Papierloos vergaderen / organiseren

[O_Tiby]

Beste lezers,

Kon nog maar weinig op dit forum vinden over papierloos vergaderen of anders gezegd het organiseren van stukken voor een vergadering op een tablet / ipad / surface.

Afgelopen tijd veel zitten googlen op 'papierloos vergaderen' / 'paperless meetings' en gespeeld met demo's van iBabs en Petear, maar deze sluiten nog niet helemaal aan bij wat ik zoek.

Wensen:
- het eenvoudig organiseren van stukken / bijlagen vanuit mail voor een vergadering
- het bewerken / aantekeningen maken van pdf / word / jpeg / etc. en deze aantekeningen onthouden
- eenvoudig terugvinden van vergaderingen en gemaakte stukken met aantekeningen

Scenario:
Een kennis (met weinig ICT vaardigheid) zit vergaderingen voor. Krijgt via de email stukken toegestuurd welke tijdens de vergadering geopend moeten worden en waarin aantekeningen worden gemaakt door haar zelf.

Het probleem is dat je in Outlook de bijlagen wel kunt openen, maar hij slaat ze tijdelijk ergens in een temp map op. Dus moet je eerst de bijlage ergens opslaan waarvan je de locatie onthoudt. En daarna openen met een programma om aantekeningen te maken, en weer opslaan. Maar dan ben je al het overzicht / structuur die je in outlook hebt gemaakt weer kwijt. En dit zijn te veel handelingen.
Dan spreek ik nog niet over het synchroniseren van Laptop met iPad..

Idee:
Mail met bijlagen vanuit outlook doorsturen/doorzetten naar een programma waarin je eenvoudig vergaderingen aan kunt maken en de stukken kunt organiseren en aantekeningen kunt maken.

Alternatieven voor outlook:
Getest:
- iBabs en petear; Probleem 1: is dat je hier geen individuele licentie kunt nemen. iBabs kan stukken vanuit de email opslaan als agenda punt en dan wordt het automatisch geimporteerd in iBabs. Probleem 2: Petear kan dit niet, dan moet je alsnog vele handelingen verrichten om de stukken vanuit outlook in het programma te krijgen.
- Onenote; je kan alles in een werkmap plaatsen maar bijlagen nog niet eenvoudig bewerken binnen onenote. Of bijlagen eenvoudig doorzetten vanuit outlook?

Heeft iemand nog tips of ideeën voor een oplossing / werkwijze?

Alvast bedankt!

[O_Tiby]

Modbreak:

Doe eens niet. Je eigen topic binnen 24 uur omhoogschoppen wordt echt niet op prijs gesteld.

[ Voor 79% gewijzigd door Lustucru op 27-11-2017 16:51 ]

[Mr.Meeuw]

Tijdens mijn studie heb ik veel gebruik gemaakt van Onenote. Bijlages, presentaties, foto's, websites, ect kunnen gemakkelijk in Onenote geprint/geplakt worden om daarna allerlei aantekeningen er omheen en doorheen te kunnen maken.

Door de werkbladen en tabbladen structuur kan hij denk ik goed de verschillende vergaderingen en eventueel andere taken bij houden. Deze werkbladen kunnen ook geprint/gedeeld worden met andere.

Zelf dat ik dat hij er al een heel eind mee komt als hij zich wat in het programma verdiept.

[Qwerty-273]

Het probleem is dat veel papierloos vergader oplossingen echt zijn gericht om bedrijfsbreed ingezet te worden. En daarmee dan ook kostbaar worden om voor slechts 1 eindgebruiker ingezet te worden. Moet het een oplossing zijn voor alleen deze gebruiker? Of ook voor de andere deelnemers van de vergaderingen (voor het indienen van stukken, notulen raadplegen, etc. etc.)?

Als het eigenlijk meer een proces/werkwijze is voor 1 persoon, kan je volgens mij al voldoende uit de voeten met de verschillende tips die gegeven worden op
http://www.jamierubin.net...s-for-paperless-meetings/
of https://www.bettercloud.c...ke-awesome-meeting-notes/ of YouTube: Take effective meeting minutes in Microsoft OneNote 2010

[Brent]

O_Tiby schreef op maandag 27 november 2017 @ 14:55:
Niemand die hier ervaring mee heeft?

Niemand die ervaring heeft met het omgekeerde misschien? Papierloos is zo vanzelfsprekend voor mij dat ik een paniekaanval krijg bij de gedachte alles op papier te gaan bijhouden

[Jester-NL]

Een kennis (met weinig ICT vaardigheid) zit vergaderingen voor (...)

Ik zou er niet aan beginnen. In mijn opinie ben je niet bezig met een oplossing zoeken, maar er een creëren. Laat mevrouw de voorzitter zich richten op het voorzitten en leiden van de vergadering, in plaats van op allerlei (extra) handelingen. Dit is zo'n geval waar automatisering meer kapot maakt dan het oplost. Laat haar lekker met een stapel papier die vergadering doen.

(Sowieso heb ik iets tegen vergaderingen waar je tegen een muur van laptops zit te kijken, en iedereen vol-continue lijkt door te werken...)