Een lege inbox

[evilution]

Momenteel heb ik miijn mail op het werk tamelijk complex georganiseerd. Ik gebruik veel mappen met als gevolg dat ik vaak niet meer weet in welke map iets staat, of dat mail die eigenlijk "bij elkaar hoort" toch in verschillende mappen terecht komt.

Aangezien ik vanwege langdurige afwezigheid niks met mail heb hoeven doen en letterlijk niets in mijn mailbox enige actie van mij vereist kan ik het rigoreus anders gaan aanpakken. Ik kijk hiervoor naar https://blogs.microsoft.n...-altijd-een-lege-mailbox/

Nu bestaat mijn mail uit grofweg 3 zaken.
1: geautomatiseerde notificaties die ik middels een outlookregel direct als gelezen naar een aparte map verwijs ter latere raadpleging bij tijd&zin. Het is wel handig dat deze mails bij elkaar staan, dan kan ik er sneller doorheen scrollen.
2: teamzaken. Deze zijn perfect te organiseren volgens de beschreven methode. Eventueel in combinatie met categorieën.
3: projectzaken. Eigenlijk houdt ik die ook liever bij elkaar. Dit is handig omdat ik dan als ik aan het project werk alle relevante mails snel beschikbaar heb.

Ik kom dan tot een soort hybride vorm van de lege inbox methode, gecombineerd met enkele mappen voor notificaties en projecten. Waarbij de mappen voor projecten best veel kunnen worden. Er zijn veel projecten, zowel relatief kort als langer lopende projecten.

Zou dit optimaal kunnen zijn, of zie ik dingen over het hoofd? Is mijn mail volledig volgens de lege inbox methode te organiseren door andere slimmigheden toe te passen?
Filteren van mail beschouw ik niet echt als optie omdat met name de projectmails niet echt iets gemeenschappelijks hebben. Ik pleur ze dus gewoon in een map met projectnummer en -omschrijving.

En wat zijn jullie ervaringen met het organiseren van mail?

De omgeving is Outlook 2013 of zo met Exchange op het werk. Uiteraard kan ik alleen met mijn Outlook client rommelen.

Ter indicatie: na +/- 35 weken afwezigheid heb ik ongeveer 5000 ongelezen mails, waarvan zeker 3/4 notificaties.

[Jean-Bob]

Sinds begin dit jaar werk ik ook via deze methode. Ik heb ervoor gekozen om me ook echt aan de vier genoemde mappen (+1 werkspecifieke map) te houden aangezien ik niet met veel afgebakende projecten te maken heb (wel veel verschillende projecten/evenementen maar zo kortlopend dat het niet handig zou zijn om ze in aparte mappen in te delen).

Kan vanuit mijn positie niet optimaal beoordelen hoe het is als je wel met veel afgebakende projecten werkt, maar wat ik wel zou aanraden is het zo actiegericht te houden als je volgens deze methode wil werken.

Ik zou de projectmappen puur als archiefmappen inrichten. Alles dus behandelen vanuit die ene actiemap en in de projectmappen geen mails laten staan die opvolging vragen. Anders ben je het overzicht al snel weer kwijt.

Dan zou je dus dit krijgen:
– Actie
– Wachten op
– Ooit
– Archief

• Algemeen
• Project 1
• Project 2
• Project 3

Weet niet of dit voor jou haalbaar/werkbaar is, maar zo haal je het meest uit de methode.

[ Voor 12% gewijzigd door Jean-Bob op 02-05-2017 21:12 ]

[ik222]

Ik laat in principe gewoon alles in mijn inbox staan. Hooguit zet ik heel soms wat belangrijke zaken die ik wil groeperen in een submap maar eigenlijk ook zelden. Inbox bevat nu dus ook ruim 20.000 berichten maar de zoekfunctie zorgt dat ik altijd toch simpel kan vinden wat ik zoek in mijn "archief".

Verder maak ik veel gebruik van de markeer / follow up functie. Als ik iets moet doen met een mail flag ik die zodra ik hem zie, bijvoorbeeld zelfs op mijn telefoon. Gelezen en niet geflagd is gelijk aan "afgehandeld".

Sommige mensen vinden een grote inbox afschuwelijk maar voor mij werkt het uitstekend zo

[foekie01]

Ik gebruik de methode die veel time management cursussen aanbevelen;

* Lege inbox
* Aantal keer per dag je mail checken
* Instinctief en direct mails filteren / verplaatsen naar de volgende mappen;

* EVA (Eerst Volgend Actiepunt)
* Wacht op antwoord (Review van document, code, etc)
* Misschien ooit (archief)
* CC en nog lezen (ik sta op CC maar iemand heeft een bijbel van een email getikt, nu geen zin in lees ik wel nadat ik koffie heb gehaald)
* Kort archief (wekelijks wisselende WIFI codes, korte update project manager voor komende week etc)

In outlook heb ik snelkoppelingen gemaakt (CTRL-SHIFT 1 t/m 5) waarmee ik een mail direct kan verplaatsen en als niet gelezen kan markeren (overzicht dingen te doen per map, handig!). In de online client kan ik ze slepen.

Dit is mijn werkwijze. Er is geen 100% goede oplossing, je moet zelf een beetje kijken wat voor jou het beste helpt

[krvabo]

Op m'n werk werk ik ook met een 'lege' inbox, maar niet helemaal.
Ik filter een paar keer per dag, op een dood moment, mijn inbox. Alles waar ik geen actie op hoef te ondernemen wordt meteen verwijderd, tenzij het bijvoorbeeld projectspecificaties zijn (naar map 'dev'), of administratie zoals loonstroken (naar map 'administratie').

Mails waar ik nog actie op moet ondernemen laat ik in m'n inbox staan (soms enkele weken), zoals mails van congressen die ik wil bezoeken, of reacties op tickets waar ik iets mee kan (1 per taak/congres). Dat zijn er maximaal een stuk of 15. Zodra ik het gedaan heb dan verwijder ik de e-mail.
Het zorgt zeker voor een stuk minder chaos, en ik heb meteen een handig 'todo'-lijstje.

[Verwijderd]

Ik heb veel te maken met interne mails van collega's.
Ik heb per afdeling submappen gemaakt met de naam van de collega.
dus een hoofdmap "afdeling A" Daaronder 5-8 submappen van collega's.

Verder nog enkele mappen met Generieke onderwerpen zoals Monitoring, Mailinglists,Afgehandeld, Spam (overig).
Alles zoveel mogelijk geautomatiseerd met mailbox regels.. Mail wordt automatisch bij binnenkomst in de juiste mappen gezet.

Ik heb de tic om vaak goed te onthouden wie wat gemaild heeft, niet op detail niveau maar wel op onderwerp. Het is dus voor mij zeer makkelijk zoeken per collega om informatie terug te halen.
De werkmail (klanten etc) komt gewoon in postvak in en maak veel gebruik van "Flags" in outlook.
Zodra iets klaar is dan verplaats ik het naar afgehandeld, of wanneer ik geen historie nodig heb dan is het gewoon deleted items..

Zo houd ik mijn inbox redelijk schoon (tot 250-400 mailtjes) en de rest is gecategoriseerd.

[Señor Sjon]

AZ >>> CSA

[Rukapul]

Mijn zakelijke inbox heeft op dit moment 9 emails met datums:
27-3
29-3
24-4
25-4
26-4
1-5 (3x)
2-5

De todo lijst is iets langer (enkele tientallen) en die loop ik af en toe langs.

Señor Sjon schreef op woensdag 3 mei 2017 @ 09:22:
AZ >>> CSA

Dit gaat niet om software, maar om lifehacking / persoonlijke effectiviteit

[Señor Sjon]

Het is een beetje van beide.

[Pnnnkk]

Schokkend dat sommigen een mailbox van 250+ items schoon noemen

Ik heb in mijn inbox alleen mails die voor deze werkdag relevant zijn (wat roosterzaken, vergaderingagenda's enzo, zodat ik daar het snelst bij ben). De rest wordt zo snel mogelijk gecategoriseerd in een simpele mappenstructuur en als ik er iets mee moet geflagd.

[Dinmi]

ik222 schreef op dinsdag 2 mei 2017 @ 21:18:
Ik laat in principe gewoon alles in mijn inbox staan. Hooguit zet ik heel soms wat belangrijke zaken die ik wil groeperen in een submap maar eigenlijk ook zelden. Inbox bevat nu dus ook ruim 20.000 berichten maar de zoekfunctie zorgt dat ik altijd toch simpel kan vinden wat ik zoek in mijn "archief".

Verder maak ik veel gebruik van de markeer / follow up functie. Als ik iets moet doen met een mail flag ik die zodra ik hem zie, bijvoorbeeld zelfs op mijn telefoon. Gelezen en niet geflagd is gelijk aan "afgehandeld".

Sommige mensen vinden een grote inbox afschuwelijk maar voor mij werkt het uitstekend zo

Dat werkt voor mij ook het prettigst. Heb wel een mappenstructuur maar die heeft meer een archieffunctie. De zaken die ik moet afhandelen, krijgen een categoriekleur en zet ik weer op ongelezen en na afhandeling op gelezen.

Wat ik apart vind aan de werkwijze van TS is het feit dat ingekomen mails/notificaties bij verplaatsing meteen op gelezen worden gezet. Hoe hou je dan overzicht? Er wordt wel doorheen gescrold maar hoe weet je volgende week welke mails je wel of niet hebt gezien?

[Ircghost]

Ik doe exact hetzelfde als Jean-Bob kwa structuur. Ik heb ook op al mijn clients ingesteld dat als ik iets aantik het nooit automatisch als gelezen wordt gemarkeerd. Ik moet daar zelf voor kiezen, bij mij is ongelezen = to do/read. Mijn inbox is in principe altijd leeg. Ik scan het heel snel en dan verplaats ik het naar de actie map.

[juggle]

Om je inbox zo overzichtelijk mogelijk te houden kun je het beste zo weing mogelijk mappen hebben. Hou het simpel. Check je mail 2x tot 3x per dag. Alles wat je niet binnen 2 minuten kan afhandelen wordt een taak. Dit zet je dus in een todo lijst. Afspraken zet je gelijk in je agenda.

Mappen worden dus:

1. Inbox
2. Afgehandeld
3. Wacht op antwoord
4. Bewaren / Archief

Het werkt volgens de getting things done methode. Erg effectief en plezierig in mijn ogen. Het vergt vooral veel discipline omdat je al snel denkt doe ik nu wel even en je toch al snel10 minuten of meer met een e-mail bezig bent. Dit moet dus absoluut niet :-)

PS: project archief en dat soort zaken horen in principe niet in de mail maar in een programma als Basecamp bijvoorbeeld.

[ Voor 8% gewijzigd door juggle op 03-05-2017 10:49 ]

[RoelsRules]

om mijn inbox zo leeg mogelijk te houden hanteer is eigenlijk maar een paar dingen.

Al mijn cc's gaan direct naar een cc map, die open ik 1 keer per week of zo. Men weet dat ook, verwacht men actie van mij dan moeten ze het direct aan mij mailen. CC is informatief, good to know.

Als ik een mail heb gelezen en meteen kan afhandelen dan 1 druk op de knop en direct naar de map 'werk' (of welke naam je het ook wilt geven). Heb zelf geen andere submappen meer per project of zo, vroeger wel gehad maar kwam er achter dat ik vaker aan het zoeken was naar welk project/tijd het was dan gewoon te zoeken op wat kenmerken in het gehele archief.

In mijn inbox blijven alleen de mailtjes staan waar ik nog iets mee moet doen, verder niet. Nu bijvoorbeeld 7 mailtjes open die ik deze week afgerond wil hebben.
Probeer tevens maar een paar keer per dag naar mijn inbox te kijken (a la getting things done methode). Dat geeft ook rust.

[macnerd]

Op mijn werk heb ik slechts enkele mappen: Inbox, Sent Items en Archief. Dat laatste is waar ik afgehandelde mailtjes en notificaties in gooi als ik er niks meer mee moet doen. Mijn inbox is zelden leeg, maar het blijft in ieder geval wel onder de aandacht.
Verder markeer ik mailtjes en laat mailtjes op ongelezen staan (of zet ze terug op ongelezen) om aan te geven dat ik er actief wat mee moet doen. En 1 keer in de zoveel tijd archiveer ik mailtjes die niet meer in de inbox thuishoren (bv niet meer relevant).

[evilution]

Jean-Bob schreef op dinsdag 2 mei 2017 @ 21:09:
Sinds begin dit jaar werk ik ook via deze methode. Ik heb ervoor gekozen om me ook echt aan de vier genoemde mappen (+1 werkspecifieke map) te houden aangezien ik niet met veel afgebakende projecten te maken heb (wel veel verschillende projecten/evenementen maar zo kortlopend dat het niet handig zou zijn om ze in aparte mappen in te delen).

Kan vanuit mijn positie niet optimaal beoordelen hoe het is als je wel met veel afgebakende projecten werkt, maar wat ik wel zou aanraden is het zo actiegericht te houden als je volgens deze methode wil werken.

Ik zou de projectmappen puur als archiefmappen inrichten. Alles dus behandelen vanuit die ene actiemap en in de projectmappen geen mails laten staan die opvolging vragen. Anders ben je het overzicht al snel weer kwijt.

Dan zou je dus dit krijgen:
– Actie
– Wachten op
– Ooit
– Archief

• Algemeen
• Project 1
• Project 2
• Project 3

Weet niet of dit voor jou haalbaar/werkbaar is, maar zo haal je het meest uit de methode.

Dit is wel zo'n beetje wat ik voor ogen heb inderdaad, de projectmappen als archief maar actuele projectmail volgens de lege inbox methode behandelen.
Ik overweeg nog een aparte CC-map alhoewel deze eigenlijk ook wel in de map "ooit" kan. Ik heb voor CC een automatisch antwoord dat ik het bericht ter kennisgeving aanneem, en als er een reactie van mij wordt verwacht mij als direct geadresseerde te mailen.

Señor Sjon schreef op woensdag 3 mei 2017 @ 10:00:
Het is een beetje van beide.

Ik neig meer naar life hacking en persoonlijke effectiviteit. CSA leek mij meer voor technische issues. Edit: snap de verwarring ivm vermelding platvoorm maar het issue zou niet anders zijn dan bij gebruik T-bird of zelfs webmail. /edit.

In ieder geval allen bedankt voor de reacties, ik heb nu een goed idee wat te doen. Het is echt een groot voordeel dat ik nu de gelegenheid heb letterlijk al mijn mail, gelezen of niet, het archief in te pleuren

[ Voor 3% gewijzigd door evilution op 04-05-2017 21:18 ]

[Oogje]

Ik heb de GTD methode een eigen sausje gegeven en dat werkt prima voor mij. Zo min mogelijk folders omdat sorteren ook tijd kost en de zoekfunctie prima werkt.

Enige waar ik misschien in afwijk is dat zodra ik een mail beantwoord ik de originele mail weggooi aangezien deze dan toch in de sent items staat met mijn antwoord erbij. Dit scheelt enorm met de zoekresultaten en houdt mijn mailboxsize binnen de perken