Office 365 versus Google Apps for business

[JFTE]

Binnen het bedrijf waar ik werk en vele andere bedrijven, wordt Office 365 in combinatie met Microsoft Office kantoor applicatie suite gebruikt. Steeds meer zie je bedrijven en vooral school instellingen overstappen naar Google Apps. Voor dit laatste is dit niet zo raar omdat zij dit vrijwel kosteloos kunnen gebruiken om de jonge generatie hiermee te laten opgroeien.

Ook de directie binnen ons bedrijf (610 E3 licenties en eigen tenant) heeft gevraagd of dit een optie voor ons is.

In dit topic ben ik benieuwd naar de ervaringen met Office 365 en Google Apps for business en dan vooral de voor en nadelen en zaken waar je tegenaan loopt met b.v. migraties en het gebruik ervan.

[Hahn]

Wat zijn jouw eigen ervaringen met Office 365?

[JFTE]

Heb al wat voor en nadelen op een rijtje gezet voor mezelf op een rijtje gezet. Gaat binnen ons bedrijf vooral om mogelijkheden om kosten te besparen.

Zie nog niet veel voordelen van Google Apps

Geen migratie nodig omdat Office 365 al is geïmplementeerd.

Bij migratie naar Google Apps veel handwerk en daardoor lange doorloop tijd en downtime voor gebruikers.

Gebruikers zijn Office 365 gewend.

Geen scriptmatige en geautomatiseerde bewerkingen mogelijk. Daardoor meer beheerlast bij aanpassingen en nieuwe gebruikers en gebruikers uit dienst.

Uit ondervinding blijkt in voorgaande traject met mail voor locaties blijkt dat batch import niet werkt. Ook Google support kreeg dit niet werkend.

Office 365 heeft geïntegreerde koppeling met Windows gebruikers omgeving.(Active Directory).

Chrome browser is noodzakelijk voor offline gebruik. Deze is niet zo te beheren als Internet Explorer vanuit de Active Directory d.m.v. policies. Hierdoor meer acties van gebruikers noodzakelijk en verhoogde beveiliging risico’s.

Fileservers blijven noodzakelijk voor systeem data en data voor beheer van werkplekken. Dus hierop geen kosten besparing.

Geen invloed op versie beheer van de Apps. Dus geen mogelijkheid voor het vooraf testen met onze omgeving voordat we dit in gebruik nemen.

Bij Office kan systeembeheer, indien nodig, centraal aanpassingen in de instellingen van de software doen om functionaliteit te realiseren of aan te passen aan de behoefte van de organisatie. Bij Google Apps is dit “as is”.

Bij Office 365 kunnen we alle instellingen voor definiëren.

Bij storingen en calamiteiten heeft systeembeheer bij Office 365 en eigen systemen overal toegang toe en kan zelf oplossen. Bij Google Apps zijn we afhankelijk van een derde partij.

Bij Google Apps staat de data op servers van derden en weet men niet precies wat hiermee gebeurt en is geen handige positie bij conflicten.

Invoegtoepassingen zijn niet te gebruiken in Gmail. Blijven we Outlook gebruiken dan moeten we deze kosten ook nog dragen.

Kostenvoordelen door lagere abonnement prijzen worden teniet gedaan door hogere beheer kosten vanwege vele handmatige handelingen.

[akimosan]

-
Als de functionaliteit in Google Apps in de meeste gevallen geen vervanging is voor je Desktop Office Professional applicaties (Word, Excel, Powerpoint, Outlook, Access, OneNote, Skype for Business, etc.) dan blijven die applicaties en dus licentiekosten ook nog nodig.

* Je gaf dit al aan in combinatie met addins en Outlook maar geldt natuurlijk net zo goed voor de overige office applicaties

Ik heb veel migraties van On Premise SBS/Exchange omgevingen naar Google Apps gezien met de opkomst van de cloud terwijl Microsoft met o365 nog niet zo ver was.

De huidige o365 biedt echter zoveel meer dan enkele jaren geleden en ik moet zeggen dat ik migraties van o365 naar Google Apps in de Enterprise niet zo veel zie gebeuren.

[Meekoh]

1 tip alvast, inventariseer het gebruik van Macro's en custom VBA scripting in Excel.
Als je dat hebt dan zul je flink wat moeten ombouwen herschrijven om het in Google Apps aan de praat te krijgen. Ik heb bij een klant een hele product en voorraad administratie gezien in Excel, dat waren meerdere gelinkte documenten met custom VBA en stond stijf van de macro's etc. Op een dag kwam er een hip consulting bureau langs en die heeft ze Google Apps aangepraat, alles wat ze nodig hadden zou daar gewoon "werken". Drie keer raden na de migratie (en ontevreden gebruikers) de migratie terug mocht gaan uitvoeren

[MAX3400]

Grootste vraag: wat zegt de wetgeving over jouw data? Google gaat met bepaalde data minder privacy-vriendelijk om dan Microsoft.

[DukeBox]

^ Bull..

Ben zelf een zakelijke gsuite gebruiker, over het algemeen kan ik al mijn werk doen op een paar dingen na, soms is dit wel onoverkomelijk waardoor enkele gebruikers alsnog office365 nodig hebben naast gsuite.

- integratie met exact globe
- geen access
- geen odbc
- geen vbs

Verder zijn er een paar kleine dingen waar ik tegenaan ben gelopen zoals pagina nummering bij automatische inhoudsopgave en verticaal plaatsen van text in sheets maar daar valt wel mee te leven.

Buiten deze dingen heeft het voor ons wel veel voordelen welke het nadeel van de enkele users die alsnog office nodig hebben teniet doen.

JFTE schreef op zondag 13 november 2016 @ 23:06:
Chrome browser is noodzakelijk voor offline gebruik. Deze is niet zo te beheren als Internet Explorer vanuit de Active Directory d.m.v. policies. Hierdoor meer acties van gebruikers noodzakelijk en verhoogde beveiliging risico’s.

Je kan chrome gewoon middels GPO en GPP aansturen. Daarnaast kan je ook in je gsuite admin policys maken welke voor ingelogde chrome gebruikers gelden.

Fileservers blijven noodzakelijk voor systeem data en data voor beheer van werkplekken. Dus hierop geen kosten besparing.

Tenzij je voor google drive for groups gaat.

Geen invloed op versie beheer van de Apps. Dus geen mogelijkheid voor het vooraf testen met onze omgeving voordat we dit in gebruik nemen.

Jawel, je kan in gsuite admin aangeven of je pre-launch wil testen. Dit kan ook middels google canary met gsuite-pre-launch flag zonder gsuite admin.

Bij storingen en calamiteiten heeft systeembeheer bij Office 365 en eigen systemen overal toegang toe en kan zelf oplossen. Bij Google Apps zijn we afhankelijk van een derde partij.

Dat is met office365 niet anders, ook daar moet je online aanmelden en het beheer doen.

Kostenvoordelen door lagere abonnement prijzen worden teniet gedaan door hogere beheer kosten vanwege vele handmatige handelingen.

Welke handelingen ?

[ Voor 53% gewijzigd door DukeBox op 14-11-2016 14:25 ]

[Superkanjo]

MAX3400 schreef op maandag 14 november 2016 @ 14:11:
Grootste vraag: wat zegt de wetgeving over jouw data? Google gaat met bepaalde data minder privacy-vriendelijk om dan Microsoft.

Dit is toch alleen het geval bij de gratis Google apps, bij de betaalde zakelijke dienstverlening toch niet?

[Jazzy]

JFTE schreef op zondag 13 november 2016 @ 23:03:
Steeds meer zie je bedrijven en vooral school instellingen overstappen naar Google Apps.

Eh, nee. Microsoft is marktleider, zowel in aantal gebruikers als groei. Wanneer je naar grotere bedrijven kijkt is het marktaandeel zelfs 80%. Bij kleinere bedrijven Google wel wat succesvoller, maar ik zie zeker geen trend van organisaties die overstappen naar G Suite.

[MAX3400]

Superkanjo schreef op maandag 14 november 2016 @ 16:39:
[...]


Dit is toch alleen het geval bij de gratis Google apps, bij de betaalde zakelijke dienstverlening toch niet?

Zeker wel... In ieder geval staat er in de kleine letters van een aantal G-Apps dat Google jou helpt met het indexeren en doorzoekbaar maken van mail, documenten en waar nodig OCR; als automatische tegenprestatie mag Google dan de inhoud analyseren en waar nodig gebruiken voor "aanbiedingen".

Doe ermee wat je wil/denkt; kan me voorstellen dat een zorg-instelling echt niet op Google Ads zit te wachten voor een nieuw medicijn voor een groter geslachtsdeel ofzo.

[JFTE]

DukeBox schreef op maandag 14 november 2016 @ 14:17:
^ Bull..

Ben zelf een zakelijke gsuite gebruiker, over het algemeen kan ik al mijn werk doen op een paar dingen na, soms is dit wel onoverkomelijk waardoor enkele gebruikers alsnog office365 nodig hebben naast gsuite.

- integratie met exact globe
- geen access
- geen odbc
- geen vbs

Verder zijn er een paar kleine dingen waar ik tegenaan ben gelopen zoals pagina nummering bij automatische inhoudsopgave en verticaal plaatsen van text in sheets maar daar valt wel mee te leven.

Buiten deze dingen heeft het voor ons wel veel voordelen welke het nadeel van de enkele users die alsnog office nodig hebben teniet doen.


[...]

Je kan chrome gewoon middels GPO en GPP aansturen. Daarnaast kan je ook in je gsuite admin policys maken welke voor ingelogde chrome gebruikers gelden.


[...]

Tenzij je voor google drive for groups gaat.

[...]

Jawel, je kan in gsuite admin aangeven of je pre-launch wil testen. Dit kan ook middels google canary met gsuite-pre-launch flag zonder gsuite admin.

[...]

Dat is met office365 niet anders, ook daar moet je online aanmelden en het beheer doen.

[...]

Welke handelingen ?

- Ik wist niet dat je chrome met policy kon beheren. Hier zijn dus ook .adm templates voor?
- Fileservers zullen we, dan wel in mindere mate, toch moeten houden voor zaken als, tijdelijk opslaan van backups, die we later naar 3e tier opslag schrijven. Homedirectories, opslag voor programma's, Gearchiveerde data die we juridisch gezien een aantal jaren moeten bewaren.
- Testen van Apps is een goede zaak als dat kan. Maar als het niet voor jouw werkt, gaan ze dan niet over en kun je oude versies blijven gebruiken. Wat als je wel nieuwe functionaliteit ten dele nodig hebt.
- Bij Office 365 ben je ook in bepaalde gevallen van support van Microsoft afhankelijk. Wat ik bedoel is dat ik aanpassingen in Office kan doen wat ik wil met policies. Ook kan ik met powershell veel bewerkingen tegen Office365 cloud doen. 3 Jaar geleden zijn we bijvoorbeeld van naam veranderd. Hierdoor moesten alle principalnames en email adressen aangepast worden. Met 4 uurtjes scripten was dit voor alle gebruikers en mailboxen klaar. In hetgeen wat ik van Google Apps gezien heb in een testperiode, is dat ik dat allemaal met de hand moest klikken. Ook kun je veel instellingen query-en en aanpassen. Met powershell nog meer dan in de grafische webinterface.
Ook worden gebruikers automatisch gesynchroniseerd met Office365 vanuit onze AD met dirsync. Via powershell zetten we de licenties aan en uit vanuit een sceduled task met script die een .csv bestand uit ons HRM systeem verwerkt.
- De handelingen die ik bedoel zijn onder andere bovenstaande. Door integratie van Office365 met onze AD kunnen we met Powershell scripts de meeste beheer handelingen automatiseren. Dit begint bij de HR afdeling. Zij melden hierin een medewerker in of uit dienst en doen andere aanpassingen zoals: Huwelijk, naamgebruik, scheiding en verandering van afdeling.
BizTalk haalt hier 's avonds een rapportage uit en zet dit in een csv op de server. Met een powershell script die met tasksceduler staat gepland, wordt deze ingelezen en verwerkt. Gebruikers worden hiermee aangemaakt, gedisabled, properties aangepast, mailadressen ingesteld en groepen beheerd. Via een aansluitend script worden na synchronisatie met Office365 hier licenties aan of uit gezet. Een ander script mailt nieuw aangemaakte gebruikers met hun inlognaam en wachtwoord naar hun prive mailadres.

Waar ik bang voor ben is dat we misschien goedkoper uit gaan zijn met maandelijkse licentie kosten, maar dat er veel meer beheer inspanning geleverd moet gaan worden. Voor een bedrijf met een omvang als de onze, zal dat inhouden dat er misschien een beheerder hiervoor bij moet komen. Deze loonkosten kunnen het licentie voordeel teniet doen. Rond klikken om gebruikers en mailboxen aanmaken is ook niet het uitdagendste werk.

[JFTE]

Jazzy schreef op maandag 14 november 2016 @ 17:19:
[...]

Eh, nee. Microsoft is marktleider, zowel in aantal gebruikers als groei. Wanneer je naar grotere bedrijven kijkt is het marktaandeel zelfs 80%. Bij kleinere bedrijven Google wel wat succesvoller, maar ik zie zeker geen trend van organisaties die overstappen naar G Suite.

Ik zeg niet dat ze de grootste zijn. Wel zie ik bijvoorbeeld dat ze bij mijn dochter op de middelbare school gebruik maken van Chrome books en alle Apps in Google for education. Schijnt dat dit voor onderwijs instellingen vrijwel gratis is. Van de website:Helemaal gratis G Suite for Education is gratis voor scholen, met gratis 24/7 ondersteuning. Nooit reclame en je gegevens blijven jouw eigendom.
Denk dat de strategie is om jongeren hiermee op deze manier op te laten groeien zodat ze later in het bedrijfsleven hier ook mee willen werken.

[ Voor 0% gewijzigd door JFTE op 14-11-2016 22:39 . Reden: Typo ]

[Jazzy]

Klopt, dat doet Microsoft ook met Office 365 for Education.

[DukeBox]

JFTE schreef op maandag 14 november 2016 @ 22:26:
- Ik wist niet dat je chrome met policy kon beheren. Hier zijn dus ook .adm templates voor?

https://support.google.com/chrome/a/answer/187202?hl=nl

en kun je oude versies blijven gebruiken. Wat als je wel nieuwe functionaliteit ten dele nodig hebt.

Alle officiële integratie tools zijn ook allen door google gemaakt en werkt via bestaande standaarden. Ik ben er zelf nog nooit tegenaan gelopen dat iets niet meer werkt. Wel eens tijdens een beta maar voordat het live ging was de koppeling al weer opgelost (ging in dit geval om een synergy connectie).

- Bij Office 365 ben je ook in bepaalde gevallen van support van Microsoft afhankelijk. Wat ik bedoel is dat ik aanpassingen in Office kan doen wat ik wil met policies. Ook kan ik met powershell veel bewerkingen tegen Office365 cloud doen. 3 Jaar geleden zijn we bijvoorbeeld van naam veranderd. Hierdoor moesten alle principalnames en email adressen aangepast worden. Met 4 uurtjes scripten was dit voor alle gebruikers en mailboxen klaar. In hetgeen wat ik van Google Apps gezien heb in een testperiode, is dat ik dat allemaal met de hand moest klikken. Ook kun je veel instellingen query-en en aanpassen. Met powershell nog meer dan in de grafische webinterface.

Of ik begrijp je probleem niet helemaal of het is voor gsuite geen enkel probleem om dit soort dingen aan te passen. Zelfs met behoud van de bestaande domeinnaam (login userid) kan je de primaire aanpassen.
Heb zelf ook een bedrijfsnaam aanpassing gehad, dat was letterlijk binnen 5 minuten aangepast.

Ook worden gebruikers automatisch gesynchroniseerd met Office365 vanuit onze AD met dirsync. Via powershell zetten we de licenties aan en uit vanuit een sceduled task met script die een .csv bestand uit ons HRM systeem verwerkt.

Met gsuite niet anders, https://support.google.com/a/answer/2611859?hl=nl
Licenties kan je middels een OU of een groep beheren, deze zou je dan met jezelfde powershell script kunnen vullen. Password sync wordt niet gedaan, maar met SSO ook niet nodig.

BizTalk haalt hier 's avonds een rapportage uit en zet dit in een csv op de server.

Je kan gsuite services ook direct aansturem met BizTalk middels REST. Wij gebruiken een andere ESB maar qua werking niet anders. Voordeel is dat je niets zelf hoeft te doen met scriptjes/schedules etc..

Ik gok dat je dynamics gebruikt, hiermee heb ik ook diverse koppelingen lopen voor CRM, ERP en accounting maar ook acces naar een corporate portal, gsuite templates en op drive gedeelde documenten met externen.

Via een aansluitend script worden na synchronisatie met Office365 hier licenties aan of uit gezet. Een ander script mailt nieuw aangemaakte gebruikers met hun inlognaam en wachtwoord naar hun prive mailadres.

Bij gsuite niet anders, vergeet niet dat zij hier ook veel eerder mee waren dan microsoft. De api's zijn erg veelzijdig en zeer goed gedocumenteerd. Zeker wanneer je je ook verdiept in google script (https://www.google.com/script/start/) kun je vrijwel alles voor elkaar maken en ook nog eens compatibele met dingen als open stack.

Waar ik bang voor ben is dat we misschien goedkoper uit gaan zijn met maandelijkse licentie kosten, maar dat er veel meer beheer inspanning geleverd moet gaan worden.

Ga eens in gesprek met een goede partner, deze kan je voorzien van alle (juiste) informatie.. i.p.v. alle onwaarheden die je vind. Daarnaast evolueert gsuite bijna dagelijks waardoor iets dat nu niet kan best morgen wel beschikbaar kan zijn.

Maak gewoon eens een matrix op met eisen en wensen.. opzich is de kans best groot dat je niet onder office uit komt (offline) maar mocht je voornamelijk online willen werken dan is gsuite vaak een prima alternatief.. hoe dan ook kan office dingen die gsuite niet kan én omgekeerd..

Ik zelf ben altijd lotus domino (lotus notes) beheerder geweest, de denkwijze van google m.b.t. gsuite en dan met name de sites/database/script/beheer kant lijkt veel op elkaar. Ik heb niet veel moeite gehad om het mij eigen te maken.

Iets waar je misschien ook rekening mee wilt houden is telefoon integratie, op dit moment is in NL microsoft link daar wel veel meer vertegenwoordigd dan google. Sterker nog, telefoneren met hangouts (https://hangouts.google.com/) wordt in NL alleen nog maar in beta trajecten aangeboden.

Zo af en toe loop ik ook wel eens tegen iets aan dat ik niet voor elkaar krijg met gsuite, soms kan ik mij daar best aan irriteren. Meestal komt dat omdat het iets is dat wel bij office kan. Maar het valt mij de laatste tijd op dat ik het andersom ook regelmatig heb. Bijv. een google sheet waarvan je per tab of zelfs per cel de rechten kan aanpassen. Leek mij zo logisch maar blijkbaar kan dat met office niet.
Daarnaast kan dat nog gescript worden met de API van met ADP (https://www.adp.com/) waarmee bijv. overuren worden geregistreerd zonder dat iedereen alles in de sheet kan zien.

Voor gebruikers is over het algemeen de collaboration van gsuite het sterkste punt, waar office365 gelimiteerd is per tab/alinea kan je bij gsuite letterlijk per letter samenwerken. Iets waar je ook nog aan moet wennen is dat je niet hoeft op te slaan

Dus nogmaals, check goed de verschillen, laat je goed voorlichten (beide kampen) en match deze met je eisen/wensen. Mogelijk is office365 online in de laatste paar maanden ook weer flink vooruit gegaan.

[JFTE]

DukeBox schreef op maandag 14 november 2016 @ 23:40:
[...]

https://support.google.com/chrome/a/answer/187202?hl=nl

[...]

Alle officiële integratie tools zijn ook allen door google gemaakt en werkt via bestaande standaarden. Ik ben er zelf nog nooit tegenaan gelopen dat iets niet meer werkt. Wel eens tijdens een beta maar voordat het live ging was de koppeling al weer opgelost (ging in dit geval om een synergy connectie).

[...]

Of ik begrijp je probleem niet helemaal of het is voor gsuite geen enkel probleem om dit soort dingen aan te passen. Zelfs met behoud van de bestaande domeinnaam (login userid) kan je de primaire aanpassen.
Heb zelf ook een bedrijfsnaam aanpassing gehad, dat was letterlijk binnen 5 minuten aangepast.

[...]

Met gsuite niet anders, https://support.google.com/a/answer/2611859?hl=nl
Licenties kan je middels een OU of een groep beheren, deze zou je dan met jezelfde powershell script kunnen vullen. Password sync wordt niet gedaan, maar met SSO ook niet nodig.

[...]

Je kan gsuite services ook direct aansturem met BizTalk middels REST. Wij gebruiken een andere ESB maar qua werking niet anders. Voordeel is dat je niets zelf hoeft te doen met scriptjes/schedules etc..

Ik gok dat je dynamics gebruikt, hiermee heb ik ook diverse koppelingen lopen voor CRM, ERP en accounting maar ook acces naar een corporate portal, gsuite templates en op drive gedeelde documenten met externen.

[...]

Bij gsuite niet anders, vergeet niet dat zij hier ook veel eerder mee waren dan microsoft. De api's zijn erg veelzijdig en zeer goed gedocumenteerd. Zeker wanneer je je ook verdiept in google script (https://www.google.com/script/start/) kun je vrijwel alles voor elkaar maken en ook nog eens compatibele met dingen als open stack.

[...]

Ga eens in gesprek met een goede partner, deze kan je voorzien van alle (juiste) informatie.. i.p.v. alle onwaarheden die je vind. Daarnaast evolueert gsuite bijna dagelijks waardoor iets dat nu niet kan best morgen wel beschikbaar kan zijn.

Maak gewoon eens een matrix op met eisen en wensen.. opzich is de kans best groot dat je niet onder office uit komt (offline) maar mocht je voornamelijk online willen werken dan is gsuite vaak een prima alternatief.. hoe dan ook kan office dingen die gsuite niet kan én omgekeerd..

Ik zelf ben altijd lotus domino (lotus notes) beheerder geweest, de denkwijze van google m.b.t. gsuite en dan met name de sites/database/script/beheer kant lijkt veel op elkaar. Ik heb niet veel moeite gehad om het mij eigen te maken.

Iets waar je misschien ook rekening mee wilt houden is telefoon integratie, op dit moment is in NL microsoft link daar wel veel meer vertegenwoordigd dan google. Sterker nog, telefoneren met hangouts (https://hangouts.google.com/) wordt in NL alleen nog maar in beta trajecten aangeboden.

Zo af en toe loop ik ook wel eens tegen iets aan dat ik niet voor elkaar krijg met gsuite, soms kan ik mij daar best aan irriteren. Meestal komt dat omdat het iets is dat wel bij office kan. Maar het valt mij de laatste tijd op dat ik het andersom ook regelmatig heb. Bijv. een google sheet waarvan je per tab of zelfs per cel de rechten kan aanpassen. Leek mij zo logisch maar blijkbaar kan dat met office niet.
Daarnaast kan dat nog gescript worden met de API van met ADP (https://www.adp.com/) waarmee bijv. overuren worden geregistreerd zonder dat iedereen alles in de sheet kan zien.

Voor gebruikers is over het algemeen de collaboration van gsuite het sterkste punt, waar office365 gelimiteerd is per tab/alinea kan je bij gsuite letterlijk per letter samenwerken. Iets waar je ook nog aan moet wennen is dat je niet hoeft op te slaan

Dus nogmaals, check goed de verschillen, laat je goed voorlichten (beide kampen) en match deze met je eisen/wensen. Mogelijk is office365 online in de laatste paar maanden ook weer flink vooruit gegaan.

Thanks, deze informatie heb ik veel aan.

[ShaneV]

Wij zijn hier gegaan naar office365 vanwege het office pakket die er extra bij te krijgen is. Libre/OpenOffice is voor ons geen optie.

De kost was een pak goedkoper met office365 dan met google apps + licenties voor office.

[Question Mark]

JFTE schreef op zondag 13 november 2016 @ 23:03:
In dit topic ben ik benieuwd naar de ervaringen met Office 365 en Google Apps for business en dan vooral de voor en nadelen en zaken waar je tegenaan loopt met b.v. migraties en het gebruik ervan.

Het heeft weinig zin om Office 365 en Google Apps met elkaar te vergelijken. Het gaat erom welke van de twee opties het meest geschikt (zowel functioneel, technisch als financieel) is voor jouw bedrijf.

Begin dan ook om de (functionele) requirements vanuit jullie omgeving vast te stellen. Map deze dan later op beide oplossingen. Dan kom je redelijk gauw tot de conclusie "of het wat voor jullie bedrijf is".