Mogelijkheden database en filesystem MKB

[AllSeeyinEye]

Laat ik beginnen met aangeven dat ik geen IT-er ben. Ook hebben wij geen IT-er in ons bedrijf in huis. Wij zijn een bedrijf van <50 werknemers. Het bedrijf is verdeeld over drie kantoren. Wij behandelen zaken in dossiervorm, circa 1500 per jaar, waarbij er per dossier gemiddeld tussen de 50 en 250 documenten in het dossier aanwezig zijn. Dossiers moeten minimaal 7 jaar beschikbaar zijn met een voorkeur voor een langere periode.

De documenten hebben verschillende formaten, maar de meerderheid betreft ofwel: email (.eml) met bijlagen, docx, xlsx, pptx, jpg, png en zo nu en dan wat meer exotische bestanden zoals dwg (tekeningen).

Wij werken nu met een door de jaren heen door ontwikkelde database met daaraan gekoppeld een filesystem waar de betreffende bestanden in staan. Met name het laatste deel laat echter toch veel te wensen over. Verder werken wij met Office 365.

Wat dit systeem wel kan:
- email kan worden geforward naar een bepaald adres en zolang er een bepaalde tag in de onderwerp regel staat wordt dit bericht in de juiste folder opgeslagen. Bijlagen bij dit email bericht worden dan automatisch ook (separaat) in die folder opgeslagen.
- bestanden kunnen handmatig worden geupload. Dit is een bijzonder traag proces waarbij er een limiet van 100 bestanden per keer geldt en een maximale grootte per bestand van 20Mb.
- hoveren over een afbeelding laat een thumbnail zien
- bestanden kunnen per stuk worden gedownload

Wat dit systeem niet kan:
- batch download
- preview van documenten
- zoeken binnen een folder naar bestanden, noch op bestandsnaam en al helemaal niet op de inhoud van een bericht
- Het werkt allemaal rete traag
- Bestanden in de database kunnen niet on the fly worden geopend en bewerkt, laat staan dat collaboration in documenten mogelijk is.

De meerderheid van de bestanden krijgen wij via email binnen. Een goede tweede zijn zelf geproduceerde documenten (docx en xlsx) en als derde komt er veel binnen via diensten als WeTransfer. Ook digitaliseren wij nog altijd de nodige poststukken.

Wat wij zoeken:
Wij zijn op zoek naar een oplossing voor met name het bestandsbeheer. Hierbij gelden de volgende parameters:
- Koppeling met onze database is belangrijk
- Liefst een snelle, verkenner-achtige doorzoekbaarheid
- Snelle respons op muisklikken / opvragen van documenten
- Doorzoekbaar (dus bij voorkeur een indexering van de documenten en de inhoud)
- Moet ook grote bestanden aankunnen
- Moet cloud based omdat er veel thuis of op locaties gewerkt wordt en iedereen altijd bij de bestanden moet kunnen

Belangrijk hierbij is dat het uiteraard niet teveel mag kosten. Wij zijn dan ook bij voorkeur op zoek naar een oplossing die al bestaat. Oftewel dat we een bestaand pakket kunnen aanschaffen of daarop kunnen abonneren waar met een relatief beperkte effort onze database aan kan worden gekoppeld.

Onze servers en werkplekken draaien allen op Microsoft systemen.
De database is in MySQL gebouwd (meen ik).
Medewerkers zijn allen gewend aan MS Office producten en er is dan ook een sterke voorkeur om dat te blijven gebruiken (mocht bijvoorbeeld Google een prima oplossing hebben).

Graag doe ik een beroep op de GoT community omdat meer zielen nu eenmaal meer kennis en ervaring hebben van/over de mogelijkheden die er op dit gebied bestaan. Wij hebben met onze IT provider hierover ook al gebrainstormd, maar kennelijk zijn wij voor onze omvang relatief afwijkend van andere bedrijven van vergelijkbare grootte met name wat betreft de hoeveelheid bestanden per dossier die wij gebruiken. Dit maakt dat OneDrive geen geschikte oplossing zou zijn omdat dat dergelijke hoeveelheden niet (goed) aan zou kunnen.

In dit stadium staan wij overal voor open. Please note dat mijn IT-technische kennis op dit gebied vrij beperkt is en dat de mogelijkheden dus vertaald moeten worden voor een leek

Alvast bedankt!

[Mike2k]

Eerste wat me te binnen schiet: Sharepoint ? Zit in Office365 als je het juiste abonnement hebt...

Overigens:
50 werknemers en geen IT bedrijf erachter ? Is volgens mij ook niet helemaal verstandig
Misschien een beetje preken voor eigen parochie maar het is toch wel heel handig om een IT sparringspartner te hebben...

Iets te snel gelezen, je hebt wel een MSP...ik mag hopen dat die niet de OneDrive aanraadde ?

[ Voor 66% gewijzigd door Mike2k op 15-03-2017 08:18 ]

[AllSeeyinEye]

Mike2k schreef op woensdag 15 maart 2017 @ 08:15:
Eerste wat me te binnen schiet: Sharepoint ? Zit in Office365 als je het juiste abonnement hebt...

Sharepoint lijkt aantrekkelijk, maar ik lees daar:

Aantal items dat kan worden gesynchroniseerd

U kunt maximaal 20.000 items in totaal over alle gesynchroniseerde bibliotheken synchroniseren. Dit omvat bibliotheken van OneDrive voor Bedrijven, Teamsites-bibliotheken en andere bibliotheken. Dit omvat mappen en bestanden. Los van de totale synchronisatielimiet, zijn er grenzen aan het aantal items dat kan worden gesynchroniseerd voor elk bibliotheektype.


-U kunt maximaal 20.000 items in een OneDrive voor Bedrijven-bibliotheek synchroniseren. Dit omvat mappen en bestanden.

- U kunt maximaal 5.000 items in een SharePoint-bibliotheek synchroniseren. Dit omvat mappen en bestanden. Dit zijn de bibliotheken die u vindt op verschillende SharePoint-sites, zoals teamsites en community-websites, bibliotheken die andere mensen hebben gemaakt of die u van uw Sites-pagina hebt gemaakt. U kunt meerdere SharePoint-bibliotheken synchroniseren. Teamsites die u wilt synchroniseren worden ook meegeteld in de algehele 20.000 itemlimiet in alle gesynchroniseerde bibliotheken.

En gemiddeld hebben wij per jaar al tenminste 250.000 items om te synchroniseren. Dat gaat m dus niet worden...

Overigens:
50 werknemers en geen IT bedrijf erachter ? Is volgens mij ook niet helemaal verstandig
Misschien een beetje preken voor eigen parochie maar het is toch wel heel handig om een IT sparringspartner te hebben...

Iets te snel gelezen, je hebt wel een MSP...ik mag hopen dat die niet de OneDrive aanraadde ?

Nee hoor, wees gerust, onze service provider raadde OneDrive juist direct af toen een collega dat aandroeg.

[ Voor 21% gewijzigd door AllSeeyinEye op 15-03-2017 08:24 ]

[.Maarten]

Zoek en andere partner. Je wilt een partij die de gekozen oplossing ook kan beheren. Als je huidige partij geen oplossing kan bieden kan deze het ook niet beheren.

[AllSeeyinEye]

.Maarten schreef op woensdag 15 maart 2017 @ 08:28:
Zoek en andere partner. Je wilt een partij die de gekozen oplossing ook kan beheren. Als je huidige partij geen oplossing kan bieden kan deze het ook niet beheren.

Dit soort adviezen, ongetwijfeld goed bedoeld, dragen vooralsnog niet bij aan een oplossing. Een andere partner kan tot de mogelijkheden horen, maar voordat een nieuwe partner gekozen zou worden, moeten we eerst wel weten welke oplossingen er aangedragen kunnen worden, nietwaar?!

[.Maarten]

AllSeeyinEye schreef op woensdag 15 maart 2017 @ 08:37:
[...]

Dit soort adviezen, ongetwijfeld goed bedoeld, dragen vooralsnog niet bij aan een oplossing. Een andere partner kan tot de mogelijkheden horen, maar voordat een nieuwe partner gekozen zou worden, moeten we eerst wel weten welke oplossingen er aangedragen kunnen worden, nietwaar?!

Daar zou ik de nieuwe partner vrij in laten. Je geeft zelf aan dat je weinig iT kennis hebt maar wil wel zelf het pakket uitzoeken. Dat zou ik allemaal laten doen. Dan heb je een stok om mee te slaan als de oplossing niet aan de eisen voldoet.

[Ernemmer]

Ik werk nu als ZZP voor een groot bedrijf met >100 man op een aantal verschillende locaties en zeer veel documenten. Dit bedrijf werkt met BOX.com voor de bestandsdeling en dit werk erg goed. De previews van 10mb+ PDF's zijn soms wat traag maar er is goed mee te werken verder.

[AllSeeyinEye]

.Maarten schreef op woensdag 15 maart 2017 @ 08:43:
[...]


Daar zou ik de nieuwe partner vrij in laten. Je geeft zelf aan dat je weinig iT kennis hebt maar wil wel zelf het pakket uitzoeken. Dat zou ik allemaal laten doen. Dan heb je een stok om mee te slaan als de oplossing niet aan de eisen voldoet.

Nee, ik wil het niet uitzoeken. Ik wil meedenken in mogelijkheden die er kunnen zijn. En de een boort daarvoor de kennis aan van een vriend die in IT zit, de ander legt het probleem voor op / aan een community.

Daarnaast, wat betreft de stok als het niet voldoet: het is wellicht fijn als je iemand kan aanspreken daarop, maar in the end zijn wij het die dan met een probleem zitten: geld uitgegeven aan een niet afdoende werkend product.

Wij werken vooralsnog samen met drie partijen. Een beheert de website en heeft de database gebouwd en het filesystem mogelijk gemaakt. Een biedt ondersteuning met name op gebied van hardware, netwerken en infra. De laatste bouwt regelmatig maatwerk tooltjes die aan de database gekoppeld zijn (koppeling database / word-sjablonen, bijvoorbeeld)

[ Voor 11% gewijzigd door AllSeeyinEye op 16-03-2017 07:53 ]

[akimosan]

De beperking die je met Sharepoint schetst betreft enkel synchronisatie van files / folders tussen een client systeem en een Sharepoint bilbiotheek.

Zeg maar OneDrive functionaliteit, maar dan gekoppeld aan Sharepoint bibliotheken.
Dat is sowieso niet iets wat je wilt voor jouw zaaksysteem. Het is niet de bedoeling dat elke gebruiker van het systeem als het ware de complete bibliotheek met alle dossiers meesjouwt.

Sharepoint kan dus nog steeds een prima alternatief zijn met goed ingericht document management/templates, etc.

Wat je beschrijft met de koppeling met email doet eigenlijk een beetje denken aan een CRM, waarbij ook de contacten via email automatisch worden opgeslagen in het systeem.
Dan kom je bijvoorbeeld uit bij Salesforce, hoewel de insteek geen Sales of Marketing is. Je beschrijft niet de sector waarin gewerkt wordt, dat zou het makkelijker kunnen maken om te kijken of er marketleading applicaties of aanbieders zijn.

Al eens gegoogled op zaaksysteem?

[ Voor 8% gewijzigd door akimosan op 15-03-2017 11:52 ]

[i-chat]

ik moest ook direct denken aan een DMS of een CRM systeem, je hebt daar verschillende systemen in met allen hun voor en nadelen, ik zou ook daar eens op google'n en dan kijken welke vraagtekens dat bij je oproept.

[AllSeeyinEye]

akimosan schreef op woensdag 15 maart 2017 @ 11:49:
De beperking die je met Sharepoint schetst betreft enkel synchronisatie van files / folders tussen een client systeem en een Sharepoint bilbiotheek.

Zeg maar OneDrive functionaliteit, maar dan gekoppeld aan Sharepoint bibliotheken.
Dat is sowieso niet iets wat je wilt voor jouw zaaksysteem. Het is niet de bedoeling dat elke gebruiker van het systeem als het ware de complete bibliotheek met alle dossiers meesjouwt.

Ik gok dat mijn onbekendheid met deze systemen hierbij grotendeels parten speelt, maar het is dus juist wel de bedoeling dat iedereen op elk moment bij ieder bestand van ieder dossier moet kunnen. Meesjouwen hoeft niet, maar het moet dus wel snel en overzichtelijk benaderbaar zijn. En juist omdat je ook in dossiers van anderen moet kunnen zoeken is een indexering erg fijn.

Wat je beschrijft met de koppeling met email doet eigenlijk een beetje denken aan een CRM, waarbij ook de contacten via email automatisch worden opgeslagen in het systeem.
Dan kom je bijvoorbeeld uit bij Salesforce, hoewel de insteek geen Sales of Marketing is. Je beschrijft niet de sector waarin gewerkt wordt, dat zou het makkelijker kunnen maken om te kijken of er marketleading applicaties of aanbieders zijn.

Onze sector is zakelijke dienstverlening - een expertisebureau (verzekeringen / techniek).
Heb van meerdere kanten al gehoord dat het aantal documenten dat wij gebruiken / nodig hebben schrikbarend hoog is ten opzichte van wat er in de sales gebruikelijk is.

Al eens gegoogled op zaaksysteem?

Even snel gedaan. Vooralsnog alleen overheidsgerelateerde oplossingen. Zal me er als ik meer tijd heb beter in verdiepen.

i-chat schreef op woensdag 15 maart 2017 @ 17:13:
ik moest ook direct denken aan een DMS of een CRM systeem, je hebt daar verschillende systemen in met allen hun voor en nadelen, ik zou ook daar eens op google'n en dan kijken welke vraagtekens dat bij je oproept.

Heb gezocht en rondgekeken bij een aantal CRM systemen / oplossingen. Ze lijken echter allemaal te focussen op de database. En die is nou net wel in orde - lees: werkt afdoende en er is geen animo daar geld aan uit te geven om alles weer om te zetten. Het gaat puur om het achterliggende bestandsbeheer. Dat moet makkelijker, sneller, overzichtelijker en met name doorzoekbaar worden, want in een traag renderende lijst van 200 tot 500 documenten zoeken naar (bijvoorbeeld) dat ene pdf-je waarvan je weet dat het erin staat is nu geen doen.

[ Voor 19% gewijzigd door AllSeeyinEye op 16-03-2017 07:51 ]

[Mike2k]

AllSeeyinEye schreef op donderdag 16 maart 2017 @ 07:48:
[...]
Ik gok dat mijn onbekendheid met deze systemen hierbij grotendeels parten speelt, maar het is dus juist wel de bedoeling dat iedereen op elk moment bij ieder bestand van ieder dossier moet kunnen. Meesjouwen hoeft niet, maar het moet dus wel snel en overzichtelijk benaderbaar zijn. En juist omdat je ook in dossiers van anderen moet kunnen zoeken is een indexering erg fijn.

Daarom Sharepoint...dat spul indexeert zelfs inhoudelijk word en pdf documenten.
En om ervoor te zorgen dat mensen altijd bij die bestanden kunnen...dat noemen ze internet

Het synchroniseren waar jij naar verwees is, zoals al aangegeven, alleen het syncen met een lokale client. Lijkt me dat je niet wil dat iedereen al die documenten op zijn of haar laptop heeft staan...laptop gestolen = documenten op straat...