. Zijn het grotere bedragen dan zou ik daar zelf niet achterstaan en een andere baan zoeken op je gemak. Zeker als je de enige boekhouder bent en door de directie onder druk wordt gezet hieraan structureel mee te werken.

Je hoeft echt niet bang te zijn direct aangeklaagd te worden. Als je over fraude zaken en belastingontduiking gaat dan heb je het over hele andere zaken en bedragen als dit. Normaal gesproken wordt er gewoon een naheffing opgelegd aangevuld met een boete. Maar het geeft wel aan hoe de directie hierin staat. Dit moeten ze niet bij de TS op zijn bordje leggen.

[ Voor 12% gewijzigd door Arjant2 op 05-01-2018 01:41 ]

[ybos]

Nog een risico, nu is het 1 persoon. Als dit verhaal uitkomt gaat iedereen het doen want toch wel makkelijk. Dan word het gewoon een vrijgevochten, onoverzichtelijke bende. Dat wil je toch niet
Verbaast me dat je baas hier in meegaat!

[overhyped]

Rolfie schreef op donderdag 4 januari 2018 @ 21:21:
Bij ons hebben ze dat simple opgelost.
Je hebt de mogelijkheid tot een creditcard van de zaak, maar wordt gewoon gekoppeld aan je prive rekening. Maar vertraagd afgeschreven.
Je moet dus gewoon eind van de maand alles declareren, en dan wordt je declaratie netjes betaald voordat het van je prive rekening afgeschreven wordt. Declareer je het niet (omdat je het bonnetje niet meer hebt) of later. Dan is het jou probleem en niet die van de zaak.
De creditcard is zelfs gekoppeld aan het declaratiesysteem en dus heel gemakkelijk in te dienen.

Je lost met deze constructie juist jou probleem op. Verantwoordelijkheid ligt bij de gebruiker en niet de administratie.

Dit dus! zo werkt 't bij ons ook: al m'n corporate CC transacties komen in de declaratietool. Bonnetjes flikker ik in een envelop en ergens anders zoek iemand ze uit. ik hoef alleen maar aan te geven wat zakelijk is en wat niet.

CC wordt na iets van 8 weken afgeschreven, declaraties binnen een week uitbetaald.

Het zonder bonnen uitbetalen kan trouwens wel, maar het moet dan netto gemaakt worden als loon. Een hele dure oplossing dus!

[BastaRhymez]

Wat staat er in de voorwaarden die je krijgt als je een zakelijk / bedrijfs credit card krijgt?

Ik heb er ook eentje en bij mij staat in de voorwaarden (die ik getekend heb) dat indien er incidenteel geen bonnen kunnen worden overhandigd dat dit geen issue is. Blijkt dit structureel van aard te zijn, dan mag mijn werkgever de kosten door belasten (lees: inhouden op loon).

Ik zou dus eerst even kijken of en welke voorwaarden er gelden.

En anders aangeven bij deze persoon, dat zonder bon er niet gedeclareerd kan worden en dat dit verrekend wordt. Of het vervolgens ook daadwerkelijk verrekend wordt is nog een tweede, maar vaak is het "dreigen" al voldoende om bepaalde mensen in beweging te krijgen.

Daarnaast, zorg dat je ergens schriftelijk vast legt (bijv. een mail naar je leidinggevende) dat je dit geconstateerd hebt. Vraag ook om een schriftelijke bevestiging van je leidinggevende dat hij dit heeft ontvangen / gelezen en eventueel zijn reactie.

[smurfinmark]

Vraagje voor de TS:

hebben jullie geen interne procedures die omschrijven hoe te declareren?

Indien ja, dan zal dit via de procedure getackeld worden, en kun je verwijzen naar de procedure.

Zo nee, dan zou ik er op aansturen, met dit voorbeeld onder de arm, dat deze procedures gemaakt worden. Zeker bij een bedrijf van deze grootte.

Ik heb sterk het idee dat deze persoon dit standpunt in kan nemen vanwege zijn hierarchische positie, er is geen controller/accountant/fiscalist te vinden die hier naar kijkt en zal zeggen: Goed bezig!

Ik kan je wel aanraden om even "rugdekking" bij je leidinggevende te zoeken voordat je dit probeert te doen; zorg ervoor dat jullie op 1 lijn zitten. Wat je baas momenteel zegt klopt eenvoudig niet, het tekenen van een CC afschrift is volgens gangbare accounting regels niet voldoende. Blijft hij bij dit standpunt, dan zou ik het verder laten rusten.

[Olaf van der Spek]

Boekhouder12 schreef op donderdag 4 januari 2018 @ 17:55:
Ik heb een nieuw account aangemaakt om deze vraag te stellen omdat misschien iemand van werk meekijkt.

Dan weet diegene na het lezen van de post toch ook wie je bent?

[Lapa]

Veel van de reacties hier gaan uit van een situatie waar dit soort zaken goed geregeld zijn en/of geven tips hoe het goed geregeld zou moeten worden. Daar heeft TS niet bijster veel aan, want uit zijn verhaal komt duidelijk naar voren dat 1) dit een bedrijf is waar dit soort dingen niet goed geregeld zijn; 2) de baas er achter staat dat het niet goed geregeld is; 3) de machtsverhoudingen dusdanig zijn dat deze "declarant" misbruik kan en wil maken van het gebrek aan regelingen.
Dat betekent een niet 100% volwassen en gezonde bedrijfscultuur en daar is vanuit de positie van TS waarschijnlijk niet zoveel aan te doen. Wat hij zou moeten doen, is zijn baas wijzen op de onrechtmatigheid van deze declaraties en de risico's. En op de manieren waarop dit wel goed geregeld kan worden, zoals aangedragen in dit topic. Of dat verstandig is voor de positie van TS is een tweede. En als de baas niks met de input wil, kan TS kiezen om er tegen eer en geweten in mee door te gaan, of ergens anders gaan werken.

[RubenWwijk]

Je mag en moet eigenlijk hier strenger op reageren. Met mijn vorige functie heb ik hetzelfde bij 1 persoon meegemaakt, dat alles te veel tijd kost en hij hier geen tijd voor heeft. En zijn manager stond gedeeltelijk aan zijn kant.

Uiteindelijk heb je wel alle bonnen nodig om zijn declaratie goed te verwerken. Hij heeft dit uiteindelijk 3 maanden volgehouden tot ik in overleg met mijn manager zijn creditcard limiet verlaagd heb tot 0 euro. Hierdoor moest hij zijn onkosten privé betalen en daardoor was het binnen een week afgelopen. Daarna levert hij zijn onkosten en bonnen netjes elke maand in.

Dus zorg ervoor dat je als boekhouder de regels volgt, ze hebben dan geen reden om boos te worden.
Succes

[Oekiejoekie]

@Boekhouder12 : Ik weet niet hoe jullie declareren, maar uit eigen ervaring: als je veel moet declareren, dan raak je wel eens zo'n kl...bonnetje van een lunch/taxi of zo kwijt. Maar er zijn tegenwoordig apps waarmee je het bonnetje op de foto zet, een omschrijving toe kunt voegen (lunch, diner, taxikosten, tankkosten huurauto, weet ik veel wat) en aan het eind van de maand een overzicht kunt genereren. Of als je de zakelijke variant hebt, jullie dat als financiele administratie gewoon in kunnen zien.

Stel dat eens voor bij de grote baas. Als declareren makkelijk is, zal die misschien ook minder snel accepteren dat er iemand dat niet doet.

[Rukapul]

Oekiejoekie schreef op vrijdag 5 januari 2018 @ 16:09:
@Boekhouder12 : Ik weet niet hoe jullie declareren, maar uit eigen ervaring: als je veel moet declareren, dan raak je wel eens zo'n kl...bonnetje van een lunch/taxi of zo kwijt. Maar er zijn tegenwoordig apps waarmee je het bonnetje op de foto zet, een omschrijving toe kunt voegen (lunch, diner, taxikosten, tankkosten huurauto, weet ik veel wat) en aan het eind van de maand een overzicht kunt genereren. Of als je de zakelijke variant hebt, jullie dat als financiele administratie gewoon in kunnen zien.

Stel dat eens voor bij de grote baas. Als declareren makkelijk is, zal die misschien ook minder snel accepteren dat er iemand dat niet doet.

Het probleem is hier niet het incidenteel kwijtraken van een bonnetje, maar een soort lamlendigheid om de bonnetjes bij de juiste declaratie in te dienen. Een app maakt dit niet heel veel beter.

Dit is ook een rotklusje, maar kan eenvoudig opgelost worden: laat een ondersteunende functie (bv secretaresse) de declaraties kloppend maken door bonnen te linken aan CC uitgaven. Zolang de medewerker de corporate card alleen gebruikt voor zakelijke uitgaven en domweg elke week/maand een stapel bonnen afgeeft is dat prima te doen. Daarmee win je ook nog aan efficientie door een goedkopere medewerker het te laten afhandelen.

Voor het in het geheel niet inleveren van bonnen is geen goed excuus te bedenken. Een bedrijf maakt daarmee ook controle heel lastig.

* Rukapul heeft wel eens een collega gehad die bij einde dienstverband een poging deed zo goed mogelijk nog declaraties van de afgelopen jaren in te voeren met bonnen, etc., die hij nog terug kon vinden

[Oekiejoekie]

Rukapul schreef op vrijdag 5 januari 2018 @ 16:26:
[...]

Het probleem is hier niet het incidenteel kwijtraken van een bonnetje, maar een soort lamlendigheid om de bonnetjes bij de juiste declaratie in te dienen. Een app maakt dit niet heel veel beter.

Dit is ook een rotklusje, maar kan eenvoudig opgelost worden: laat een ondersteunende functie (bv secretaresse) de declaraties kloppend maken door bonnen te linken aan CC uitgaven. Zolang de medewerker de corporate card alleen gebruikt voor zakelijke uitgaven en domweg elke week/maand een stapel bonnen afgeeft is dat prima te doen. Daarmee win je ook nog aan efficientie door een goedkopere medewerker het te laten afhandelen.

In de tijd dat ik nog veel onderweg was voor het werk, hadden wij daar gelukkig ook een medewerker voor Lijstje inleveren met bestemmingen, treinkaartjes, parkeerbonnetjes, bonnetjes met lunch / diner er op gekalkt erbij in een envelop, en zoek het maar uit, en daarna teken ik het wel

Voor het in het geheel niet inleveren van bonnen is geen goed excuus te bedenken. Een bedrijf maakt daarmee ook controle heel lastig.

Nee, maar als het declaratieproces zo makkelijk mogelijk gemaakt wordt, heeft de top nóg een stok om mee te slaan als ze het niet doen. Als ik 8 uur per maand bezig zou zijn met declareren, is dat inefficient. Maar een foto maken van een bonnetje na de lunch is een kleine moeite. En ik neem gemakshalve even aan dat iemand met een corporate-credit-card doorgaans ook een smartphone van de zaak heeft.

* Rukapul heeft wel eens een collega gehad die bij einde dienstverband een poging deed zo goed mogelijk nog declaraties van de afgelopen jaren in te voeren met bonnen, etc., die hij nog terug kon vinden

Ik had op de financiele administratie de bijnaam "Bram Peper" (stond in die tijd bekend om de excessieve declaraties)