Verlofadministratie gekoppeld met Exchange

[i2Paq]

Mijn vraag:

Op dit moment gebruiken wij een Verlofaanvraagpakket welke geen koppeling heeft met Exchange en hierdoor zijn er al jaren discussies over wel of niet vrij hebben omdat "iemand" het niet in zijn agenda heeft staan maar wel verlof heeft gekregen.

Wij zoeken dus een (online) Verlofaanvraagpakket welke kan koppelen met Exchange (Dus niet Outlook) waarbij de verlofaanvraag doorgezet wordt naar de Exchange Agenda van de aanvrager, er een mail uitgaat naar zijn/haar manager zodat deze de aanvraag kan af/goedkeuren.

Daarnaast dient het pakket ook bij te houden hoeveel uren/dagen een persoon nog heeft.

Relevante software en hardware die ik gebruik:

Microsoft Exhange 2007, migratie naar Office365 in de pijplijn.

Wat ik al gevonden of geprobeerd heb:Google geraadpleegd maar niet iets gevonden waar ik meer verder kon.

[Vorkie]

http://www.clockwise.info/nl/

http://www.autotask.com/

Deze 2 ken ik voor tijdsschrijven / verlof / projecten etc.. geen idee of dat een betere oplossing is dan een mailtje en een agenda in outlook.

[MAX3400]

RES One Identity Director

Even goed installeren, je bedrijfsproces "programmeren" en klaar.

Maar ja, aangezien de topicstart voornamelijk roept wat de organisatie niet kan in tegenstelling tot wat er wel kan, is het wel degelijk interessant wat HR, directie, whatever voor functionele & technische requirements heeft gedefinieerd alsmede een budget heeft te besteden.

[i2Paq]

Vorkie schreef op vrijdag 25 augustus 2017 @ 12:43:
http://www.clockwise.info/nl/

Ik zie 1-2-3 geen koppeling met Exchange.
het lijkt mij meer een compleet planningspakket.

http://www.autotask.com/

Deze 2 ken ik voor tijdsschrijven / verlof / projecten etc.. geen idee of dat een betere oplossing is dan een mailtje en een agenda in outlook.

Een overkill aan functies die we nooit gaan gebruiken.

[i2Paq]

MAX3400 schreef op vrijdag 25 augustus 2017 @ 12:50:
RES One Identity Director

Even goed installeren, je bedrijfsproces "programmeren" en klaar.

Maar ja, aangezien de topicstart voornamelijk roept wat de organisatie niet kan in tegenstelling tot wat er wel kan, is het wel degelijk interessant wat HR, directie, whatever voor functionele & technische requirements heeft gedefinieerd alsmede een budget heeft te besteden.

We hebben al diverse pakketten in gebruik, Excact, FielBuddy, deze hebben echter geen goede verlofplanner in zich.
Vandaar mijn zoektocht/vraag naar een dergelijk, op zich staand, pakket.

[MAX3400]

i2Paq schreef op vrijdag 25 augustus 2017 @ 13:16:
[...]


...deze hebben echter geen goede verlofplanner in zich....

Sorry maar dat is BS; wij hebben op kantoor ook een variant van Exact voor alles in gebruik:

- alle interne en externe adreskaarten
- alle factuur-flows
- alle medewerkers incl managers
- alle vakantieplanningen, overurenplanningen, opleidingsmogelijkheden
- nog meer informatie die ik hier niet ga posten

Heb je Exact uberhaupt gesproken of ze het hebben of zit het niet in jouw licentie en wil/ga je maar wat nieuws zoeken?

Zoals ik in mijn vorige post probeerde duidelijk te maken: er zijn 0 requirements bekend, geen budget, ik lees geen "toestemming" van de organisatie. Het enige wat er staat "hoe boek ik vakantie en hoe kan ik daar een mail van versturen".

Trouwens, wat houdt jou tegen om een (simpel) database op te zetten, een .Net applicatie ertegenaan kwetteren en SMTP implementeren? Ik ben geen programmeur maar dit kost een expert misschien 2 dagen werk?

Neemt nog steeds niet weg: het bedrijfsproces "vakantie" bestaat niet. Of wel maar hier zitten enkele tot tientallen interne (en externe) afhankelijkheden aan. Deze afhankelijkheden zijn niet genoemd in jouw bedrijf/zoektocht waardoor een kant & klaar antwoord voor een ander pakket erg lastig wordt.

[ Voor 4% gewijzigd door MAX3400 op 25-08-2017 13:22 ]

[i2Paq]

MAX3400 schreef op vrijdag 25 augustus 2017 @ 13:22:
[...]

Sorry maar dat is BS; wij hebben op kantoor ook een variant van Exact voor alles in gebruik:

- alle interne en externe adreskaarten
- alle factuur-flows
- alle medewerkers incl managers
- alle vakantieplanningen, overurenplanningen, opleidingsmogelijkheden
- nog meer informatie die ik hier niet ga posten

Heb je Exact uberhaupt gesproken of ze het hebben of zit het niet in jouw licentie en wil/ga je maar wat nieuws zoeken?

Zoals ik in mijn vorige post probeerde duidelijk te maken: er zijn 0 requirements bekend, geen budget, ik lees geen "toestemming" van de organisatie. Het enige wat er staat "hoe boek ik vakantie en hoe kan ik daar een mail van versturen".

Trouwens, wat houdt jou tegen om een (simpel) database op te zetten, een .Net applicatie ertegenaan kwetteren en SMTP implementeren? Ik ben geen programmeur maar dit kost een expert misschien 2 dagen werk?

Neemt nog steeds niet weg: het bedrijfsproces "vakantie" bestaat niet. Of wel maar hier zitten enkele tot tientallen interne (en externe) afhankelijkheden aan. Deze afhankelijkheden zijn niet genoemd in jouw bedrijf/zoektocht waardoor een kant & klaar antwoord voor een ander pakket erg lastig wordt.

Jeetje, met het verkeerde been uit bed gestapt?

Ik het niet over een Vakantieaanvraag maar over verlofaanvraag, medisch afwezig, bijzonder verlof etc.

Een database opzetten, , een .Net applicatie ertegenaan kwetteren etc. is niet echt wat we zoeken.

[ Voor 7% gewijzigd door i2Paq op 25-08-2017 13:27 ]

[Vorkie]

i2Paq schreef op vrijdag 25 augustus 2017 @ 13:12:
[...]


Ik zie 1-2-3 geen koppeling met Exchange.
het lijkt mij meer een compleet planningspakket.


[...]


Een overkill aan functies die we nooit gaan gebruiken.

Nee, beide sturen mails uit als iets geaccordeerd is / moet worden, alsnog is het een bedrijfsproces van HR + de afdelingsmanager wat je probeert te automatiseren en dan heel specifiek het stukje verlof, maar die moet ook ergens tegen aan babbelen (want wie heeft recht op hoeveel dagen vrij (HR), stel dat manager x niet aanwezig is en persoon y en z akkoord krijgen door delegate a en er dus 2 mensen van de 3 op dezelfde dag vrij zijn?)

Voor de simpelste oplossing zal je zelf een programma moeten schrijven zoals @MAX3400 al aangeeft, dan is het geen bedrijfsproces, maar een inform proces. Uiteindelijk moet HR weten hoeveel tijd iemand nog heeft / krijgt.

[i2Paq]

Vorkie schreef op vrijdag 25 augustus 2017 @ 13:27:
[...]

Nee, beide sturen mails uit als iets geaccordeerd is / moet worden, alsnog is het een bedrijfsproces van HR + de afdelingsmanager wat je probeert te automatiseren en dan heel specifiek het stukje verlof, maar die moet ook ergens tegen aan babbelen (want wie heeft recht op hoeveel dagen vrij (HR), stel dat manager x niet aanwezig is en persoon y en z akkoord krijgen door delegate a en er dus 2 mensen van de 3 op dezelfde dag vrij zijn?)

Voor de simpelste oplossing zal je zelf een programma moeten schrijven zoals @MAX3400 al aangeeft, dan is het geen bedrijfsproces, maar een inform proces. Uiteindelijk moet HR weten hoeveel tijd iemand nog heeft / krijgt.

Jullie denk allemaal veels-te-groot, we zijn een bedrijf met =/- 50 man, geen multinational.

[Vorkie]

i2Paq schreef op vrijdag 25 augustus 2017 @ 13:30:
[...]


Jullie denk allemaal veels-te-groot, we zijn een bedrijf met =/- 50 man, geen multinational.

In de essentie is het toch hetzelfde? Clockwise kom ik tegen bij bedrijven met 5 man (die gebruiken dan wel het hele scala, met 1 klik een factuur voor project x en een timesheet voor personeel die ingehuurd wordt, kunnen hun urenstaten zelf afdrukken etc..)

Exact software precies hetzelfde, zelfs 1 mans zaken die het hele scala ingebakken hebben.

Met +- 50 man heb je zelfs al een OR... dan lijkt mij ook dat je een HR hebt. (ook al heeft diegene 4 taken tegelijkertijd)

Dus nee ik denk niet te groot... ik denk in het proces (wat @MAX3400 ook doet eigenlijk)

[MAX3400]

i2Paq schreef op vrijdag 25 augustus 2017 @ 13:25:
[...]


Jeetje, met het verkeerde been uit bed gestapt?

Nee, waarom? Omdat ik vertel wat jij niet beschrijft en niet wil navragen bij, bijvoorbeeld, Exact? Je reageert ook niet eens inhoudelijk op mijn suggestie van RES.

Ik het niet over een Vakantieaanvraag maar over verlofaanvraag, medisch afwezig, bijzonder verlof etc.

Een database opzetten, , een .Net applicatie ertegenaan kwetteren etc. is niet echt wat we zoeken.

Nee, want Exact draait tegen een plain-text file zonder front-end?

Je denkt zelf veel te moeilijk; een "aanvraag" is niets meer en niets minder dan een record in een database. Of die aanvraag is om te mogen poepen tussen 13:00 en 14:00 of dat je 19 weken op vakantie wil, maakt niet uit voor de zoektocht. Uiteindelijk vink je een record aan, begintijd, eindtijd, code en omschrijving.

Het is zelfs in een "gratis" pakket als WordPress te regelen; daar zijn gewoon plugins voor. Oh wacht, dat is ook een database en daar zit je niet op te wachten?

[PeterEs]

Hoe groot zijn jullie? Wij werken met PNA Webloket. Worden netjes je vakantieuren in bijgehouden, overwerk is toe te voegen en je kunt managers assignen die de aanvraag dan weer goed moeten keuren.

Voldoet niet helemaal aan je eisen want er is geen 1:1 koppeling met Exchange. Wel ontvangt de medewerker (na goedkeuring) een bevestiging met een ICS bestand in de bijlage waarmee het eenvoudig is om zijn verlof aan de outlook agenda toe te voegen. Binnen PNA Webloket is in een agenda overzichtelijk wie wanneer vrij heeft gevraagd en of de aanvraag al goedgekeurd is.

Nadeel is wel: Aparte inlog benodigd, je kunt het niet met single-sign-on koppelen.

[Croga]

Zo jammer weer dat we interactie tussen mensen proberen op te lossen met een stuk automatisering.....
Waarom praten die mensen niet gewoon met elkaar? Het kan toch niet zo heel erg ingewikkeld zijn om even te roepen "Hey, ik ben er morgen niet, dan zit ik bij de huisarts!".

Bij mijn teams wordt dit allemaal "geautomatiseerd" met een vel papier wat tegen de muur hangt. Neemt iemand een dag vrij dan kleurt hij een vakje blauw. Is iemand ziek dan kleurt iemand anders een vakje rood.

Ja, er moet ergens een proces zijn om dat vast te leggen zodat er afgerekend kan worden. Maar daar praten we hier niet over;

i2Paq schreef op vrijdag 25 augustus 2017 @ 12:40:
Op dit moment gebruiken wij een Verlofaanvraagpakket welke geen koppeling heeft met Exchange en hierdoor zijn er al jaren discussies over wel of niet vrij hebben omdat "iemand" het niet in zijn agenda heeft staan maar wel verlof heeft gekregen.

We praten hier niet over een probleem in een proces of procedure. We praten hier over een probleem in de manier waarop mensen met elkaar om gaan. Dat los je niet op met een tool. Dat los je op door te zorgen dat die mensen samenwerken.

[MAX3400]

Croga schreef op vrijdag 25 augustus 2017 @ 13:53:
...Dat los je op door te zorgen dat die mensen samenwerken.

Eens maar we weten niet of er 45 man in de buitendienst zit en 5 op kantoor of dat er 50 man in 1 grote ruimte zit.

En dan nog; naar goeddunken kan je opmerkingen van je collega's ook selectief vergeten. Een proces en een vastlegging is dan de enige manier om alles in het gareel te houden.

[Oekiejoekie]

PeterEs schreef op vrijdag 25 augustus 2017 @ 13:44:

Voldoet niet helemaal aan je eisen want er is geen 1:1 koppeling met Exchange. Wel ontvangt de medewerker (na goedkeuring) een bevestiging met een ICS bestand in de bijlage waarmee het eenvoudig is om zijn verlof aan de outlook agenda toe te voegen.

Wij hebben een tijd lang een tijdregistratie/verlofurenregistratie gedraaid, die wel automagisch alle verlof in Exchange zette. Nadeel was dat dat ook automatisch de soort verlof er bij kwam te staan. En dat is toen afgeschoten door de ondernemingsraad. Als jij elke week 2 uur vrij krijgt voor bezoek aan de Fysio omdat je rugklachten hebt, dan weten je collega's dat meestal wel. Maar als je bijvoorbeeld een vruchtbaarheidsbehandeling hebt, wil je dat misschien niet in het hele bedrijf aan de grote klok hebben hangen (He, daar is Jansen van Inkoop, met traag zaad )

Dan lijkt het me zelf in de agenda plaatsen zodat je de omschrijving aan kunt passen wel ideaal. Als ik bijvoorbeeld op woensdagmiddag 4 uur vrij pak omdat het mooi weer is, mogen ze mij best bellen voor een spoedgeval. Maar als ik vrijneem voor een begrafenis, dan heb ik, ook in spoedgevallen, mijn telefoon uitstaan...

[Croga]

MAX3400 schreef op vrijdag 25 augustus 2017 @ 13:58:
En dan nog; naar goeddunken kan je opmerkingen van je collega's ook selectief vergeten. Een proces en een vastlegging is dan de enige manier om alles in het gareel te houden.

Klopt. Een proces is inderdaad een hele goede manier om gebrek aan vertrouwen te tonen én in stand te houden....

Als er mensen naar goeddunken selectief opmerkingen van collegas vergeten dan ga je dat niet oplossen met een tool. Dan is er iets serieus mis met de manier waarop medewerkers elkaar behandelen. Een tool kan dat verbloemen, niet oplossen.