Conceptmails van anderen bewerken voor verzending*

[Zaratrass]

Op mijn werk zitten we met 7 man en werken met Office 365

Wat ik wil is dat als mijn collega met een mailtje bezig is op haar pc, dat ik die eventueel later kan inzien op mijn pc en die mail kan bijwerken. Zodat zij die later ook nog kan bijwerken of versturen.

Ik heb rechten tot haar mailbox (postvak in), ik zie haar mailtjes wel maar als ik bewerk ziet zij dat niet.

Is dit mogelijk om te doen?

Daarnaast willen we dat iedereen elkaar mails kan inzien, maar ik vraag mij af of dit handig is omdat de OST file dan toch enorm wordt?

[Aschtra]

Maak een gedeelde mailbox?

[Zaratrass]

Aschtra schreef op vrijdag 13 oktober 2017 @ 20:49:
Maak een gedeelde mailbox?

Dat is niet de oplossing die ik zoek omdat dit erom gaat dat het vanuit haar wordt verstuurd omdat het haar mailtjes zijn. Alleen ik of een collega willen nog wel eens een mail bewerken van haar voordat de mail verstuurd wordt.

[ShitHappens]

Ook dat is gewoon mogelijk. Heb hier in Outlook m'n persoonlijke box en een gedeelde box ingesteld staan. Bij 't schrijven van een e-mail kan ik dan selecteren vanaf welk adres deze gestuurd moet worden. Je zult hooguit zitten met een vertraging in de synchronisatie, waardoor je haar drafts niet meteen ziet.

[akimosan]

Op zich is dit makkelijk te bereiken en of je nu gebruikmaakt van een gedeelde of persoonlijke mailbox maakt technisch gezien niet zoveel uit.

Berichten die bewerkt worden worden automatisch om de zoveel tijd auto-saved in de map Concepten (Drafts)
Zorg dat je daar de rechten op krijgt dan zie je die mail die nog niet verstuurd is.

Overigens zijn er wel juridisch wat haken en ogen aan jan en alleman maar toegang verlenen tot persoonlijke (ook zakelijke) mailbox.
Op je werk heb je ook (recht op) privacy, ook in de zakelijke maibox

https://www.security.nl/p...ilbox+werknemer+kijken%3F
https://autoriteitpersoon...ng/controle-van-personeel

En zelfs al is er sprake van een informeel beleid met wederzijdse toestemming (jij mag in mijn mailbox, als ik in de jouwe mag) in het algemeen het dient dan toch aanbeveling om dit netjes vast te leggen in wat ICT regels op het werk.

En als die ene collega waarvanuit alle emails altijd gestuurd worden, dan de organisatie verlaat, wat doe je dan met die mailbox?

Denk je dan dat het nog OK is, als nieuwe medewerkers zomaar toegang hebben tot de oude mailbox van die personen? Nee dus, de "eigenaar" van de mailbox is niet meer in staat om die toestemming te verschaffen. Bovendien kan deze persoon eisen dat persoonlijke informatie uit de systemen van werkgever worden verwijderd, ook als het gaat om privé emailberichten.

Zoals hier dus al genoemd wordt, in de meeste bedrijven worden hier dus aparte gedeelde mailboxen voor aangemaakt waarvanuit eventueel door meerdere personen wordt gecommuniceerd. Voor continuïteit is dat ook handiger, bij vertrek van de persoon uit de organisatie blijft de mailbox waarvandaan wordt verstuurd ook gewoon bestaan.

[Lustucru]

Ik heb je titel aangepast: 'Office 365 vraagje' zegt helemaal niks over de inhoud. Let ajb even op de punten genoemd in de Het algemeen beleid #quickstart

[Zaratrass]

akimosan schreef op zaterdag 14 oktober 2017 @ 02:09:
Op zich is dit makkelijk te bereiken en of je nu gebruikmaakt van een gedeelde of persoonlijke mailbox maakt technisch gezien niet zoveel uit.

Berichten die bewerkt worden worden automatisch om de zoveel tijd auto-saved in de map Concepten (Drafts)
Zorg dat je daar de rechten op krijgt dan zie je die mail die nog niet verstuurd is.

Overigens zijn er wel juridisch wat haken en ogen aan jan en alleman maar toegang verlenen tot persoonlijke (ook zakelijke) mailbox.
Op je werk heb je ook (recht op) privacy, ook in de zakelijke maibox

https://www.security.nl/p...ilbox+werknemer+kijken%3F
https://autoriteitpersoon...ng/controle-van-personeel

En zelfs al is er sprake van een informeel beleid met wederzijdse toestemming (jij mag in mijn mailbox, als ik in de jouwe mag) in het algemeen het dient dan toch aanbeveling om dit netjes vast te leggen in wat ICT regels op het werk.

En als die ene collega waarvanuit alle emails altijd gestuurd worden, dan de organisatie verlaat, wat doe je dan met die mailbox?

Denk je dan dat het nog OK is, als nieuwe medewerkers zomaar toegang hebben tot de oude mailbox van die personen? Nee dus, de "eigenaar" van de mailbox is niet meer in staat om die toestemming te verschaffen. Bovendien kan deze persoon eisen dat persoonlijke informatie uit de systemen van werkgever worden verwijderd, ook als het gaat om privé emailberichten.

Zoals hier dus al genoemd wordt, in de meeste bedrijven worden hier dus aparte gedeelde mailboxen voor aangemaakt waarvanuit eventueel door meerdere personen wordt gecommuniceerd. Voor continuïteit is dat ook handiger, bij vertrek van de persoon uit de organisatie blijft de mailbox waarvandaan wordt verstuurd ook gewoon bestaan.

ShitHappens schreef op zaterdag 14 oktober 2017 @ 02:08:
Ook dat is gewoon mogelijk. Heb hier in Outlook m'n persoonlijke box en een gedeelde box ingesteld staan. Bij 't schrijven van een e-mail kan ik dan selecteren vanaf welk adres deze gestuurd moet worden. Je zult hooguit zitten met een vertraging in de synchronisatie, waardoor je haar drafts niet meteen ziet.

Ok, Wat ik nu het beste kan doen is een extra mail account aanmaken, waar dan iedereen rechten op heeft.
Mochten we dan een mailtje willen maken, komt deze in de concepten, iemand anders doet er wijzigingen in. Vervolgens kan de andere ervoor kiezen versturen van en dan een keuze maken vanaf welke mailbox?

Qua synchronisatie, kan ik deze tijd verkorten ?

@akimosan Ik zal even mij even goed inlezen over de rechten van privacy.

Lustucru schreef op zaterdag 14 oktober 2017 @ 10:58:
[mbr] Ik heb je titel aangepast: 'Office 365 vraagje' zegt helemaal niks over de inhoud. Let ajb even op de punten genoemd in de Het algemeen beleid #quickstart[/]

Thanks, ik zal er beter op letten.

[akimosan]

"Vervolgens kan de andere ervoor kiezen versturen van en dan een keuze maken vanaf welke mailbox?"

Als je bedoelt: vanaf een willekeurige mailbox: waarom zou je dat willen? Het idee is dat je het stuurt vanuit "de gedeelde mailbox" . Die noem je zoiets als [e-mail] of [e-mail] of iets wat de lading dekt. En vandaaruit stuur je de mail.
Zodat ook de antwoorden terugkomen in de algemene mailbox. En het loont de moeite om in te stellen dat kopieën van de verzonden berichten ook naar de map Verzonden items van de gedeelde mailbox gaan

Automatically save sent items in delegator's mailbox

Qua synchronisatie, kan ik deze tijd verkorten ?

Je hoeft niet te syncen, je kunt in het Outlook profiel instellen dat gedeelde mappen niet worden gecached

Standaard worden gedeelde e-mailmappen gedownload in de modus in cache in Outlook 2010 en hoger

[ Voor 9% gewijzigd door akimosan op 14-10-2017 20:17 ]