Hoe stel je Sharepoint in als Cloud File Server?

[Sjeefr]

Aloha!

Op dit moment hebben wij een lokale SBS server (als ik mij niet vergis) en hebben alle medewerkers (intern en extern(RDP)) toegang tot de diverse gedeelde netwerk schijven ("X:/ Y:/, etc."), Echter om minder afhankelijk te zijn van een lokale server zijn we reeds overgestapt op Office 365 ten behoeve van mail. Nu ben ik zelf aan het rondneuzen of we alle schijven en bijbehorende mappen óók 'cloud' kunnen maken.

Mijn initiële gedachte was OneDrive, maar blijkbaar is dat enkel voor jouw eigen bestanden (i.e. "Mijn documenten"). Het medium voor company-wide gedeelde mappen is Sharepoint i.c.m. libraries (toch?). Echter loop ik tegen twee problemen aan voordat ik het überhaupt wil overwegen, ten opzichte van bv. Dropbox (want dat werkt enkel voor file sharing toch echt vele malen gemakkelijker).

1. (belangrijkst) Hoe kan je instellen dat een medewerker automatisch de mappen ziet hij/zij toegang heeft tot?
   Ik heb toegang tot enkele libraries, maar in OneDrive (Mac/iPhone app) moet ik ze zelf via de web interface eerst handmatig toevoegen, ze staan niet direct beschikbaar (om überhaupt aan te klikken). Er is niet eens een lijst met "welke wilt u?"
2. Hoe zorg ik voor een eenvoudige folder naam structuur? (zie probleem/wens hieronder)

Om Sharepoint zou eenvoudig mogelijk in te richten lijkt het mij verstandig het te beperken tot één site (de standaard Team Site); niemand gaat Sharepoint web toch gebruiken.. Als ik daarin libraries maak en sync met mijn Mac (zal met Windows niet anders zijn?) dan is de mappen structuur nogal dubbelop, namelijk als volgt:

Vilscon / Company B.V. / Company B.V. Team Site - LibraryNaam / Inhoud

Dat moet toch veel makkelijker kunnen? Bijvoorbeeld:

Vilscon / Company B.V. / LibraryNaam / Inhoud

---

Bottom-line is dat ik enkel de meest eenvoudige manier (qua gebruik) van een paar company-wide (met per-user access rights) mappen wilt (e.g. Financials, Design projects, Accounting, Product info). Hierbij dus belangrijk dat medewerkers zo min mogelijk moeten doen om toegang tot alles te verkrijgen. Je kan niet verwachten dat alle 50 medewerkers en toekomstige telkens naar portal.office.com gaan → Sharepoint → En voor iedere library op 'Sync' gaan klikken. Een automatische lijst, zoals OneDrive "welke mappen wilt u synchroniseren?" zou veel makkelijker zijn.

[ Voor 6% gewijzigd door Sjeefr op 09-08-2017 10:10 ]

[Wish]

Sharepoint is een DMS (document management systeem) en geen fileshare... Eén op een overstappen gaat hem niet zo worden vrees ik.

Als je dit al wilt doen (een dergelijke migratie) kijk dan eens naar de daarvoor geschikte tooling zoals Share-gate: https://en.share-gate.com/

[ Voor 36% gewijzigd door Wish op 09-08-2017 10:12 ]

[Sjeefr]

Hm, dat is dan vreemd? Een aantal vrienden werken zelf voor een aantal bedrijven die ook Sharepoint gebruiken (i.p.v. SBS/Dropbox/etc) en die beweren wel gemakkelijk een bestandsserver ermee te hebben. Enkel medewerker en geen beheerder, dus qua instellen kom ik er niet door verder.

[Croga]

Wish schreef op woensdag 9 augustus 2017 @ 10:10:
Sharepoint is een DMS (document management systeem) en geen fileshare... Eén op een overstappen gaat hem niet zo worden vrees ik.

Met "Onedrive for Business" beweert Microsoft toch anders.....

[Wish]

Croga schreef op woensdag 9 augustus 2017 @ 10:12:
[...]

Met "Onedrive for Business" beweert Microsoft toch anders.....

Yep - maar Onedrive is altijd persoonlijk (ook volgens Microsoft) en alhoewel dit op de achtergrond ook gebruik maakt van de Sharepoint omgeving, is de inrichting wel anders...

[MAX3400]

Croga schreef op woensdag 9 augustus 2017 @ 10:12:
[...]

Met "Onedrive for Business" beweert Microsoft toch anders.....

Klopt. Maar Onedrive != Sharepoint. Je kan OneDrive koppelen met Sharepoint en, zoals de topicstarter niet wil, per site / sub-site / whatever een lokale sync maken.

@Vilscon het is trouwens essentieel dat je je wel verdiept in Sharepoint. Je wenst bijvoorbeeld directories voor "Finance" en voor "Design" maar dat moet je niet in 1 site willen. De permissies per site en de inheritance kan ervoor zorgen dat een designer alle facturen kan inzien/verwijderen of dat een finance-medewerker "per ongeluk" de designs van het nieuwste produkt verwijderd.

Zoals Wish in "Hoe stel je Sharepoint in als Cloud File Server?" aangeeft; SharePoint is DMS en geen dumpbak als vervanging van de fileserver.

Denk er goed over na; de vraagstelling zover in de topicstart, vertaald naar Windows File Services is: ik wil graag een online shared folder waar iedereen alles in mag. Ergo, "NTFS-permissies Everyone Full Control".

[Sjeefr]

@MAX3400 Hm, grotendeels heb je wel gelijk ja v.w.b. mijn visie. Maar je kan toch pér library aangeven wie er toegang tot heeft? Dan zou je dat probleem kunnen ontwijken, of zie ik dat verkeerd?

Maar samengevat zeg je dus dat Microsoft geen Cloud file sharing for business' heeft, in tegenstelling tot Dropbox en Google?

-

Een half jaar geleden bij een bedrijf gewerkt en alles wat op en top geregeld. File sharing ging via File Sharing. IT plaatste mij in een groep en ik kreeg direct in mijn Business Dropbox account een tabje met mappen waar ik toegang tot mocht hebben. Ik hoefde alleen maar op 'voeg toe' te klikken en ik had ze erbij.

Helaas is een lokale server voor ons met 50 medewerkers goedkoper dan 50 Dropbox business licenties.. Zeker als je óók de 365 licenties meeneemt in de berekening. Daarom wil ik zoveel mogelijk samenbrengen.

[MAX3400]

Vilscon schreef op woensdag 9 augustus 2017 @ 10:25:
@MAX3400 Hm, grotendeels heb je wel gelijk ja v.w.b. mijn visie. Maar je kan toch pér library aangeven wie er toegang tot heeft? Dan zou je dat probleem kunnen ontwijken, of zie ik dat verkeerd?

Ja, per library / site kan je permissie-groepen maken in het admin-portal van Sharepoint. Die moet je dan wel per site weer toekennen (eenmalig). Als je daarna een medewerker nieuw in dienst krijgt en aan de goede groep toevoegt, kan die medewerker ook automatisch op de goede sites komen.

Het handigste is als je (ik neem aan) dit via AD Connect hebt of iets dergelijks. In ieder geval dat je lokale AD (user groups) naar Office365 synct; anders blijf je bezig op 2 plekken permissies in te stellen met alle mogelijke menselijke fouten van dien.

Maar samengevat zeg je dus dat Microsoft geen Cloud file sharing for business' heeft, in tegenstelling tot Dropbox en Google?

Jawel hoor maar niet direct op basis van Sharepoint. Elke medewerker (afhankelijk van het Office365 abonnement) heeft ook "eigen online storage". Zet Piet een leuk filmpje op zijn eigen OneDrive, dan kan dat filmpje met 1 druk op de knop geshared worden met "All Users Internal" en dan zet Office365 onder water de goede permissies dat alle 50 medewerkers alleen het filmpje van Piet kunnen zien maar niet de foto's van Piet.

[Sjeefr]

AD Connect zal ik naar kijken. Echter lost dat nog steeds niet het probleem op dat mensen telkens eerst alle libraries moeten syncen, een voor een, i.p.v. dat alles in een lijstje klaar staat om gekozen te worden.

Omtrent je tweede stukje; het lijkt dat je hier voornamelijk inderdaad vanuit OneDrive spreekt en een bestand lokaal geplaatst is. Naast je persoonlijke drive wil ik uiteraard de company drive, dus dan is de "share with all" knop nogal overbodig.

[Croga]

MAX3400 schreef op woensdag 9 augustus 2017 @ 10:30:
Jawel hoor maar niet direct op basis van Sharepoint.

Alles wat je op Onedrive for Business zet staat op sharepoint..... Onedrive for Business is niets anders dan een persoonlijke folder op Sharepoint online.

Op dezelfde manier kun je ook iedere folder op Sharepoint laten verschijnen in Onedrive for Business. Het is alleen allemaal wreed onoverzichtelijk.

[MAX3400]

Vilscon schreef op woensdag 9 augustus 2017 @ 10:35:
AD Connect zal ik naar kijken. Echter lost dat nog steeds niet het probleem op dat mensen telkens eerst alle libraries moeten syncen, een voor een, i.p.v. dat alles in een lijstje klaar staat om gekozen te worden.

Omtrent je tweede stukje; het lijkt dat je hier voornamelijk inderdaad vanuit OneDrive spreekt en een bestand lokaal geplaatst is. Naast je persoonlijke drive wil ik uiteraard de company drive, dus dan is de "share with all" knop nogal overbodig.

Heb je al gekeken naar de GPO's voor OneDrive en de tenant-options? Hierin kan je al een aantal zaken afvangen; waaronder het wel/niet gebruiken van de persoonlijke "storage" in OneDrive alsmede zaken beperken waaronder bandbreedte-verbruik etc.

Croga schreef op woensdag 9 augustus 2017 @ 10:35:
[...]

Alles wat je op Onedrive for Business zet staat op sharepoint..... Onedrive for Business is niets anders dan een persoonlijke folder op Sharepoint online.

Op dezelfde manier kun je ook iedere folder op Sharepoint laten verschijnen in Onedrive for Business. Het is alleen allemaal wreed onoverzichtelijk.

Eens maar dat is dus het ge**** Je koopt iets met de optie "For Business" in de titel maar ondertussen draaien er 2 omgevingen. Eentje die direct voor iedereen wel/niet toegankelijk is en eentje die op UPN toegankelijk is. Ben er ook niet content mee maar het is niet anders.

[Killah_Priest]

Je kunt toch gewoon een webdav koppeling maken naar SPO? Dat doen ze bij op kantoor ook. Zie ook http://support.sherweb.co...ng-webdav-sharepoint-2013

[Wish]

Killah_Priest schreef op woensdag 9 augustus 2017 @ 13:57:
Je kunt toch gewoon een webdav koppeling maken naar SPO? Dat doen ze bij op kantoor ook. Zie ook http://support.sherweb.co...ng-webdav-sharepoint-2013

En denk je dat dan alle rechten meteen gekopieerd worden vanuit de fileshare....?

[Killah_Priest]

Wish schreef op woensdag 9 augustus 2017 @ 15:28:
[...]

En denk je dat dan alle rechten meteen gekopieerd worden vanuit de fileshare....?

Natuurlijk denk ik dat niet, dat zeg ik toch ook nergens? Denk je dat ik achterlijk ben ofzo?

Mijn antwoord was puur een antwoord op het koppelen van de document libraries zodat men niet hoeft te syncen, wat met webdav niet nodig is. Of het handig is als je bv een cryptolocker krijgt is een andere discussie.

Rechten etc moeten uiteraard goed staan (op zich ook niet moeilijk om in 1x recht te trekken met de Sharepoint REST API, zo heb ik het in het verleden ook gedaan, bulk acties via de API).

[Wish]

Killah_Priest schreef op woensdag 9 augustus 2017 @ 15:43:
[...]
Natuurlijk denk ik dat niet, dat zeg ik toch ook nergens?

Je antwoord zonder de context van de originele vraag van de TS, dus dat komt een beetje uit de lucht vallen. Je geeft alleen maar een oplossing voor het syncen?

Denk je dat ik achterlijk ben ofzo?

Nee. Zeg ik dat dan ergens ? Ik vermoed wel dat je lichtgeraakt kan reageren.

[nextware]

Kun je niet iets met Microsoft Teams ?

Is beschikbaar in Office 365 en geeft je de mogelijkheid om bestanden te delen en nog een aantal andere zaken.

[Sjeefr]

nextware schreef op woensdag 9 augustus 2017 @ 19:41:
Kun je niet iets met Microsoft Teams ?

Is beschikbaar in Office 365 en geeft je de mogelijkheid om bestanden te delen en nog een aantal andere zaken.

Microsoft Teams is een chat programma.. Als ik 24/7 alle facturen, design bestanden, event foto's en noem het op wil delen.. Dan heb je daar niks aan.

[Neal]

Als Senior SharePoint beheerder kan ik me aansluiten bij mijn voorgangers dat je SharePoint niet als grote verzamelbak moet gebruiken, maar juist goed moet inrichten als DMS.

Ik weet niet over hoeveel users het momenteel gaat, en wat de groei hierin is. Maar iets nu goed inrichten scheelt een hoop ellende in de toekomst. Daarnaast moet je ook afvragen hoe om te gaan met data groei, versie beheer en bijvoorbeeld (zoals eerder genoemd) de permissies....

Een goed ingericht DMS op basis van SharePoint kan erg helpen bij het zoeken naar bepaalde informatie door gebruik te maken van metadata. Door daarnaast gebruik te maken van vooraf bepaalde contenttypes kan je deze metadata eenvoudig beheren en afdwingen dat men dit moet gebruiken.

Daarnaast kun je een zoekcentrum zo inrichten dat de meest relevante info direct voor de gebruiker zichtbaar is.

En qua permissies: als je ergens geen rechten toe hebt, dan zie je het ook niet.

[nextware]

Vilscon schreef op woensdag 9 augustus 2017 @ 19:44:
[...]


Microsoft Teams is een chat programma.. Als ik 24/7 alle facturen, design bestanden, event foto's en noem het op wil delen.. Dan heb je daar niks aan.

Microsoft Teams is, onder andere, een chat programma. Je hebt er ook de mogelijkheid mee om bestanden te delen, etc. Soort van Sharepoint, maar dan een stuk sneller.

Meer info: kijk hier

[MAX3400]

Neal schreef op donderdag 10 augustus 2017 @ 09:31:

En qua permissies: als je ergens geen rechten toe hebt, dan zie je het ook niet.

Suggestie/hint; mocht je een goed KB-artikel hebben hoe permissies / inheritance / recursive moet worden ingericht, zou dat de topicstarter misschien wel helpen...

[Neal]

nextware schreef op donderdag 10 augustus 2017 @ 09:55:
[...]


Microsoft Teams is, onder andere, een chat programma. Je hebt er ook de mogelijkheid mee om bestanden te delen, etc. Soort van Sharepoint, maar dan een stuk sneller.

Meer info: kijk hier

Bestanden delen ja, wat ik begrijp uit de openingspost (namelijk file share) is het hij niet op zoek naar een manier om bestanden te delen, maar om deze op te slaan. En dan zou ik Teams afraden voor dat onderdeel. Je kunt het wel gebruiken inderdaad als chat en discussie medium, en bestanden delen is daarin makkelijk. Maar voor langdurige opslag van data zou ik het niet gebruiken.

MAX3400 schreef op donderdag 10 augustus 2017 @ 09:57:
[...]

Suggestie/hint; mocht je een goed KB-artikel hebben hoe permissies / inheritance / recursive moet worden ingericht, zou dat de topicstarter misschien wel helpen...

Google staat er vol mee, dus daar goed induiken kan nooit kwaad. Permissies in SharePoint is altijd en overal een heikel punt. Je kunt namelijk op zoveel manieren en plekken permissies instellen...
Een goed artikel is: https://support.office.co...50-491a-8826-c075e4859848
Of: https://support.office.co...8?ui=en-US&rs=en-US&ad=US

Tip aan de TS: als e het gelijk goed ingericht wilt hebben laat jezelf of de beheerder van je SharePoint zich goed voorlichten en/of zoek hulp bij gespecialiseerde bedrijven. Nu mag ik geen reclame maken volgens mij op Tweakers, maar voor meer info kunnen we via PM even verder sparren hierover

[Panini]

Vilscon schreef op woensdag 9 augustus 2017 @ 10:06:

1. (belangrijkst) Hoe kan je instellen dat een medewerker automatisch de mappen ziet hij/zij toegang heeft tot?
   Ik heb toegang tot enkele libraries, maar in OneDrive (Mac/iPhone app) moet ik ze zelf via de web interface eerst handmatig toevoegen, ze staan niet direct beschikbaar (om überhaupt aan te klikken). Er is niet eens een lijst met "welke wilt u?"
2. Hoe zorg ik voor een eenvoudige folder naam structuur? (zie probleem/wens hieronder)

Om Sharepoint zou eenvoudig mogelijk in te richten lijkt het mij verstandig het te beperken tot één site (de standaard Team Site); niemand gaat Sharepoint web toch gebruiken.. Als ik daarin libraries maak en sync met mijn Mac (zal met Windows niet anders zijn?) dan is de mappen structuur nogal dubbelop, namelijk als volgt:

Bottom-line is dat ik enkel de meest eenvoudige manier (qua gebruik) van een paar company-wide (met per-user access rights) mappen wilt (e.g. Financials, Design projects, Accounting, Product info). Hierbij dus belangrijk dat medewerkers zo min mogelijk moeten doen om toegang tot alles te verkrijgen.

Aangezien je aangeeft dat je verschillende mappen wilt met Financial, Accounting etc zou ik niet met één site werken maar allemaal sub sites maken voor de aparte onderdelen. Op dat niveau kan je dan makkelijk de toegangsrechten regelen voor alle gebruikers die toegang horen te hebben tot de sub-site

Ik meen ook dat het gebruik van Sharepoint zo ingericht kan worden dat je niet meer met mappen maar met tags en inhoudstypen werkt per site. Je deelt de documenten in aan de hand van metadata op inhoudstype (brieven, contracten, handleidingen etc.) en gaat vervolgens aan de slag met tags die het document labelen.

MAX3400 schreef op donderdag 10 augustus 2017 @ 09:57:
[...]

Suggestie/hint; mocht je een goed KB-artikel hebben hoe permissies / inheritance / recursive moet worden ingericht, zou dat de topicstarter misschien wel helpen...

Gelukkig heeft Microsoft daar zelf een handige pagina voor.
Klik

Edit: zo te zien was Neal mij al voor.

Interessant topic. Wij zitten als organisatie zelf ook midden in de migratie naar Sharepoint als DMS. Echter het afbreken van de mappenstructuur is nog lastig voor sommigen

[Neal]

Panini schreef op donderdag 10 augustus 2017 @ 10:17:
Aangezien je aangeeft dat je verschillende mappen wilt met Financial, Accounting etc zou ik niet met één site werken maar allemaal sub sites maken voor de aparte onderdelen. Op dat niveau kan je dan makkelijk de toegangsrechten regelen voor alle gebruikers die toegang horen te hebben tot de sub-site

Als je het echt gelijk goed wilt doen, dan maak je voor elke afdeling een aparte site collectie. Hiermee voorkom je helemaal dat rechten van de ene afdeling samen komen met de andere afdeling. Daarin kun je bijvoorbeeld voor specifieke teams een subsite maken, hoewel ik ook vaak zie dat men zowel voor afdeling als voor team een aparte site collectie maakt. Dit is zeer afhankelijk van je inrichting van permissisies, contenttypes, metadata en vertrouwelijkheid van de data.....

Panini schreef op donderdag 10 augustus 2017 @ 10:17:
Interessant topic. Wij zitten als organisatie zelf ook midden in de migratie naar Sharepoint als DMS. Echter het afbreken van de mappenstructuur is nog lastig voor sommigen

Heel veel mensen vinden het afstappen van mappen inderdaad lastig. Echter aan de hand van een mappen structuur kun je wel heel eenvoudig bepaalde metadata velden benoemen. Op basis hiervan kun je een documenten bibliotheek heel makkelijk laten groeperen en sorteren.

Overigens is het gebruiken van mappen binnen SharePoint nog steeds mogelijk (staat mogelijk niet altijd aan, maar is wel aan te zetten) en in sommige gevallen zelf makkelijker. Maar ook hier geldt: zoek eventueel hulp van een bedrijf dat erin gespecialiseerd is om rotzooi en extra werk in de toekomst te voorkomen

[ Voor 33% gewijzigd door Neal op 10-08-2017 10:28 ]

[Panini]

Neal schreef op donderdag 10 augustus 2017 @ 10:22:
[...]


Heel veel mensen vinden het afstappen van mappen inderdaad lastig. Echter aan de hand van een mappen structuur kun je wel heel eenvoudig bepaalde metadata velden benoemen. Op basis hiervan kun je een documenten bibliotheek heel makkelijk laten groeperen en sorteren.

Overigens is het gebruiken van mappen binnen SharePoint nog steeds mogelijk (staat mogelijk niet altijd aan, maar is wel aan te zetten) en in sommige gevallen zelf makkelijker. Maar ook hier geldt: zoek eventueel hulp van een bedrijf dat erin gespecialiseerd is om rotzooi en extra werk in de toekomst te voorkomen

Ja dat heb ik gemerkt, het loopt erg stroef bij velen. Maar zoals in ondertussen weet na een aantal jaren in de ICT is het voor veel gebruikers lastig om verandering te accepteren .

Wij zijn uiteindelijk met alle mappen en documenten van de ICT begonnen bij de migratie naar Sharepoint. Leer je direct genoeg van om zodoende de rest van de organisatie ook in te kunnen richten.

Het is inderdaad mogelijk, maar wij hebben het expres uitgezet zodat er geen gebruik van kan worden gemaakt. Wij hebben gelukkig aan de begin van het proces een externe partij ingeschakeld die geholpen heeft.

De adviseur kwam ook aan met een aantal dingen die wij anders zelf over het hoofd hadden gezien.

Neal schreef op donderdag 10 augustus 2017 @ 10:22:
[...]


Als je het echt gelijk goed wilt doen, dan maak je voor elke afdeling een aparte site collectie. Hiermee voorkom je helemaal dat rechten van de ene afdeling samen komen met de andere afdeling. Daarin kun je bijvoorbeeld voor specifieke teams een subsite maken, hoewel ik ook vaak zie dat men zowel voor afdeling als voor team een aparte site collectie maakt. Dit is zeer afhankelijk van je inrichting van permissisies, contenttypes, metadata en vertrouwelijkheid van de data.....

Dan moet ik mezelf corrigeren, dat is namelijk precies wat wij gedaan hebben. De benaming sub-site was dus niet de juiste in de vorige post. Eigen sites met daar weer een sub-site voor bepaalde functies in die afdeling.

[ Voor 22% gewijzigd door Panini op 10-08-2017 10:37 ]

[Sjeefr]

Blij dat jullie de discussie rondom Teams al hebben opgelost. Ondanks dat men wel weet hoe ze met een PC om moeten gaan, gaat het vaak niet verder dan internet, Word, Paint, etc. Mensen over laten stappen op metadata structuren i.p.v. mapjes in mapjes.. Vrij zeker dat 'm dat niet gaat worden.

Overstappen van Mail communicatie naar Slack/Teams gaat al lastig worden (wel de wens voor nu), dus een hele andere manier van organiseren.. Ik ben vergevorderd, maar ik heb liever mapjes op m'n Mac/NAS dan te werken met Metadata en tags. Wellicht doe ik het verkeerd, maar mappen vind ik persoonlijk in ieder geval geordender, dan 10.000 bestanden in één map.

Anyhow, uitgaande dat we blijven haken op het mapjes in mapjes verhaal, is het dan een beter idee om over te stappen op een variant als Dropbox die de traditionele structuur gebruikt, of.. wat? (uitgaande dat overstappen op een nieuwe workflow met metadata niet makkelijk aangeleerd kan worden en behouden kan blijven (i.p.v. lui zijn en er een verzamelbak van maken).

[ Voor 9% gewijzigd door Sjeefr op 10-08-2017 10:35 ]

[MAX3400]

Vilscon schreef op donderdag 10 augustus 2017 @ 10:33:

Anyhow, uitgaande dat we blijven haken op het mapjes in mapjes verhaal, is het dan een beter idee om over te stappen op een variant als Dropbox die de traditionele structuur gebruikt, of.. wat?

Bot gezegd; ipv van alles gecentraliseerd aan "user accounts" te hangen die in AD beheerd worden, wil de organisatie mogelijk toch liever een alternatief waar 0 toezicht/auditing is? Het kan maar het is natuurlijk een drog-reden.

Met alle nuance; als niemand ooit wil wennen, kan je vast ook nog wel ergens MS-DOS en WP5.1 draaien maar dan moeten de medewerkers van "tot 33 jaar" niet zeuren dat er geen plaatjes in kunnen worden gevoegd of dat communicatie via een 9600 baud modem moet.

Voor elke grote verandering, zoals fileserver -> Sharepoint, moet er training/acceptatie door het management opgelegd worden. This is it, deal with it. Oftewel; je hoogste baas moet er iets van vinden en dat moet bij de medewerkers landen. De ICT'er heeft het toch altijd gedaan en "dus" willen we het niet.

[Panini]

Vilscon schreef op donderdag 10 augustus 2017 @ 10:33:
Blij dat jullie de discussie rondom Teams al hebben opgelost. Ondanks dat men wel weet hoe ze met een PC om moeten gaan, gaat het vaak niet verder dan internet, Word, Paint, etc. Mensen over laten stappen op metadata structuren i.p.v. mapjes in mapjes.. Vrij zeker dat 'm dat niet gaat worden.

Overstappen van Mail communicatie naar Slack/Teams gaat al lastig worden (wel de wens voor nu), dus een hele andere manier van organiseren.. Ik ben vergevorderd, maar ik heb liever mapjes op m'n Mac/NAS dan te werken met Metadata en tags. Wellicht doe ik het verkeerd, maar mappen vind ik persoonlijk in ieder geval geordender, dan 10.000 bestanden in één map.

Anyhow, uitgaande dat we blijven haken op het mapjes in mapjes verhaal, is het dan een beter idee om over te stappen op een variant als Dropbox die de traditionele structuur gebruikt, of.. wat? (uitgaande dat overstappen op een nieuwe workflow met metadata niet makkelijk aangeleerd kan worden en behouden kan blijven (i.p.v. lui zijn en er een verzamelbak van maken).

Waarom niet? Je richt het eigenlijk eenmalig in voor ze en daarna heb je er weinig omkijken naar. Soms moet je nieuwe tags toevoegen denk ik, maar de inhoudstypen veranderen niet zo veel.

Slack/Teams kan ik je echt van harte aanraden! Wij gebruiken Slack al enige tijd voor onze ICT afdeling en het scheelt zo onnodig veel mailverkeer. Wij proberen nu alle andere personen over te krijgen hierop. Werken jullie met vaste werkplekken en hoe groot is de organisatie?

Je hebt een desktop applicatie voor Slack trouwens. Deze kan je centraal uit laten rollen naar elke pc.

Ik zou Dropbox persoonlijk links laten liggen. Mocht je het willen dan kan je Sharepoint natuurlijk ook als 'mapjes in mapjes' inrichten.

[MAX3400]

Panini schreef op donderdag 10 augustus 2017 @ 10:45:
[...]
Slack/Teams kan ik je echt van harte aanraden! Wij gebruiken Slack al enige tijd voor onze ICT afdeling en het scheelt zo onnodig veel mailverkeer. Wij proberen nu alle andere personen over te krijgen hierop. Werken jullie met vaste werkplekken en hoe groot is de organisatie?

Hier is men vooralsnog relatief druk met Yammer. En het is wat laagdrempeliger aangezien het meer een Facaebook/Twitter timeline heeft en terugzoekbaar. En een web-interface waardoor je niet altijd een full-blown client hoeft uit te rollen/onderhouden. Teams en/of Skype (ondanks dat het mooiere clients zijn met meer functies) zijn voor sommige medewerkers toch te hoog gegrepen omdat ze een chat van gisteren niet kunnen terugvinden.

[Sjeefr]

Intern aan actieve PC-gebruikers zo'n 30 man. Zo'n 50 man op de hoofd-vestiging in totaal. Deze overige 20 doet productiewerkzaamheden en maakt vrijwel geen gebruik van de PC. In ieder geval niet om bestanden aan te maken, maar enkel de orders te bekijken e.d.. Hier zou Slack nog effectief kunnen zijn, maar Sharepoint niet.

Daarnaast hebben we nog enkele vestigingen all over the world met zo'n 1-5 man per vestiging. Het zijn eigenlijk ook maar agents.

-

Ik denk dat we starten met Teams. 30-50 man (incl. all extern) x €6,25 / maand wat met Teams ook gratis kan.. Ik betwijfel of ik de baas over kan halen voor zo'n dergelijke investering. Maar dat zou al een flinke verbetering zijn.

-

Ik zal wel is een keer gaan kijken naar de meta tag structuur en hoe dat zit. Op jullie advies dan ook meerdere sites maken, i.p.v. alles onderbrengen in aparte libraries op één Team site. Ik kan echter garanderen dat niemand de online Sharepoint, oftewel de sites als zijnde dashboards, gaat gebruiken. Het gaat hier enkel om de fileserver functie. Eén online plek (of met meerdere sites, meerdere plekken..) voor alle belangrijke centrale bestanden. Hetgeen wat standaard beschikbaar moet zijn voor wie er toegang tot heeft.

Echter blijf ik nog wel met één probleem zitten: hoe kan je het makkelijk instellen dat mensen snel toegang hebben tot alle locaties, lokaal gezien? Stel dat persoon X toegang heeft tot library/site 1,2 en 4 en persoon Y toegang heeft tot 2,3 en 5. Hoe zorg ik ervoor dat bij het opstarten van z'n pc, zonder of met zeer minimale acties, hij direct al deze schijven kan toevoegen aan zijn netwerk account (aangezien iedereen inlogt met een netwerk account)? Dat, in plaats van dat ze naar iedere site moeten toegaan, naar de library en daar op 'sync' drukken. Dat kan ik niet van iedereen verwachten..

-

MAX3400 schreef op donderdag 10 augustus 2017 @ 10:52:
[...]

Hier is men vooralsnog relatief druk met Yammer. En het is wat laagdrempeliger aangezien het meer een Facaebook/Twitter timeline heeft en terugzoekbaar. En een web-interface waardoor je niet altijd een full-blown client hoeft uit te rollen/onderhouden. Teams en/of Skype (ondanks dat het mooiere clients zijn met meer functies) zijn voor sommige medewerkers toch te hoog gegrepen omdat ze een chat van gisteren niet kunnen terugvinden.

Klopt, Yammer is ook een fijn intern communicatie medium. Echter is dit veel meer gericht op announcements dan korte vraagberichtjes e.d. Je gaat op Yammer in een group-wide kanaal niet schrijven "Hoe zit het met X" of "Kunnen jullie Y even regelen?". Daarvoor werkt (vind ik) Slack veel prettiger.

En desktop client vs browser zal niet heel boeiend zijn? Makkelijker te benaderen als het 24/7 in de buurt is, met een klik op de taakbalk.

fyi, geen kritiek he. Alleen maar blij met alle suggesties Ik geef enkel mijn mening.

-

MAX3400 schreef op donderdag 10 augustus 2017 @ 10:37:
[...]

Bot gezegd; ipv van alles gecentraliseerd aan "user accounts" te hangen die in AD beheerd worden, wil de organisatie mogelijk toch liever een alternatief waar 0 toezicht/auditing is? Het kan maar het is natuurlijk een drog-reden.

Met alle nuance; als niemand ooit wil wennen, kan je vast ook nog wel ergens MS-DOS en WP5.1 draaien maar dan moeten de medewerkers van "tot 33 jaar" niet zeuren dat er geen plaatjes in kunnen worden gevoegd of dat communicatie via een 9600 baud modem moet.

Voor elke grote verandering, zoals fileserver -> Sharepoint, moet er training/acceptatie door het management opgelegd worden. This is it, deal with it. Oftewel; je hoogste baas moet er iets van vinden en dat moet bij de medewerkers landen. De ICT'er heeft het toch altijd gedaan en "dus" willen we het niet.

Goed punt.. Al begrijp ik je eerste zin niet helemaal "wil de organisatie mogelijk toch liever een alternatief waar 0 toezicht/auditing is?" ?

[ Voor 37% gewijzigd door Sjeefr op 10-08-2017 10:59 ]

[Panini]

MAX3400 schreef op donderdag 10 augustus 2017 @ 10:52:
[...]

Hier is men vooralsnog relatief druk met Yammer. En het is wat laagdrempeliger aangezien het meer een Facaebook/Twitter timeline heeft en terugzoekbaar. En een web-interface waardoor je niet altijd een full-blown client hoeft uit te rollen/onderhouden. Teams en/of Skype (ondanks dat het mooiere clients zijn met meer functies) zijn voor sommige medewerkers toch te hoog gegrepen omdat ze een chat van gisteren niet kunnen terugvinden.

Een Facebook/Twitter timeline zou mij persoonlijk niet zo aanspreken. Snap dat het wat laagdrempeliger is, maar ik vind het er wat minder professioneel uit zien.

In Slack kan je ook alles terug zoeken, je kan eigen kanalen aanmaken per afdeling/project etc. en je kan belangrijke documenten 'pinnen' in een kanaal. Waardoor deze makkelijk terug zijn te vinden. Het heeft trouwens ook een web-interface. Echter moeten mensen dat wel consequent zelf opstarten en inloggen.

Je moet het de gebruiker natuurlijk zo makkelijk mogelijk maken bij de implementatie van dit soort nieuwe tools. Hoe makkelijker het is, hoe minder ze gaan tegenstribbelen.

[Sjeefr]

Een voordeel van Yammer vind ik wel dat het wat meer topic-gefocust is. In Slack zie je al lastiger wat/wie reageerde op een bepaalde vraag of stelling, terwijl dat met Yammer wel duidelijk is.

Wellicht zal een een lange periode aan gebruik van Teams uitwijzen wat het beste is. Maar voor simpele vragen en bekendmakingen is een chat-based medium denk ik prettiger dan een post/topic medium. Maar sowieso beter dan mail verkeer met de verschrikkelijke 'reply-all' knop..

-

Terug naar Sharepoint.. Je praat over metadata en dergelijke. Maar dat klinkt niet als iets wat ik ooit op een Windows PC heb gebruikt of duidelijk heb gezien in Windows Explorer. Werkt dit óók lokaal of enkel via de website? Want dat werkt natuurlijk niet prettig, vermoed ik (aanname).

[ Voor 23% gewijzigd door Sjeefr op 10-08-2017 11:03 ]

[Neal]

Vilscon schreef op donderdag 10 augustus 2017 @ 10:53:
Ik zal wel is een keer gaan kijken naar de meta tag structuur en hoe dat zit. Op jullie advies dan ook meerdere sites maken, i.p.v. alles onderbrengen in aparte libraries op één Team site. Ik kan echter garanderen dat niemand de online Sharepoint, oftewel de sites als zijnde dashboards, gaat gebruiken. Het gaat hier enkel om de fileserver functie. Eén online plek (of met meerdere sites, meerdere plekken..) voor alle belangrijke centrale bestanden. Hetgeen wat standaard beschikbaar moet zijn voor wie er toegang tot heeft.

Bij de klanten waar ik kom is het vaak in het begin erg terughoudend, maar als men eenmaal inziet hoe fijn SharePoint voor hen kan werken en welke mogelijkheden ze er mee creëren, dan zijn ze snel om. Tuurlijk heb je altijd van die zuurpruimen die verandering niets vinden. Maar zo als al eerder is gezegd: zonder verandering kom je nergens. Een goede user adoption program is hierin natuurlijk cruciaal.

Vilscon schreef op donderdag 10 augustus 2017 @ 10:53:
Echter blijf ik nog wel met één probleem zitten: hoe kan je het makkelijk instellen dat mensen snel toegang hebben tot alle locaties, lokaal gezien? Stel dat persoon X toegang heeft tot library/site 1,2 en 4 en persoon Y toegang heeft tot 2,3 en 5. Hoe zorg ik ervoor dat bij het opstarten van z'n pc, zonder of met zeer minimale acties, hij direct al deze schijven kan toevoegen aan zijn netwerk account (aangezien iedereen inlogt met een netwerk account)? Dat, in plaats van dat ze naar iedere site moeten toegaan, naar de library en daar op 'sync' drukken. Dat kan ik niet van iedereen verwachten..

Je kunt SharePoint mappen koppelen aan je Explorer window. Je kunt zelfs zorgen dat (bijvoorbeeld met GPO) sites worden gekoppeld als netwerkschijven. Maar dit haalt het principe van SharePoint onderuit.... Al je SharePoint wilt gebruiken, dan moet je het gebruiken zoals bedoelt is. Ander moet je gewoon een online fileshare gebruiken en met mapjes werken...

Vilscon schreef op donderdag 10 augustus 2017 @ 10:53:
Klopt, Yammer is ook een fijn intern communicatie medium. Echter is dit veel meer gericht op announcements dan korte vraagberichtjes e.d. Je gaat op Yammer in een group-wide kanaal niet schrijven "Hoe zit het met X" of "Kunnen jullie Y even regelen?". Daarvoor werkt (vind ik) Slack veel prettiger.

En desktop client vs browser zal niet heel boeiend zijn? Makkelijker te benaderen als het 24/7 in de buurt is, met een klik op de taakbalk.

Persoonlijk nooit gewerkt met Slack, maar wel met Yammer en Teams en tje eigenlijk vrijwel alles al wat Microsoft de laatste tijd op de markt heeft gezet (of gaat zetten!) met betrekking tot Cloud en Azure zaken

Mar zelf vind ik Yammer erg fijn, makkelijk voor korte berichten en zoals je al zegt: een twitter/facebook timeline. Zelfs bij ons op kantoor vind men het lastig om over te stappen van Yammer naar Teams. Het werkt net even anders, ziet er anders en (daar issie weer) je moet veranderen. Zelf vind ik Teams echter erg fijn werken en kan het dan ook aan iedereen aanraden.

Maar als je zlef niet heel goed weet wat je op welke manier het beste kunt inzetten, en hoe je zaken moet gebruiken: waarom laat je jezelf en jouw baas niet goed informeren? Wij komen vaak bij nieuwe klanten die een bepaalde vraag hebben. Maar met doorvragen en discussie met de juiste mensen komen we soms tot een heel andere oplossing dan de klant vooraf heeft bedacht.
Daarnaast kunnen bedrijven, zoals waar ik voor werk, je meenemen naar een CIE (Customer Immersion Experience) ervaring bij Microsoft. Hierbij wordt je een gehele dag helemaal ondergedompeld in de nieuwste Microsoft technologieën en zie je hand-on wat voor jullie het beste kan werken.

[MAX3400]

Vilscon schreef op donderdag 10 augustus 2017 @ 11:01:

Terug naar Sharepoint.. Je praat over metadata en dergelijke. Maar dat klinkt niet als iets wat ik ooit op een Windows PC heb gebruikt of duidelijk heb gezien in Windows Explorer. Werkt dit óók lokaal of enkel via de website? Want dat werkt natuurlijk niet prettig, vermoed ik (aanname).

Doe niet zo gek

Pak een willekeurig lokaal Word-document. Wat staat daar in opgeslagen? De auteur, aantal woorden, grootte, pagina's, titel, aantal revisies, etc. Dat is al metadata. En voor foto's: alles wat in EXIF is opgeslagen.

Terug naar Sharepoint; je zou dus op de site Finance heel makkelijk kunnen zoeken naar "alle versie 2.0 documenten van directielid A". Maar dan moet je wel de metadata van de versienummering (in de inhoudsopgave of titel van de documenten) en de auteur (directielid A) als tag opvoeren op je site.

[Panini]

Vilscon schreef op donderdag 10 augustus 2017 @ 11:01:
Een voordeel van Yammer vind ik wel dat het wat meer topic-gefocust is. In Slack zie je al lastiger wat/wie reageerde op een bepaalde vraag of stelling, terwijl dat met Yammer wel duidelijk is.

Wellicht zal een een lange periode aan gebruik van Teams uitwijzen wat het beste is. Maar voor simpele vragen en bekendmakingen is een chat-based medium denk ik prettiger dan een post/topic medium. Maar sowieso beter dan mail verkeer met de verschrikkelijke 'reply-all' knop..

-

Terug naar Sharepoint.. Je praat over metadata en dergelijke. Maar dat klinkt niet als iets wat ik ooit op een Windows PC heb gebruikt of duidelijk heb gezien in Windows Explorer. Werkt dit óók lokaal of enkel via de website? Want dat werkt natuurlijk niet prettig, vermoed ik (aanname).

Topics zijn kanalen bij Slack. Komt op hetzelfde neer; ziet er enkel wat anders uit. Maar je hebt gelijk: alles beter dan de verschikkelijke reply all mailtjes met: 'Ok', 'Is goed' of 'Dankje'

Fijne discussie wel, maar laten we inderdaad terug komen op Sharepoint. Heb je het trouwens al voorgelegd bij de leidinggevende die hierover gaat? Ik snap dat je de details er nog niet over weet, maar staan zij er wel voor open? Kan mij voorstellen dat tijdens de migratie naar Office 365 de extra mogelijkheden ook besproken zijn.

[ Voor 3% gewijzigd door Panini op 10-08-2017 11:25 ]