Oude werkgever bekijkt mails

[Pelox]

Hoi,

Ongeveer 1 jaar geleden heb ik ontslag genomen bij mijn vorige werkgever. Nu belt een oud-collega mij plots op met een vraag over bestanden op mijn gekoppelde dropbox account.

Dit account is/was gekoppeld aan mijn oude mailadres van de zaak en gebruikte ik enkel voor het werk. 1 van de mappen heb ik wel gekoppeld aan mijn privé dropbox account. Oké voor zover de inleiding.

Men vroeg mij dus een inhoudelijke vraag over 1 van de bestanden op dit account en of ze de overige bestanden mochten verwijderen. Ik gaf aan dat dit geen probleem was. Ik was eigenlijk in de veronderstelling dat dit account al verwijderd was. Hierna nog wat over koetjes en kalfjes gesproken en opgehangen.

Toen ik hierover ging nadenken bedacht ik mij dat ze enkel toegang tot mijn dropbox konden krijgen via mijn mailaccount. Ik heb toen besloten om eerst zelf op mijn privéaccount in te loggen en de inhoud (kopie van origineel) in de gedeelde map zelf te verwijderen (origineel staat op de het netwerk bij de werkgever). Ik kon er dus zelf nog bij.

Ik heb hierna direct een mail naar mijn oude werkgever gestuurd met de vraag of ze mijn mailaccount en de daarbij behorende gegevens, gekoppelde accounts en bestanden compleet willen verwijderen. Ik dacht namelijk dat dit verplicht was na uiterlijk 6 maanden.

Heeft iemand hier ooit met iets dergelijks te maken gehad vanuit de kant van de werkgever of de werknemer? En zo ja heb je nog tips in deze?

[ Voor 9% gewijzigd door Pelox op 25-04-2017 16:39 ]

[hostler]

Ik heb er zelf geen ervaring mee, maar een werkgever mag zich gewoon toegang verschaffen tot je zakelijk email account. Zelfs als je er niet bent.

https://autoriteitpersoon...ng/controle-van-personeel

Pelox schreef op dinsdag 25 april 2017 @ 15:58:

Toen ik hierover ging nadenken bedacht ik mij dat ze enkel toegang tot mijn dropbox konden krijgen via mijn mailaccount.

Jouw persoonlijke Dropbox, of je zakelijke Dropbox?

[Pelox]

hostler schreef op dinsdag 25 april 2017 @ 16:03:
Ik heb er zelf geen ervaring mee, maar een werkgever mag zich gewoon toegang verschaffen tot je zakelijk email account. Zelfs als je er niet bent.

https://autoriteitpersoon...ng/controle-van-personeel


[...]


Jouw persoonlijke Dropbox, of je zakelijke Dropbox?

Zakelijk dus dat is op zich geen probleem. Het gaat er mij om dat ze niet aangeven waarom ze in mijn bestanden/mail willen kijken. Ik begreep dat je wanneer je dat doet je dit altijd van te voren moet aangeven bij de (ex)werknemer en dat er altijd een gegronde reden moet zijn om dit te doen.

[F_J_K]

Zakelijke Dropbox, zakelijk mailadres. Waarom zouden ze niet, als daar reden voor is en prive-spul wordt ontzien, kunnen kijken?

Zie bijv. ook

quote: https://blog.iusmentis.co...n-oude-mailbox-aanhouden/

Hoofdregel is, de mailbox is beschikbaar gesteld als bedrijfsfaciliteit en de werkgever beslist dus hoe deze wordt ingezet. De werkgever kan de mailbox opheffen als hem dat zakelijk gezien beter lijkt, bijvoorbeeld. Wél moet hij respecteren dat er enig (niet-overlastgevend) privégebruik van gemaakt wordt. Wie in de lunchpauze even mailt met zijn partner of om half vier een loodgieter mailt voor een offerte, valt arbeidsrechtelijk niets te verwijten.

Na einde dienstverband mag de werkgever natuurlijk de mailbox opheffen. Maar zakelijk gezien is het soms beter dat niet te doen: klanten en relaties hebben dat adres en zullen daar nog enige tijd op blijven mailen. Als dat werkgerelateerd is, moeten die mails bij de opvolger terechtkomen anders worden de klanten boos, en dat is een zakelijk belang.

Als het gaat om privémails dan mag de werkgever die inderdaad niet zomaar lezen, maar in deze situatie lijkt me dat haast onvermijdelijk. Een relatie een jaar terug mailt met een nietszeggend onderwerp (“Fwd: Re: Betr: agenda”), wat moet je dan als collega? Weggooien omdat het mogelijk privé is? Lezen omdat het mogelijk werkgerelateerd is?

Ik vrees dan ook dat je eventuele privacyschendingen in deze situatie voor lief zult moeten nemen. Mocht je dienstverband eindigen, dan kun je zelf al je privérelaties erop wijzen dat ze je op je nieuwe adres moeten mailen. (Of je gebruikt sowieso niet je zakelijk adres voor privézaken als dat enigszins haalbaar is, en wie het web op kan, kan ook Hotmailen of Gmailen of webmailen bij zijn privéprovider.) En als de opvolger dan evidente privézaken meteen wegklikt en bij zakelijke mails zegt “Piet werkt hier niet meer” dan zou het verder goed moeten gaan.

[ Voor 78% gewijzigd door F_J_K op 25-04-2017 16:09 . Reden: Quote toegevoegd van Ius Mentis. ]

[Pelox]

F_J_K schreef op dinsdag 25 april 2017 @ 16:08:
Zakelijke Dropbox, zakelijk mailadres. Waarom zouden ze niet, als daar reden voor is en prive-spul wordt ontzien, kunnen kijken?

Zie bijv. ook
[...]

Duidelijk, maar hoe zit dit met de bewaartermijn van oude accounts en de mails? Klopt het dat dat maximaal 6 maanden mag zijn? Ik dacht dat ik dat ergens gelezen had namelijk.

[Barrycade]

Ik denk dat als je zakelijke bestanden heb gewist op de zakelijk Dropbox terwijl je er niet meer werkt dat je op glad ijs begeeft.

Qua bewaartermijnen: afhankelijk van de data die er in staat. Als het bedrijf of jij in je oude werk bv de gewoonte had om transacties of andere zaken in de mail op te slaan zal het de wettelijke termijnen die voor die transacties bestaan beschikbaar moeten zijn.

[F_J_K]

Pelox schreef op dinsdag 25 april 2017 @ 16:12:
maar hoe zit dit met de bewaartermijn van oude accounts en de mails? Klopt het dat dat maximaal 6 maanden mag zijn? Ik dacht dat ik dat ergens gelezen had namelijk.

Wat voor soort organisatie (MKB bedrijfsleven?) en wat voor soort gegevens (niet medisch o.i.d.)?

In beginsel is het aan het bedrijf, "tot het niet meer nodig is" (voor het doel van de gegevens, maar ja..).

[Pelox]

Barrycade schreef op dinsdag 25 april 2017 @ 16:15:
Ik denk dat als je zakelijke bestanden heb gewist op de zakelijk Dropbox terwijl je er niet meer werkt dat je op glad ijs begeeft.

Qua bewaartermijnen: afhankelijk van de data die er in staat. Als het bedrijf of jij in je oude werk bv de gewoonte had om transacties of andere zaken in de mail op te slaan zal het de wettelijke termijnen die voor die transacties bestaan beschikbaar moeten zijn.

Deze bestanden staan nog op de netwerkschijf van het bedrijf was enkel een kopie om vanuit huis te werken. De bestanden zijn dus nog in hun bezit.

F_J_K schreef op dinsdag 25 april 2017 @ 16:19:
[...]

Wat voor soort organisatie (MKB bedrijfsleven?) en wat voor soort gegevens (niet medisch o.i.d.)?

In beginsel is het aan het bedrijf, "tot het niet meer nodig is" (voor het doel van de gegevens, maar ja..).

MKB inderdaad.

[ Voor 20% gewijzigd door Pelox op 25-04-2017 16:20 ]

[Standeman]

Pelox schreef op dinsdag 25 april 2017 @ 16:12:
[...]


Duidelijk, maar hoe zit dit met de bewaartermijn van oude accounts en de mails? Klopt het dat dat maximaal 6 maanden mag zijn? Ik dacht dat ik dat ergens gelezen had namelijk.

Ik kan me zomaar voorstellen dat het bewaartermijn minimaal 7 jaar is. Zolang eist de belastingdienst dat een bedrijf de administratie bewaart. Dus als er facturen, declaraties, etc tussen staan die nergens anders geadministreerd zijn, kan dat eventueel van toepassing zijn.

[Qwerty-273]

Het is wel vreemd dat je bedrijfsinformatie zomaar in de cloud opslaat om er dan ook thuis mee te kunnen werken. Dat is opzich al behoorlijk bedenkelijk....

[Pelox]

Qwerty-273 schreef op dinsdag 25 april 2017 @ 16:22:
Het is wel vreemd dat je bedrijfsinformatie zomaar in de cloud opslaat om er dan ook thuis mee te kunnen werken. Dat is opzich al behoorlijk bedenkelijk....

Zijn geen spannende zaken hoor en met toestemming van de werkgever uiteraard.

[Breezers]

Zakelijke communicatie dient volgens mij voor minimaal 5 jaar bewaart te worden, dus lijkt mij dat de werkgever dit prima tot in de eeuwigheid kan en mag bewaren ?

[F_J_K]

Standeman schreef op dinsdag 25 april 2017 @ 16:22:
[...]

Ik kan me zomaar voorstellen dat het bewaartermijn minimaal 7 jaar is. Zolang eist de belastingdienst dat een bedrijf de administratie bewaart. Dus als er facturen, declaraties, etc tussen staan die nergens anders geadministreerd zijn, kan dat eventueel van toepassing zijn.

Voor sommige data is de termijn voor de bdienst zelfs 10 jaar. Ook kan er communicatie zijn geweest i.h.k.v. een contract dat nog zeg 10 jaar loopt.

Al zijn dat aannames, het bedrijf zal het moeten inschatten. Dat geldt ook voor weggooien van een Dropbox-kopie. Dat is aan hen, het is (er van uitgaande dat je niets over auteursrecht hebt afgesproken) hun data. Al kan je flauw stellen: als je documenten plaatst op een Amerikaanse cloud server (waar dus de Freedom act van toepassing is) zou je kunnen verwachten dat er per definitie geen persoonsgegevens op staan, want dan zou de werknemer best faudt bezig kunnen zijn geweest

[Mx. Alba]

Qwerty-273 schreef op dinsdag 25 april 2017 @ 16:22:
Het is wel vreemd dat je bedrijfsinformatie zomaar in de cloud opslaat om er dan ook thuis mee te kunnen werken. Dat is opzich al behoorlijk bedenkelijk....

Sterker nog, zeer bedenkelijk. "Bij ons" is het gebruik van clouds van derden ten strengste verboden. Tenzij bijvoorbeeld een klant eist dat we rapporten etc in hun dropbox zetten - maar dan is dat voor verantwoording van de klant.

Wat email betreft... Als jij niet expliciet toestemming hebt gegeven aan je werkgever om je email te lezen, dan mag dat in principe niet zomaar. Daar gaan we weer... "bij ons" worden mensen die vertrekken verzocht om zelf een collega toegang tot hun email te geven voor ze vertrekken (dan heeft de vertrekkende medewerker immers expliciet zelf toestemming daarvoor gegeven). En mocht dat vergeten zijn, of bijvoorbeeld in het geval dat een werknemer overleden is of te kwadertrouw vertrokken is, dan kan toegang alleen gegeven worden met schriftelijke goedkeuring van HR en Legal.

Anyway, een beetje vreemd is het wel. Maar wellicht niet direct verboden of strafbaar. Immers, in principe zijn alle gegevens die in je zakelijke email staan eigendom van de werkgever. Dus als zij middels validatieprocessen en geheimhoudingsverklaringen ervoor zorgen dat jouw privacy geborgd is in geval er privacygevoelige zaken in je email staan, dan is het volgens mij verder wel in orde...

Vroeger (onder het motto "opa vertelt") kwam het natuurlijk wel eens voor dat iemands enige emailadres zijn zakelijke emailadres was, en dat daar dus ook veel privé-zaken in stonden. Tegenwoordig heeft iedereen toch wel een persoonlijke hotmail, gmail of zo, waardoor de zakelijke email voor het overgrote deel alleen zakelijk gebruikt wordt.

[ Voor 10% gewijzigd door Mx. Alba op 25-04-2017 16:33 ]

[Pelox]

Mx. Alba schreef op dinsdag 25 april 2017 @ 16:30:
[...]


Sterker nog, zeer bedenkelijk. "Bij ons" is het gebruik van clouds van derden ten strengste verboden. Tenzij bijvoorbeeld een klant eist dat we rapporten etc in hun dropbox zetten - maar dan is dat voor verantwoording van de klant.

Wat email betreft... Als jij niet expliciet toestemming hebt gegeven aan je werkgever om je email te lezen, dan mag dat in principe niet zomaar. Daar gaan we weer... "bij ons" worden mensen die vertrekken verzocht om zelf een collega toegang tot hun email te geven voor ze vertrekken (dan heeft de vertrekkende medewerker immers expliciet zelf toestemming daarvoor gegeven). En mocht dat vergeten zijn, of bijvoorbeeld in het geval dat een werknemer overleden is of te kwadertrouw vertrokken is, dan kan toegang alleen gegeven worden met schriftelijke goedkeuring van HR en Legal.

Anyway, een beetje vreemd is het wel. Maar wellicht niet direct verboden of strafbaar. Immers, in principe zijn alle gegevens die in je zakelijke email staan eigendom van de werkgever. Dus als zij middels validatieprocessen en geheimhoudingsverklaringen ervoor zorgen dat jouw privacy geborgd is in geval er privacygevoelige zaken in je email staan, dan is het volgens mij verder wel in orde...

Ahaa thanks! Dus toch een beetje vreemd is het wel en inderdaad mag email zonder expliciet toestemming vragen dus toch niet. Het voelde voor mij ook een beetje vreemd dus vandaar mijn vraag.

[Caeruleus]

Mailbox en gebruikersaccount kan overigens al lang verwijderd zijn. Misschien hebben ze alleen een alias aangemaakt met z'n oude emailadres om een wachtwoord reset voor Dropbox uit te voeren.

[Patriot]

Dus toch een beetje vreemd is het wel en inderdaad mag email zonder expliciet toestemming vragen dus toch niet.

Nee, dat zegt hij niet, en dat is ook niet zo. Hij zegt alleen dat ze het bij hen zo doen. Dat is leuk daar, maar dat is niet de wettelijke norm.

[Pelox]

Caeruleus schreef op dinsdag 25 april 2017 @ 16:34:
Mailbox en gebruikersaccount kan overigens al lang verwijderd zijn. Misschien hebben ze alleen een alias aangemaakt met z'n oude emailadres om een wachtwoord reset voor Dropbox uit te voeren.

ja dat kan natuurlijk ook.. helemaal niet aan gedacht..

[Pelox]

Patriot schreef op dinsdag 25 april 2017 @ 16:35:
[...]

Nee, dat zegt hij niet, en dat is ook niet zo. Hij zegt alleen dat ze het bij hen zo doen. Dat is leuk daar, maar dat is niet de wettelijke norm.

Mx. Alba schreef op dinsdag 25 april 2017 @ 16:30:
[...]

Anyway, een beetje vreemd is het wel. Maar wellicht niet direct verboden of strafbaar. Immers, in principe zijn alle gegevens die in je zakelijke email staan eigendom van de werkgever. Dus als zij middels validatieprocessen en geheimhoudingsverklaringen ervoor zorgen dat jouw privacy geborgd is in geval er privacygevoelige zaken in je email staan, dan is het volgens mij verder wel in orde...

[nst6ldr]

Mx. Alba schreef op dinsdag 25 april 2017 @ 16:30:
[...]


Sterker nog, zeer bedenkelijk. "Bij ons" is het gebruik van clouds van derden ten strengste verboden. Tenzij bijvoorbeeld een klant eist dat we rapporten etc in hun dropbox zetten - maar dan is dat voor verantwoording van de klant.

Wat email betreft... Als jij niet expliciet toestemming hebt gegeven aan je werkgever om je email te lezen, dan mag dat in principe niet zomaar. Daar gaan we weer... "bij ons" worden mensen die vertrekken verzocht om zelf een collega toegang tot hun email te geven voor ze vertrekken (dan heeft de vertrekkende medewerker immers expliciet zelf toestemming daarvoor gegeven). En mocht dat vergeten zijn, of bijvoorbeeld in het geval dat een werknemer overleden is of te kwadertrouw vertrokken is, dan kan toegang alleen gegeven worden met schriftelijke goedkeuring van HR en Legal.

Anyway, een beetje vreemd is het wel. Maar wellicht niet direct verboden of strafbaar. Immers, in principe zijn alle gegevens die in je zakelijke email staan eigendom van de werkgever. Dus als zij middels validatieprocessen en geheimhoudingsverklaringen ervoor zorgen dat jouw privacy geborgd is in geval er privacygevoelige zaken in je email staan, dan is het volgens mij verder wel in orde...

Vroeger (onder het motto "opa vertelt") kwam het natuurlijk wel eens voor dat iemands enige emailadres zijn zakelijke emailadres was, en dat daar dus ook veel privé-zaken in stonden. Tegenwoordig heeft iedereen toch wel een persoonlijke hotmail, gmail of zo, waardoor de zakelijke email voor het overgrote deel alleen zakelijk gebruikt wordt.

Even om dat te onderstrepen: een collega van mij heeft bij een ministerie gewerkt, toen een collega van hem kwam te overlijden en er gegevens nodig waren uit zijn mailbox, kwam hier de OvJ bij kijken die het goedkeurde als de data onder vier-ogen principe werd opgezocht. Dus zelfs al ben je dood, dan word de privacy alsnog gerespecteerd.

[Gertjuhjan]

Zie hier voor meer info:
https://www.sprengersadvo...ilbox-van-een-medewerker/

[Mx. Alba]

Patriot schreef op dinsdag 25 april 2017 @ 16:35:
[...]


Nee, dat zegt hij niet, en dat is ook niet zo. Hij zegt alleen dat ze het bij hen zo doen. Dat is leuk daar, maar dat is niet de wettelijke norm.

Exact. Als de vertrekkende werknemer zelf expliciet toestemming heeft gegeven, dan voorkomt dat eventueel juridisch getouwtrek, natuurlijk. Maar ook als dat niet wordt gedaan, dan is het (met toestemming van HR en Legal) mogelijk om een collega of manager toegang tot de email te geven. De verantwoordelijkheid daarvoor ligt dan bij HR en Legal - niet bij ons van IT. Zij kunnen namelijk mogelijke juridische consequenties overzien, wij niet. Die toestemming van HR en Legal is slechts een interne procedure om de privacy van (ex-)werknemers te borgen. Maar het feit dat het dus met zo'n interne goedkeuring wel kan, geeft aan dat het gewoon wettelijk toegestaan is voor de werkgever om de zakelijke email van een (ex-)werknemer in te zien - mits de privacy geborgd is.

[Pelox]

Mx. Alba schreef op dinsdag 25 april 2017 @ 16:39:
[...]


Exact. Als de vertrekkende werknemer zelf expliciet toestemming heeft gegeven, dan voorkomt dat eventueel juridisch getouwtrek, natuurlijk. Maar ook als dat niet wordt gedaan, dan is het (met toestemming van HR en Legal) mogelijk om een collega of manager toegang tot de email te geven. De verantwoordelijkheid daarvoor ligt dan bij HR en Legal - niet bij ons van IT. Zij kunnen namelijk mogelijke juridische consequenties overzien, wij niet. Die toestemming van HR en Legal is slechts een interne procedure om de privacy van (ex-)werknemers te borgen. Maar het feit dat het dus met zo'n interne goedkeuring wel kan, geeft aan dat het gewoon wettelijk toegestaan is voor de werkgever om de zakelijke email van een (ex-)werknemer in te zien.

En wanneer er geen toestemming is vanuit HR en er geen Legal afdeling bestaat? Dus de ICT-medewerker doet dit zonder daarvoor opdracht te hebben gekregen?

[Mx. Alba]

Pelox schreef op dinsdag 25 april 2017 @ 16:41:
[...]


En wanneer er geen toestemming is vanuit HR en er geen Legal afdeling bestaat? Dus de ict-medewerker doet dit zonder daarvoor opdracht te hebben gekregen?

Dan handelt die ICT-medewerker in strijd met de Code of Ethics, wat hem minstens een officiële reprimande zal opleveren... Ook wel bekend als een "carreer limiting move"

[Pelox]

Mx. Alba schreef op dinsdag 25 april 2017 @ 16:42:
[...]


Dan handelt die ICT-medewerker in strijd met de Code of Ethics, wat hem minstens een officiële reprimande zal opleveren... Ook wel bekend als een "carreer limiting move"

Bedankt, dit is namelijk in deze het geval.

[F_J_K]

Mx. Alba schreef op dinsdag 25 april 2017 @ 16:42:
Dan handelt die ICT-medewerker in strijd met de Code of Ethics, wat hem minstens een officiële reprimande zal opleveren... Ook wel bekend als een "carreer limiting move"

We hebben het over een MKB-tje, iets zegt me dat die niet dergelijke procedures en afspraken hebben. Dat het netjs zou zijn (in beginsel niet, vier ogen, etc.): natuurlijk. Maar is het hard verboten?

Dat gezegd hebbende: kijk nog even in je oude arbeidsovereenkomst etc. (Heel) misschien staat daar iets in over dergelijke situaties. Edit: je = de TS, niet Albanter..

[TheFes]

Pelox schreef op dinsdag 25 april 2017 @ 16:44:
[...]


Bedankt, dit is namelijk in deze het geval.

Het gaat hier dus om de Code of Ethics van het bedrijf van @Mx. Alba, niet om een wettelijk vastgestelde norm.
Het is dus niet iets waar jij je in jouw geval op kunt beroepen.

[Pelox]

F_J_K schreef op dinsdag 25 april 2017 @ 16:45:
[...]

We hebben het over een MKB-tje, iets zegt me dat die niet dergelijke procedures en afspraken hebben. Dat het netjs zou zijn (in beginsel niet, vier ogen, etc.): natuurlijk. Maar is het hard verboten?

Dat gezegd hebbende: kijk nog even in je oude arbeidsovereenkomst etc. (Heel) misschien staat daar iets in over dergelijke situaties. Edit: je = de TS, niet Albanter..

In de oude arbeidsovereenkomst staat hier niets over beschreven er zijn dus ook geen procedures en afspraken over dit onderwerp te vinden. Tenminste niet toen ik daar nog werkzaam was.

[Patriot]

En wanneer er geen toestemming is vanuit HR en er geen Legal afdeling bestaat? Dus de ict-medewerker doet dit zonder daarvoor opdracht te hebben gekregen?

In beginsel is het niet verboden voor de werkgever om in de mailbox te kijken die hij ter beschikking stelt aan zijn werknemers. Hij mag de privacy van zijn werknemers echter ook niet zonder meer schaden. Waar het op neer komt: Een (ex-)werkgever mag niet zomaar in alle mailtjes in zo'n inbox gaan rondneuzen, want het uitoefenen van zijn rechten op dat gebied staat niet in verhouding tot de privacyschending.

Als er een goede reden is omdat er bijvoorbeeld (mogelijk) nog bestanden die relevant zijn voor de bedrijfsvoering op een dropbox-account staan waar men niet bij kan, dan mag de werkgever zich gerust toegang verschaffen tot die mailbox (en daardoor tot de dropbox-account).

Wat het bedrijf van Albantar doet is zichzelf zoveel mogelijk beschermen tegen mogelijke juridische gevolgen van hun toegang tot de mailbox van (ex-)medewerkers. Dat is echter niet wettelijk verplicht. Het is gewoon een procedure die ze zelf in het leven hebben geroepen om er zichzelf er redelijkerwijs van te kunnen verzekeren niet in een lastige juridische strijd terecht te komen.