[Cloud storage] Dropbox alternatief voor studentenvereniging

[henk1994]

Mijn vraag
Ik zit (nog) op een studentenvereniging. Voor het delen van bestanden word Dropbox gebruikt. Er wordt een gedeelde map aangemaakt, deze wordt gedeeld met de mensen waarmee er samengewerkt wordt (in een commissie of bestuur) en zo heeft iedereen de beschikking over de bestanden die nodig zijn.

Dit heeft een aantal jaar goed gelopen, maar wanneer sommigen in meerdere besturen of commissies deelnemen is de Dropbox opslagruimte te klein. Daarom zijn wij op zoek naar een alternatief. Dit is echter niet gemakkelijk. Het voordeel van Dropbox was dat iedereen een account kon aanmaken en zelf op zijn/haar emailadres toegevoegd kan worden. De mappen worden dan aan dat betreffende account gekoppeld zodat je met één account toegang hebt tot de verschillende mappen.


Relevante software en hardware die ik gebruik
Op dit moment wordt Dropbox gebruikt. Onze website draait WordPress maar hier is geen plaats voor het stallen van x gb ruimte.

Wat ik al gevonden of geprobeerd heb

• Stack van TransIP.
• [i]Voordelen:[/i] [list]
• Veel opslagruimte
• Gratis tot 1 TB
• Makkelijke webinterface
• [/list] [i]Nadelen:[/i] [list]
• Gebruikers moeten handmatig aangemaakt worden, en toegewezen worden aan een bepaalde map. Bij het wisselen van commissies moeten de oude door de beheerder van het account ontkoppeld worden en de nieuwe weer toegewezen worden. Dit is erg omslachtig.
• [/list]
• Sync
• [i]Voordelen:[/i] [list]
• Iedereen kan zelf account aanmaken, decentraal beheer. De eigenaar kan de map aanmaken (of overnemen van vorige commisie) en gebruikers toevoegen
• Meer opslagruimte als Dropbox
• Zelfde workflow als Dropbox
• [/list] [i]Nadelen:[/i] [list]
• Tijdelijk uitstel, 3GB erbij is na een jaar (of 2) ook vol, waarna je tegen hetzelfde probleem aanloopt
• [/list]
• Dropbox Plus
• [i]Voordelen:[/i] [list]
• Zelfde workflow
• Meer opslagruimte
• [/list] [i]Nadelen:[/i] [list]
• Iedere gebruiker moet voor zichzelf betalen, gebruikers zijn dus minder geneigd om belangrijke bestanden te delen;
• Prijzig, 100 euro per jaar of 10 euro per maand is te duur.
• [/list]

Kortom: We zijn op zoek naar een alternatief met meer opslag. Het mag wel wat kosten (100 euro per jaar in totaal is geen probleem). Het is belangrijk dat de leider van een commissie of bestuur zelf zijn/haar gebruikers kan toevoegen en dat de gebruikers alleen hun mappen zien waar ze toegang toe hebben (in 1 account). Het liefst willen we ook een centrale plek waar alle documenten bij elkaar staan, maar dit is geen harde vereiste.

Zie ik een bepaalde optie over het hoofd, denk ik te moeilijk of is dit een gat in de markt?

Ik hoop dat ik een beetje duidelijk ben in mijn verhaal en dat het helder is wat we zoeken.

[ThinClientQ]

Ik heb alle sync-oplossingen gebruikt, maar vind Dropbox nog altijd de beste oplossing.

Ik gebruik voor meerdere relaties onderstaande oplossing;
http://nick-larson.net/ho...gb-of-free-dropbox-space/

Vorige maand nog gebruikt, werkt uitstekend.

[Henkiscool]

Google drive misschien een optie? 15GB standaard en ook de mogelijkheid om andere google users toegang te geven (bij mijn weten)?

[rens-br]

Is jullie studenten vereniging een non-profit organisatie? In dat geval kan je dan namelijk via TechSoup aanmelden voor Microsoft for Nonprofit gratis Office Business E1 pakketten krijgen, met OneDrive 1TB voor elke gebruiker.

Ik heb dit voor onze Scouting vereniging gedaan afgelopen jaar, primair voor de e-mail, maar OneDrive krijg je er ook gewoon bij. (Ik heb 1000 accounts aangemaakt en we gebruiken er nu 30).

[ Voor 8% gewijzigd door rens-br op 24-07-2017 17:13 ]

[MAX3400]

https://www.kimsufi.com/nl/servers.xml en dan zelf OwnCloud of NextCloud installeren?

Ik wil wel even adviseren om een oplossing te kiezen waarbij 1 of 2 mensen de accounts aanmaken/beheren; het zelf aanmaken van accounts zoals je noemt bij Sync, vind ik wel een lastig verhaal. 1 commissie-lid met verkeerde ideeen/intenties, kan dus zomaar rare dingen doen op meer dan 1 map.

Zoals @rens-br aangeeft, kan je ook naar Office Ex kijken voor OneDrive maar misschien nog mooier (alhoewel hogere leercurve) Sharepoint.

[henk1994]

De meesten hebben al Dropbox vergroot, onder andere met deze oplossing (een aantal jaar terug kon je meedoen via je school met de space race? oid). Geen enkele oplossing is permanent maar ik wil meer een langetermijn oplossing.

ThinClientQ schreef op maandag 24 juli 2017 @ 17:05:
Ik heb alle sync-oplossingen gebruikt, maar vind Dropbox nog altijd de beste oplossing.

Ik gebruik voor meerdere relaties onderstaande oplossing;
http://nick-larson.net/ho...gb-of-free-dropbox-space/

Vorige maand nog gebruikt, werkt uitstekend.

Henkiscool schreef op maandag 24 juli 2017 @ 17:10:
Google drive misschien een optie? 15GB standaard en ook de mogelijkheid om andere google users toegang te geven (bij mijn weten)?

Google Drive behoort zeker tot de mogelijkheden ja, dat wordt al soms voor het delen van fotos gebruikt. Maar is daar ook een goede synchronisatie voor met de desktop? Dat de bestanden in de verkenner komen te staan?

rens-br schreef op maandag 24 juli 2017 @ 17:12:
Is jullie studenten vereniging een non-profit organisatie? In dat geval kan je dan namelijk via TechSoup aanmelden en op die manier gratis Office Business E1 pakketten krijgen, met OneDrive 1TB voor elke gebruiker.

Ik heb dit voor onze Scouting vereniging gedaan afgelopen jaar, primair voor de e-mail, maar OneDrive krijg je er ook gewoon bij. (Ik heb 1000 accounts aangemaakt en we gebruiken er nu 30).

Voor zover ik weet zijn wij een non-profit organisatie maar dat durf ik niet met zekerheid te zeggen. Dat ziet er wel goed uit, en zal ik nader bekijken. Ook zal ik navragen of we dat officieel zijn.

MAX3400 schreef op maandag 24 juli 2017 @ 17:14:
https://www.kimsufi.com/nl/servers.xml en dan zelf OwnCloud of NextCloud installeren?

Ik wil wel even adviseren om een oplossing te kiezen waarbij 1 of 2 mensen de accounts aanmaken/beheren; het zelf aanmaken van accounts zoals je noemt bij Sync, vind ik wel een lastig verhaal. 1 commissie-lid met verkeerde ideeen/intenties, kan dus zomaar rare dingen doen op meer dan 1 map.

Zoals @rens-br aangeeft, kan je ook naar Office Ex kijken voor OneDrive maar misschien nog mooier (alhoewel hogere leercurve) Sharepoint.

Dat heb ik ook al overwogen. Ik heb zelf ook een NAS staan maar dan leg je de verantwoordelijkheid wel heel erg bij 1 persoon. En als er dan iets veranderd moet worden moet dat weer langs schijven, duurt altijd een tijd. Nu is het zo dat bijvoorbeeld op de eerste vergadering iedereen even snel toegevoegd wordt. Dat is dan niet/minder makkelijk nodig.

Je hebt daar wel een terecht punt met betrekking tot de centrale opslag van alle bestanden. Het is dan wel de bedoeling dat iedereen alleen rechten krijgt tot de mappen waar hij/zij toegang tot hebben. Je moet als aspirantlid geen toegang kunnen hebben tot de financiële administratie (bij wijze van spreken).

[Henkiscool]

Google drive heeft zeker een sync tool:

https://www.google.com/drive/download/

[MAX3400]

@henk1994 Met een goede "template user", kan je vaak sneller copy/paste doen en makkelijk meerdere accounts aanmaken voor nieuwe leden. Het lastige is dan wel dat je van te voren moet bedenken welke rollen hiervoor gelden. Ik denk nu even 1 stap verder namelijk op basis van Active Directory en RBAC

- je hebt users; Jan, Klaas, Marie
- je hebt groepen; lezen, schrijven, alle weggooien
- je hebt rollen; administratie, commissaris, medewerker, newbie

Marie zet je in de groep Schrijven en Weggooien
De groep Schrijven voeg je toe aan de rol Administratie en de groep Weggooien aan rol Medewerker

De rol Administratie zet je op de map Administratie, de rol Medewerker op de map Rotzooi

Marie kan dan automatisch documenten bewerken/schrijven in Administratie maar alleen Weeggoien in de map Rotzooi.

Lang verhaal kort; je maakt een soort cascading omgeving aan en geeft 4 mensen toegang tot het beheer van de users, groepen en rollen. Iedereen blijft dus met zijn poten van de map-permissies af want die stel je eenmalig in voor alle rollen.

Als ik goed geinformeerd ben (vaak niet ), dan kan NextCloud zo'n setup ondersteunen middels OpenLDAP. Maar ook Sharepoint van Office Ex heeft een dergelijke ingebouwde cascading permissie ware het niet dat je in alle gevallen goed je users, groepen, rollen en map/site moet uitwerken

[Anoniem: 943161]

Omdat al het andere zo'n beetje wel genoemd is.

Waarom niet een oude PC optuigen met ubuntu en die met een flinke schijf aan het ongetwijfeld op de soiciteit aanwezige internet?

Moet het per se cloud based zijn?

[MAX3400]

Anoniem: 943161 schreef op maandag 24 juli 2017 @ 17:28:
Moet het per se cloud based zijn?

Wel eens een goed societeitsfeestje meegemaakt?

16 kapotte barkrukken, 3 aangiften van aanranding, halve meter bier waar je doorheen moet waden en mistens 5000 Euro aan ontvreemde apparatuur.

/sarcasme_uit

[Anoniem: 943161]

Als ex-TC-er van de meen ik op één na grootste vereniging van Nederland (Albertus Magnus) weet ik heel goed wat er allemaal kapotgaat. En ook dat dat niet de bestuursburelen zijn, die doorgaans niet op de kroegvloer gevestigd zijn.

Verder hoeft zo'n opslag niet per se op de soiciteit te staan. Bij iemand thuis kan ook. Zolang iedereen er maar bij kan.

Oude PC, kosten: niets. 1 Tb opslag, kosten ca. 25 euro. En dat zijn éénmalige kosten.

Verder is alles te realiseren zoals gewenst. Vergt alleen een handige ICT-er. Die er ongetwijfeld wel is.

[ Voor 41% gewijzigd door Anoniem: 943161 op 24-07-2017 17:39 ]

[unezra]

Anoniem: 943161 schreef op maandag 24 juli 2017 @ 17:36:
Als ex-TC-er van de meen ik op één na grootste vereniging van Nederland (Albertus Magnus) weet ik heel goed wat er allemaal kapotgaat. En ook dat dat niet de bestuursburelen zijn, die doorgaans niet op de kroegvloer gevestigd zijn.

Verder hoeft zo'n opslag niet per se op de soiciteit te staan. Bij iemand thuis kan ook. Zolang iedereen er maar bij kan.

Oude PC, kosten: niets. 1 Tb opslag, kosten ca. 25 euro. En dat zijn éénmalige kosten.

Verder is alles te realiseren zoals gewenst. Vergt alleen een handige ICT-er. Die er ongetwijfeld wel is.

Hangt er vanaf of TS verwacht dat die bestanden vervangbaar mogen zijn, of niet.
Ofwel, het is zinvol na te denken over RAID, snapshots en backups.

Alleen als het totaal niet belangrijk is dat alle data op een willekeurig moment verloren gaat, heb je die 3 niet nodig.

Cloud is in zo'n geval een prima oplossing, bijvoorbeeld een vm bij TransIP met Big Storage. Of TS koopt een NAS of een eenvoudige PC, duwt daar wat disks in RAID1, equivalent of beter in en zorgt voor backups naar hetzij cloud, hetzij een 2e machine.

[Anoniem: 943161]

Ja cloud kan een prima oplossing zijn. Die opties waren allemaal al aangedragen. Dus geef ik nog een alternatief wat nog niet genoemd was.

[henk1994]

MAX3400 schreef op maandag 24 juli 2017 @ 17:28:
@henk1994 Met een goede "template user", kan je vaak sneller copy/paste doen en makkelijk meerdere accounts aanmaken voor nieuwe leden. Het lastige is dan wel dat je van te voren moet bedenken welke rollen hiervoor gelden. Ik denk nu even 1 stap verder namelijk op basis van Active Directory en RBAC

- je hebt users; Jan, Klaas, Marie
- je hebt groepen; lezen, schrijven, alle weggooien
- je hebt rollen; administratie, commissaris, medewerker, newbie

Marie zet je in de groep Schrijven en Weggooien
De groep Schrijven voeg je toe aan de rol Administratie en de groep Weggooien aan rol Medewerker

De rol Administratie zet je op de map Administratie, de rol Medewerker op de map Rotzooi

Marie kan dan automatisch documenten bewerken/schrijven in Administratie maar alleen Weeggoien in de map Rotzooi.

Lang verhaal kort; je maakt een soort cascading omgeving aan en geeft 4 mensen toegang tot het beheer van de users, groepen en rollen. Iedereen blijft dus met zijn poten van de map-permissies af want die stel je eenmalig in voor alle rollen.

Als ik goed geinformeerd ben (vaak niet ), dan kan NextCloud zo'n setup ondersteunen middels OpenLDAP. Maar ook Sharepoint van Office Ex heeft een dergelijke ingebouwde cascading permissie ware het niet dat je in alle gevallen goed je users, groepen, rollen en map/site moet uitwerken

toon volledige bericht

Dankjewel voor je uitgebreide antwoord Dit is alleen niet echt van toepassing op onze vereniging. We zijn meer decentraal opgezet. De vereniging heeft een Landelijk bestuur en kringbestuur (van elk dispuut). De uitvoering wordt gedaan in commissies. Alle leden van een commissie heeft schrijf en leesrechten van die betreffende map. Maar er zijn uiteraard mensen die in meerdere commissies zitten en dan zou het handig zijn als ze alle mappen bij elkaar hebben.

Anoniem: 943161 schreef op maandag 24 juli 2017 @ 17:36:
Oude PC, kosten: niets. 1 Tb opslag, kosten ca. 25 euro. En dat zijn éénmalige kosten.

Verder is alles te realiseren zoals gewenst. Vergt alleen een handige ICT-er. Die er ongetwijfeld wel is.

Die handige ICT-er is er helaas niet. Ik ben de handigste en ik zit veel meer in de kant van de software ontwikkeling dan de kant van de server en policies. Als ik een server ga opzetten zal dat waarschijnlijk online zijn, zodat anderen er ook bij kunnen en niet alles van mij afhankelijk is, aangezien dit het laatste jaar van mij is.