Eigen exchange server of toch hosted?

[kaajee]

Is er een soort omslag punt te bepalen wanneer je beter je eigen exchange server kunt opzetten in verhouding tot het remote hosten van de exchange account?

Het gaat om het volgende: bedrijfje met 25 werknemers (groeiende) en ongeveer 30 Hosted Exchange accounts. Verder infrastructuur is een (gedeelde) 50/50 glasvezel internet verbinding.Intern netwerk gigabit uitgevoerd.
-Draytek Vigor 2925 als Firewall/eigen router
-eigen (fysieke) Windows server (2012) doet dienst als DC, File/print server en SQL server (lichte toepassing)
-werkstations zijn "gewone" desktops (i5, 8gb, 1Tb, dual monitor)

Feit is dat er een aantal PC's qua Outlook redelijk zwaar belast worden; deze werkplekken/pc's (secretaresses) beheren tot soms wel 6 joekels van Outlook accounts van andere werknemers (mail, agenda, contacts). Dit betekent dus veel verkeer qua met name synchronisaties (grote OST files, etc.) Hier zijn wel eens wat klachten over het niet/traag laden van mailboxen en het laat synchroniseren. Idee is om dan zelf een eigen exchange server op te gaan zetten maar je haalt je natuurlijk ook extra werk (beheer) en risico's op je nek.En een extra investering qua server en software/licenties natuurlijk.
Beheer ligt overigens bij 1 en dezelfde partij die nu ook alle IT beheert (lokaal als remote).
Ik vroeg me dus af of er een soort omslagpunt is en of het in zo'n geval aan te raden is eigen exchange server op te zetten of dat dit probleem ook extern eigenlijk niet zou hoeven voorkomen en er dus een oplossing in andere richting gezocht moet worden. bvd.

[DennusB]

Waarom zou je het intern willen doen als het nu al hosted is? Over het algemeen goedkoper (hardware, mensen die het moeten kunnen beheren etc) en een tikkie stabieler (mits je het bij de goede partij doet).

[Jazzy]

Je kunt beginnen om de kosten van beide opties eens naast elkaar te zetten. Voor hosted Exchange kan niemand meer concurreren met Exchange Online van Microsoft. Stel dat je alleen deze dienst afneemt, dus niet een completer Office 365 abonnement, dan betaal je € 3,40 per gebruiker per maand. Daarvoor krijg je een 100 GB mailbox met 24/7 support. Stel dat je even over vijf jaar kijkt dan praat je dus over 25 x 5 x 12 x 3,40 = 5100 euro.

Vergeet dan even de hoge beschikbaarheid (vier kopieën van je data in twee Europese regio's) en support en dergelijk, want uiteindelijk is het appels met peren vergelijken. Wat je zelf nodig hebt is o.a.:
- Middelgrote server: 16-24 GB, vier cores, paar vlotte disken
- Windows Server licentie
- Exchange Server licentie
- 25 x Exchange Standard CAL
- Minimaal één keer migratie/upgradeproject

Dus puur aan spulletjes en wat uren om de boel in de lucht te krijgen zit je al aan hetzelfde bedrag. Dat gaat dan oplopen als je ook de kosten van spam- en virusfiltering meeneemt, periodiek onderhoud, af en toe externe support, etc. Als we de horizon op 6 jaar of langer zetten dan wordt het verschil nog groter omdat je op de eigen omgeving weer een upgrade moet uitvoeren.

Maar welke oplossing je ook kiest, dat wil natuurlijk niet automatisch zeggen dat het ook al je problemen oplost. Zo blijf je met Exchange Online in cached mode werken, moet je Outlook recent zijn en goed gepatched en blijf je afhankelijk van een normaal presterende client. Overigens is het el heel extreem als synchronisatieverkeer voor problemen zorgt, reken maar eens uit hoeveel mailtjes je wel moet verzenden of ontvangen om de netwerkkaart of je internetverbinding vol te trekken.

Een ander puntje om over na te denken is wat je eisen op het gebied van backup zijn, die moet je dan in beide plaatjes ook nog meenemen.

[kaajee]

Vanwege de huidige probleempjes en de te verwachten problemen met grote en veel (OST) files die remote gesynct moeten worden. En hopelijk een snelheidswinst ten gevolge van het feit dat je het meeste werk straks in een LAN omgeving doet (ipv WAN).

[Jazzy]

Ik denk dat je dat probleem dat je denkt te hebben met het synchroniseren van grote OST-bestanden eens moet onderzoeken. Na de initiële download hoeft namelijk alleen het verschil te worden gesynchroniseerd, juist in cached mode ben je zo goed als niet afhankelijk van de bandbreedte.

[Qwerty-273]

De grote van een mailbox heeft inderdaad invloed op de prestaties van Outlook. Staat alle mail alleen in de inbox? Of wordt daar ook met een folder structuur gewerkt? Kan je gebruik maken van een archief mailbox? Outlook trekt natuurlijk je complete mailbox binnen in een OST. als je daar dus niet schoonmaakt dan kan het inderdaad even duren voor een eerste keer dat die mailbox compleet binnen is. Maar bij elke volgende keer worden natuurlijk alleen de veranderingen uitgewisselt. Wel natuurlijk zorgen dat je caching voor shared mailboxes aan hebt staan in je Outlook profiel.

Als je enorme mailboxen hebt, dan zou je tegen de limieten van Outlook aan kunnen lopen:
https://support.microsoft...-.ost-or-.pst-file-folder

[Killah_Priest]

Ik denk niet dat je alleen adv een aantal users een omslagpunt kunt berekenen hiervoor, andere requirements (compliancy etc) spelen vaak ook een grote rol.

On-Prem Exchange heeft zeker weten zo zijn voordelen ten opzichte van 365 : wel is het zo dat je er ook echt een stuk meer werk aan hebt om het goed draaiend te houden, ik heb bv weleens gehad dat na een CU niet alle services op wilden komen.

[ro3lie]

Als het alleen om kosten draait is Exchange Online meestal goedkoper voor de omvang zulke bedrijven. Zeker als je kijkt als je weer gaat vernieuwen, dan is de besparing nog groter. Dit is in iedergeval wat ik zie bij 9 van de 10 MKB bedrijven waar ik regelmatig langs kom.

Even resumé wat Jazzy ook al aangaf:
- Middelgrote server: 16-24 GB, vier cores, paar vlotte disken
- Windows Server licentie + User CAL's!
- Exchange Server licentie
- 25 x Exchange Standard CAL
- Minimaal één keer migratie/upgradeproject
- Antispamfilter/virusscanner (in huis of hosted, zijn ook kosten in iedergeval)
- Backup van je Exchange server
- SSL certificaat
- Publiek IP-adres beschikbaar met poort 443 en 25 of 587?
- Beheer of beheerkosten

En dan niet te spreken over redundantie/uptime e.d. Even paar voorbeelden:
In geval van stroomstoring, issues met je verbinding, hardware uitval, software issues i.v.m. patchen CU, virusuitbraak welke je server sloopt etc. Je e-mail blijft functioneren en aankomen in geval van online.

Wat is gemiddeld de grootte van de mailboxen? We werken hier voornamelijk met laptop's i.c.m. Office 365, mailboxen van 20-25GB in offline modus werkt prima. Na de eerste sync is het alleen nieuwe items ophalen en mappen bijwerken.

[Jazzy]

Ik had backup bewust niet in dat lijstje gezet maar daaronder genoemd omdat ik niet de indruk wil wekken dat backup onderdeel van Office 365 is. Als backup een vereiste is dan moet je die dus ook nog bij de kosten van Exchange Online optellen.

[Wim-Bart]

Ik denk dat je er meer bij gebaat bent om de werkstations te voorzien van SSD's. Bandbreedte kan een issue zijn, echter zou ik daar niet vanuit gaan. Microsoft heeft een iops calculatie voor OST en PST gebruik (kan ik niet zo snel vinden helaas) En daarin zit je al snel op een SSD bij grote en meerdere mailboxen

[kaajee]

Sorry was even uit de lucht afgelopen dagen. Dank voor de input so far, nuttig. Ik heb nog eens even een kleine inventarisatie ronde gedaan met als uitkomst de volgende cijfers:
-de agenda's van zo'n 25 personen worden met iedereen gedeeld (zijn dus in ieders Outlook opvraagbaar)
-3 dames beheren 18! Outlook accounts. De omvang van hun OST files varieert tussen 1,6 en 2,6Gb (dit is na een paar maanden tot 3/4 jaar en groeiende natuurlijk )
-1 dame beheert 9 boxen en haar OST is inmiddels 12Gb
-de overige users hebben gemiddeld 3 accounts (eigen en 2 gemeenschappelijke) en omvang varieert van 200Mb tot 2Gb.

Voor zover ik kan inschatten geen extremen hier, toch?
Een paar werkstations zijn al uitgevoerd met SSD's op zich merken ze daar niet heel veel verschil, wel in startup maar niet eenmaal draaiend. Caching staat aan inderdaad. Er wordt wel met een folder structuur in de INbox gewerkt.
Zo af en toe komen er dus, zoals gezegd, wat outlook klachten; dat het langzaam is, dat nieuwe mail niet meteen zichtbaar wordt, etc.

[Dromer]

Is inderdaad niet overdreven groot.
Als ik kijk naar wat mijn klanten af en toe hebben bof je maar
Wel is en blijft het zo dat outlook met 18 mailboxen wel vervelend kan gaan doen, ik denk eerder dat daar je probleem zit.

[RodeStabilo]

Jazzy schreef op maandag 6 februari 2017 @ 17:19:
Een ander puntje om over na te denken is wat je eisen op het gebied van backup zijn, die moet je dan in beide plaatjes ook nog meenemen.

Hoe zijn de backups eigenlijk geregeld in Office 365/Exhange Online?

[kaajee]

modbreakje: knip. Reden:
of ik dit hier zo mag plaatsen, anders excuus en verwijder het maar)

[ Voor 77% gewijzigd door F_J_K op 22-02-2017 22:29 ]

[SkiFan]

Ik vraag me wel het volgende af, bij Exchange on premises kun je throttling op een mailbox uitzetten, maar kan dat bij Office 365 wel überhaupt? Dat kan een gedeelte van je performance issues verklaren.

[Jazzy]

RodeStabilo schreef op vrijdag 10 februari 2017 @ 14:55:
[...]

Hoe zijn de backups eigenlijk geregeld in Office 365/Exhange Online?

In principe niet. Je hebt wel een prullebakje waar je bepaalde tijd nog weer iets uit terug kunt halen maar daarna is het weg. Daar heb je dus nog iets extras voor nodig.

[nexhil]

Jazzy schreef op vrijdag 10 februari 2017 @ 19:43:
[...]
In principe niet. Je hebt wel een prullebakje waar je bepaalde tijd nog weer iets uit terug kunt halen maar daarna is het weg. Daar heb je dus nog iets extras voor nodig.

Moet je dan alsnog een backup in de vorm van een PST maken ofzo? hoe doen bedrijven dit die een paar honderd gebruikers hebben?

[Rolfie]

RodeStabilo schreef op vrijdag 10 februari 2017 @ 14:55:
Hoe zijn de backups eigenlijk geregeld in Office 365/Exhange Online?

Standaard heeft Office 365 / Exchange online een hoog beschikbaarheid oplossing draaien. Bij een "server" crash of datacenter uitval, zal je geen Email verliezen. Voor user/admin errors of (item) restores die langer zijn dan 30 dagen, dan zel je hiervoor aparte backups voor moeten inregelen. En dat kan op verschillende manieren. CloudAlly is hierin bijvoorbeeld een grote speler.

nexhil schreef op zondag 12 februari 2017 @ 10:57:
Moet je dan alsnog een backup in de vorm van een PST maken ofzo? hoe doen bedrijven dit die een paar honderd gebruikers hebben?

Hangt van de afspraken af die gemaakt zijn. Disaster recovery is in te richten door de database over meerdere servers te verdelen. Daarna eventueel losse backups maken met cloud leveranciers indien die nodig is.

[ Voor 28% gewijzigd door Rolfie op 12-02-2017 11:05 ]

[Jazzy]

nexhil schreef op zondag 12 februari 2017 @ 10:57:
[...]


Moet je dan alsnog een backup in de vorm van een PST maken ofzo? hoe doen bedrijven dit die een paar honderd gebruikers hebben?

In de praktijk zie ik de meeste bedrijven kiezen om geen backups meer te maken, je staat er echt van te kijken hoe vaak deze keuze gemaakt wordt. Soms in combinatie met archivering in een los systeem omdat men verplicht is om alle email voor een bepaalde tijd te bewaren. Dat geldt zowel voor kleine organisaties met maar een paar honderd mailboxen, als voor grotere organisaties met meer dan 50.000 mailboxen.

Ik zeg niet dat dit de beste optie is, maar wel de meest voorkomende.

[DDX]

Heeft dat niet te maken dat hoop mensen denken dat Microsoft de backup wel geregeld heeft ?
Hoor regelmatig mensen die denken dat iets in de cloud wel veilig staat.

[nexhil]

DDX schreef op maandag 13 februari 2017 @ 13:23:
Heeft dat niet te maken dat hoop mensen denken dat Microsoft de backup wel geregeld heeft ?
Hoor regelmatig mensen die denken dat iets in de cloud wel veilig staat.

Dat was inderdaad ook mijn idee. Maar in de praktijk is dit dus niet zo. toch wordt ergens dat gevoel bij mij wel zo gewekt, alleen kan ik me eigenlijk niet herinneren waarop ik dat ooit gebaseerd hebt

[Jazzy]

DDX schreef op maandag 13 februari 2017 @ 13:23:
Heeft dat niet te maken dat hoop mensen denken dat Microsoft de backup wel geregeld heeft ?
Hoor regelmatig mensen die denken dat iets in de cloud wel veilig staat.

Dat is zeker de oorzaak dat backup vaak pas veel te laat in het traject besproken wordt. Maar met 'in de praktijk' bedoelde ik wat mijn klanten doen nadat ik met ze heb besproken wat de mogelijkheden zijn. Dus een geïnformeerde keuze.

[kaajee]

Dromer schreef op vrijdag 10 februari 2017 @ 14:47:
Is inderdaad niet overdreven groot.
Als ik kijk naar wat mijn klanten af en toe hebben bof je maar
Wel is en blijft het zo dat outlook met 18 mailboxen wel vervelend kan gaan doen, ik denk eerder dat daar je probleem zit.

Toch nog even hierover: je zegt: "Outlook met 18 mailboxen wel vervelend kan gaan doen". Gaat dit dan bijvoorbeeld veranderen als je dit allemaal lokaal houdt, dus met een lokale Exchange server? Gaat Outlook dit beter handelen of moet dat dan ook niet uitmaken of de mailserver hosted is. Lokaal kunnen server en client vanzelfsprekend wel op gigabit met elkaar praten. Of zou dat niet uit hoeven maken en gaat het puur om het aantal (18!) boxen?

[Dromer]

Gaat voornamelijk om het aantal mailboxen.
Outlook vind dat gewoon niet leuk, eventueel zou je mischien met meerdere profielen kunnen gaan werken.
Wat bij mijn klanten soms wel eens helpt is om extra mailboxen niet als gedeelde map aan te spreken maar als aparte account binnen outlook.
Kost je wel een extra licentie, tenzij het natuurlijk andere medewerkers hun mailboxen zijn.
Nogmaals, dit kan helpen maar hoeft niet.
Klanten van jullie grootte bieden wij ook standaard hosted exchange aan, is goedkoper en beter geregeld ( wij hebben dan wel een eigen datacenter en geen office 365 ) maar welk product je ook pakt, zoveel mailboxen is vragen om ellende helaas.

[Jazzy]

Dromer schreef op donderdag 23 februari 2017 @ 11:34:
Klanten van jullie grootte bieden wij ook standaard hosted exchange aan, is goedkoper en beter geregeld ( wij hebben dan wel een eigen datacenter en geen office 365 )

Kun je eens een paar voorbeelden geven van dingen die jullie beter geregeld hebben dan Microsoft? En aan wat voor prijs moet ik dan denken?

[Dennism]

Dromer schreef op donderdag 23 februari 2017 @ 11:34:

Wat bij mijn klanten soms wel eens helpt is om extra mailboxen niet als gedeelde map aan te spreken maar als aparte account binnen outlook.
Kost je wel een extra licentie, tenzij het natuurlijk andere medewerkers hun mailboxen zijn.

bij office 365 mogelijk wel inderdaad, maar bij On-Prem kost dit je niets extra's, Bij On-Prem Exchange gaan de licenties per Fysieke gebruiker (per mens, dus niet per AD account), of die fysieke gebruiker nu 100 AD accounts met een mailbox in zijn outlook heeft zitten of maar 1 maakt voor de licentie kosten bij Exchange niet uit.

[Dromer]

Jazzy schreef op donderdag 23 februari 2017 @ 11:59:
[...]

Kun je eens een paar voorbeelden geven van dingen die jullie beter geregeld hebben dan Microsoft? En aan wat voor prijs moet ik dan denken?

Ja dat is een beetje preken voor eigen parochie uiteraard
In ieder geval, betere backups ( 1 x per uur, 180 dagen retentie )
Goede NL support,
NL datacenter ( 2 stuks )
minimaal 4 actieve exchange servers.
Gemigreerde overgang, zonder extra kosten.
goede spam en virus filtering waar je zelf in kan kijken uiteraard.
Uiteraard een geheel eigen control panel.
Zo zijn er nog wel wat dingen, sommige helpt een reseller je heel goed mee.
Ik zeg overigens niet dat office 365 slecht is, ik zeg alleen dat wij ervoor hebben gekozen het zelf te doen

[Wim-Bart]

kaajee schreef op vrijdag 10 februari 2017 @ 14:45:
Sorry was even uit de lucht afgelopen dagen. Dank voor de input so far, nuttig. Ik heb nog eens even een kleine inventarisatie ronde gedaan met als uitkomst de volgende cijfers:
-de agenda's van zo'n 25 personen worden met iedereen gedeeld (zijn dus in ieders Outlook opvraagbaar)
-3 dames beheren 18! Outlook accounts. De omvang van hun OST files varieert tussen 1,6 en 2,6Gb (dit is na een paar maanden tot 3/4 jaar en groeiende natuurlijk )
-1 dame beheert 9 boxen en haar OST is inmiddels 12Gb
-de overige users hebben gemiddeld 3 accounts (eigen en 2 gemeenschappelijke) en omvang varieert van 200Mb tot 2Gb.

Voor zover ik kan inschatten geen extremen hier, toch?
Een paar werkstations zijn al uitgevoerd met SSD's op zich merken ze daar niet heel veel verschil, wel in startup maar niet eenmaal draaiend. Caching staat aan inderdaad. Er wordt wel met een folder structuur in de INbox gewerkt.
Zo af en toe komen er dus, zoals gezegd, wat outlook klachten; dat het langzaam is, dat nieuwe mail niet meteen zichtbaar wordt, etc.

Ik denk dat je even een pas op de plaats moet maken. Een OST file van 2+ GB is best wel groot en gaat je tegenwerken, zelfs met SSD. Waarschijnlijk staat "Exchange modus met cache gebruiken" aangevinkt. Op laptops na welke niet altijd netwerk hebben, zet je deze optie uit of je moet een SSD hebben. In ieder ander geval is dit vertragend. De hardware achter Exchange en Exchange server zijn namelijk veel sneller dan een lokale client met doorzoeken en dergelijke. Bovendien scheelt het een hoop verkeer bij starten van Outlook.

De ervaring die jij hebt met SSD dat het sneller start klopt helemaal. De initiële sync gaat veel sneller. Daarna zal alles afhankelijk zijn van de snelheid van CPU waarbij meer CPU (i5 -> i7) niet gaat helpen. Om je een indruk te geven. Een PC met 16GB, SSD en vette core i7 is met lokale Outlook Cache trager dan 1.000 clients zonder cache op een Exchange 2013 server met 4 cores en 24GB geheugen. Waarom? Indexen en optimalisatie.


Daarnaast zou je eens na kunnen denken om Exchange inderdaad naar binnen te halen en lekker lokaal te hosten op een Virtuele server in ESX of Hyper-V. 25 users heb je 1 server met 12GB en 2 cores genoeg.

[Jazzy]

Dromer schreef op donderdag 23 februari 2017 @ 12:24:
[...]


Ja dat is een beetje preken voor eigen parochie uiteraard
In ieder geval, betere backups ( 1 x per uur, 180 dagen retentie )
Goede NL support,
NL datacenter ( 2 stuks )
minimaal 4 actieve exchange servers.
Gemigreerde overgang, zonder extra kosten.
goede spam en virus filtering waar je zelf in kan kijken uiteraard.
Uiteraard een geheel eigen control panel.
Zo zijn er nog wel wat dingen, sommige helpt een reseller je heel goed mee.
Ik zeg overigens niet dat office 365 slecht is, ik zeg alleen dat wij ervoor hebben gekozen het zelf te doen

Nee, dat snap ik. Ging me vooral om het stukje dat jullie het beter geregeld hebben. Maar behalve Nederlandstalige support en snapshots zie ik niet gelijk wat je bedoelt. Ik wil je dienst niet afzeiken maar als je nog op Exchange 2013 zit dan betekent dit automatisch dat je ook geen OOS integratie hebt dus niet het moderne delen en bewerken van attachments kunt aanbieden. Per definitie geldt dat ook voor andere nieuwe ontwikkelingen zoals focused inbox en dergelijke. Dan blijft over nog de prijs. Zijn jullie echt zo veel goedkoper dan die € 3,40?

Ik ben er van overtuigd dat er nog een plek is voor 3rd party Exchange hosters, maar dat kan alleen concurreren als je unique selling points hebt. Gewoon beweren dat je het beter kunt dan Microsoft is niet geloofwaardig.