[Exchange] Creeren beleid PST archief

[fRiEtJeSaTe]

Ik werk voor een MKB-bedrijf met +/- 120 Exchange gebruikers. On-premise servers.

Door de vorige systeembeheerder is na veel gezeur vanuit de organisatie besloten om de limieten op mailbox-grootte op te heffen. Systeembeheerder was het type 'je doet het er maar mee', zonder concreet na te denken waar men dan met het overschot heen moest.

Nu een 10-tal jaren verder is de Exchange database gegroeid tot 704GB. Niet wereldschokkend, maar het moet ook allemaal binnen een bepaald time-window gebackupt worden, en het komt de prestatie van de server en clients niet ten goede. Laat staan dat het een keer met tijdsdruk gerecovered moet worden... Voor een MKB-bedrijf met beperkte budgetten best een uitdaging. Ik ken de oplossingen van Microsoft (Office 365, Personal archive), maar deze zijn om verschillende redenen geen optie. Wat rest is offloaden naar pst's.

De bottleneck zit voornamelijk in de backup, dus verplaatsen van de data heeft weinig zin.
Mijn vraag: hoe gaan collega-systeembeheerders hiermee om?

[MAX3400]

En je gaat de PST's allemaal lokaal op het werkstation van elke gebruiker zetten?

Want als je https://support.microsoft.com/nl-nl/kb/297019 leest, lijkt er vanuit Microsoft een enorm ontmoedigingsbeleid te zijn om PST's te hosten op machines anders dan lokale drives.

Daarnaast, maar dat weet jij beter dan ik; export naar PST kan ervoor zorgen dat bepaalde mails, informatie in headers en andere zaken komt te vervallen. Hierdoor kan je juridisch in de knoop komen afhankelijk van jouw bedrijfstak en interne/externe verantwoording.

/edit: je geeft niet aan "hoe" Exchange is ingericht noch welke versie. Ook "in jouw database" zijn er verschillende factoren/oorzaken waarom er datagroei is en/of waarom er data dubbel in staat.

[ Voor 15% gewijzigd door MAX3400 op 11-01-2017 09:46 ]

[fRiEtJeSaTe]

We draaien Exchange 2010. Data is verdeeld over 4 databases. De reden van datagroei is dat we een bouwbedrijf zijn, en er veel tekeningen (DWG's, PDF's) van en naar externen worden rondgestuurd. Hierin zijn al maatregelen genomen in de zin van collaboration sites.

Bij voorkeur zie ik helemaal geen PST's, maar het alternatief is dat de storage en backup en systeemkosten gaan stijgen tot belachelijke hoogtes (voor data die laat ik zeggen 99% van de tijd niet gebruikt wordt).

[MAX3400]

fRiEtJeSaTe schreef op woensdag 11 januari 2017 @ 09:49:
We draaien Exchange 2010. Data is verdeeld over 4 databases.

Daar ga je dus al. Stel iemand uit database 1 stuurt een mail van 300MB naar collega's in db2 t/m db4, dan is die attachment van 300MB dus 4x opgeslagen (eenmaal per database).

De reden van datagroei is dat we een bouwbedrijf zijn, en er veel tekeningen (DWG's, PDF's) van en naar externen worden rondgestuurd. Hierin zijn al maatregelen genomen in de zin van collaboration sites.

Collaboration promoten. Sterker nog; Exchange/Outlook policies bedenken en voorstellen om bepaalde attachments/grootte helemaal niet meer te versturen.

[fRiEtJeSaTe]

MAX3400 schreef op woensdag 11 januari 2017 @ 09:53:
Daar ga je dus al. Stel iemand uit database 1 stuurt een mail van 300MB naar collega's in db2 t/m db4, dan is die attachment van 300MB dus 4x opgeslagen (eenmaal per database).

Samenvoegen is ook geen optie. Een 1TB bestand recoveren is drama. Stel dat ik die database moet repareren, dan ben ik 2 dagen bezig.

MAX3400 schreef op woensdag 11 januari 2017 @ 09:53:
Collaboration promoten. Sterker nog; Exchange/Outlook policies bedenken en voorstellen om bepaalde attachments/grootte helemaal niet meer te versturen.

Tuurlijk eens, maar geen oplossing voor het huidige probleem. Daarnaast kunnen we externe partijen niet verplichten om via collaboration sites te gaan werken. We zijn geen BAM of Heijmans.

[Rolfie]

Exchange 2010 archivering gebruiken? Zit ingebakken, en werkt vrij goed.
je verplaatst zo de active data naar speciale stores, waardoor je primaire stores goed te beheren (backup /recovery) zijn.

Aparte store, aparte backup / recovery, eventueel aparte storage.

[MAX3400]

Rolfie schreef op woensdag 11 januari 2017 @ 10:32:
Aparte store, aparte backup / recovery, eventueel aparte storage.

Lekker inderdaad Tier3/Tier4 storage voor neerzetten; kost geen klap en je data is beter te beheren.

Lastig is wel dat Exchange 2010, uit mijn hoofd, maar 4 databases kan aansturen en "archive" wordt dan de vijfde dus daar zou dan nog wel een uitdaging/inrichting liggen.

Rolfie schreef op woensdag 11 januari 2017 @ 10:34:
[...]

PST's

MAX3400 in "[Exchange] Creeren beleid PST archief"

[ Voor 19% gewijzigd door MAX3400 op 11-01-2017 10:36 ]

[Rolfie]

fRiEtJeSaTe schreef op woensdag 11 januari 2017 @ 09:49:
maar het alternatief is dat de storage en backup en systeemkosten gaan stijgen tot belachelijke hoogtes (voor data die laat ik zeggen 99% van de tijd niet gebruikt wordt).

Ga je niet exact het zelfde krijgen op je file storage?

• Corrupte PST,
• Vertragingen op je storage (PST zijn killers)
• PST is niet exact geschikt voor WAN
• Backup van Laptops icm met PST is een drama.

Voordeel is juist nu dat je je probleem centraal hebt, en dus ook centraal kan beheren.

[SteeringWheel]

MAX3400 schreef op woensdag 11 januari 2017 @ 09:53:
Daar ga je dus al. Stel iemand uit database 1 stuurt een mail van 300MB naar collega's in db2 t/m db4, dan is die attachment van 300MB dus 4x opgeslagen (eenmaal per database).

Dat probleem heb je ook met 1 database, single instance storage is immers verwijderd uit Exchange 2010.

Rolfie schreef op woensdag 11 januari 2017 @ 10:32:
Exchange 2010 archivering gebruiken? Zit ingebakken, en werkt vrij goed.
je verplaatst zo de active data naar speciale stores, waardoor je primaire stores goed te beheren (backup /recovery) zijn.

Aparte store, aparte backup / recovery, eventueel aparte storage.

Lijkt me een prima oplossing, kost je alleen Enterprise CAL's

fRiEtJeSaTe schreef op woensdag 11 januari 2017 @ 09:40:
[..]
Wat rest is offloaden naar pst's.
[...]

Tja, als dit je insteek al is dan kun je wel ophouden volgens mij. Aangezien het gebruik van pst's eigenlijk not done is...

fRiEtJeSaTe schreef op woensdag 11 januari 2017 @ 09:40:
Mijn vraag: hoe gaan collega-systeembeheerders hiermee om?

Gebruik van pst's dmv gpo disabled en Enterprise Vault voor de archivering.

[ Voor 19% gewijzigd door SteeringWheel op 11-01-2017 11:27 ]

[Killah_Priest]

MAX3400 schreef op woensdag 11 januari 2017 @ 09:53:
[...]

Daar ga je dus al. Stel iemand uit database 1 stuurt een mail van 300MB naar collega's in db2 t/m db4, dan is die attachment van 300MB dus 4x opgeslagen (eenmaal per database).

Met 1 database heb je dat toch ook in 2010? 2010 heeft geen SIS.

Overigens is Exchange Archiving gebruiken niet altijd een optie : Enterprise feature welke een enterprise CAL vereist.

[ Voor 14% gewijzigd door Killah_Priest op 11-01-2017 17:45 ]

[MAX3400]

Yups sorry, ik was ff met mijn hoofd ergens anders; SIS is inderdad niet van toepassing.

[Question Mark]

fRiEtJeSaTe schreef op woensdag 11 januari 2017 @ 09:40:
Door de vorige systeembeheerder is na veel gezeur vanuit de organisatie besloten om de limieten op mailbox-grootte op te heffen.

Welk gezeur? De directie bepaalt het beleid, waarbij ICT advies geeft. Als de directie bepaald dat er geen limieten meer zijn, dan moet men ook investeren in opties om dit technisch te realiseren (vandaar het adviesstuk vanuit ICT).

fRiEtJeSaTe schreef op woensdag 11 januari 2017 @ 09:40:
De bottleneck zit voornamelijk in de backup, dus verplaatsen van de data heeft weinig zin.

Als je bottleneck in de backup zit, moet je je daar ook op focussen. Hoe worden nu de backups gemaakt en welke eisen worden daar aan gesteld? (retentie / RPO / RTO /etc)?

[Kavaa]

We hebben een bedrijf wat +/- 100 mailboxen heeft en 800GB aan mail.
De servers draaien VMWARE; Exchange is 2013. We maken de Backups met VEEAM en die gaat zo door de 800GB heen bij een full backup.
Daarna maakt VEEAM incrementals en dat gaat super snel. +/- 20 min.

Ook een Complete restore of disaster recovery, tests. Werken zonder problemen.

Er draait ook GFI Mailarchiver. Daar kunnen de gebruikers in zoeken. De items ouder dan 2 jaar worden verwijderd uit de mailbox en staan dan nog in de Archiver.
Die Archiver draait dan weer op "Goedkopere" Storage.

[ Voor 23% gewijzigd door Kavaa op 12-01-2017 16:27 ]