Problemen met boekhouder

[Bartaz]

Een geruime tijd heb ik problemen met mijn boekhouder.

In maart 2016 heb ik de administratie van 2015 bij hem ingeleverd. Deze zou hij verwerken voor 1 mei. Op 12 mei had ik nog geen bericht en daarom aan hem gevraagd of de aangifte al was gedaan: "Ja" was zijn antwoord. Op 25 juni kreeg ik bericht van de Belastingdienst dat er nog geen aangifte was gedaan. Toen ben ik naar zijn huis gereden en wat bleek? Hij zat in een enorm zware periode en had nog niks gedaan. Hij beloofde het de volgende dag te doen.

Uiteindelijk is de aangifte gedaan en wilde ik daaropvolgend mijn administratie terug (maar ook die van 2014 en 2013). Al 4 maanden probeer ik het hem te laten versturen of wilde ik het zelfs komen ophalen. Nu heeft hij het naar zijn zeggen op 5 december verstuurd, maar tot op heden is het hier nog niet aangekomen.
Na lang doorvragen denkt hij dat het pakket is zoekgeraakt bij het postkantoor en heeft hij gebeld. Ze zeggen bij het postkantoor dat het twee weken duurt om uit te zoeken waar het is.
Op de vraag of hij mij een bonnetje kan laten zien of de vraag bij welk postkantoor het is verstuurd, krijg ik geen antwoord.

Jullie begrijpen dat ik met de handen in m'n haar zit. Is hij nou gewoon z'n verantwoordelijkheden voor zich uit aan het schuiven of is het pakket echt kwijtgeraakt?
En wat kan ik hier tegen doen? Kan ik een gerechtelijke procedure starten en hoe? Ik heb dit jaar niks ondertekend voor zijn werkzaamheden en hij heeft tot op heden de factuur ook nog niet verzonden.

Ik zou graag bij een nieuwe boekhouder alles na laten berekenen van de afgelopen jaren, maar dat kan helaas niet zonder administratie!

Alle hulp en tips zijn welkom!

[SinergyX]

Is hij toevallig aangesloten bij het NOAB? (hebben een register), dan kan je dat via hun spelen.

[BCC]

Als je je boekhouder niet meer vertrouwd moet je zowieso overstappen naar een andere. Ik zou het eerst daar wegtrekken en naar een ander gaan. Daarna kun je altijd nog kijken welke stappen je gaat zetten. En bel de belastingdienst en leg het uit/vraag om uitstel.

[digifun]

Wisselen van boekhouder en die kan je ook vertellen wat je moet gaan doen. Je loopt nu financieel risico, veel financieel risico.

[Iblies]

Mag ik de conclusie trekken dat je het origineel hebt verstrekt aan de administrateur?


Als je twijfelt aan zijn capaciteiten en verhaal, gewoon gaan aankloppen met de mededeling dat je de administratie komt ophalen. Laat hem zien waar hij al zijn papierwerk bewaart en voer de druk op. Als het verhaal veranderd geef hem mee dat je 's middags of de dag erna alles komt ophalen.

Telefonisch afspraken werkt soms niet.

[scrappy.doo]

Er zijn echt heel weinig pakketjes die de post kwijtraakt. Op naar een andere boekhouder zou ik zeggen.

[FooLsKi]

"Nee hoor, ik heb het echt op 5 december verstuurd!" en "Wat vreemd dat het er nog niet is, ik ga een onderzoek opstarten." zijn i.m.o. smoesjes voor: "Ik heb geen zin om moeite te doen, laat me met rust!"

Vooral ook omdat 'ie niet aan kan/wil geven bij welk postkantoor het is afgeleverd.

[Terrie]

Ik ken meer mensen die inderdaad de ik heb het verstuurd smoes gebruiken. Dat werkt tegenwoordig echt niet meer zo. Als je het verstuurd is dan is het gewoon de volgende dag in huis. Iemand die ik ken zit in hetzelfde pakket en kreeg hierdoor zelfs verscheidene boetes. Zouden allemaal door hem betaald worden, maar toch doordat je boekhouder bijvoorbeeld ziek is geworden kan je diep in de shit komen.

[Bartaz]

SinergyX schreef op maandag 2 januari 2017 @ 15:39:
Is hij toevallig aangesloten bij het NOAB? (hebben een register), dan kan je dat via hun spelen.

Helaas niet!

BCC schreef op maandag 2 januari 2017 @ 15:39:
Als je je boekhouder niet meer vertrouwd moet je zowieso overstappen naar een andere. Ik zou het eerst daar wegtrekken en naar een ander gaan. Daarna kun je altijd nog kijken welke stappen je gaat zetten. En bel de belastingdienst en leg het uit/vraag om uitstel.

Ik ben al op zoek naar een ander. Wil alleen graag mijn administratie terug voor een second opinion bij de nieuwe!

Iblies schreef op maandag 2 januari 2017 @ 15:54:
Mag ik de conclusie trekken dat je het origineel hebt verstrekt aan de administrateur?


Als je twijfelt aan zijn capaciteiten en verhaal, gewoon gaan aankloppen met de mededeling dat je de administratie komt ophalen. Laat hem zien waar hij al zijn papierwerk bewaart en voer de druk op. Als het verhaal veranderd geef hem mee dat je 's middags of de dag erna alles komt ophalen.

Telefonisch afspraken werkt soms niet.

Hij blijft volhouden dat het met de post is verstuurd. Hoe kan ik het dan ophalen?
Ik denk er aan om hem een in gebreke stelling brief te sturen.
Ik ga hem sowieso zometeen nog een keer proberen te bellen en kijken of ik nog iets uit zijn verhaal kan krijgen.

Jullie kunnen begrijpen dat het enigszins wat stress oplevert omdat het elke keer zo gaat.

[ Voor 3% gewijzigd door Bartaz op 02-01-2017 17:14 ]

[armageddon_2k1]

Maarreuh... een administratie wordt niet even aangetekend verzonden?

[Bartaz]

armageddon_2k1 schreef op maandag 2 januari 2017 @ 17:16:
Maarreuh... een administratie wordt niet even aangetekend verzonden?

Nope, schijnbaar niet. Belachelijk! Als het pakketje inderdaad is kwijtgeraakt betekent dat mijn administratie ergens voor de grijp ligt.

[Hackus]

Zelf je boekhouding doen en evt advies vragen. wat is het voor een vaag figuur, breng hem een bezoekje.
waarom heb je zelf geen originele admin. begrijp er weinig van btw
je hebt toch zelf wel back up van je administratie ?

Jij bent zelf verantwoordelijk voor je eigen administratie hoe je het went of keert !

[ Voor 16% gewijzigd door Hackus op 02-01-2017 17:22 ]

[appelkoek]

Aangetekend verstuurd of niet, hij krijgt toch altijd een verzendbewijs die hij moet kunnen laten zien?

[Malt007]

Dus het ligt sinds mei bij die gast zonder dat je het gaat ophalen?

[nare man]

Aangetekend, kort en keurig zakelijk briefje sturen dat je de overeenkomst met hem met onmiddellijke ingang ontbindt wegens toerekenbare tekortkomingen waaronder het niet tijdig doen van aangifte en het verzuim om de administratie op jouw verzoek af te geven.

Daar ook inzetten dat hij binnen één week na heden de volledige administratie aan jou dient te hebben geretourneerd en aankondigen dat je hem aansprakelijk houdt voor alle schade, waaronder boetes etc., als dat niet volledig en tijdig is gebeurd.

Alle rechten voorbehouden. Niet meer bellen of mailen, niet meegaan in zijn onzinverhalen. Gewoon briefje sturen en even in zijn sop laten gaarkoken -- wedden dat-ie wel komt?

[Cyberpope]

Rij er even langs... Lijk tme meest effectief.

[naitsoezn]

armageddon_2k1 schreef op maandag 2 januari 2017 @ 17:16:
Maarreuh... een administratie wordt niet even aangetekend verzonden?

appelkoek schreef op maandag 2 januari 2017 @ 17:24:
Aangetekend verstuurd of niet, hij krijgt toch altijd een verzendbewijs die hij moet kunnen laten zien?

Aangetekend of niet, verzendbewijs of niet, alles hangt af van medewerking van verzender. Kun je wel naar 'de bekende weg' vragen, maar als verzender al aangeeft zulk bewijs niet te hebben of niet te willen overhandigen, dan houdt het al snel op. Voor post-stukken die gewoon particulier verstuurd worden bestaat niet zoiets als 'recht op bewijs' ofzo.... (handtekening-retour is iig al een poosje afgeschaft, niet voor niets dat veel advocaten nog steeds met fax en koerier werken ) Even langs gaan om te verifiëren dat ie daadwerkelijk alles heeft verstuurd is dan imho de laatste optie.

[PolarBear]

Bartaz schreef op maandag 2 januari 2017 @ 15:36:
Een geruime tijd heb ik problemen met mijn boekhouder.

In maart 2016 heb ik de administratie van 2015 bij hem ingeleverd. Deze zou hij verwerken voor 1 mei. Op 12 mei had ik nog geen bericht en daarom aan hem gevraagd of de aangifte al was gedaan: "Ja" was zijn antwoord. Op 25 juni kreeg ik bericht van de Belastingdienst dat er nog geen aangifte was gedaan.

Sowieso een gek verhaal, de meeste boekhouders vragen eigenlijk standaard uitstel aan om het werk beter te kunnen verdelen over het jaar en niet te laat te zijn bij onvoorziene omstandigheden.

[Iblies]

Bartaz schreef op maandag 2 januari 2017 @ 17:13:
[...]
Hij blijft volhouden dat het met de post is verstuurd. Hoe kan ik het dan ophalen?
Ik denk er aan om hem een in gebreke stelling brief te sturen.
Ik ga hem sowieso zometeen nog een keer proberen te bellen en kijken of ik nog iets uit zijn verhaal kan krijgen.

Jullie kunnen begrijpen dat het enigszins wat stress oplevert omdat het elke keer zo gaat.

Maar is het contact telefonisch/mail gegaan?
Vaak helpt een aantal keer aankloppen voor wat meer aandacht maar je weet ook sneller waar je aan toe bent.

Als je ergens binnenkomt waar het een grote chaos is, of juist helemaal klinisch schoon, dan kun je beraden op vervolgstappen. Je moet jezelf dan wel afvragen of dat überhaupt wel realistisch en of het niet verstandiger is om er een streep onder te zetten.

Als de beste man verder weinig bezit heeft dan wordt het een missie waar heel veel energie in zal zitten en waar je verder niets voor terug krijgt.

[bvk]

Maar hoezo ben je nu je administratie kwijt Tegenwoordig gaat toch alles digitaal en heb je toch gewoon je bankafschriften en facturen ergens opgeslagen staan?

[xminator]

Zo zie je maar weer, goedkoop is duurkoop.

[PolarBear]

bvk schreef op maandag 2 januari 2017 @ 23:41:
Maar hoezo ben je nu je administratie kwijt Tegenwoordig gaat toch alles digitaal en heb je toch gewoon je bankafschriften en facturen ergens opgeslagen staan?

Bankafschriften en facturen is nog geen administratie.

[.Maarten]

bvk schreef op maandag 2 januari 2017 @ 23:41:
Maar hoezo ben je nu je administratie kwijt Tegenwoordig gaat toch alles digitaal en heb je toch gewoon je bankafschriften en facturen ergens opgeslagen staan?

Je moet het 7 jaar bewaren (zakelijk dan). Dus ook dat bonnetje van dat ene ding wat je ooit in 2011 hebt gehaald en op de zaak hebt geboekt. Mocht je ooit controle krijgen dan heb je een heel groot probleem. Alles digitaal is nog lang niet zover en bankafschriften zijn niet genoeg voor de belastingdienst. Zelfs als je thermische bonnetje is vergaan kunnen ze daar een probleem van maken.

Daarom moet je ook altijd kopietjes maken als je zulke zaken uit handen geeft.

[ Voor 6% gewijzigd door .Maarten op 04-01-2017 17:25 ]

[bvk]

PolarBear schreef op woensdag 4 januari 2017 @ 17:14:
[...]

Bankafschriften en facturen is nog geen administratie.

Nee, maar vormen wel de basis voor je administratie en de belasting aangifte. Tezamen met met bijvoorbeeld een uren administratie of de ritten die je met je zakelijke lease auto gereden hebt etc.etc. Maar dat heb je dan in Excel staan of uiteraard in een boekhoud programma. Dus ook allemaal digitaal...

.Maarten schreef op woensdag 4 januari 2017 @ 17:24:
[...]


Je moet het 7 jaar bewaren (zakelijk dan). Dus ook dat bonnetje van dat ene ding wat je ooit in 2011 hebt gehaald en op de zaak hebt geboekt. Mocht je ooit controle krijgen dan heb je een heel groot probleem. Alles digitaal is nog lang niet zover en bankafschriften zijn niet genoeg voor de belastingdienst. Zelfs als je thermische bonnetje is vergaan kunnen ze daar een probleem van maken.

Daarom moet je ook altijd kopietjes maken als je zulke zaken uit handen geeft.

Maar ook in 2011 kon je al bonnetjes scannen en opslaan in je "systeem". Maar inderdaad, als je nergens kopieën van maakt en het origineel aan je "boekhouder" geeft, tja...

[ Voor 44% gewijzigd door bvk op 04-01-2017 17:34 ]

[PolarBear]

Ja maar het is verdomd gegevens als de boekhouder wel de spullen heeft die niet digitaal zijn (die moet je ook niet digitaal bewaren om aan de bewaarplicht te voldoen), als je geen inzicht hebt in de ingediende belastingaangiftes (denk aan OB). Balans positie etc onduidelijk. Kortom het is een hoop werk om de hele boekhouding te reconstrueren.

[nare man]

Het is voor de discussie ook helemaal niet relevant . Die administrateur moet gewoon alles uit handen geven, of het nu hardcopy is, op een USB-stick staat of door hem in de cloud is gezet.

[bvk]

nare man schreef op woensdag 4 januari 2017 @ 17:42:
Het is voor de discussie ook helemaal niet relevant . Die administrateur moet gewoon alles uit handen geven, of het nu hardcopy is, op een USB-stick staat of door hem in de cloud is gezet.

Daar heb je natuurlijk helemaal gelijk in.

Maar ik refereerde dan ook meer aan de laatste alinea uit de TS waarbij ik me afvroeg hoe hij dan dingen opsloeg of administreerde en waarom dan daar geen kopie van was om de administratie opnieuw op te kunnen bouwen.

[Bartaz]

Hackus schreef op maandag 2 januari 2017 @ 17:21:
Zelf je boekhouding doen en evt advies vragen. wat is het voor een vaag figuur, breng hem een bezoekje.
waarom heb je zelf geen originele admin. begrijp er weinig van btw
je hebt toch zelf wel back up van je administratie ?

Jij bent zelf verantwoordelijk voor je eigen administratie hoe je het went of keert !

Ik heb zeker een backup. Maar de winkelbonnetjes heeft hij, dus alles wat feitelijk uit een kassa is komen rollen is nu niet in mijn bezit. Hier heb ik nooit een kopie van gemaakt: stom natuurlijk, maar wel een les!
Stel dat de Belastingdienst een check zou komen doen dan moet ik echt alles kunnen laten zien.
Sinds oktober doe ik alles via Mailchimp en upload ik daar ook m'n bonnetjes. Vanaf nu is het niet compleet hebben van m'n administratie dan ook verleden tijd, zelfs als een boekhouder alles blijft achterhouden.

Malt007 schreef op maandag 2 januari 2017 @ 17:24:
Dus het ligt sinds mei bij die gast zonder dat je het gaat ophalen?

Ik ben al drie keer langs geweest en elke keer heeft hij een smoes: Dan zit alles in een verhuisdoos, dan weet ie niet waar het ligt... om gek van te worden. Ik kan moeilijk z'n huis binnen stormen (alhoewel ik dat wel graag zou doen). Dus ik moet het op een andere manier gaan spelen.

nare man schreef op maandag 2 januari 2017 @ 17:33:
Aangetekend, kort en keurig zakelijk briefje sturen dat je de overeenkomst met hem met onmiddellijke ingang ontbindt wegens toerekenbare tekortkomingen waaronder het niet tijdig doen van aangifte en het verzuim om de administratie op jouw verzoek af te geven.

Daar ook inzetten dat hij binnen één week na heden de volledige administratie aan jou dient te hebben geretourneerd en aankondigen dat je hem aansprakelijk houdt voor alle schade, waaronder boetes etc., als dat niet volledig en tijdig is gebeurd.

Alle rechten voorbehouden. Niet meer bellen of mailen, niet meegaan in zijn onzinverhalen. Gewoon briefje sturen en even in zijn sop laten gaarkoken -- wedden dat-ie wel komt?

Ik ben inderdaad bezig met een formele brief.
Ik wacht nu nog de anderhalve week af totdat PostNL volgens hem reactie heeft waar het blijft, daarna ga ik hem voor alles aansprakelijk stellen als er weer niks uitkomt. Dat geeft mij de tijd om nog wat zaken uit te zoeken. Ben nu op zoek naar een verzekering waardoor ik hierin weinig kosten hoef te maken, maar ben bang dat er alleen rechtsbijstand is in het geval dat ik aansprakelijk wordt gesteld.

[Qwerty-273]

Bartaz schreef op woensdag 4 januari 2017 @ 22:49:
Ik ben al drie keer langs geweest en elke keer heeft hij een smoes: Dan zit alles in een verhuisdoos, dan weet ie niet waar het ligt... om gek van te worden. Ik kan moeilijk z'n huis binnen stormen (alhoewel ik dat wel graag zou doen). Dus ik moet het op een andere manier gaan spelen.

Grote kans dat hij het echt kwijt is (bewust of onbewust). Maar wat let je om langs te gaan en dan net zo lang voor zijn voordeur te blijven zitten tot ie het gevonden heeft? Of binnen te zitten en koppen thee/koffie te slurpen tot dat ie het gevonden heeft? Tuurlijk kost je dat ook tijd. Maar hij heeft je tot dus ver wel 3 keer succesvol weten af te wimpelen, dat geeft hem natuurlijk ook meer vertrouwen dat het de volgende keer ook weer lukt. Ander ga je langs op vrijdag, en blijf je des noods het hele weekend op bezoek en help je mee zoeken

Maar dat kost je natuurlijk een berg tijd, en je hebt grote kans dat hij het al eerder gewoon weggemieterd heeft maar dat niet durft toe te geven. De eerder gestelde brief waarmee je een datum geeft voor het terug bezorgen van je spullen, en als daar niet aan voldaan wordt dat alle mogelijke schade / kosten op die persoon zullen worden verhaalt (ben je wel de sjaak als hij ondertussen persoonlijk failliet verklaard wordt, maar ala)

[NeutraleTeun]

Bartaz schreef op woensdag 4 januari 2017 @ 22:49:
[...]

Ik ben al drie keer langs geweest en elke keer heeft hij een smoes: Dan zit alles in een verhuisdoos, dan weet ie niet waar het ligt...

[...]

Ik ben inderdaad bezig met een formele brief.
Ik wacht nu nog de anderhalve week af totdat PostNL volgens hem reactie heeft waar het blijft,

Ik zou daar niet op wachten.
Volgens de beste meneer had hij het verstuurd en was PostNL het kwijt.
Toen je echter aan de deur stond zou het opeens toch nog wel in een verhuisdoos kunnen zitten.

Smells like shit, en zo iemand zou ik niet nog extra tijd geven.

[Gadgeteer]

NeutraleTeun schreef op donderdag 5 januari 2017 @ 05:16:
[...]


Ik zou daar niet op wachten.
Volgens de beste meneer had hij het verstuurd en was PostNL het kwijt.
Toen je echter aan de deur stond zou het opeens toch nog wel in een verhuisdoos kunnen zitten.

Smells like shit, en zo iemand zou ik niet nog extra tijd geven.

Precies zoals ToyotaMR2 aangeeft.
Je laat je wel erg makkelijk afwimpelen. Hij heeft iets van jou en jij moet het terughebben, niet wachten maar actie ondernemen.

[Burgerman]

Volgens mij ben je te lief voor je (voormalige) boekhouder. Stevige brief versturen én langs gaan en je minder snel laten afwimpelen. Zou daar zeker niet meer mee wachten gezien alle stappen die je al gezet hebt.

[sugarlee89]

scrappy.doo schreef op maandag 2 januari 2017 @ 15:57:
Er zijn echt heel weinig pakketjes die de post kwijtraakt. Op naar een andere boekhouder zou ik zeggen.

Daar sta je versteld van, niet aangetekend of zonder trackntrace raakt er nogal wat zoek. Is ingecalculeerd en je kunt niet aantonen dat hun t zoek hebben gemaakt. Heb het vaak genoeg gehad, dus alle belangrijke post gaat als brievenbuspakket met trackntrace.

[PsychoMantis_NL]

Het gebeurt vaker dat boekhouding zoek raakt, en hoewel je het officieel 7 jaar moet bewaren kunnen dergelijke dingen nou eenmaal gebeuren. Of het nu komt door brand, vandalisme of een boekhouder die de zaken niet of naar een foutief adres verzonden heeft, dat zijn dingen die buiten jouw macht om gebeuren.

Het maakt in deze dan ook niet uit of de boekhouder de stukken wel of niet verzonden heeft, sterker nog, voor mijn part heeft hij het opgegeten. Weg is weg en daar kun je jezelf weken/maanden druk om gaan maken, maar je kunt ook gewoon doorgaan met je onderneming en de minst incorrecte weg bewandelen v.w.b. de verloren stukken.

Als namelijk eenmaal duidelijk is dat je bepaalde zaken niet meer terug gaat krijgen is het verstandig om z.s.m. jouw belastingkantoor (zie afzender op ontvangen aanslagen) alvast te informeren van het feit dat je deze zaken niet meer kunt overleggen. Zij kunnen dit dan vastleggen in je dossier, en mochten ze over 5 jaar langskomen dan kun je in ieder geval aantonen dat je tijdig hebt laten weten dat de boekhouding over periode "x" incompleet is.

Nu is bovenstaande geen 100% garantie dat ze er bij een onderzoek verder niets mee doen, maar de Belastingdienst is helemaal niet de beroerdste en zolang zaken vooraf bekend zijn c.q. besproken worden, zijn zij in de meeste gevallen prima bereidt om mee te werken aan een oplossing. Komt dit hele verhaal echter pas boven tafel tijdens een boekenonderzoek, dan kun je er blind geld op zetten dat je een boete krijgt vanwege het niet voldoen aan de je administratieve verplichtingen.

Daarnaast is het nogal wiedes dat je een ander kantoor zoekt om je boekhouding te laten verwerken, en is het een goede levensles voor de volgende keer. Maak kopietjes/scans van bonnen en stuur die op, of bewaar zelf een kopie. Dat mag in de cloud, op stick of voor mijn part op diskette, maar zorg dat je je administratie altijd vanaf 0 weer kunt opbouwen.

Hoe nu verder? Uit je verhaal begrijp ik dat je de boekhouding eens per jaar aanlevert en laat verwerken, wat in zou houden dat je geheel 2016 nog thuis hebt liggen. Indien die aanname juist is kun je kijken of je bij je boekhouder een kopie van de volgende zaken kunt krijgen:

• Aangifte IB 2015
• Jaarrekening 2015
• Kolommenbalans
• Grootboekoverzicht

Al deze zaken zouden individueel voldoende moeten zijn voor je nieuwe boekhouder om de boel per 1 januari 2016 op te pakken, maar meer is altijd beter. Zeker het grootboekoverzicht gezien dat de mogelijkheid biedt tot de gevraagde second opinion, maar nodig is het niet wanneer (een van) de andere zaken aanwezig zijn.

Mocht de boekhouder e.e.a. nou niet kunnen/willen overleggen, dan kun je een verzoek indienen bij je Belastingkantoor tot het verstrekken van een kopie van de aangifte (let op: aangifte, niet aanslag). Dit kun je per brief of in persoon aan de balie regelen.

Mocht mijn aanname van aanlevering per jaar onjuist zijn en lever je per dag/week/maand/kwartaal aan en wil/kan hij dat niet retourneren, dan zou ik een dagje inplannen met mijn nieuwe boekhouder, en samen met hem proberen de boel zo snel en juist mogelijk proberen te reconstrueren a.d.h.v. de wel aanwezige stukken i.c.m. een kopie van de aangifte IB 2015.

De aangifte IB 2015 dient in dat geval als beginbalans waarbij eventuele digitale in- en verkoopfacturen uiteraard zo opnieuw te verwerken zijn. Zaken die per pin betaald zijn maar waar geen bon meer van is moeten maar zo goed en kwaad als het kan geschat worden, waarbij ik het zekere voor het onzekere zou nemen en twijfelachtige uitgaven als privé-uitgaven zou behandelen. Contante betalingen en/of declaraties voor zover niet meer te achterhalen beschouw je in dat geval als verloren en klaar ben je.

Ja deze manier kost je mogelijk een hoop geld aan aftrekposten, maar dat is eenmalig en is nu eenmaal niet anders.

[nare man]

Doorgaan en de schade beperken kan natuurlijk altijd, maar de conclusie 'dat de stukken nu éénmaal verloren zijn' zou ik niet trekken vóórdat je één of meerdere vervelende briefjes hebt gestuurd en de druk op die man wat hebt opgevoerd.

[PsychoMantis_NL]

Dat sowieso, maar als ik het goed begrijp zit TS als sinds mei vorig jaar op zijn boekhouding te wachten, en zou deze op 5 december verzonden zijn, dus de kans dat er nu nog wat komt lijkt me nihil. Neemt niet weg uiteraard dat extra correspondentie (bij voorkeur per brief) je zaak alleen maar sterker maakt. Zeker wanneer er in de toekomst een boekenonderzoek is en je kunt aantonen al maanden bezig te zijn de zaken terug te krijgen.

[RemCOW]

PolarBear schreef op woensdag 4 januari 2017 @ 17:33:
Ja maar het is verdomd gegevens als de boekhouder wel de spullen heeft die niet digitaal zijn (die moet je ook niet digitaal bewaren om aan de bewaarplicht te voldoen),

Die mag je gewoon digitaal bewaren hoor, als de originele details maar niet verloren gaan.

[Bartaz]

PsychoMantis_NL schreef op donderdag 5 januari 2017 @ 09:55:
Het gebeurt vaker dat boekhouding zoek raakt, en hoewel je het officieel 7 jaar moet bewaren kunnen dergelijke dingen nou eenmaal gebeuren. Of het nu komt door brand, vandalisme of een boekhouder die de zaken niet of naar een foutief adres verzonden heeft, dat zijn dingen die buiten jouw macht om gebeuren.

Het maakt in deze dan ook niet uit of de boekhouder de stukken wel of niet verzonden heeft, sterker nog, voor mijn part heeft hij het opgegeten. Weg is weg en daar kun je jezelf weken/maanden druk om gaan maken, maar je kunt ook gewoon doorgaan met je onderneming en de minst incorrecte weg bewandelen v.w.b. de verloren stukken.

Als namelijk eenmaal duidelijk is dat je bepaalde zaken niet meer terug gaat krijgen is het verstandig om z.s.m. jouw belastingkantoor (zie afzender op ontvangen aanslagen) alvast te informeren van het feit dat je deze zaken niet meer kunt overleggen. Zij kunnen dit dan vastleggen in je dossier, en mochten ze over 5 jaar langskomen dan kun je in ieder geval aantonen dat je tijdig hebt laten weten dat de boekhouding over periode "x" incompleet is.

Nu is bovenstaande geen 100% garantie dat ze er bij een onderzoek verder niets mee doen, maar de Belastingdienst is helemaal niet de beroerdste en zolang zaken vooraf bekend zijn c.q. besproken worden, zijn zij in de meeste gevallen prima bereidt om mee te werken aan een oplossing. Komt dit hele verhaal echter pas boven tafel tijdens een boekenonderzoek, dan kun je er blind geld op zetten dat je een boete krijgt vanwege het niet voldoen aan de je administratieve verplichtingen.

Daarnaast is het nogal wiedes dat je een ander kantoor zoekt om je boekhouding te laten verwerken, en is het een goede levensles voor de volgende keer. Maak kopietjes/scans van bonnen en stuur die op, of bewaar zelf een kopie. Dat mag in de cloud, op stick of voor mijn part op diskette, maar zorg dat je je administratie altijd vanaf 0 weer kunt opbouwen.

Hoe nu verder? Uit je verhaal begrijp ik dat je de boekhouding eens per jaar aanlevert en laat verwerken, wat in zou houden dat je geheel 2016 nog thuis hebt liggen. Indien die aanname juist is kun je kijken of je bij je boekhouder een kopie van de volgende zaken kunt krijgen:

• Aangifte IB 2015
• Jaarrekening 2015
• Kolommenbalans
• Grootboekoverzicht

Al deze zaken zouden individueel voldoende moeten zijn voor je nieuwe boekhouder om de boel per 1 januari 2016 op te pakken, maar meer is altijd beter. Zeker het grootboekoverzicht gezien dat de mogelijkheid biedt tot de gevraagde second opinion, maar nodig is het niet wanneer (een van) de andere zaken aanwezig zijn.

Mocht de boekhouder e.e.a. nou niet kunnen/willen overleggen, dan kun je een verzoek indienen bij je Belastingkantoor tot het verstrekken van een kopie van de aangifte (let op: aangifte, niet aanslag). Dit kun je per brief of in persoon aan de balie regelen.

Mocht mijn aanname van aanlevering per jaar onjuist zijn en lever je per dag/week/maand/kwartaal aan en wil/kan hij dat niet retourneren, dan zou ik een dagje inplannen met mijn nieuwe boekhouder, en samen met hem proberen de boel zo snel en juist mogelijk proberen te reconstrueren a.d.h.v. de wel aanwezige stukken i.c.m. een kopie van de aangifte IB 2015.

De aangifte IB 2015 dient in dat geval als beginbalans waarbij eventuele digitale in- en verkoopfacturen uiteraard zo opnieuw te verwerken zijn. Zaken die per pin betaald zijn maar waar geen bon meer van is moeten maar zo goed en kwaad als het kan geschat worden, waarbij ik het zekere voor het onzekere zou nemen en twijfelachtige uitgaven als privé-uitgaven zou behandelen. Contante betalingen en/of declaraties voor zover niet meer te achterhalen beschouw je in dat geval als verloren en klaar ben je.

Ja deze manier kost je mogelijk een hoop geld aan aftrekposten, maar dat is eenmalig en is nu eenmaal niet anders.

Enorm bedankt voor je uitgebreide reply! En bedankt voor de lijst met zaken die ik van hem terug moet vragen.
Aangifte IB 2015 heb ik gelukkig in mijn bezit, de rest echter niet. Dit gaat mee in de brief die ik naar hem zal sturen van materialen/documenten die ik terug wil hebben.

De Belastingdienst zal ik ook snel bellen om van tevoren aan te geven dat er het e.e.a. zoek is.

Kwartaalaangifte doe ik zelf, maar al deze zaken gingen uiteindelijk wel naar hem voor een dubbel check. Gelukkig kan ik alles reconstrueren en kan ik zelfs het exacte bedrag berekenen wat er met pin is uitgegeven in winkels omdat ik alle facturen nog heb en de aangiftes per kwartaal. Zo kan ik de totaalbedragen van mijn facturen daar vanaf halen en wat over blijft zijn pin uitgaven. Alhoewel niet precies gereconstrueerd kan worden van welk bedrijf elk bonnetje precies was.

Ik kan hier weer een heel stuk verder mee, waarvoor enorme dank! Ik wacht nog een week op zijn reactie. Als daar niks uitkomt c.q. de materialen zijn verloren gegaan, dan gaat de opgestelde brief gelijk aangetekend zijn kant op en ga ik hem aansprakelijk stellen.

[Bartaz]

Een update m.b.t. het proces voor de eventuele geïnteresseerden!

18 januari heb ik de voormalig boekhouder een bericht gestuurd met de vraag hoe het nou zat bij PostNL (ze waren daar namelijk volgens hem mijn boekhouding kwijtgeraakt). Geen antwoord. Daarop gebeld, wederom geen antwoord. Het verhaal rammelt natuurlijk aan alle kanten en daarop heb ik een brief opgesteld waarmee ik hem in gebreke stel. Deze verstuurde ik aangetekend en onaangetekend zodat ik zeker wist dat hij deze zou ontvangen.

Afgelopen maandag verstuurde ik deze, maar die kwam al snel terug. Adres onbekend.
Wat blijkt? Zijn bedrijf is opgezegd in de periode dat hij voor mij de boekhouding vervulde. Daarbij is de 'beste' man verhuisd. Gelukkig kon ik via via zijn nieuwe adres snel achterhalen.
Gisteren is de tweede brief verzonden en zojuist afgeleverd als ik de track en trace mag geloven.

Ik heb hem in de brief 5 dagen gegeven om gehoor te geven om mijn boekhouding van de afgelopen drie jaar terug te geven. Als hij hierin faalt, laat ik een dagvaarding opstellen en zien we waar het schip strandt.

Keep you posted!

[Yoicaa]

Erg vervelend allemaal, ik hoop dat alles nog (redelijk) goed terecht komt!

[Basszje]

Bartaz schreef op zaterdag 7 januari 2017 @ 00:51:
De Belastingdienst zal ik ook snel bellen om van tevoren aan te geven dat er het e.e.a. zoek is.

Doe dat ook op papier en vraag een bevestiging, als men over 5 jaar per ongeluk eens een keer langs komt heb je die correspondentie nog.

[Bartaz]

Yoicaa schreef op vrijdag 27 januari 2017 @ 09:20:
Erg vervelend allemaal, ik hoop dat alles nog (redelijk) goed terecht komt!

Helaas, de boekhouder bijt van zich af en begint nu over zijn factuur te blaffen die nooit betaald is. Dat klopt. Maar hij heeft deze ook nooit verstuurd. Hij zegt dat ik hem gewon een bedrag had moeten sturen uit mezelf, omdat een goeie ondernemer zijn zaakjes op orde heeft.
Daarnaast geeft hij toe dat hij te laat was met de boekhouding, maar dat ik geen boete heb gehad van de Belastingdienst en hij daarom nog steeds op tijd was en zijn dienst juist is geleverd.

Gelukkig ben ik in contact gekomen met iemand die in precies hetzelfde schuitje zit (andere klant van hem). Die geeft hem dit weekend nog één kans om zijn boekhouding terug te laten geven. Zo niet, gaan we de handen ineenslaan en pakken we hem samen juridisch aan.

[ Voor 12% gewijzigd door Bartaz op 27-01-2017 12:26 ]

[smurfinmark]

Bartaz schreef op vrijdag 27 januari 2017 @ 12:25:
[...]


Helaas, de boekhouder bijt van zich af en begint nu over zijn factuur te blaffen die nooit betaald is. Dat klopt. Maar hij heeft deze ook nooit verstuurd. Hij zegt dat ik hem gewon een bedrag had moeten sturen uit mezelf, omdat een goeie ondernemer zijn zaakjes op orde heeft.
Daarnaast geeft hij toe dat hij te laat was met de boekhouding, maar dat ik geen boete heb gehad van de Belastingdienst en hij daarom nog steeds op tijd was en zijn dienst juist is geleverd.

Gelukkig ben ik in contact gekomen met iemand die in precies hetzelfde schuitje zit (andere klant van hem). Die geeft hem dit weekend nog één kans om zijn boekhouding terug te laten geven. Zo niet, gaan we de handen ineenslaan en pakken we hem samen juridisch aan.

Dit zijn stuiptrekkingen.

Hij heeft geen enkel recht op betaling zonder factuur.

Zelfs met factuur is het minimaal twijfelachtig, aangezien hij geen danwel wel een wanprestatie geleverd heeft.

[PolarBear]

RemCOW schreef op donderdag 5 januari 2017 @ 19:56:
[...]

Die mag je gewoon digitaal bewaren hoor, als de originele details maar niet verloren gaan.

In beginsel dienen de originelen bewaard te worden. Als je zaken op papier ontvangt op papier en digitaal digitaal (uitprinten van digitale bestanden is niet voldoende voor de bewaarplicht). Hier kan van afgeweken worden na goedkeuring van de belastingdienst. Dat je gewoon papieren facturen digitaal mag bewaren is niet het geval.

[ Voor 7% gewijzigd door PolarBear op 27-01-2017 15:34 ]

[Qwerty-273]

smurfinmark schreef op vrijdag 27 januari 2017 @ 13:35:
Hij heeft geen enkel recht op betaling zonder factuur.
Zelfs met factuur is het minimaal twijfelachtig, aangezien hij geen danwel wel een wanprestatie geleverd heeft.

+ als hij nu nog een factuur zou sturen, voor een bedrijf dat niet langer bestaat aangezien de TS vermeld dat het is opgeheven, tja dat gaat natuurlijk ook niet werken.

[RemCOW]

PolarBear schreef op vrijdag 27 januari 2017 @ 15:34:
[...]

In beginsel dienen de originelen bewaard te worden. Als je zaken op papier ontvangt op papier en digitaal digitaal (uitprinten van digitale bestanden is niet voldoende voor de bewaarplicht). Hier kan van afgeweken worden na goedkeuring van de belastingdienst. Dat je gewoon papieren facturen digitaal mag bewaren is niet het geval.

Klopt dus niet wat je zegt. Misschien moet je even het volgende lezen:
http://www.belastingdiens...maken/uw_facturen_bewaren
http://download.belasting...aarplicht_al0401z10fd.pdf

Uit de PDF: "Als u controleerbaar aan bovenstaande voorwaarden voldoet, hoeft u na
een conversie de originele gegevens op basis van de fiscale bewaarplicht
niet te bewaren. "

Er staat nergens dat je afspraken moet maken.

Wij hebben alles digitaal op het werk, niets meer op papier. Thank god, anders stond het hele gebouw vol.

[PolarBear]

RemCOW schreef op vrijdag 27 januari 2017 @ 20:28:
[...]

Klopt dus niet wat je zegt. Misschien moet je even het volgende lezen:
http://www.belastingdiens...maken/uw_facturen_bewaren
http://download.belasting...aarplicht_al0401z10fd.pdf

Uit de PDF: "Als u controleerbaar aan bovenstaande voorwaarden voldoet, hoeft u na
een conversie de originele gegevens op basis van de fiscale bewaarplicht
niet te bewaren. "

Er staat nergens dat je afspraken moet maken.

Wij hebben alles digitaal op het werk, niets meer op papier. Thank god, anders stond het hele gebouw vol.

http://www.belastingdiens...ewaart_u_uw_administratie

U bewaart de gegevens uit uw administratie in de originele vorm: digitaal of op papier. U mag alleen computerbestanden afdrukken en deze hierna verwijderen, en de gegevens alleen op papier bewaren, als u een kleine administratie hebt die binnen een redelijke termijn is te controleren. Als u uw gegevens digitaal bewaart, moet u ervoor zorgen dat wij uw programma's en bestanden bij een controle kunnen gebruiken. Het is niet voldoende als u uw bestanden uitsluitend in afgedrukte vorm bewaart. Wel kunt u bestanden en gegevens in een andere vorm bewaren.

Nu zijn facturen een grijs gebied, daar is inderdaad verschillende informatie over te vinden. Maar een administratie omvat meer, (arbeids)contracten, loonheffingsverklaringen etc etc.

Thank god, anders stond het hele gebouw vol.

Nou de facturen die bij ons nog op papier binnen komen zijn op een hand te tellen in een maand hoor. Als het even kan accepteer ik geen analoge facturen van een leverancier en ik begin zolangzamerhand ook gewoon UBL facturen te verwachten.

Vervelend blijven de leveranciers die helemaal geen leverancier meer versturen maar dat je ze moet ophalen in een portal. Daar zijn wel oplossingen voor (storecove bijvoorbeeld) maar handig is anders.

[RemCOW]

Jouw link verwijst weer naar de PDF die ik noemde, je mag dus converteren . Dus ook contracten en dergelijke. Als je 13k+ facturen per jaar hebt en 300+ medewerkers, dan ben je blij dat alles digitaal kan. Ik snap niet zo goed dat de belastingdienst deze teksten niet verder update, je wil toch niet dat een bedrijf de administratie in dozen bewaard?

Wij scannen dus alle post, contracten en facturen direct in.

Facturen die je moet downloaden zijn inderdaad rete irritant. Helemaal omdat zo'n portal vaak maar een beperkte houdbaarheid heeft...

[ Voor 22% gewijzigd door RemCOW op 27-01-2017 22:28 ]

[Bartaz]

Zo, het rechtsbijstand/incasso bedrijf is ingeschakeld.
Nu gaan we samen kijken of het zin heeft om met de andere gedupeerde klant van de boekhouder actie te ondernemen. Keep you posted!

[Basilange]

Hoe is het voor je uiteindelijk afgelopen en de medeklant?

[sypie]

Basilange schreef op zaterdag 26 oktober 2019 @ 03:29:
Hoe is het voor je uiteindelijk afgelopen en de medeklant?

Doe even een mention, dan krijgt TS daar een melding van. @Bartaz, heb je nog nieuws over het vervolg?

[Anoniem: 1248170]

Worden nu allemaal oude topics omhoog gehaald? Kijk eens bij zn naam, ook al een half jaar niet meer hier geweest.

[vanaalten]

Anoniem: 1248170 schreef op zondag 27 oktober 2019 @ 04:45:
Kijk eens bij zn naam, ook al een half jaar niet meer hier geweest.

"Laatst online: 23-10 18:43" - een halve week niet meer hier geweest, niet een half jaar.

[Bartaz]

sypie schreef op zaterdag 26 oktober 2019 @ 08:58:
[...]

Doe even een mention, dan krijgt TS daar een melding van. @Bartaz, heb je nog nieuws over het vervolg?

@Basilange, @sypie:


Dit verhaal is even geleden. Ik moest even terughalen hoe het is verlopen. Hier een beknopte (haha toch wat langer geworden) beschrijving:

Met een jurist van het incassobedrijf heb ik een dagvaarding laten opstellen. De reden: De boekhouder had mijn boekhouding van voorgaande jaren niet meer in zijn bezit. Als de Belastingdienst zou komen binnenstappen, kon ik een deel van de boekhouding niet laten zien. Een boete, door zijn toedoen, wilde ik voorkomen.
De boekhouder is daarop gedagvaard. Hierop kreeg ik wonderbaarlijk, eindelijk reactie van hem op Whatsapp: Of ik de dagvaarding in wilde trekken, hij zou dan zijn best doen om naar mijn boekhouding te zoeken. Jullie begrijpen natuurlijk dat ik hierop niet eens meer gereageerd heb. Ik had de bovenhand en dat wilde ik zo houden. De boekhouder moest vervolgens voorkomen bij de lopende zaak.

Omdat 'ie geen poot had om op te staan, is hij daar niet eens op komen dagen. Ik ben daarop in het gelijk gesteld

Eindscore:
Wanneer ik een boete krijg van de Belastingdienst gaat deze direct naar hem. Helaas ik heb voor de dagvaarding betaald en de zaak die is voorgekomen. Ik heb, vanwege mijn nieuwigheid in dit soort zaken toentertijd, de kosten voor al het juridische werk niet teruggevraagd. Uiteindelijk heeft het me dus een flinke duit gekost. Maar met een enigszins positief einde.

Moraal van het verhaal:

Vecht je zaak altijd aan als je denkt in het gelijk te staan. Mensen/schuldenaren die gebruik van je hebben gemaakt of op je goedheid ingespeeld hebben, zullen dat blijven doen om zichzelf te verdedigen.

1. Ga niet eindeloos contact zoeken met de schuldenaar, maar geef het een paar pogingen. Werkt dat niet?
2. Stuur een ingebrekestelling brief met een deadline waarop diegene moet reageren. Werkt dat niet?
3. Geef het dan over aan een juridisch persoon en laat het vervolgens aan de pro's over.

Helaas heb ik na bovenstaande, datzelfde jaar nog wel eens gebruik moeten maken van een jurist. Ik heb dat jaar met wat pannenkoeken te maken gehad. Bij al die zaken gebruikte ik bovenstaand stappenplan en dat ging prima, ik kon het wat meer loslaten. Het werd minder persoonlijk.

Tegenwoordig:
Ik maak nu gebruik van Moneybird, dus al mijn administratie heb ik digitaal. Ik heb geen papieren bezit meer wat me enorm veel zekerheid geeft.
Ook heb ik een betere (en duurdere) boekhouder in de armen genomen die me jaarlijks helemaal ontzorgt op financieel vlak. Het is me het meer dan waard.

[cat_byte]

Super om te lezen hoe het is afgelopen! Geen leuke lessen, maar zo te zien wel zinvol.

Het rottige is dat je (iig in de eenmanszaak) naar de belastingdienst toe zelf verantwoordelijk blijft voor een deugedelijke administratie en het indienen van aangiftes. "Ja maar mijn boekhouder maakt er een potje van" is voor de BD niet relevant. Heb je geen boetes gehad van belastingdienst?

[Bartaz]

cat_byte schreef op dinsdag 29 oktober 2019 @ 21:42:
Super om te lezen hoe het is afgelopen! Geen leuke lessen, maar zo te zien wel zinvol.

Het rottige is dat je (iig in de eenmanszaak) naar de belastingdienst toe zelf verantwoordelijk blijft voor een deugedelijke administratie en het indienen van aangiftes. "Ja maar mijn boekhouder maakt er een potje van" is voor de BD niet relevant. Heb je geen boetes gehad van belastingdienst?

Ik heb gelukkig geen boetes gehad.
Er was uitstel aangevraagd voor het doen van de aangifte en dat viel binnen die tijd.

[iamerwin]

Bartaz schreef op dinsdag 29 oktober 2019 @ 21:01:
[...]

Ook heb ik een betere (en duurdere) boekhouder in de armen genomen die me jaarlijks helemaal ontzorgt op financieel vlak. Het is me het meer dan waard.

Jep. Ik roep het vaker tegen wat ZZP-ers in m'n omgeving die elke maand maar weer zuchtend en steunend een dag bezig zijn met bonnetjes. Reken eens uit wat je dat kost (uren * normale uurtarief) en vergelijk dat eens wat een professional kost.

[Basilange]

Dankjewel voor de update. Vind het een interessant verhaal. Ik hoop dat je vorige boekhouder er gewoon mee gestopt is. Want het is gewoon puur diefstal en menig eenmansbedrijf zal andere zaken aan zijn hoofd hebben dan dit.
Succes met de toekomst.