Oude e-mailadressen

[Verwijderd]

Momenteel gebruiken we binnen ons bedrijf Office 365 Business, maar binnenkort stappen we over op Office 365 Business Premium. Hiermee breiden we met e-mail uit van een hosted exchange partij naar Exchange Online.

Graag zouden we alle mail naar e-mailadressen van oud-medewerkers willen laten landen in één mailbox. Binnen het bedrijf willen ze graag in de gaten houden wat er nog aan mail naar oud-medewerkers gestuurd wordt. Graag had ik wat advies over een handige inrichting. Zelf dacht ik aan:

- Shared mailbox aanmaken met alle e-mailadressen van oud-medewerkers als alias hieraan gekoppeld;
- e-mailadressen van oud-medewerkers koppelen aan mailbox van bijvoorbeeld de secretaresse;
- Distributielijst?
- Contactpersonen?
- Mailvanger / catchall?

Heeft iemand een mooie methode hoe dit m.b.t. Exchange Online is in te richten?

Alvast hartelijk dank voor het meedenken!

[Jordyz]

Is het niet gewoon een optie om alle e-mailadressen door te sturen naar een e-mailadres wat je hiervoor wilt gaan gebruiken? Degene die mailt merkt er niks van.

[Verwijderd]

Dat is het hele idee :-) mijn vraag is echter hoe dit het meest logische is in te richten. Ook gekeken naar de toekomst. Een medewerker gaat uit dienst. Zijn mailbox wordt fysiek opgeheven maar ik wil wel dat mail naar zijn adres nog ergens binnenkomt.

Ik heb nu een shared maibox ([e-mail]) waar ik alle mailadressen als alias onderhang. Is dit logisch?

[ComputerHoed]

Catchall en dan een filter maken die automatisch alle mails sorteerd in aparte mappen per (oud-)werknemer oftewel, oud-medewerker Peter zijn emails komen allemaal in mapje "Peter" and so on.

EDIT: Niet vergeten een hoofdmap te maken "Oud-werknemers" waaronder de submappen "Peter" vallen

[ Voor 21% gewijzigd door ComputerHoed op 08-10-2016 16:43 ]

[Mad Marty]

Hebben jullie ook nagedacht over de privacy-implicaties? Afaik kun je niet zondermeer zomaar email inzien van ex-werknemers, net als bij huidige werknemers. Zie bv https://www.security.nl/p...van+ex-collega's+lezen%3F

[Verwijderd]

@ComputerHoed: Catchall kan een optie zijn, alleen halen we hier ook zo'n gigantische berg ongewenste mail mee binnen, dat dit niet onze voorkeur heeft. Tot op heden kies ik nog voor aliassen die aan een gezamenlijke mailbox hangen.

Qua privacy hebben we een en ander afgevangen in policy's die zijn ondertekend. Mailboxen worden ook gewist na uitdiensttreding. Vanuit commercieel belang is het echter gewenst dat nieuwe mails na uitdiensttreding wel gelezen worden.

[Jordyz]

Verwijderd schreef op zaterdag 08 oktober 2016 @ 16:38:
Dat is het hele idee :-) mijn vraag is echter hoe dit het meest logische is in te richten. Ook gekeken naar de toekomst. Een medewerker gaat uit dienst. Zijn mailbox wordt fysiek opgeheven maar ik wil wel dat mail naar zijn adres nog ergens binnenkomt.

Ik heb nu een shared maibox ([e-mail]) waar ik alle mailadressen als alias onderhang. Is dit logisch?

Meest logische is om hoe je het nu ingesteld hebt, alias doorsturen naar [e-mail]. Werknemer mag ook geen toegang meer hebben tot zijn werke-mail? Dan zou je het wachtwoord gewoon kunnen veranderen. Dan weet je zeker dat de werknemer er niet meer erin blijft.

Zo zou ik het doen.

[Croga]

Verwijderd schreef op maandag 10 oktober 2016 @ 11:57:
Qua privacy hebben we een en ander afgevangen in policy's die zijn ondertekend. Mailboxen worden ook gewist na uitdiensttreding. Vanuit commercieel belang is het echter gewenst dat nieuwe mails na uitdiensttreding wel gelezen worden.

Daar heb je weinig aan. Privacy is dwingend recht daar mag, zelfs bij overeenkomst, niet ten nadele van de werknemer van afgeweken worden. Ik verwacht dan ook dat dit gewoon illegaal is en blijft.

Je bent een stuk beter af met een autobounce waarbij je aan verzender aangeeft dat de medewerker hier niet meer werkt en waar hij dan wel naartoe kan mailen. Dan ben je aan beide kanten gedekt.

[Verwijderd]

Ik zou een distributielijst aanmaken waar alle mailadressen van oud-medewerkers in staan en dan kun je vanuit die distributielijst een mailbox aanwijzen waar de mail moet landen.
Kost je slechts 1 distributielijst en 1 mailbox die je moet onderhouden.

Qua privacy is er voor zover ik weet (heb een aantal sessies bijgewoond over de nieuwe Privacy Wet) een verschil tussen een zakelijke en prive mailbox.
Een zakelijke mailbox is bedoeld voor zakelijke doeleinden en niet om je prive zaken mee te regelen.
Wanneer je in een arbeidsovereenkomst hebt staan dat bij uit dienst treding de mailbox geraadpleegd mag worden voor zaken die eventueel nog relevant kunnen zijn ben je daarvoor ingedekt omdat de werknemer voor akkoord tekent. Wanneer de werknemer dan toch prive zaken met zijn zakelijke mail doet dan kun je de arbeidsovereenkomst voor zijn neus houden wanneer hij het er niet mee eens is dat die mail ingezien is/wordt.

Maar de vraag is of je wel wilt dat er nog mail binnen blijft komen.
Je kunt beter de mailadressen verwijderen en een NDR laten genereren dat de medewerker niet meer werkzaam is en welk mail adres dan wél gebruikt moet worden.
Mijn ervaring is : zolang je mailadressen in stand houdt voor mensen die er niet meer zijn, blijven de mensen daar naar toe mail omdat het tóch wel aankomt en je dus nooit meer van die adressen af komt omdat er mail blijft binnenkomen.