[EXCEL]automatisch lijst generen met data van meerdere sheet

[bwienke]

Dag,

Ik ben een bestand aan het maken waarin ik al mijn uren bijhoud.
Hierin voor wil ik al mijn uren van dit jaar invoeren. Het bestand heeft nu maar 6 weken omdat het nog een opzet is.

link naar bestand

Op het eerste werkblad voor ik alle projecten in met de uren die berekend zijn.
Op het 2de werkblad kan ik de klus selecteren en daarbij komen dan alle uren die eraan gewerkt zijn.
Ook is het de bedoeling dat alle werkzaamheden die gedaan zijn voor die klus op een rij gezet worden.
In de verdere werkbladen staan de uren die per week gewerkt zijn met klus en categorie.

Het lukt mij alleen niet om de lijst met alle werkzaamheden te generen.
Er moet op elk werkblad gezocht worden naar de klusnaam en dan moeten de werkzaamheden, de datum, het aantal uren en de categorie in de lijst ingevuld worden.

Het lukt mij wel om dat voor 1 rij te doen. Ik ben er echter al veel te lang mee aan het prutsen om de hele lijst ingevuld te krijgen en het lukt me niet om dat werkend te krijgen.

Heeft iemand van jullie een tip hoe ik dit op zou kunnen lossen?

bvd
Bertus

[The_Vice]

Ik snap waar je heen wilt, alleen lijkt de invoer methode op aparte sheets me toekomst onbestendig. Zoals je al aangeeft "aparte sheets" is bewerkelijk.

Excel kan de overzichten die jij wilt best genereren maar dan middels een "brontabel" waar je je gegevens bijhoudt, waar je daarna afzonderlijke overzichten uit haalt. Dit kan metde standaard Excel Pivot Tables (draai tabellen? in NL versie)

even kijken of ik een handig voorbeeld kan vinden.........

voorbeeld, zoiets als deze, heeft één hoofdtabel waar je alles invult. Daar kan je nog kolommen aan toevoegen als je op basis van bijv datum het weeknummer, maand, of jaartal van wilt hebben als extra info.

Vervolgens kies je middels het sheet report een overzicht per project, of meerdere projecten.

Je kan verschillende draaitabellen maken op basis van dezelfde bron tabel. bijv per project, per week, per activiteit.

Draaitabellen zijn in het begin lastig, maar als je je er in verdiept (youtube "pivot tables") dan merk je dat je op deze wijze heel eenvoudig snelle overzichten kan maken.

Geplande uren vergelijken tegen bestede uren is ook wel mogelijk, zelfs uit dezelfde bron tabel.
Daarvoor zet je bijv in brontabel een extra kolom neer [uurtype "Plan"/ "Werkelijk"] en dan bijv voor elk geplande activiteit binnen een project een regel toevoegen op bijv startdatum.

Dan kan je later de geplande uren "Plan" tegen de "Werkelijke" uren uitzetten.

[ Voor 62% gewijzigd door The_Vice op 11-10-2016 23:11 ]

[bwienke]

dank voor de tip!

Ik zal zodra ik er tijd voor heb dit verder uitzoeken.

[The_Vice]

bwienke schreef op woensdag 12 oktober 2016 @ 09:29:
dank voor de tip!

Ik zal zodra ik er tijd voor heb dit verder uitzoeken.

Ben benieuwd naar je resultaat.

[bwienke]

Ik ben inmiddels al wat handiger met draaitabellen.

Dit is wat ik tot nu toe heb.
link

Wat ik nog graag wil is een blad waar ik per week de uren in kan vullen en dat die dan aan de totale urenlijst toegevoegd worden. Zoiets als het weekoverzicht maar dan invulbaar. Ik denk dat dit alleen via VBA mogelijk is waar ik geen verstand van heb en op het moment ook niet de tijd om het te leren.

Wat mij nog stoort is de gegevensvalidatie welke ik bij het urenblad gebruik om de projectnaam in te vullen. Hij pakt nu ook alle lege cellen wat ik niet wil.

Verder ben ik nog aan het kijken wat ik nog toe wil voegen. Al denk ik dat het een eindeloos project zal worden en ik altijd aanpassingen zal doen.

[The_Vice]

bwienke schreef op dinsdag 18 oktober 2016 @ 20:48:
...
Wat ik nog graag wil is een blad waar ik per week de uren in kan vullen en dat die dan aan de totale urenlijst toegevoegd worden. Zoiets als het weekoverzicht maar dan invulbaar. Ik denk dat dit alleen via VBA mogelijk is waar ik geen verstand van heb en op het moment ook niet de tijd om het te leren.

klopt idd, wordt dan stukje code a là:

• lees de brontable uit op sheet A,
• zoek op sheet B de laatst gebruikte regel
• plak daaronder de gegevens
• maak de brontable op sheet A leeg

Wat mij nog stoort is de gegevensvalidatie welke ik bij het urenblad gebruik om de projectnaam in te vullen. Hij pakt nu ook alle lege cellen wat ik niet wil.

Dat zit er helaas standaard in, Excel kijkt naar je hele gebruikte bereik, en neemt ook lege cellen mee ( je kan bijv een weeknummer niet hebben ingevuld, maar wel de rest van de regel.

Als je met de nette Excel tabellen (listobjects) werkt, kan je het wel zo instellen ( of is eigenlijk automatisch) dat de nieuw toegevoegde regels automatisch aan de tabel worden toegevoegd, en cellen met formules automatisch worden herhaald.

Verder ben ik nog aan het kijken wat ik nog toe wil voegen. Al denk ik dat het een eindeloos project zal worden en ik altijd aanpassingen zal doen.

Vast wel.
Laat maar weten als je ergens vastloopt.

Bedenk wel dat excel als het te groot (of als er meerdere gebruikers mee moeten gaan werken) wordt zijn beperkingen gaat krijgen. Dan is het het overwegen waard om naar bijv een Access of andere database achtige omgeving over te stappen, of wellicht wat kant en klare software.

Maar zolang je het in Excel redt, gewoon doorgaan.