Excel als urenregistratie gebruiken

[smok84]

Hoi Allemaal,

Mijn vriendin werkt binnen de zorg en heeft veel te maken met wisselende diensten, met verschillende toeslagen afhankelijk van op welke tijdstippen je gewerkt hebt en ook op welke dagen je deze uren hebt gedraaid.

22% voor onregelmatige dienst op uren tussen 06.00 uur en 07.00 uur en tussen 20.00 uur en 22.00 uur op maandag tot en met vrijdag;
38% op uren tussen 06.00 uur en 08.00 uur en tussen 12.00 uur en 22.00 uur op zaterdag;
44% op uren tussen 00.00 uur en 06.00 uur en tussen 22.00 en 24.00 uur op maandag tot en met vrijdag;
49% op uren tussen 00.00 uur en 06.00 uur en tussen 22.00 en 24.00 uur op zaterdag;
60% op uren tussen 00.00 uur en 24.00 uur op zon- en feestdagen en op uren tussen 18.00 uur en 24.00 uur op 24 en 31 december.

Nu bestaat haar rooster voornamelijk uit de volgende diensten:
- ochtend (07:15 - 15:15 / pauze 0:30 / Totaal uren: 7:30)
- middag (14:30 - 22:30 / pauze 0:30 / Totaal uren: 7:30)
- nacht (22:30 - 7:30 / Pauze 0:30 / Totaal uren: 8:30 )
- tussen (even niet gelijk bekend voor nu )
- cursus/vergadering/team dag ( variabele uren)

Hiervoor kunnen we niet een mooie app vinden, dus ik wil dat eigenlijk wel in Excel maken.
Nu heb ik een kolom met soort dienst gemaakt door middel bij gegevens validatie een lijst te maken, zodat je enkel uit de bovenstaande diensten kan kiezen.

Nu ben ik benieuwd wanneer je voor een "ochtend dienst" kiest, dat die bij de volgende kolommen van starttijd, eindtijd, pauze, totaaltijd vast automatisch invult. (ik wil deze kolommen omdat ze ook met regelmaat overwerkt en dit eventueel later weer compenseert)

Als ik deze automatische invuloptie heb toegevoegd dan wil ik vervolgens de toeslagen verwerken in excel


Mocht iemand een app weten waar je dit wel zo uitgebreid kan invullen dan hoor ik het ook graag
Maar het zelf maken, met hulp van het tweakers forum, vind ik ook leuk dus vandaar de vraag

[DukeBox]

Er zijn wel bestaande tools maar hakken er qua budget wel in. perman, peragrine ,adp.
Ondanks dat ik gruwel van dit soort spreadsheet oplossingen is het voor een beperkte groep toch de meest eenvoudige oplossing.

Als je het in een spreadsheet gaat maken zou ik toch google docs overwegen. Zit je niet vast aan office (licenties) en/of de beperkte online mogelijkheden.
Automatisch vullen kan vrij simpel met wat google script en daarnaast kan google sheets pér veld beveiligd worden wat wel erg fijn is voor dit soort dingen.

[breew]

Ik zou me eens verdiepen in VBA voor excel.. Na wat oefenen moet dit niet al te moeilijk zijn om te realiseren.

[DukeBox]

VBA is juist dé reden om niet voor excel te gaan.. werkt alleen met windows (dus geen osx of mobiele devices) en werkt ook niet in de online (gratis) versie.

[Orion84]

smok84 schreef op maandag 25 september 2017 @ 20:23:
Nu ben ik benieuwd wanneer je voor een "ochtend dienst" kiest, dat die bij de volgende kolommen van starttijd, eindtijd, pauze, totaaltijd vast automatisch invult. (ik wil deze kolommen omdat ze ook met regelmaat overwerkt en dit eventueel later weer compenseert)

Wat heb je daarvoor zelf al geprobeerd en waar loop je op vast? Want een cel een waarde geven op basis van de waarde van een andere cel is vrij eenvoudig in Excel. Met een IF (of ALS in het Nederlands) en wellicht wat functies om daadwerkelijk tijden in te vullen en geen platte strings moet je een heel eind kunnen komen.

[breew]

DukeBox schreef op maandag 25 september 2017 @ 20:50:
VBA is juist dé reden om niet voor excel te gaan.. werkt alleen met windows (dus geen osx of mobiele devices) en werkt ook niet in de online (gratis) versie.

Daar wordt toch ook niet om gevraagd?

[DukeBox]

breew schreef op maandag 25 september 2017 @ 20:56:
Daar wordt toch ook niet om gevraagd?

Ik begreep dat het om meer dan een persoon ging die dit ging gebruiken maar nu ik de TS nogmaals lees maak ik er idd uit op dat het voor maar 1 persoon is.

[Archie_T]

Kijk even naar Vlookup. Je kan een tabel maken met die tijden zoals je boven noemt en als je dan een aantal vlookups doet vult excel het automatisch in.

[Orion84]

Dat is inderdaad ook wel een fraaie oplossing ja

[UltraSub]

smok84 schreef op maandag 25 september 2017 @ 20:23:
Hiervoor kunnen we niet een mooie app vinden, dus ik wil dat eigenlijk wel in Excel maken.

Ik gebruik al jaren naar tevredenheid HoursTracker (Pro).

[ Voor 50% gewijzigd door UltraSub op 25-09-2017 21:05 ]

[smok84]

UltraSub schreef op maandag 25 september 2017 @ 21:03:
[...]

Ik gebruik al jaren naar tevredenheid HoursTracker (Pro).

Thanks ga ik bekijken

Archie_T schreef op maandag 25 september 2017 @ 21:01:
Kijk even naar Vlookup. Je kan een tabel maken met die tijden zoals je boven noemt en als je dan een aantal vlookups doet vult excel het automatisch in.

Dit ga ik ook even bekijken

breew schreef op maandag 25 september 2017 @ 20:45:
Ik zou me eens verdiepen in VBA voor excel.. Na wat oefenen moet dit niet al te moeilijk zijn om te realiseren.

En deze ook.

Thnx guys!!

[ Voor 19% gewijzigd door smok84 op 25-09-2017 22:54 ]

[smok84]

Orion84 schreef op maandag 25 september 2017 @ 20:53:
[...]

Wat heb je daarvoor zelf al geprobeerd en waar loop je op vast? Want een cel een waarde geven op basis van de waarde van een andere cel is vrij eenvoudig in Excel. Met een IF (of ALS in het Nederlands) en wellicht wat functies om daadwerkelijk tijden in te vullen en geen platte strings moet je een heel eind kunnen komen.

Ik loop er in eerste instantie er al tegen aan dat ik bij de kolom "soort dienst" via 'gegevens validatie' de termen zoals ochtend, middag, avond, tussen heb toegevoegd. Deze kan ik dus selecteren, echter een "als" functie aan deze woorden toekennen voor de opvolgende kolom lukt niet, bij cijfers gaat dat gewoon prima of met formules.

Hoop dat je begrijpt wat ik bedoel, beetje lastig te formuleren.

[nino_070]

DukeBox schreef op maandag 25 september 2017 @ 20:37:
Er zijn wel bestaande tools maar hakken er qua budget wel in. perman, peragrine ,adp.
Ondanks dat ik gruwel van dit soort spreadsheet oplossingen is het voor een beperkte groep toch de meest eenvoudige oplossing.

Als je het in een spreadsheet gaat maken zou ik toch google docs overwegen. Zit je niet vast aan office (licenties) en/of de beperkte online mogelijkheden.
Automatisch vullen kan vrij simpel met wat google script en daarnaast kan google sheets pér veld beveiligd worden wat wel erg fijn is voor dit soort dingen.

Excel kan ook per veld beveiligd worden, heeft tegenwoordig prima online mogelijkheden en is dus een prima oplossing voor dit probleem. Ohja, en het heeft bestaansrecht van die vervelende "licenties" in plaats van jouw privédata, voor sommigen ook een voordeel.

[nino_070]

smok84 schreef op maandag 25 september 2017 @ 22:57:
[...]


Ik loop er in eerste instantie er al tegen aan dat ik bij de kolom "soort dienst" via 'gegevens validatie' de termen zoals ochtend, middag, avond, tussen heb toegevoegd. Deze kan ik dus selecteren, echter een "als" functie aan deze woorden toekennen voor de opvolgende kolom lukt niet, bij cijfers gaat dat gewoon prima of met formules.

Hoop dat je begrijpt wat ik bedoel, beetje lastig te formuleren.

Probeer eens te kijken naar de v.lookup/hor.lookup functies te kijken. Deze kunnen in een kolom/rij zoeken naar een waarde als "ochtend" en van een kolom/rij daarnaast iets aflezen. Of wil je juist in de kolom/rij ernaast iets berekenen?

[FreakNL]

Even tussendoor; Waarom?

Mijn vriendin heeft ook dit soort regelingen, zij vult gewoon haar uren in een urensysteem in, de rest gaat automatisch. Is het ter controle?

[smok84]

FreakNL schreef op maandag 25 september 2017 @ 23:28:
Even tussendoor; Waarom?

Mijn vriendin heeft ook dit soort regelingen, zij vult gewoon haar uren in een urensysteem in, de rest gaat automatisch. Is het ter controle?

Yes ter controle, want er lijkt links en rechts toch wel eens wat mis te gaan.
Vertrouwen is goed, controleren is beter.

[smok84]

nino_070 schreef op maandag 25 september 2017 @ 23:01:
[...]

Probeer eens te kijken naar de v.lookup/hor.lookup functies te kijken. Deze kunnen in een kolom/rij zoeken naar een waarde als "ochtend" en van een kolom/rij daarnaast iets aflezen. Of wil je juist in de kolom/rij ernaast iets berekenen?

Ga ik even bekijken, thnx!

Wat ik er mee wil is dat in de volgende kolommen, starttijd, eindtijd, pauze, netto uren automatisch worden ingevuld. Mocht er overwerk zijn kan je die zelf aanvullen/wijzigen.

Vervolgens vanuit daar de registratie voor toeslagen berekenen, zodat de uren die gewerkt zijn ook apart inzichtelijk zijn per toeslag percentage(aangezien het zo ook op de loonstrookjes verschijnt)

[Joran]

DukeBox schreef op maandag 25 september 2017 @ 20:50:
VBA is juist dé reden om niet voor excel te gaan.. werkt alleen met windows (dus geen osx of mobiele devices) en werkt ook niet in de online (gratis) versie.

Niet helemaal waar

[Killah_Priest]

smok84 schreef op dinsdag 26 september 2017 @ 12:48:
[...]


Ga ik even bekijken, thnx!

Wat ik er mee wil is dat in de volgende kolommen, starttijd, eindtijd, pauze, netto uren automatisch worden ingevuld. Mocht er overwerk zijn kan je die zelf aanvullen/wijzigen.

Vervolgens vanuit daar de registratie voor toeslagen berekenen, zodat de uren die gewerkt zijn ook apart inzichtelijk zijn per toeslag percentage(aangezien het zo ook op de loonstrookjes verschijnt)

Mocht men gebruik maken van Office 365 dan is staffhub misschien een optie (dat is zo'n beetje gemaakt voor dit soort zaken)

[loeberce]

Ik zou ervoor kiezen om het overwerk in een aparte kolom (of twee: starttijd overwerk en eindtijd overwerk) in te vullen. Bij leeg is er geen toeslag. De andere vaste tijden kan je laten invullen obv formule uit de eerste kolom.
Dus de volgende kolommen van links naar rechts:
[A] Datum - [B] Dagdeel (ochtend etc obv data validatie) - [C]Starttijd (als B=ochtend;07:15;als B=middag;etc etc) - [D] Eindtijd (zie starttijd) - [E] Pauze (als B=.... (of is dit altijd 0:30?) - [F] netto werktijd D-C-E - [G] toeslagpercentage (vert.zoeken of iets in die trant) - [H] toeslag in €?


Persoonlijk stokpaardje van mij is het niet gebruiken van vert.zoeken maar daarvoor in de plaats de formule =INDEX(MATCH). Deze kan namelijk alle richtingen op, waar bij vert.zoeken je alleen een resultaat kan halen rechts van de zoekwaarde. En bij grote spreadsheets vormt INDEX(MATCH) een lagere CPU belasting.

[DukeBox]

Joran schreef op dinsdag 26 september 2017 @ 12:59:
[...]

Niet helemaal waar

Ja, maar dat wordt via een soort vertaal tool uitgevoerd. Basis dingen als SearchFormat worden niet ondersteund.

[nino_070]

loeberce schreef op dinsdag 26 september 2017 @ 13:12:
Ik zou ervoor kiezen om het overwerk in een aparte kolom (of twee: starttijd overwerk en eindtijd overwerk) in te vullen. Bij leeg is er geen toeslag. De andere vaste tijden kan je laten invullen obv formule uit de eerste kolom.
Dus de volgende kolommen van links naar rechts:
[A] Datum - [B] Dagdeel (ochtend etc obv data validatie) - [C]Starttijd (als B=ochtend;07:15;als B=middag;etc etc) - [D] Eindtijd (zie starttijd) - [E] Pauze (als B=.... (of is dit altijd 0:30?) - [F] netto werktijd D-C-E - [G] toeslagpercentage (vert.zoeken of iets in die trant) - [H] toeslag in €?


Persoonlijk stokpaardje van mij is het niet gebruiken van vert.zoeken maar daarvoor in de plaats de formule =INDEX(MATCH). Deze kan namelijk alle richtingen op, waar bij vert.zoeken je alleen een resultaat kan halen rechts van de zoekwaarde. En bij grote spreadsheets vormt INDEX(MATCH) een lagere CPU belasting.

Maar hoe kan je MATCH("Tekst";bereik;0) werkend krijgen in dezen dan? Want het gaat hier toch om een tekstwaarde.

[loeberce]

nino_070 schreef op dinsdag 26 september 2017 @ 14:38:
[...]

Maar hoe kan je MATCH("Tekst";bereik;0) werkend krijgen in dezen dan? Want het gaat hier toch om een tekstwaarde.

De formule werkt als volgt:
=INDEX(bereik waarin resultaat wordt gevonden(MATCH(zoekterm; bereik waarin zoekterm moet worden gezocht;0))
Dat kan prima met tekstwaarden etc.

[nino_070]

loeberce schreef op dinsdag 26 september 2017 @ 15:50:
[...]

De formule werkt als volgt:
=INDEX(bereik waarin resultaat wordt gevonden(MATCH(zoekterm; bereik waarin zoekterm moet worden gezocht;0))
Dat kan prima met tekstwaarden etc.

Dank, en dit gebruikt dus echt minder cpu-kracht dan Lookup?

Overigens, wat ik me nog wel afvraag voor TS (en ben hier zelf ook wel benieuwd naar), hoe zorg je dan dat je deze data elke week/maand opnieuw enigszins geautomatiseerd opnieuw kan toevoegen? Zonder elke keer een werkblad te moeten copy pasten, of zonder VBS te gebruiken oid.

[loeberce]

Lookup rekent ook als automatisch berekenen is uitgeschakeld. En beschouwt het hele bereik (bv kolom A-E) terwijl je alleen een waarde uit de 5e kolom moet hebben.

Ik zou een blanco sheet maken als basis en die elke maand kopiëren als nieuwe maand. En anders iets met VBA klussen.

[Zed85]

Modbreak:

Weg. Voor iemand die 10 jaar geleden registreerde toon je erg weinig begrip voor t idee 'community'

[ Voor 75% gewijzigd door Lustucru op 26-09-2017 20:05 ]

[smok84]

loeberce schreef op dinsdag 26 september 2017 @ 15:50:
[...]

De formule werkt als volgt:
=INDEX(bereik waarin resultaat wordt gevonden(MATCH(zoekterm; bereik waarin zoekterm moet worden gezocht;0))
Dat kan prima met tekstwaarden etc.

Thanks, het is me gelukt met Match functie (in nederlands vergelijken).
Nu even kijken hoe ik automatisch de toeslagen berekend krijg.

Ik heb rechts van de tijden 5 kolommen met 22%, 38%,44%,49% en 60%
Nu formule toepassen voor tijden samen met bepaalde dagen.

Leuke uitdaging

Denk dat dit het beste te bereiken is door voor iedere dag een aparte index te maken, zodat deze zelf verder automatisch aanvult. (Waarbij ma, di, wo, do hetzelfde zijn)

[ Voor 12% gewijzigd door smok84 op 26-09-2017 23:35 ]