Outlook .ost limiet vraag

[Dograver]

Korte intro:

Wij hosten voor onze MKB klanten een maatwerk Citrix omgeving waar ze op in kunnen loggen. Hierbij wordt ook gebruik gemaakt van MS Exchange voor het verwerken van e-mail.

De klant in kwestie heeft naast een locatie in Nederland ook een locatie in het buitenland. De gebruikers welke in het buitenland zitten loggen echter niet in de Citrix omgeving maar hebben Outlook lokaal ingericht om naast hun persoonlijke mailbox ook die van de directe collega's + shared mailboxen binnen te halen. Omdat deze gebruikers doorgaans vaak op reis zijn maken ze gebruik van Exchange met cached modus. Er wordt daardoor een .ost file aangemaakt.

Probleem:

Binnen Outlook 2010 of hoger is de limiet van zo'n .ost file 50 gigabyte.
1 van die gebruikers in het buitenland heeft het probleem dat hij tegen die limiet van 50 gigabyte aan zit en daarom geen nieuwe e-mails meer mag versturen. Nu is de grootste boosdoener een shared mailbox van 20 Gigabyte groot waar de gebruiker in kwestie ook full access rechten op heeft en daarom zichtbaar is in zijn Outlook. Nu gebruikt de user deze shared mailbox eigenlijk niet en heb ik de full access rechten vanuit de Exchange management console verwijderd.

Nu is mijn vraag, wat gebeurt er met het .ost bestand nu de rechten op deze shared mailbox zijn verwijderd.
Wordt met het verwijderen van de shared mailbox ook de gegevens uit het .ost bestand verwijderd, waardoor deze 50 gigabyte slinkt naar 30 gigabyte?

Mogelijke oplossingen:

1. Een compact .ost is mogelijk, maar dat duurt namelijk met een file van 2 gigabyte vaak al lang, laat staan een file van 50 gigabyte.

2. Nu weet ik dat het mogelijk is om het .ost bestand te verwijderen en opnieuw aan te laten maken, maar dat duurt met de pakweg 30 gigabyte die over blijft voor synchronisatie ook erg lang.

3. Ook zou je het .ost kunnen laten omzetten naar een .pst maar met 50 gigabyte een keer inconsistentie in die file krijgen is ook geen pretje met scanpst.exe. Daarnaast is het een laptop op SSD en zit ik met "beperkte opslagruimte"

4. Uiteraard zijn ook de opties middels regedit voorbij gekomen, maar ook hier loop je mogelijk weer tegen de beperktere opslagruimte aan.

Wat zijn jullie ervaringen en wat hebben jullie gedaan om dit issue op te lossen?

Aantal geraadpleegde bronnen:

https://support.office.co...9c-47dc-a4fa-abe96dc8c7ef

http://www.stellarservert.../reduce-size-of-ost-file/

https://www.slipstick.com...efault-pst-and-ost-sizes/

[ Voor 4% gewijzigd door Dograver op 25-01-2017 15:43 ]

[wagenveld]

De snelste manier om weer te kunnen mailen is de OST file simpelweg te verwijderen.
Vanaf Outlook 2013 kun je ervoor kiezen om bijv. de laatste 6 maanden te cachen, dat zou een oplossing kunnen zijn om niet weer 30GB aan mail te moeten downloaden.

[Outerspace]

Kan je zelf een shared-mailbox koppelen aan je account en deze daarna verwijderen om te zien wat je OST file doet?

[Verwijderd]

Je kan ook een edit doen in het registry en de maximale filesize vergroten.

Ik had hier in het bedrijf een gelijkwaardig probleem en heb de maximumgrootte van het bestand naar 100gb verhoogd (officieel volgens Microsoft is 50gb maximum, maar met die regedit werkt hij gewoon vrolijk door tot 100GB of elke andere gekozen grootte). Moet je die schrijfruimte wel kunnen missen natuurlijk.

https://www.slipstick.com...efault-pst-and-ost-sizes/

[ Voor 10% gewijzigd door Verwijderd op 25-01-2017 15:49 ]

[Dograver]

wagenveld schreef op woensdag 25 januari 2017 @ 15:45:
De snelste manier om weer te kunnen mailen is de OST file simpelweg te verwijderen.
Vanaf Outlook 2013 kun je ervoor kiezen om bijv. de laatste 6 maanden te cachen, dat zou een oplossing kunnen zijn om niet weer 30GB aan mail te moeten downloaden.

Die optie had ik genoemd inderdaad, echter is dit nogal een klant met eisen en ze willen ten allen tijde offline de beschikking hebben over hun volledige postvakken.

Outerspace schreef op woensdag 25 januari 2017 @ 15:46:
Kan je zelf een shared-mailbox koppelen aan je account en deze daarna verwijderen om te zien wat je OST file doet?

Die mogelijkheid zou ik moeten bekijken, mogelijk een shared box van een "kleinere" klant koppelen lokaal en kijken wat het .ost doet.

Verwijderd schreef op woensdag 25 januari 2017 @ 15:47:
Je kan ook een edit doen in het registry en de maximale filesize vergroten.

Ik had hier in het bedrijf een gelijkwaardig probleem en heb de maximumgrootte van het bestand naar 100gb verhoogd (officieel volgens Microsoft is 50gb maximum, maar met die regedit werkt hij gewoon vrolijk door tot 100GB of elke andere gekozen grootte). Moet je die schrijfruimte wel kunnen missen natuurlijk.

https://www.slipstick.com...efault-pst-and-ost-sizes/

Zoals ik in de openingspost al aangaf zit ik met beperkte opslagruimte op de SSD. De URL die jij aanbiedt had ik inderdaad al gevonden.

[Brahiewahiewa]

Dograver schreef op woensdag 25 januari 2017 @ 19:57:
...Die mogelijkheid zou ik moeten bekijken, mogelijk een shared box van een "kleinere" klant koppelen lokaal en kijken wat het .ost doet...

Mijn ervaring is dat een shared mailbox niet verdwijnt uit de .ost, maar da's Outlook 2010. YMMV
Denk dat het verwijderen van de .ost en een nieuwe genereren de meest betrouwbare oplossing is

[Verwijderd]

tja, dan ben je op zoek naar een oplossing die niet bestaat ben ik bang. Gewoon die synctijd accepteren....