Microsoft SBS 2011 + oude software, tijd voor wat anders!

[Alfa Novanta]

Beste tweakers,

Ik help een vriend van me sinds 2011 met zijn IT en ze zijn toe aan wat anders
Zelf doe ik systeembeheer bij een bedrijf met ca. 120 werknemers over 3 vestigingen en werk volgend jaar alweer 10 jaar met Windows servers maar ook nu en dan een Linux machine er tussendoor.

Het bedrijfje van hem en zijn vader is inmiddels gegroeid naar zo'n 6 werkplekken en een paar technische jongens. Hij heeft al aardig wat jaartjes een eigen server. Ooit zijn ze data kwijtgeraakt dus sindsdien hebben ze een server met daarin een hotswap bay met daarin 2 disken en een 3e disk -en je gelooft het niet- al die jaren trekken ze 's morgens 1 disk eruit en steken ze de andere er in. En het is een RAID mirror set dus die staat iedere dag te rebuilden en het ding is al zo traag als poep (disk i/o)!! Maarja, als je niets anders gewend bent. Ik heb wel eens geadviseerd de swap aan het eind van de dag te doen, dan doet hij de rebuild in de nacht, maar ik weet niet of ze dat nog doen.

De server die ze -op eigen initiatief- kochten en hebben laten installeren, is een gare Terra server en dat is zo verkocht, geen tape backup o.i.d. maar met die hotswap bays .. het werkt. En in geval van nood heb je ALLES op disk, je propt hem er in en je OS is weer up. Daarnaast maken ze ook een lokale backup met SBS zelf. Op zich gaat dat wel aardig. 't Is geen Backup Exec ofzo. De partij waarvan ze hem kochten hebben ze geen connecties meer mee.

Anyway, ze zijn sinds februari 2011 gewend geraakt aan de luxe van Microsoft SBS Server 2011 (dus feitelijk server 2008 R2) met Exchange 2011. Lokaal draaien ze nog met Office 2010. Rock-stable en gets-the-job-done. Past ook precies bij hun, want computers zijn werktuigen en ze moeten het doen. Er moet verkocht worden, dus klant is koning en we knallen altijd door!! Met Exchange en SBS heb je de luxe zoveel mailboxen en users aan te kunnen maken als je wil (tot 75) en je kunt makkelijk samen een info-mailbox delen met 3 verkopers bijvoorbeeld. Er komen 3 domeinen op binnen inmiddels, 2 herleiden naar hun primaire domein en de 3e kwam er onlangs bij. Geen punt, met Exchange kan het allemaal!

Nu willen ze in de cloud ...

Ik wil ze eigenlijk behoeden voor bedrijfjes die ze "wel eventjes" naar Office 365 in de cloud migreren ..

Ze hebben een verkoop/doorverkoop bedrijf van boten dus ze krijgen dagelijks tientallen emails met foto's.
Hun Exchange database is inmiddels 30 Gig en ze hebben ca. 200 GB aan data op hun share. Ze draaien lokaal de volgende pakketten:

• Perfectview 9.9 (2013) for SQL server (klantenbeheer) met Outlook plug-in!
• DByacht (een uniek pakket voor hun botenbranche!) met export naar hun website!
• Davilex smart business software 9.6 (boekhouding)

omdat dit best verouderd is en ondersteuning matig of nihil is, wordt dat een uitdaging!
Ik ga dit komend weekend met hun inventariseren, kijken wat er nog aan support is, wat de opties zijn.
Ik denk dat dit heel erg bepalend gaat worden voor de uiteindelijke mogelijkheden.
Ook zal ik proberen boven tafel te krijgen wat hun budget is.. ook niet onbelangrijk.

Er zijn diverse scenarios te bedenken, maar hun adsl verbinding is niet de snelste.

#1 lokaal
Gevoelsmatig wil ik naar een goede HP server,
2 SSD's erin in raid mirror voor OS en programma's en
2 gewone hdd's (~4 TB) voor de backups, ook in raid mirror.

Grootste voordeel, je hebt alles lokaal dus dat knalt er over!!

Daarnaast willen ze graag een online backup. Daarin zijn diverse opties, incrementele backups, maar hun upload is beperkt. Dus kan even duren eer het aanvankelijk online staat. Of je moet het op disk kunnen aanleveren. Een hotswap bay met een rits disken en een backup pakket lijkt me ook een goede optie anders, maar ze willen er weinig werk van. Echter wat als je een restore moet doen .. !?

Dan zijn er een paar opties weer,
ergens kun je proberen een disk in de HP te hangen en te kijken of hij daar van booten wil. Zo ja, ben je back in business, alles up! Hetzelfde domein, alle software werkt! En je kunt met alles t/m 2020 door.
grootste voordelen dus:
alles werkt, software blijft gelijk
hetzelfde domein + profielen
installatietijd 1 dag

2020 .. tis niet ver weg, maar geeft tijd om eventueel andere opties uit te werken. it buys us time.

eventueel kan ik hun server virtualiseren waarmee je hem lostrekt van de hardware.
Je zou hem gaandeweg 2020 na de laatste updates van internet kunnen lostrekken/beperken.

niet super ..

#2 lokale migratie
Dezelfde server als hier boven en dan een migratie doen. Dan krijg je een nieuw OS bijvoorbeeld server 2016 .. maar hoe komt het met Exchange? Je zou naar 'de cloud' kunnen (office 365), alleen hoe komt het dan met alle foto's? Dan is je server lokaal en staan de foto's op internet.

#3 server in data centre
Je kunt een server huren in een hosting centrum, waarbij de server profiteert van een snelle verbinding maar lokaal hangen ze nog wel aan dat dunne lijntje van ze. Printopdrachten zullen dan lang duren, zeker als er foto's bij komen.

#4 alles hosted afnemen.
Geen domein meer? Nieuwe profielen, werkgroep.
Desnoods een Windows 7 machine waarop je de legacy software installeert en wat printers deelt.
Ook niet super..

We kunnen geen gedonder hebben met clubjes die een puinhoop maken van hun mail .. hun mail is heilig!!

En dan is er nog de GDPR/AVG .. en ze hebben een grote hoeveelheid klantengegevens!

Ik zou het ook met alle liefde zelf willen doen, maar moet bekennen nog nooit zelf een Windows (domein) migratie te hebben gedaan maar mijn uurtjes zijn dan ook goedkoper en er staat genoeg online dus daar kom ik wel uit ... maar mijn (vrije)tijd is wel beperkt want ik werk ook nog eens 40 uur. Zolang ik het op nieuwe hardware kan opzetten naast het draaiende systeem dan valt het wel te overzien. Desnoods oefen ik eerst een keer, vmware export van hun server en dan thuis in VMware workstation een migratie doen terwijl ik een draaiboek schrijf en dan hun in 1 weekend over zet.

Ik denk dat we samen een afspraak gaan plannen bij een oud-werkgever van mij die MKB klanten bedient.
Kijken welke opties er volgens hun zijn, welke taken hun kunnen doen en wat dat kost en waar/wanneer ik weer inhaak voor het beheer.

wat zouden jullie doen?

bedankt voor enige adviezen

[Brahiewahiewa]

als je zelf geen hands-on ervaring hebt met zowel het migratietraject als met de selectie van hardware, moet je er gewoon afblijven. Da's beter voor de continuïteit van het bedrijf in kwestie

[MAX3400]

RAID on-site is geen backup! Hups, de cloud in met dat spul!

Je zegt dat ze een beperkte upload hebben maar meten = weten. Ook met 8Mbit upstream (wat voor een bedrijf eigenlijk al laag is), haal je 3.6GB/uur upload en dus in een normaal nacht-window van 20:00 tot 06:00 36GB. De eerste keer zal inderdaad (misschien) anders moeten maar tenzij het bedrijf elke dag meer dan 36GB aan data wijzigt / creeert is incrementeel naar buiten best mogelijk.

En een restore is downstream; vaak is dat een hogere snelheid. Je kan alsnog bekijken of je een dubbele oplossing kiest; backups blijven sowieso 7 dagen on-prem staan en hebben een retentie van xxx dagen online. Moet je een korte-termijn restore doen, dan kan het van local disk en na 7 dagen moet je je bedenken dat het van buiten moet komen.

Even wat informaties over "wat nou cloud"; je stelt voor om lokaal 2016 neer te zetten. Oke. Maar waarom denk/vind jij dat direct je foto's in de cloud zitten? Of andere zaken? En waarom stel jij vragen over GDPR terwijl de richtlijnen hiervoor bekend zijn bij bedrijven die zich eraan moeten houden en dus zullen er ook richtlijnen zijn hoe & waar je data moet opslaan?

Nog wat informatiefs; mainstream support voor SBS 2011 is al afgelopen. 2020 is extended support en dat is (helaas) niet iedereen krijgt alle updates / fixes / support.

En als laatste en heeeeeel belangrijk: wat mag het hele traject kosten? Aanschaf nieuwe hard- & software + arbeidsloon + 3/5-jarig TCO? Dat heeft namelijk best impact/invloed op de keuze die je gaat maken.

[ Voor 92% gewijzigd door MAX3400 op 22-11-2017 07:00 ]

[Alfa Novanta]

dank voor de reacties

@Brahiewahiewa ik wil hem in de eerste plaats adviseren en zoals ik aan gaf denk ik dat we ook eerst bij een bekend bedrijf gaan buurten om daar te horen/kijken welke mogelijkheden er zijn. Hun software-vraagstuk moeten we eerst helder krijgen. Uiteindelijk is het budget natuurlijk leidend en qua verantwoordelijkheid/aansprakelijkheid heb ik er ook geen moeite mee dat hun de klus gaan uitvoeren. Ik denk dat we daar wel uit gaan komen. En zolang ik een migratie eerst thuis uitwerk/test op VMware lopen hun geen risico. Meeste bedrijven beginnen er gewoon aan en loop je onderweg tegen bepaalde zaken aan. Zo is hun software voor hun ook onbekend dus ik moet eerst weten wat daar de opties zijn. Wellicht kijken welke software concullega's gebruiken. Maar of een export/import mogelijk gaat zijn wordt nog een interessante vraag denk ik.. wellicht kan ik de oude server virtualiseren zodat oude software/boekhouding voorlopig valt in te zien terwijl je wat nieuws op zet.

@MAX3400 ik heb de snelheid al eens gemeten, maar zal ik voor het weekend nog eens testen. Ze nemen inmiddels reeds een hosted telefonie oplossing af dus die moet er ook nog overheen .. en de telefoon staat nooit stil.

Backup online kan zeker wel. Ik heb een aantal jaren met IASO online backup gewerkt. Het stond toen nog wat in de kinderschoenen en heeft ons een paar maal rare verassingen(bugs) opgeleverd waardoor we o.a. niet konden restoren maar die problemen zullen ondertussen wel opgelost zijn ga ik van uit.

edit: snelheid even getest .. grofweg 10 Mbps download en 1,9 Mbps upload.

[ Voor 3% gewijzigd door Alfa Novanta op 22-11-2017 10:27 ]

[Dennism]

Het huidige system overzetten naar nieuwe hardware zou ik nooit doen. Teveel gedoe voor 2 jaar "winst". Dan kun je het beter goed aanpakken en weer een systeem neerzetten voor de komende 5 jaar.

al met al zit je hier wel een bedrijf dat mogelijk ideaal is voor de cloud, de enige beperking die ik zie is 1. de oudere software. 2. het internet lijntje.

Ik zou dan ook eerst gaan kijken wat de opties zijn met de bestaande On-Premise software. Hoe erg zitten ze hier aan vast, zijn er bijvoorbeeld ook moderne alternatieven? Wordt het ook cloudbased aangeboden, zo ja in welke vorm?

Qua data en E-mail data kijk je aan tegen niets, 30GB aan E-mail is "niets", een enkele mailbox in Office 365 mag 50GB zijn. Ook 200GB aan data (ik denk vooral de foto's?) zou makkelijk in iets als Sharepoint online of Onedrive gezet kunnen worden. Dus wat dat betreft zie ik daar niet echt struikelblokken, het zal vooral de oudere software zijn.

Ik zou zeggen overweeg minimaal een "hybride" oplossing. Zet bij een krap budget bijv. een virtuele Windows server 2016 Essentials neer op nieuwe hardware (deze is mochten ze groeien tot meer dan 25 medewerkers altijd om te zetten naar Standaard met een enkele reboot) Bij een wat ruimer budget kun je makkelijk kiezen voor bijv. Windows 2016 Standaard zodat je 2 VM's mag draaien (bijv. 1x DC met AD.DHCP,DNS en fileserver rol, 1x Applicatie server / Print server). Draai hier de On-Premise applicaties op en de data (uiteraard met een goede backup) en gooi de mail Office 365 in.

Hou er wel rekening mee dat Office 2010 verminderde functionaliteit heeft met Office 365, het valt dus te overwegen om voor een Sku te gaan met E-mail online en het Office pakket in 1 (zodat je altijd de nieuwste office versie hebt).

Hou er verder rekening mee dat zoals Max al aangeeft Raid inderdaad geen backup is, ook niet als je het schijfje mee naar huis neemt. Echter Cloud is vaak ook geen backup. In de regel is Cloud namelijk ook redundatie (alleen dan zonder dat je er zelf zorg voor hoeft te draaien), maar als een medewerker bijv. in Office 365 wat mails weggooit (of bijv. wat foto's of andere documenten uit Onedrive of Sharepoint) en deze een jaar later nodig heeft om een of andere reden dan zal MS daar ook niets voor je kunnen betekenen. Als je dit soort functionaliteit dus nodig hebt dan zal het ook in de cloud nog steeds nodig zijn om zelf backups te draaien (gelukkig zijn er genoeg partijen die O365 kunnen backuppen).

[MAX3400]

Dennism schreef op woensdag 22 november 2017 @ 10:46:
...deze een jaar later nodig heeft om een of andere reden dan zal MS daar ook niets voor je kunnen betekenen.

Niet helemaal waar; je kan in Office365 zelf backups terughalen. Je moet alleen wel op dag 1 je retentie-policies goed bekijken/inregelen.

Zo uit mijn hoofd doet Microsoft maximaal 7 jaar backups bewaren maar dat kan verschillen per O365-abonnement.

[Dennism]

MAX3400 schreef op woensdag 22 november 2017 @ 10:51:
[...]

Niet helemaal waar; je kan in Office365 zelf backups terughalen. Je moet alleen wel op dag 1 je retentie-policies goed bekijken/inregelen.

Zo uit mijn hoofd doet Microsoft maximaal 7 jaar backups bewaren maar dat kan verschillen per O365-abonnement.

MS maakt inderdaad wel backups geven ze aan, maar die zijn alleen voor intern gebruik. Je kan ze uiteraard lief aankijken of ze willen kijken in de backups maar dit hoeven ze volgens de overeenkomt niet te doen, en tevens garanderen ze niets in de overeenkomst qua recoverability en een "backup" waarvan je als klant niet eens weet of hij er is, of ze er voor je naar willen kijken en als ze dat willen of ze wat terug kunnen halen is geen backup.

Met retentie policy's kun je tegenwoordig inderdaad wel aardig wat, maar dan moet je ze inderdaad wel goed inrichten, iets wat vaak overgeslagen wordt waardoor ze op de (uit mijn hoofd) standaard 30 dagen blijven staan.

Dit plaatje laat de verantwoordelijkheden ook wel mooi zien:

[AjDuLion]

Dennism schreef op woensdag 22 november 2017 @ 11:09:
[...]


MS maakt inderdaad wel backups geven ze aan, maar die zijn alleen voor intern gebruik. Je kan ze uiteraard lief aankijken of ze willen kijken in de backups maar dit hoeven ze volgens de overeenkomt niet te doen, en tevens garanderen ze niets overeenkomst qua recoverability en "backup" waarvan je als klant niet eens weet of hij er is, of ze er voor je naar willen kijken en als ze dat willen of ze wat terug kunnen halen is geen backup.

Met retentie policy's kun je tegenwoordig inderdaad wel aardig wat, maar dan moet je ze inderdaad wel goed inrichten, iets wat vaak overgeslagen wordt waardoor ze op de (uit mijn hoofd) standaard 30 dagen blijven staan.

Dit plaatje laat de verantwoordelijkheden ook wel mooi zien:

[afbeelding]

30 dagen inderdaad voor backups moet je naar backup software kijken die het alsnog gaat backuppen voor je

[Dromer]

Zo een spannende migratie is dit toch niet?
Ik snap alleen je keuzes voor SSD niet voor het OS, zeker niet met die paar medewerkers.
Gewoon de hele rommel virtueel installeren, daar een offsite backup van maken welke in eerste instantie geseed kan worden van disk, wij gebruiken bij onze klanten daar Altaro voor.
Server met een goed onderhoudscontract erop.
Mail kan je op zich wel cloud inknallen, of dat nu O365 is of een andere oplossing, immers ze halen nu de mail ook binnen en versturen deze ook.
Snelheid zijn ze dus al aan gewend.