Outlook MSG file kopieren naar locatie na send

[rikoos]

Hi,

Ik ben nu al een tijdje naar het volgende aan het kijken, ik wil na het verzenden van een mail vanuit Outlook deze mail direct OOK als msg file opslaan op een specifieke locatie. Dit omdat ik alleen bepaalde mail wil bewaren en het voor ons systeem makkelijker is als dit MSG files zijn ipv een PST file.

Dus de flow is als volgt:

1 Mail opstellen
2 mail verzenden
3 verzonden mail wordt mail als MSG file opgeslagen op een specifieke locatie

De files worden namelijk uitgelezen door een agent op deze locatie en op een interne website geplaatst gesorteerd op datum.

Nu heb ik in de rules gekijken of dit mogelijk was maar ik zie geen optie hiervoor. Ook de archieve functie in Outlook biedt dit niet en laat je alleen zaken in een OST file plaatsen als geheel maar ik wil echt de mails afzonderlijk als losse MSG files opslaan.

Nu zit ik steeds meer te denken om hiervoor een programma als AHK te gebruiken echter hoop ik dat er toch een optie te verzinnen is in Outlook die dit ook kan. Helaas zou AHK niet 100% legaal zijn om te gebruiken in onze omgeving ivm business rules dus liever gewoon vanuit Outlook zou mooi zijn.

Kent iemand hoe ik dit dus in een rule kan zetten zonder AHK te gebruiken? Elke vorm van hulp is welkom :-)

[F_J_K]

Je kunt dit volgens mij wel scripten met VBA binnen Outlook. (Dat doe ik amper in OL dus heb geen concrete code-tips. Google geeft wel voorbeelden voor opslaan als msg).

Alternatief: hoe wordt het verstuurd, kan je serverside niet iets doen?

[Lustucru]

Dat ^^^ of zoeken naar outlookplugin als die custom.actions aanbiedt voor gebruik in een rule, of met een omweg een plugin als bijvoorbeeld www.techhit.com/messagesave/

De vba weg is ietwat complex, omdat je een outlook.application object moet definieren die het item.send event afvangt.

[ Voor 26% gewijzigd door Lustucru op 21-07-2017 15:59 ]

[akimosan]

Blijft altijd een beetje knoeien met dit soort client acties. Server side zou toch mooier zijn,

Afhankelijk van gebruikte web en mailomgeving zit ik aan de volgende opties te denken:

* Je forward berichten naar een bepaalde mailbox en/of map middels een regel of "snelle stap" in Outlook/Exchange Server/Transport rule(s)
* Agent pikt items op uit die specifieke mailbox via POP3/ActiveSync/IMAP/WebMail
* Website maakt gebruik van een RSS addin en synct de mailbox via Webmail en laat deze zien als een RSS feed. (Zie API info https://msdn.microsoft.co...d877012(v=exchg.150).aspx)

Dit zijn allemaal geen concrete oplossingen maar meer om even aan het denken te zetten in plaats van verder blijven gaan met teveel handmatige acties.

[Brahiewahiewa]

akimosan schreef op vrijdag 21 juli 2017 @ 16:20:
Blijft altijd een beetje knoeien met dit soort client acties...

Hoezo "een beetje"?
als je toch al een e-mail stuurt, kun je 'm cc:-en (of bcc:-en) naar die agent. Die agent is vast een onderdeel van een of ander commerciële oplossing en die kunnen ook vast wel een SMTP, POP3, IMAP of MAPI connector verzorgen. Dat kost misschien wat €uro's maar het is altijd beter dan dit soort clientside gepruts

offtopic:
Laat me raden: die agent wordt alleen maar ondersteund op windows xp

[Squ1zZy]

De oplossing moet dus zijn om een MSG op te slaan zodat de agent het kan oppakken en te publishen op een website?

Ik zou kijken naar een andere oplossing voor het publiceren van berichten op een website.

Mocht je echt e-mails willen opslaan dan heb ik ergens wel een PowerShell script die uit een opgegeven mailbox de e-mails opslaat op een netwerklocatie. Dit was een test script die ik sterk afraad als houtje-touwtje oplossing in een productie omgeving, maar wil die wel eventueel delen.

Zoals aangegeven zou ik eerder kijken naar de oplossing voor het publiceren van berichten door een agent op een website.

[rikoos]

Leuke oplossingen!! Ik zie zaken opeens voorbij komen die ik niet op het vizier had dus genoeg om verder erover na te denken ;-)

Squ1zZy schreef op zaterdag 22 juli 2017 @ 08:43:
De oplossing moet dus zijn om een MSG op te slaan zodat de agent het kan oppakken en te publishen op een website?

Ik zou kijken naar een andere oplossing voor het publiceren van berichten op een website.

Helaas moeten de MSG files opgeslagen worden (audit) echter is het niet van belang dat de inhoud direct zichtbaar is. Dus een filelist die zichzelf update op de website leek mij het makkelijkste. Gewoon de file in de map dumpen en de website maakt de filelist dan zelf (is interne website).

[F_J_K]

rikoos schreef op maandag 24 juli 2017 @ 16:40:
Helaas moeten de MSG files opgeslagen worden (audit) echter is het niet van belang dat de inhoud direct zichtbaar is.

offtopic:
Vreemd dan dat juist die msg is gevraagd. Immers bewijst die niet wat er daadwerkelijk is verstuurd - i.t.t. de data die op de MTA aankomt.

[Squ1zZy]

Als het om een audit gaat lijkt mij logbestanden van de mailserver belangrijker. Wie gaat de integriteit van de MSG bestanden garanderen? Of wil je die gaan hashen?

Welke standaarden moeten jullie voldoen? Zijn er wettelijke reglementen? Is het een beurs genoteerd bedrijf?

Met meer inhoud zouden we kunnen meedenken aan een eventuele betere oplossing?

[The Eagle]

Klinkt als een goede case voor een stukje RPA: Robotic Process Automation.
Kijk eens naar UIpath. En dan meer specifiek:
Je verstuurt een berivht, komt in je sent messages terecht. UIPath monitort dat en maakt van ieder nieuw bericht een kopie naar netwerkschijf.
Moet je dan wel voor iedere medewerker apart instellen. Weet niet heveel je nodig hebt?

Ben ook erg benieuw naar de businesscase achter dit verhaal. Lijkt me dat je archivering beter kunt doen middels je mailserver dan lokaal

[Jazzy]

F_J_K schreef op maandag 24 juli 2017 @ 17:33:
[...]

offtopic:
Vreemd dan dat juist die msg is gevraagd. Immers bewijst die niet wat er daadwerkelijk is verstuurd - i.t.t. de data die op de MTA aankomt.

Regelgeving schrijft nooit een bestandsformaat voor, hooguit eisen of bepaalde functionaliteit. Het is aan organisaties zelf hoe ze dat vervolgens implementeren.

Maar ik ben het er mee eens dat dit een vreemde implementatie is. Helemaal omdat msg een plat textbestand is, je kunt op geen enkele manier garanderen dat het niet aangepast is bijvoorbeeld.

[F_J_K]

Jazzy schreef op maandag 24 juli 2017 @ 19:48:
Regelgeving schrijft nooit een bestandsformaat voor, hooguit eisen of bepaalde functionaliteit. Het is aan organisaties zelf hoe ze dat vervolgens implementeren.

Maar ik ben het er mee eens dat dit een vreemde implementatie is. Helemaal omdat msg een plat textbestand is, je kunt op geen enkele manier garanderen dat het niet aangepast is bijvoorbeeld.

Bijna nooit. Bijv. Archiefregeling etc., al mag conversie dan ook later. Maar je hebt gelijk, als je eea netjes kunt aantonen dan zou dit ook kunnen. Of het handig is, is een tweede

[Jazzy]

F_J_K schreef op maandag 24 juli 2017 @ 20:02:
[...]

Bijna nooit. Bijv. Archiefregeling etc., al mag conversie dan ook later.

Ook niet, ook hier worden alleen maar eisen aan het bestandsformaat gesteld.

[F_J_K]

True. Al voldoet msg niet echt aan die eisen. Maar je hebt gelijk.

[rikoos]

Maak het allemaal niet moeilijker dan het is ;-) Het is een INTERNE website die achter een muur zit die alleen bevoegde mensen met de juiste credentials EN een VPN token erbij kunnen.

Wij moeten gewoon aantonen dat we alles vastleggen en dat bewijs wordt dagelijks per mail aan de deelnemers per mail verzonden. Deze verslagen moeten we opslaan en dit is de makkelijkste manier om mensen te laten lezen. Plaats de MSG file dagelijks op de deze INTERNE site en alles is toegangkelijk. Het kan best zijn dat we het elke dag in Sharepoint gooien maar dan ook in MSG format zodat elke dag inhoudelijk makkelijk is na te lezen.

[Jazzy]

Nou, met VBA aan de slag dan maar.

[SadisticPanda]

Vraagje. Over hoeveel mensen spreek je zo? 1 of 2?of enkele 100en?
Als het er veel zijn, kan je beter op server niveau doen of iedereen laten gebruik maken van een relay server die alle berichten opslaat alvorens door te sturen. Geneog voorbeelden van de vinden voor bijvoorbleed postfix

[Brahiewahiewa]

azz_kikr schreef op dinsdag 25 juli 2017 @ 13:37:
Vraagje. Over hoeveel mensen spreek je zo? 1 of 2?of enkele 100en?
Als het er veel zijn, kan je beter op server niveau doen of iedereen laten gebruik maken van een relay server die alle berichten opslaat alvorens door te sturen. Geneog voorbeelden van de vinden voor bijvoorbleed postfix

Je gaat er nu van uit dat elk bericht wat door die persoon (cq personen) verstuurd wordt, gearchiveerd moet worden. Dat hoeft niet het geval te zijn.

[SadisticPanda]

Brahiewahiewa schreef op dinsdag 25 juli 2017 @ 13:45:
[...]

Je gaat er nu van uit dat elk bericht wat door die persoon (cq personen) verstuurd wordt, gearchiveerd moet worden. Dat hoeft niet het geval te zijn.

Daarom kan je ook filters instellen

In titel "archief" of "msg" of weet ik veel wat zetten.

[ThunderNet]

Ik denk dat je dit heel mooi met Microsoft Flow kunt oplossen Ik zie direct al enkele recepten die aardig in de buurt komen van wat jij specifiek wil.

[Jazzy]

#hoedan?

[rikoos]

azz_kikr schreef op dinsdag 25 juli 2017 @ 13:37:
Vraagje. Over hoeveel mensen spreek je zo? 1 of 2?of enkele 100en?
Als het er veel zijn, kan je beter op server niveau doen of iedereen laten gebruik maken van een relay server die alle berichten opslaat alvorens door te sturen. Geneog voorbeelden van de vinden voor bijvoorbleed postfix

Max 15 man die toegang er tot hebben.... Met MSG files is echt de meeste simpele manier volgens mij. Er staan alleen maar notuelen en wat voortgang in deze dagelijkse mail. Omdat het team steeds in samenstelling wisselt leek dit het makkelijkste.

ThunderNet schreef op dinsdag 25 juli 2017 @ 15:45:
Ik denk dat je dit heel mooi met Microsoft Flow kunt oplossen Ik zie direct al enkele recepten die aardig in de buurt komen van wat jij specifiek wil.

Dit kende ik nog niet, lijkt erop dat het in de buurt gaat komen met wat ik wil ;-) THNX

[ Voor 21% gewijzigd door rikoos op 25-07-2017 16:45 ]

[Jazzy]

rikoos schreef op dinsdag 25 juli 2017 @ 16:44:
[...]


Max 15 man die toegang er tot hebben.... Met MSG files is echt de meeste simpele manier volgens mij. Er staan alleen maar notuelen en wat voortgang in deze dagelijkse mail. Omdat het team steeds in samenstelling wisselt leek dit het makkelijkste.

Waarom blijf je volhouden dat dit het makkelijkste is als je geen idee hebt hoe je dit moet realiseren?

Dit kende ik nog niet, lijkt erop dat het in de buurt gaat komen met wat ik wil ;-) THNX

Dat gaat met Flow niet lukken. Flow is een cloud service waarmee je kunt connecten naar Office 365 of andere cloud diensten. Je kunt er geen client-side acties mee aftrappen zoals jij dat wilt.

[ Voor 59% gewijzigd door Jazzy op 25-07-2017 17:32 ]

[Brahiewahiewa]

rikoos schreef op dinsdag 25 juli 2017 @ 16:44:
[...]


Max 15 man die toegang er tot hebben.... Met MSG files is echt de meeste simpele manier volgens mij. Er staan alleen maar notuelen en wat voortgang in deze dagelijkse mail. Omdat het team steeds in samenstelling wisselt leek dit het makkelijkste...

Dan ben je d'r toch ook als je een mailbox aanmaakt: [e-mail] ?
Geef die 15 m/v lees- en schrijfrechten. Iedereen die iets te melden heeft stuurt 't naar die mailbox; iedereen die de voortgang wil weten, kijkt in die mailbox. Werkt een stuk betrouwbaarder dan een VBA script (geschreven door iemand die geen ervaring heeft in programmeren)

[rikoos]

Jazzy schreef op dinsdag 25 juli 2017 @ 17:31:
[...]

Waarom blijf je volhouden dat dit het makkelijkste is als je geen idee hebt hoe je dit moet realiseren?
[...]

Omdat dit al een ruim een jaar lang handmatig werd gedaan door mijn voorganger (ik heb zijn taken overgenomen) en door iedereen van het project dit als zeer prettig wordt ervaren ipv een mailbox waar alles in staat. Daarom blijf ik het volhouden aangezien het mijn taak is dat het dagelijkse proces alles stabiel wordt gehouden en waar kan verbeteren.

Dus ik doe het nu ook handmatig zoals mijn voorganger en het leek mij iets wat te automatiseren is.

[Jazzy]

Okay, maar er is al verschillende keren aangegeven dat je dit beter server-side kunt regelen. Het komt op mij over dat je het per se aan de kant van de client wilt oplossen. Maar als er wordt aangegeven dat je dan met VBA aan de slag moet dan pak je dat niet op.

Ik denk dat dit beter werkt als je functioneel beschrijft wat je zou willen bereiken, aangeeft wat je hebt en wat je kunt en dan openstaat voor verschillende oplossingen.

[Killah_Priest]

Dmv Powershell scripting kan dit ook erg makkelijk.. ofwel via een COM object (Outlook.application) ofwel via de EWS API (in het geval van een Exchange server)