plannen van werkzaamheden, hoe werkzaamheden prioriseren?

[mswp]

Ik weet niet of ik hem in de juiste categorie plaats, ik probeer het gewoon.

in het systeembeheerders topic begon in over het plannen van je werkzaamheden. Dit ging wat te veel off-topic dus werd mij gevraagd een apart topic te openen. Zie hieronder het bericht waar het mee begon.

Hoe plannen/prioriseren jullie je werk altijd?

Zelf wel eens het gevoel dat ik moet zoeken/nadenken over wat ik moet of kan gaan doen. Mis daar wat structuur in. Kleine taakjes vervuilen meestal de tijd, sommige probleempjes blijven wat lang liggen terwijl ze makkelijk opgelost kunnen worden. Sommige taken worden er maar even tussen gedrukt wat weer zorgt voor vertraging ban andere taken. Onderzoeken/projecten blijven soms liggen door andere kleine noodzakelijk/nuttige taakjes.

Ik zal de berichten even hier heen kopiëren.

[mswp]

*knip quotes uit besloten forum. Er kan best wat gequote worden, maar anoniem en rekening houdend met het belang van anderen.

[ Voor 153% gewijzigd door Rukapul op 28-09-2017 13:25 ]

[mswp]

Verwijderd schreef op donderdag 28 september 2017 @ 09:01:
[...]
Kan dat O365 wanstaltige product ook meerdere kolommen aan? Want ik zou afstappen van je links/rechts. Gewoon 1 kolom met werkvoorraad, 1 kolom met waar je aan werkt, 1 kolom wat klaar is en 1 kolom met archief. Kan je gewoon van links naar rechts werken.

Ja, die kan meerdere kolommen, wat buckets heet aan. ik heb in principe 1 kolom met al het werk erin. Alleen ben ik bezig met een project of een apart bijkomend gedeelte maak ik een extra kolom aan. Ook voor storingen heb ik een aparte kolom zo ook voor externe die taken aan het uitvoeren zijn.

Enigste nadeel is, dat ene taakje die onderaan de 254 nog te doen taken staat wordt snel vergeten..

Weer een goed voorbeeld vanochtend. probleempje met mobiele telefoons op 1 afdeling. prima ik kom eraan. ondertussen daar 2,5 uur geweest. Laat dat net de tijd zijn waar ik bezig was met het Excel probleem. Kan ik nu weer mee verder omdat de gebruiker tijd heeft gemaakt. Ja daar gaat mijn "project" middag weer.

[ Voor 1% gewijzigd door Rukapul op 28-09-2017 13:24 ]

[Verwijderd]

mswp schreef op donderdag 28 september 2017 @ 13:17:
[...]


Ja, die kan meerdere kolommen, wat buckets heet aan. ik heb in principe 1 kolom met al het werk erin. Alleen ben ik bezig met een project of een apart bijkomend gedeelte maak ik een extra kolom aan. Ook voor storingen heb ik een aparte kolom zo ook voor externe die taken aan het uitvoeren zijn.

Enigste nadeel is, dat ene taakje die onderaan de 254 nog te doen taken staat wordt snel vergeten..

Weer een goed voorbeeld vanochtend. probleempje met mobiele telefoons op 1 afdeling. prima ik kom eraan. ondertussen daar 2,5 uur geweest. Laat dat net de tijd zijn waar ik bezig was met het Excel probleem. Kan ik nu weer mee verder omdat de gebruiker tijd heeft gemaakt. Ja daar gaat mijn "project" middag weer.

Dat evenwicht kan je enkel zelf brengen. Zolang je toestaat dat mensen voor elke scheet je aandacht krijgen, met voorrang, kom je nooit toe aan je planning.

Voor een storing maak je natuurlijk een uitzondering, maar bij een 'probleempje met' moet je harder zijn. Die schuif je of naar de middag (want afspraak met gebruiker) of plan je voor een later tijdstip.

Als je alleen bent is het lastig, als je meerdere collega's hebt die hetzelfde werk doen is het verstandig om een soort van 'dienst' af te spreken. Zo had ik bij een vorige werkgever 1 directe collega en de afspraak was dat hij in de ochtend dienst had en ik in de middag. Daardoor hadden we ook een dagdeel vrij voor projecten, en als het nodig was kon 1 van de 2 diensten overnemen om zo meer tijd voor projecten te maken.

Maar het belangrijkste is dat je van de adhoc taken die geen spoed hebben afkomt. Het beste werkt bij mij om het direct te noteren en de gebruiker te melden dat ik er op terug kom, indien mogelijk met een indicatie wanneer dat is. Tevens geef ik uitleg wat ik aan het doen ben en waarom het moet wachten.

Mensen kunnen daar wel of geen begrip voor hebben, maar dat is niet jouw probleem. Als ze verwachten dat alles direct opgelost wordt dan moet het management daar iets aan doen. Of de verwachting bijstellen dat je ook nog iets met projecten / onderzoek gebeurd.
Als je alles vastlegt, kan je ook het management daarmee overtuigen.

Maar het vereist wel echt discipline en dat je zorgt dat je mensen vriendelijk afwijst. Alleen dan krijg je begrip en tijd.

[Rmg]

Tjah wij "scrummen" op het werk (sw development) , dat is dus al geprioritiseerd. Alle dingen die "erbij" komen aan werk timebox ik, schrijf het op en werk ze aan het begin van de volgende dag af. Ik pak dan de eerste twee uur voor losse taken en daarna weer over tot de orde van de dag.

Werkt natuurlijk niet voor iedereen, kan me voorstellen dat je als systeembeheerser bent dat je meer taken hebt die direct opgelost moeten worden.

Getting things done heeft ook wel een mening over hoe je dit soort dingen kan oplossen. Er zijn met dit soort methodes van die fanatici die het op alles toepassen en er een complete levensstijl van maken. Vind ik persoonlijk een beetje too much, maar het is allicht een idee om naar dit soort methodes te kijken en te kijken wat voor jo werkt en wat niet

[sh4d0wman]

Het lijkt er op dat je de enigste IT'er bent binnen een kleine omgeving. Misschien eens met je manager om de tafel zitten en bespreken wat voor service er geleverd gaat worden en binnen welke tijd.

Storingen e.d. zullen altijd een hoge prioriteit moeten krijgen. Daardoor gaan zaken met lager prioriteit langer duren. Een goed registratie systeem zal je na x periode er aan herinneren dat een bepaalde melding nog open staat. Heb je een simpele excel sheet voeg dan een PRIO colom toe en verdeel die in Hoog, Medium, Laag. Informeer gebruikers over de geschatte doorloop tijd. Nu kun je ook sneller aangeven dat zaken die er tussen gedrukt worden op dat moment geen prioriteit hebben en later opgepakt zullen worden.

Wellicht is het mogelijk dat gebruikers meer zelf doen of je traint een technisch aangelegd persoon enkele basis vaardigheden die jou werk besparen. Kijk ook eens welke zaken je eventueel verder kan automatiseren met scripting of tools.

Voorwaarde voor bovenstaande is wel dat je manager/CEO er voor open staat.

[Verwijderd]

Rmg schreef op donderdag 28 september 2017 @ 13:29:
Werkt natuurlijk niet voor iedereen, kan me voorstellen dat je als systeembeheerser bent dat je meer taken hebt die direct opgelost moeten worden.

Dat is absoluut zo. Maar belangrijk is om een goed onderscheid te maken tussen storingen die accuut aandacht nodig hebben en normale taken. Zo kan voor een sysadmin iets normaal zijn en voor de gebruiker een storing. Belangrijk is om dat goed en duidelijk (en vriendelijk!) over te brengen.

[bregweb]

Denk dat je moet beginnen met het analyseren van het bedrijf waar je werkt. Veel hangt af van het aantal collega's en welke verantwoordelijkheden je hebt of jullie hebben. Hiervoor werd ook al aangegeven dat het spreiden van taken erg goed helpt. Zorg ook dat je niet bereikbaar/aanspreekbaar bent tijdens je projecturen.

Laat storingen binnenkomen via mail of ticketsysteem, niet via telefoon, want dan wordt er veel sneller een reactie verwacht. Mailtjes kun je op prioriteit indelen.

Nogmaals, er zijn een aantal zaken mogelijk, maar dat hangt erg van je werkomgeving af.

[Widow]

Scrum en vergelijkbare technieken zijn mooi voor ontwikkeling maar lenen zich minder voor het oppakken van incidenten in mijn ogen. Maar kun je wat meer vertellen in wat voor bedrijf je zit, hoe groot, en hoe volwassen op procesvlak? In de wat meer proces-volwassen organisaties heb je proceseigenaars en dat zouden de mensen zijn die jou kunnen vertellen wat prioriteit heeft. Ik heb dat hier ook wel eens, heeft een storing op de acceptatie-omgeving meer prioriteit dan project? Geen idee, maar de proceseigenaar zou dat wel moeten weten.

Maar stel dat je die mensen niet hebt, dan zou ik eerder richting je teammanager kijken om de zaken te prioriteren. Dat hoeft niet super lang te duren, loop elke ochtend even door de openstaande tickets heen en bepaal wat wel of geen prio heeft. Misschien is het een idee om dit eens met hem/haar te bespreken?

[mswp]

@Coritchando Het is inderdaad zo dat ik daar gewoon harder in moet zijn, ook mijn manager. Het is alleen zo standaard hier dat er gelijk aan een probleem gewerkt wordt. Daar zullen dus wel goede afspraken over gemaakt moeten worden.

Het helpt vaak ook al door door te vragen op vragen. Meestal wordt het dan al wat meer moeite voor de melder. Zo win ik meestal ook weer wat tijd. Maarja, die doorvragen moeten wel eerst bedacht en geschreven worden. Ben je ook weer tijd aan kwijt.

@Rmg Ik heb een gekeken wat het boek is, het trok mijn interesse en heb hem dan ook gelijk gekocht. Ben al begonnen met lezen, zit al in het tweede hoofdstuk. Sommige stukken heb ik mijn vragen over maar er zijn zeker wel bruikbare stukken in.

@sh4d0wman We zijn met z'n 2e maar hebben allebei ons eigen gedeelte qua werkzaamheden. Overpakken van elkaar wordt al lastig, ik mijn specialiteiten en hij de zijnen. Als ik wil doen wat hij doet moet ik eerst een paar goede lessen applicatie beheer gaan volgen denk ik, liggen ook minder mijn interesses waardoor dat ook wat lastig gaat worden.

@Widow Scrum ken ik inderdaad maar dat is in mijn ogen bijna onmogelijk om toe te passen in combinatie met tickets.

Ik werk in een omgeving wat draait om Productie, Logistieke dienstverlening en Transport. Wij zitten met een 50 man op kantoor, 40 man in de magazijnen en dan een 50 man op de vrachtauto. Daarnaast lopen er nog iets van 30 random personeel waarvan productie mederwerkers, technische dienst, receptie en zulk soort werknemers. Proceseigenaar heb ik nog nooit over gehoord hier binnen het bedrijf. Misschien wel, maar dan op een andere manier? Iedere afdeling heeft zijn eigen manier van werken en heeft daar ook zijn processen voor maar dat wordt niet speciaal aangestuurd door 1 iemand? Ja de afdelingshoofden die het op de afdeling aanstuurt.

Zoals ik al aangeef zijn wij met z'n 2e. Ik en mijn collega. Hij zijn taken ik mijn taken. Wij prioriteren ook allebei ons eigen ding. Hij heeft ook de naam Manager en is dus eigenlijk mijn leidinggevende.

[sh4d0wman]

Kijk eens naar ITIL literatuur. Je hoeft het niet gelijk te implementeren maar een soort ITIL-light lijkt me wel wenselijk voor het bedrijf zodat er meer structuur komt. Een andere optie is meer personeel er bij of je er minder druk om maken.

Maak in ieder geval melding bij je leidinggevende zodat het omhoog kan in de organisatie en daar zal men een beslissing/budget vrij moeten maken. Doet men dat niet en blijft het storen dan kun je verder rond gaan kijken.

[Widow]

ITIL zal zeker handgrepen geven, maar vergeet niet te kijken naar het volwassenheidsniveau van de organisatie, zoals met iets als CMM. Je kan beginnen met processen definieren en daar mee gaan werken, maar als de rest van de organisatie nog niet zo ver is dat ze denken in processen, zal je merken dat weinig mensen het gaan begrijpen. Dan krijg je opmerkingen zoals "Vroeger belden we je op en kwam je gewoon langs, en nu krijgen we te maken met administratie en processen? Los het nou maar gewoon op, want die vrachtwagen moet weg!"

Maar stel jezelf eens de vraag: wie heeft hier nu last van? Ben jij dat, is dat de afdeling waar jij zit, zijn dat meerdere afdelingen, misschien het hele bedrijf? Want als jij de enige bent die dit probleem heeft, zal er weinig animo binnen de organisatie zijn om dingen te veranderen.

[Verwijderd]

mswp schreef op vrijdag 29 september 2017 @ 12:21:
@Coritchando Het is inderdaad zo dat ik daar gewoon harder in moet zijn, ook mijn manager. Het is alleen zo standaard hier dat er gelijk aan een probleem gewerkt wordt. Daar zullen dus wel goede afspraken over gemaakt moeten worden.

Je moet het juist niet afspreken (behalve als afdeling), dan maak je het veel te tastbaar. En dat wil je niet, want dan wordt je er op afgerekend: "Ja maar hij wil ons niet helpen voortaan... bla bla". Je moet dat in masseren. En ik vertel je op voorhand, er zullen er altijd 2 of 3 zijn waarbij je het er nooit in gaat krijgen. Die blijven aan je bureau komen, elke keer weer.

Maar door het langzaam erin te brengen win je op den duur tijd, en je verspeelt je goodwill niet. Wees duidelijk dat je het niet direct oplost, leg desnoods uit waarmee je bezig bent en doe dat structureel zonder aanziens des persoons/positie. Zorg wel dat je echte spoed herkent en daar op reageert.

Zoals ik al aangeef zijn wij met z'n 2e. Ik en mijn collega. Hij zijn taken ik mijn taken. Wij prioriteren ook allebei ons eigen ding. Hij heeft ook de naam Manager en is dus eigenlijk mijn leidinggevende.

Stel eens voor om de helpdesk taak te verdelen, en kijken wat er gebeurd.

[ Voor 3% gewijzigd door Verwijderd op 29-09-2017 13:08 ]

[Gomez12]

mswp schreef op vrijdag 29 september 2017 @ 12:21:
@sh4d0wman We zijn met z'n 2e maar hebben allebei ons eigen gedeelte qua werkzaamheden. Overpakken van elkaar wordt al lastig, ik mijn specialiteiten en hij de zijnen. Als ik wil doen wat hij doet moet ik eerst een paar goede lessen applicatie beheer gaan volgen denk ik, liggen ook minder mijn interesses waardoor dat ook wat lastig gaat worden.

Wat mijn ervaring is bij een kleine organisatie is je werkzaamheden uitschrijven en er gewoon extra mensen bijzoeken.

Je had het bijv over toetsenbord/telefoon vervangen etc. Waarom zou jij dat moeten doen? Zorg gewoon dat er voldoende spares zijn en de afdelingschef kan het zelf pakken uit het magazijn en melden als het op is etc.
Dit soort kleine klussen kosten namelijk over het algemeen zeeen van tijd, omdat je uit je planning gehaald wordt, dan moet je nog eens het halve bedrijf doorlopen en ondertussen komt iedereen met zijn/haar pet-peeves op de proppen of je daar ook nog niet even naar kan kijken en voordat je het weet kost die telefoon vervangen je een half tot een heel uur.
Zelfde met toner-cartridges etc daar hebben wij gewoon per printer iemand verantwoordelijk voor gemaakt en die heeft gewoon x toners liggen.

Op die manier ben je van een hele hoop urgente dingen af en hoef ik alleen op een vrijdagmiddag of een maandagochtend even een kwartiertje de voorraden op te vragen en desnoods wat bij te bestellen (met direct de afdeling op de verzendsticker zodat het nog niet eens langs ons bureau komt maar direct vanuit magazijn -> goede afdeling)

En wat ook essentieel is, documenteer goed en maak dit inzichtelijk voor mensen. In de praktijk zijn bij ons 70% van de office-probleempjes gewoon known issues die mensen alleen vaak fout doen. Dan kan jij er 3x per maand mee bezig zijn of je kan de medewerker het zelf laten oplossen door het gedocumenteerd te hebben.

Op deze manier hebben wij in de loop der jaren al die kleine dingen die eerst het merendeel van onze tijd opslokten gewoon weggewerkt omdat wij er gewoon te duur voor waren.

Dit is alleen geen prioritering, maar puur kleine werkzaamheden afstoten zodat er ruimte komt voor een planning/prioritering.
Zolang jij je bezig blijft houden met het vervangen van een toetsenbord / versturen te grootte attachment ga je imho nooit aan een behoorlijke prioritering toekomen, omdat je onderbroken blijft worden door die kleine klussen die je hele planning overhoop gooien.

Maar ook bijv stel spreekuren in, dit klinkt lullig. Maar wat wij zagen was dat er per dag rustig een man of 10 bij ons de afdeling op kwam om te praten over of iets technisch mogelijk was.
En er is heel veel technisch mogelijk mits je maar tijd hebt, alleen 10x dag een kwartier gaan filosoferen over of iets mogelijk is betekent gewoon 2 en een half uur dat je niet kan werken aan 1 van die dingen.

Nu mogen de mensen van tijdstip x tot y binnenkomen voor dit soort ideeen en dan zie je eigenlijk al gelijk dat de helft van de ideeen afgevallen is omdat ze er zelf nog een uurtje langer over na hebben kunnen denken.

Maar wederom dit is geen prioritering, maar als ik in het vorige topic jouw reacties las denk ik ook niet zozeer dat jij een probleem met prioritering hebt, maar puur met dat je alles beetpakt en daardoor feitelijk niets doet.

[Gomez12]

Widow schreef op vrijdag 29 september 2017 @ 13:06:
Dan krijg je opmerkingen zoals "Vroeger belden we je op en kwam je gewoon langs, en nu krijgen we te maken met administratie en processen? Los het nou maar gewoon op, want die vrachtwagen moet weg!"

Maar stel jezelf eens de vraag: wie heeft hier nu last van? Ben jij dat, is dat de afdeling waar jij zit, zijn dat meerdere afdelingen, misschien het hele bedrijf? Want als jij de enige bent die dit probleem heeft, zal er weinig animo binnen de organisatie zijn om dingen te veranderen.

Goed gezegd, alleen stel jezelf ook de vraag : Ben jij echt de enige die ervoor kan zorgen dat die vrachtwagen weg kan, of is het gewoon zo'n simpel klusje dat iedereen het feitelijk kan en is het enkel zo gegroeid dat jij het doet (mooi voorbeeld wat ik ooit eens bij een concullega zag was een sysbeheerder die daadwerkelijk printerpapier ging aanvullen bij alle printers in het bedrijf, een doos papier neerdumpen naast die printer is goedkoper dan ik die zelfs maar 1 stap zet)

Een kapotte telefoon kan een chauffeur zelf ook wel omwisselen, alleen hij moet die telefoon in zijn handen krijgen. En dat kan een magazijnchef ook best doen.
Sysbeheer moet uitkiezen wat voor type telefoons ondersteunt worden, maar inkoop kan die dingen inkopen en uitdelen kan in principe ook iedereen. En dat geldt eigenlijk voor alle hardware.

[Roenie]

Denk niet in tools of systemen. Eerst je mindset. Laat je niet leven, maar bepaal wat je doet en wanneer. Als je altijd alles laat vallen als iemand iets vraagt dan blijven mensen terugkomen.

maak onderscheid tussen urgent en belangrijk, want dat zijn twee verschillende zaken. Bijvoorbeeld met een Eisenhouwer Grid om duidelijk te krijgen welke zaken spelen en dat je daarmee kunt kijken wat je zelf doet, delegeert en wat je niet meer doet.

[ Voor 15% gewijzigd door Roenie op 29-09-2017 18:36 ]

[CMD-Snake]

mswp schreef op vrijdag 29 september 2017 @ 12:21:
Ik werk in een omgeving wat draait om Productie, Logistieke dienstverlening en Transport. Wij zitten met een 50 man op kantoor, 40 man in de magazijnen en dan een 50 man op de vrachtauto. Daarnaast lopen er nog iets van 30 random personeel waarvan productie mederwerkers, technische dienst, receptie en zulk soort werknemers. Proceseigenaar heb ik nog nooit over gehoord hier binnen het bedrijf. Misschien wel, maar dan op een andere manier? Iedere afdeling heeft zijn eigen manier van werken en heeft daar ook zijn processen voor maar dat wordt niet speciaal aangestuurd door 1 iemand? Ja de afdelingshoofden die het op de afdeling aanstuurt.

Zoals ik al aangeef zijn wij met z'n 2e. Ik en mijn collega. Hij zijn taken ik mijn taken. Wij prioriteren ook allebei ons eigen ding. Hij heeft ook de naam Manager en is dus eigenlijk mijn leidinggevende.

Hoe doen jullie het dan met vakanties? Dan moet je elkaars taken toch ook tijdelijk waarnemen?

Het klinkt alsof er wel iemand bij mag komen daar. Misschien moeten jullie overwegen om een servicedesk of helpdesk in te richten. Dat hoeft niet groots te zijn, 1-2 man is voldoende. Die kunnen dan kleine taken doen zoals het vervangen van defecte apparatuur, het resetten van iemands wachtwoord, gebruikers ondersteunen die iets niet snappen en andere van zulke taken. Dat scheelt je al denk ik tijd omdat een hoop van het kleine grut niet meer op je bordje land.

Wat ook helpt om grote taken en projecten inzichtelijk te maken. Misschien hebben jullie nu meer projecten lopen dan dat je realistisch aankan. Ik ben zelf ook systeembeheerder, maar bij een grotere organisatie. Wij hebben op de afdeling een taken bord staan. Projecten en grote taken worden toegewezen aan een beheerder en daar maken wij een briefje van en dat hangen wij op het bord. Dat laat dan gelijk zien hoeveel grote taken iemand heeft. Een grote taak kan zijn een project ("implementeren softwarepakket X") of beheer ( "upgraden Windows 2008 servers"). Dit helpt met het verdelen van de werkdruk en maakt voor de leidinggevend ook inzichtelijk hoeveel meer werk de afdeling aan kan, of juist niet.

Indien jullie tijdelijk hele hoge werkdruk hebben overweeg om een extra beheerder extern in te huren van een detacheerder. Die kan dan enkele maanden bijspringen tot de werkdruk weer normaal is.