Meerdere gebruikers email outlook inbox

[Highfive95]

Voor mijn bedrijf gebruik ik nu Outlook als mail client. Nu met ongeveer 7 of 8 email adressen. Daarbij gebruik ik veelvuldig de categorieën om aan te geven of een mail beantwoord is, in behandeling is etc. Dit werkt prima bij één gebruiker. Nu staat op een andere pc ook outlook waar dezelfde emails via pop3 of imap binnen komen.

Probleem hierbij is dat deze gebruiker niet kan zien of een mail is afgewerkt dmv kleur van de categorie. In feite staat er gewoon een kopie van de mails op de andere pc.

In het verleden toen ik nog voor een baas werkt kon je met meerdere gebruikers in één inbox werken. Je kon zien welke mails behandeld waren etc. Ook de verzonden mail etc kon je zien.

Nu is het zo dat in onderling overleg even aangegeven wordt wie welke mail behandelt. Op de "hoofdpc" wordt deze dan afgewerkt middels de kleurtjes van de categorie. Email van de andere pc wordt dan in BCC gestuurd en automatisch in verzonden mail op hoofdpc gezet. Erg omslachtig allemaal.

Maar aangezien er twee medewerkers bijkomen is dit dadelijk geen optie meer. Dan wordt het een beetje te druk overleggen wie waar mee bezig is.

Nu begreep ik dat dit via Exchange wel kan en je dan een gebruiker toegang kan geven tot de mailbox. Alleen heb ik geen idee wat ik hiervoor moet hebben bij Mircrosoft. Ik zie dat office 365 exchange ondersteund. Maar is dit dan voldoende? En moet ik dan een account voor iedere gebruiker aanmaken? Of kan ik dezelfde gebruiker op 4 pc's installeren?

En wellicht zijn er eventueel nog alternatieven?

[Verwijderd]

Gebruik een volwaardig systeem (iets van een administratiesysteem, ticketsysteem). Met Exchange ga je waarschijnlijk sync issues krijgen.

[MAX3400]

Verwijderd schreef op woensdag 23 augustus 2017 @ 15:25:
Gebruik een volwaardig systeem (iets van een administratiesysteem, ticketsysteem). Met Exchange ga je waarschijnlijk sync issues krijgen.

Doe eens niet zo xenofoob t.o.v. Exchange.

Je kan 1 mailbox ter beschikking stellen aan 1000 mensen en 0 sync issues hebben. Zelfs als je mail verzend (dus niet Send As maar Send On Behalf), kan de mail alsnog in de shared mailbox blijven en niet in de Sent Items van de betreffende gebruiker.

Als je dan ook iedereen online laat werken, en niet in Cached Mode, is 1 rood vlaggetje meteen bij iedereen zichtbaar in de mailbox.

@Highfive95 Gezien de laatste paragraaf van je betoog: dit is duidelijk een vraag voor de systeembeheerder en/of een expert. Even "iets met Office365 en Exchange" doen, is niet voor de gemiddelde persoon weggelegd; zeker niet als er geen eerdere ervaring is met Exchange, permissies, rollen, etc.

[ Voor 7% gewijzigd door MAX3400 op 23-08-2017 15:27 ]

[Croga]

Ja, dit kan met Exchange. Ja, je kunt dezelfde gebruiker op 4 PCs installeren.

Nee, dit is niet wat je wilt!

Je bent nu aan het proberen een workflow procedureel op te lossen in een tool die daar niet geschikt voor is. Je gaat op korte termijn tegen een hele berg beperkingen aan lopen; zaken waar Exchange (of Outlook, of EMail in het algemeen) simpelweg niet geschikt voor is Ik zou je sterk aanraden eens te kijken wat je proces is en te kijken naar tools die bedoelt zijn om dat specifieke proces te ondersteunen.

Om eens een voorbeeld te geven:
- EMail is niet geschikt om een discussie te volgen.
- EMail is niet geschikt om verrijking van een proces te doen
- Email is niet geschikt om achteraf te zien wat er allemaal gebeurt is (in getallen). Je kunt dus niet nagaan hoeveel klachten je over een specifiek iets gehad hebt, hoeveel inkoop orders er zijn geweest, etc. etc.

@Highfive95 Gezien de laatste paragraaf van je betoog: dit is duidelijk een vraag voor de systeembeheerder en/of een expert. Even "iets met Office365 en Exchange" doen, is niet voor de gemiddelde persoon weggelegd; zeker niet als er geen eerdere ervaring is met Exchange, permissies, rollen, etc.

Oh come on. We hebben het hier niet over rocket science. Office365/Exchange in gebruik nemen kan iedere aap. Nog sterker; ik ben daar het levend bewijs van :-p

[ Voor 21% gewijzigd door Croga op 23-08-2017 15:29 ]

[Vorkie]

@Highfive95 Zoek een lokaal ICT advies bedrijfje die je even op weg kan helpen ipv zelf iets proberen. De mogelijkheden zijn eindeloos (En daarbij help je als bedrijf je lokale collega's ook nog eens)

Je moet niet gelijk denken aan 1000den euro's voor een adviesje, vaak zijn er groepen met bedrijven in de buurt die elkaar met dit soort zaken helpen (de tuinman wilt e-mail en de systeembeheerder een mooie tuin)

[MAX3400]

Croga schreef op woensdag 23 augustus 2017 @ 15:27:


Oh come on. We hebben het hier niet over rocket science. Office365/Exchange in gebruik nemen kan iedere aap. Nog sterker; ik ben daar het levend bewijs van :-p

Monkey see, monkey do; wil nog niet zeggen dat je weet waar je mee bezig bent.

Ik zie dat office 365 exchange ondersteund. Maar is dit dan voldoende? En moet ik dan een account voor iedere gebruiker aanmaken? Of kan ik dezelfde gebruiker op 4 pc's installeren?

Zet die vragen eens af tegen een on-prem / hybrid / hosted Exchange implementatie. Dan zie je al een enorme mismatch in "elke aap kan het" t.o.v. de functionaliteit/kennis van topicstarter.

[7Sins]

@Highfive95

Office 365 is hier perfect voor. Ieder heeft zn eigen email inbox. Maar tegelijkertijd kan je een algemeen/gedeeld/openbaar postvak hebben waar iedereen ook bij kan. Je kan dan afspreken dat als iemand een e-mail behandeld, dat hij die versleept naar zn eigen inbox. Waardoor de email voor andere niet zichtbaar is. En via dat gedeelde postvak kan je ook nog regels toevoegen voor automatisch reacties.

Als je al office 365 gebruikt, dan moet je hierheen en klik je op postvakmachtigingen bij het betreffende postvak.
https://tweakers.net/ext/f/HJI20C0y9PCg5eixcBGBi9Yn/full.png


er zijn natuurlijk ook genoeg andere mogelijkheden. Mocht je office 365 gebruiken of willen gebruiken, stuur me dan een pb'tje en dan help ik je graag opweg.


(source: Ik ben office365/exchange/sharepoint beheerder van +-80 tenants met ieder 100+ gebruikers)

[Verwijderd]

MAX3400 schreef op woensdag 23 augustus 2017 @ 15:27:
[...]

Doe eens niet zo xenofoob t.o.v. Exchange.

Je kan 1 mailbox ter beschikking stellen aan 1000 mensen en 0 sync issues hebben. Zelfs als je mail verzend (dus niet Send As maar Send On Behalf), kan de mail alsnog in de shared mailbox blijven en niet in de Sent Items van de betreffende gebruiker.

Als je dan ook iedereen online laat werken, en niet in Cached Mode, is 1 rood vlaggetje meteen bij iedereen zichtbaar in de mailbox.

@Highfive95 Gezien de laatste paragraaf van je betoog: dit is duidelijk een vraag voor de systeembeheerder en/of een expert. Even "iets met Office365 en Exchange" doen, is niet voor de gemiddelde persoon weggelegd; zeker niet als er geen eerdere ervaring is met Exchange, permissies, rollen, etc.

Niks mis met Exchange (is het enige wat ik op gebied van e-mail implementeer...), maar TS gaat volgens mij nu een manier van werken proberen die naar mijn mening beter met een ander systeem opgelost kan worden.

Online mode heb je wel verder een goed punt, dus het zal wellicht wel werken. Wil je het alsnog op zo'n manier gaan aanpakken? Mhoah.

[Verwijderd]

Ik begrijp de antwoorden niet. TS wil duidelijk een simpele oplossing, net per se de puristisch perfecte oplossing.

Voor topicstarter: bij POP3 halen de PC's de emails op en worden mappen lokaal aangemaakt. Bij IMAP blijven de mails op de server en kun je de mappen ook op de server aanmaken.

Het makkelijkst voor jou is dus om beide PC's om te zetten naar IMAP en gebruik te maken van mappen en statussen. Beide PC's zullen dan hetzelfde laten zien.

Exchange is een mailserver waar de halve wereld op draait. Doen alsof die niet kan wat je zoekt, is onzin en bewijs van onkunde. Je kunt dus ook een exchange server neerzetten, echter gezien je vraagstelling lijkt mij dat een beetje teveel van het goede.

Puristisch gesproken is email hier niet de tool voor.

Kijk eens naar Atlassian Jira. Hier koop je voor 10 dollar een licentie voor voor 10 users. Die kun je de mail laten ontvangen en die maakt vervolgens tickets aan in je workflow systeem, waar iedereen bij kan.

[Highfive95]

Croga schreef op woensdag 23 augustus 2017 @ 15:27:
Ja, dit kan met Exchange. Ja, je kunt dezelfde gebruiker op 4 PCs installeren.

Nee, dit is niet wat je wilt!

Je bent nu aan het proberen een workflow procedureel op te lossen in een tool die daar niet geschikt voor is. Je gaat op korte termijn tegen een hele berg beperkingen aan lopen; zaken waar Exchange (of Outlook, of EMail in het algemeen) simpelweg niet geschikt voor is Ik zou je sterk aanraden eens te kijken wat je proces is en te kijken naar tools die bedoelt zijn om dat specifieke proces te ondersteunen.

Om eens een voorbeeld te geven:
- EMail is niet geschikt om een discussie te volgen.
- EMail is niet geschikt om verrijking van een proces te doen
- Email is niet geschikt om achteraf te zien wat er allemaal gebeurt is (in getallen). Je kunt dus niet nagaan hoeveel klachten je over een specifiek iets gehad hebt, hoeveel inkoop orders er zijn geweest, etc. etc.

Workflow is het probleem niet helemaal. Daar gebruik ik mail ook niet voor.

Gaat alleen om beheer van de mails die door meerdere personen gedaan moet kunnen worden. Mails waarbij een actie vereist is door "backoffice" worden in apart systeem gezet.

Punt is dat nu de andere gebruiker niet kan zien of mail beantwoord is. Althans niet in een oogopslag. Nu moet er communicatie onderling plaatsvinden en dat is dadelijk te omslachtig met 4 personen.

[Croga]

MAX3400 schreef op woensdag 23 augustus 2017 @ 15:30:
Zet die vragen eens af tegen een on-prem / hybrid / hosted Exchange implementatie. Dan zie je al een enorme mismatch in "elke aap kan het" t.o.v. de functionaliteit/kennis van topicstarter.

Je hoeft dat daar helemaal niet tegen af te zetten. Daar praten we namelijk helemaal niet over. We praten over een heel simpele Office365/Exchange. Dat is klik&klaar, daar is niets moeilijks aan. Daar kan niets aan fout gaan. Dat is een gebruiker bij elkaar klikken en that's it.

Verwijderd schreef op woensdag 23 augustus 2017 @ 15:40:
Het makkelijkst voor jou is dus om beide PC's om te zetten naar IMAP en gebruik te maken van mappen en statussen. Beide PC's zullen dan hetzelfde laten zien.

Nope. Beide PCs laten niet hetzelfde zien. Als je met Outlook kleur codes gaat werken dan gebruikt Outlook daar properties voor die niet in het IMAP protocol zitten. Die zullen dan ook niet naar de server, en dus niet naar de andere clients, gestuurd worden.

[Verwijderd]

Croga schreef op woensdag 23 augustus 2017 @ 15:46:
Nope. Beide PCs laten niet hetzelfde zien. Als je met Outlook kleur codes gaat werken dan gebruikt Outlook daar properties voor die niet in het IMAP protocol zitten. Die zullen dan ook niet naar de server, en dus niet naar de andere clients, gestuurd worden.

Ik had het niet over kleurcodes. Gebruik dan mappen.

[Highfive95]

Croga schreef op woensdag 23 augustus 2017 @ 15:46:
[...]

Nope. Beide PCs laten niet hetzelfde zien. Als je met Outlook kleur codes gaat werken dan gebruikt Outlook daar properties voor die niet in het IMAP protocol zitten. Die zullen dan ook niet naar de server, en dus niet naar de andere clients, gestuurd worden.

Zover was ik inmiddels ook dat IMAP dit niet ondersteund.

"Vroeger" toen ik nog voor een baas werkte hadden wij één inbox voor 8 verschillende personen. Een iemand nam mail in behandeling. Maakte de mail groen, klaar. Andere zagen meteen dat mail in behandeling was.

Zoiets moet het dus ook ongeveer zijn.

[ Voor 4% gewijzigd door Highfive95 op 23-08-2017 15:48 ]

[Verwijderd]

Maak een map 'in behandeling' aan. Diegene die hem in behandeling neemt, sleept hem die map in. En klaar ben je.

[WeHoDo]

Of neem een VPS met Kerio Mail. Heb je alles in eigen beheer en kost ook niet veel.

[Mektheb]

Verwijderd schreef op woensdag 23 augustus 2017 @ 15:49:
Maak een map 'in behandeling' aan. Diegene die hem in behandeling neemt, sleept hem die map in. En klaar ben je.

Dit inderdaad.

[Highfive95]

Verwijderd schreef op woensdag 23 augustus 2017 @ 15:49:
Maak een map 'in behandeling' aan. Diegene die hem in behandeling neemt, sleept hem die map in. En klaar ben je.

Dit is inderdaad een optie waar ik nog niet aan gedacht had. Dan kan ik mail via IMAP binnen laten komen. Mail verslepen naar mapje, beantwoorden. Verplaatsen naar mapje afgewerkt. Klaar

[ Voor 4% gewijzigd door Highfive95 op 23-08-2017 16:01 ]

[ellen1305]

Zie ook knip

Een geweldig fijne tool voor gedeelte mailboxen.
Ze geven gratis en snel een duidelijke demo.

[ Voor 9% gewijzigd door Question Mark op 03-03-2021 14:07 ]

[Question Mark]

Niet heel nutting om een topic van bijna 4 jaar te kicken, met alleen een linkje naar een product.

Ik sluit dit topic dan ook maar.