Automatische E-mailnotificatie bij Nieuwe E-mail

[Lagonas]

Ik ben bezig op kantoor met een bepaald project waar we willen instellen dat als een medewerker een e-mail krijgt dat deze op zijn persoonlijke adres een e-mail ontvangt met een simpele "You've got mail".

Voorbeeld:
[e-mail] stuurt e-mail naar [e-mail].
E-mail server ziet een nieuwe mail binnenkomen en stuurt een e-mail naar [e-mail] (zijn eigen persoonlijke adres) dat die eeen nieuwe e-mail heeft.

---

Software die gebruikt is:
Outlook 2016
Exchange Server 2010

---

Wij hebben het volgende opgezet via outlook rules:

De mail template is als volgt:

Wat er nu echter gebeurd is dat degene in het aanveld de e-mail ontvangt (Mits deze is opgenomen in je contact lijst), en ook de sender. Dit is geen vreemde reactie aangezien de rule is dat er een server reply komt.

Ik heb hierna geprobeerd om op de exchange server te werken met transport rules via een manual die ik online vond (Ik weet niet zeker of ik er naartoe mag linken) die aangeeft dat je de volgende optie moet gebruiken:

On the Actions screen in the top box select log an event with message then in the bottom screen click the message link and enter the message you will have created in the detail screen of the event viewer.

Deze optie is niet beschikbaar bij ons op de Exchange server.

Is er iemand die weer of hier omheen te werken is? Let op: De content van de mail mag NIET meegestuurd worden, dus een simpele foward bereikt niet wat te willen. We willen een simpel bericht dat er een nieuwe mail is.

[Verwijderd]

Ik ben geen Outlook/Exchange expert, maar ik denk niet dat die mogelijkheid bestaat binnen email rules. Wat je wel zou kunnen doen met rules is een forward van die email naar je externe adres (als dat toegestaan is).

Anders kan je eventueel aan de slag met PowerShell. Je maakt een scriptje rond Get-MailboxStatistics dat bv elke minuut het aantal items in je mailbox checkt en wegschrijft in een bestand. Indien het getal hoger is dan de vorige check, laat je PowerShell een email sturen naar je externe adres. Dit scriptje schedule je dan elke minuut op je Exchange server.

[Dennism]

Of dit zo kan durf ik niet te zeggen, een powershell script zou kunnen zoals KerberosX al aangeeft, maar zal waarschijnlijk wel load veroorzaken op de server en ook "afgaan" bij mail die niet binnen het project valt.

Verder vraag ik me eigenlijk af wat voor probleem er opgelost moet worden. Ik verwacht namelijk dat lang niet iedere medewerker aan een systeem als dit zal willen deelnemen, en zonder toestemming van de medewerker mag je het niet invoeren met privé adressen. Ook hoeft een medewerken geen actie te ondernemen op e-mail gestuurd naar zijn privé adres en ook niet op mail die aankomt buiten werktijd. Daarnaast zal de gemiddelde medewerker zijn zakelijke mail waarschijnlijk vaker controleren dan zijn privé mail.

[MAX3400]

Niemand een idee dat het versturen van mail naar extern enige "logging / audit" buiten de organisatie legt en dat het nooit bewijsbaar is dat de geaddresseerde werknemer de notificatie en/of de mail leest?

Je zal inderdaad met Transport rules aan de gang moeten om je wens te voltooien; desondanks raad ik dit af tenzij er written & signed toestemming is van de security-officer en/of de allerhoogste eindverantwoordelijke ter plekke.

[Killah_Priest]

Dit is vrij makkelijk te scripten zonder transport rules, met de Exchange Web Services API.
In het kort komt het hierop neer :
Laad de EWS module in Powershell, maak een connectie met de exchange server via Autodiscover, daarna maak je een eventsubsubscription op de betreffende mailboxen welke triggert op een NewMail event.

Glen Scales (een MVP) heeft een zeer uitgebreide blog over het gebruik van EWS met Powershell waarop ook veel voorbeelden staan met uitleg.

[Lagonas]

Dank allen voor de antwoorden.

Ik zal het even proberen iets beter uit leggen aangezien het idee er wat vreemd uit ziet.

Ik werk bij een beursgenoteerd bedrijf waar een supervisory board aanwezig is. Aangezien deze board members bijna allemaal hetzelfde doen voor andere bedrijven gaan zij geen 5 mailboxes in de gaten kunnen houden. Om te zorgen dat ze nog steeds al hun mail lezen is er in overleg met hen zelf voorgesteld dat we zo iets opbouwen dat ze een mail ontvangen op hun persoonlijke e-mail adres.

Ik merk wel dat we er iets te blind vanuit gingen dat dit een standaard functionaliteit is. Ik ga even de blog van Glen Scales induiken om dit voor elkaar te krijgen! Dank en ik zal hier nog wel melden of alles gelukt is.

[MAX3400]

lagonas schreef op maandag 28 augustus 2017 @ 08:21:
...gaan zij geen 5 mailboxes in de gaten kunnen houden...

Klinkt als dom? Wel van x mailboxen alle notificaties naar 1 mail-adres sturen maar het is teveel gevraagd om voor alle x mailboxen push-notificaties aan te zetten naar een (enkel) mobiel device?

Werk het nog eens goed uit want je weet dat er geheid naar "de ICT" gewezen wordt als de notificaties niet meer binnenkomen op [e-mail] terwijl die gasten niet snappen/weten dat @prive.nl een issue heeft met mail ontvangen dat weekend. En natuuuuuurlijk gebeurt het precies als er een grote deal, beursverschuiving, anderszins financiele aandacht gaande is.