Mogelijkheden archief Office 365

[Beunhaas91]

Ik heb een shared mailbox binnen een Office 365 omgeving waar zo'n 6 gebruikers mee werken. Het betreft afdeling inkoop en voor elke leverancier hebben ze een mapje aangemaakt. Dit levert in totaal 1100 mappen op.

Het probleem is echter, een shared mailbox binnen Office 365 mag maximaal 500 mappen hebben wil je dat de cache functionaliteit het doet. Heb je er meer, dan houdt het synchroniseren gewoon op na een tijd en zie je ook geen nieuwe e-mail meer binnen komen. Zodra caching uit staat (wat nu het geval is, anders kan men niet werken), is het echt debiel traag.

Nu ben ik dus op zoek naar een mogelijkheid om deze mails te gaan archiveren, dus waar de mappen naar overgeheveld kunnen worden. Een oplossing met een pst-bestand zie ik écht niet zitten (dat gaat een dag goed waarna je alleen maar gedoe krijgt) en de software die ik geprobeerd heb (MailStore) kan niet omgaan met shared mailboxen.

Concreet, ik zoek dus een stuk software die de e-mail gaan archiveren in een aparte mailbox, mooiste is wanneer dit met een Outlook add-in kan (er wordt gewerkt met Outlook 2016). De oplossing mag geld kosten, maar het mag geen duizenden euro's kosten.

[ Voor 4% gewijzigd door Beunhaas91 op 15-08-2016 09:59 ]

[Killah_Priest]

https://technet.microsoft...nge-online-archiving.aspx

Standaard Archiving van Exchange / Office365 is geen optie in dit geval?

[Beunhaas91]

Nee, is helaas geen optie. Je krijgt dan hetzelfde gedrag als eerder beschreven (traagheid met caching aan). Tevens contact gehad met Microsoft. Zij geven aan dat de enige oplossing zonder third party software het verkleinen van de hoeveelheid mappen is, maar dat is voor de gebruikers echt geen oplossing. En geef ze eens ongelijk, het heeft altijd gewerkt (met een Exchange 2010 omgeving) en sinds de overstap niet meer.

[jimbo123]

Binnen office 365 spreekt men over een "shared mailbox" wanneer je een gratis gedeelde mailbox aanmaakt.
Bedoel je dit ook? Of spreek je over "shared" omdat het een gedeelde mailbox is?

In het geval van de gratis mailbox, wellicht dat een betaalde mailbox dit limiet niet heeft?

In het geval je reeds een betaalde mailbox gebruikt, wellicht een lelijke maar praktische oplossing om de mailbox te splitsen in 3 losse mailboxen.

[Beunhaas91]

Beide varianten hebben dit probleem. We gebruiken hier een shared mailbox, die gratis is. Opsplitsen in enkele mailboxen is een oplossing, maar dit maakt het zoeken gewoon zeer onhandig en omslachtig.

Liever gebruiken we software die een archief toe voegt, kan me haast niet voorstellen dat het niet bestaat. Zie het als een .PST-bestand dat je toevoegt, alleen dan centraal op een server en inzichtelijk voor meerdere gebruikers.

[jimbo123]

Handmatig zoeken hoeft geen probleem te zijn wanneer je splitst van bijvoorbeeld A-K, I-M, N-Z o.i.d.
De automatische zoekfunctie kan zoeken in "alle outlook-items" waardoor je ook hier gebruik van kunt maken.

Overige archive-software ken ik niet en kan ik je dus helaas niet verder mee helpen. Wel kan ik me voorstellen dat dit bestaat, echter ook die software zal wel weer ergens een nadeel hebben waardoor het opsplitsen misschien zo gek nog niet is.

[akimosan]

Sorry hoor maar de recommendations en limits geeft Microsoft onder andere hier aan:
https://support.microsoft.com/en-us/kb/2768656
Deze gelden dus ook voor eerdere versies van Outlook en OST bestanden. Dat het al die tijd goed is gegaan in je oude omgeving mag je de handjes voor op elkaar knijpen.

Archiving naar een third-party oplossing (specifiek formaat) van storage of wat dan ook met een Outlook addin is volkomen onzinnig. Op een moment in de tijd wil je het toch weer in een native formaat, en dan ben je ver van huis.

In een bestand op een fileserver waar meerdere mensen tegelijk toegang toe hebben en wat maar groeit en groeit? Heeft dat ooit goed gewerkt met andere filebased toegang op bestanden? (Gedeelde werkmappen in Excel, MS Access MDB bestanden van paar honderd MB's. Nee dat gaat als de brandweer en nooit problemen mee? Gefeliciteerd, u bent dan zo'n beetje de enige.)
Laat staan dat je een item uit zo'n bestand ergens in de tijd terug wilt krijgen. Hele bestand van tig GB restoren en bestaande versie overschrijven of mounten op een andere werkplek om dat ene item terug te halen?
Da manier waarop die afdeling met items en mappen in een gedeelde mailbox omgaat is ver van wat "normaal" is (probeer dit meer in te voelen dan dat je op zoek gaat naar wat dan de norm is, aub.. Er is niet één - full proof - 100% sluitende aanpak toepasbaar in iedere situatie, maar geloof me: de huidige aanpak is dat zeker ook niet).
Een eenvoudiger scheiding is ook op andere manieren te verkrijgen, desnoods met views.Verder is er de krachtige zoekfunctionaliteit in ExchangeOnline / O365
De keuze voor O365 en Exchange Online is gemaakt met een business case neem ik aan? Wat was het doel? Minder beheersinspanning, toegang tot de informatie overal en vanaf elk device? Dat doe je dan weer teniet door je archief weer "on premise" te gaan zetten.

Met de archive functionaliteit in Exchange Online heb je de mogelijkheid voor onbeperkte opslag in archieven. Je bent dat allemaal op de tocht aan het zetten omdat 1 afdeling het al die jaren niet heeft begrepen en 1100 submapjes heeft gemaakt in een mailbox.
Terug naar minder mappen/items is geen optie? Het is eerlijk gezegd de enige goede optie en daarom noemt Microsoft het ook.

[ Voor 7% gewijzigd door akimosan op 15-08-2016 20:25 ]

[Jazzy]

Moeten alle mappen ook daadwerkelijk offline beschikbaar zijn? Anders zou ik het standaard in-place archive gebruiken (wel even een Exchange Online 2 licentie toewijzen) en bijvoorbeeld 800 van die folders naar de archiefmailbox verplaatsen. Gewoon handmatig, door te slepen. Dan heb je in de offline, dus cached, mailbox nog maar driehonderd folders en geen problemen met het synchroniseren.

[Beunhaas91]

akimosan schreef op maandag 15 augustus 2016 @ 20:17:
Sorry hoor maar de recommendations en limits geeft Microsoft onder andere hier aan:
https://support.microsoft.com/en-us/kb/2768656
Deze gelden dus ook voor eerdere versies van Outlook en OST bestanden. Dat het al die tijd goed is gegaan in je oude omgeving mag je de handjes voor op elkaar knijpen.

Archiving naar een third-party oplossing (specifiek formaat) van storage of wat dan ook met een Outlook addin is volkomen onzinnig. Op een moment in de tijd wil je het toch weer in een native formaat, en dan ben je ver van huis.

In een bestand op een fileserver waar meerdere mensen tegelijk toegang toe hebben en wat maar groeit en groeit? Heeft dat ooit goed gewerkt met andere filebased toegang op bestanden? (Gedeelde werkmappen in Excel, MS Access MDB bestanden van paar honderd MB's. Nee dat gaat als de brandweer en nooit problemen mee? Gefeliciteerd, u bent dan zo'n beetje de enige.)
Laat staan dat je een item uit zo'n bestand ergens in de tijd terug wilt krijgen. Hele bestand van tig GB restoren en bestaande versie overschrijven of mounten op een andere werkplek om dat ene item terug te halen?
Da manier waarop die afdeling met items en mappen in een gedeelde mailbox omgaat is ver van wat "normaal" is (probeer dit meer in te voelen dan dat je op zoek gaat naar wat dan de norm is, aub.. Er is niet één - full proof - 100% sluitende aanpak toepasbaar in iedere situatie, maar geloof me: de huidige aanpak is dat zeker ook niet).
Een eenvoudiger scheiding is ook op andere manieren te verkrijgen, desnoods met views.Verder is er de krachtige zoekfunctionaliteit in ExchangeOnline / O365
De keuze voor O365 en Exchange Online is gemaakt met een business case neem ik aan? Wat was het doel? Minder beheersinspanning, toegang tot de informatie overal en vanaf elk device? Dat doe je dan weer teniet door je archief weer "on premise" te gaan zetten.

Met de archive functionaliteit in Exchange Online heb je de mogelijkheid voor onbeperkte opslag in archieven. Je bent dat allemaal op de tocht aan het zetten omdat 1 afdeling het al die jaren niet heeft begrepen en 1100 submapjes heeft gemaakt in een mailbox.
Terug naar minder mappen/items is geen optie? Het is eerlijk gezegd de enige goede optie en daarom noemt Microsoft het ook.

Het is inderdaad de beheersbaarheid en de flexibiliteit waarom men voor Office 365 gegaan is. Ik heb overigens zelf al aangegeven dat dit geen normale situatie is, maar je weet vast ook wel hoe koppig gebruikers kunnen zijn. Bedankt voor je input!

Jazzy schreef op dinsdag 16 augustus 2016 @ 15:18:
Moeten alle mappen ook daadwerkelijk offline beschikbaar zijn? Anders zou ik het standaard in-place archive gebruiken (wel even een Exchange Online 2 licentie toewijzen) en bijvoorbeeld 800 van die folders naar de archiefmailbox verplaatsen. Gewoon handmatig, door te slepen. Dan heb je in de offline, dus cached, mailbox nog maar driehonderd folders en geen problemen met het synchroniseren.

Maar, hoe zit het dan met de traagheid? Volgens mij is het in-place archive ook traag, omdat dit natuurlijk in 'online' modus staat. Men zoekt echt de hele dag door in die 1100 mappen, dus dat is ook niet echt de perfecte oplossing. Ik moet zeggen, alles beter dan hoe het nu is, want dat is één groot drama!

[Killah_Priest]

Ik zou beginnen met zoeken naar een degelijk CRM systeem ipv het verkeerde pad te bewandelen en de oplossing zoeken in een manier om de boel sneller te maken.
Het probleem waar je nu tegenaan loop zal er met de tijd niet minder op worden (men blijft immers mails ontvangen).

[Jazzy]

Beunhaas91 schreef op dinsdag 16 augustus 2016 @ 22:47:
Maar, hoe zit het dan met de traagheid? Volgens mij is het in-place archive ook traag, omdat dit natuurlijk in 'online' modus staat. Men zoekt echt de hele dag door in die 1100 mappen, dus dat is ook niet echt de perfecte oplossing. Ik moet zeggen, alles beter dan hoe het nu is, want dat is één groot drama!

Ik had eigenlijk aangenomen dat een deel van de data niet actief was.

In plaats van een 3rd party oplossing zou je ook een lokale Exchange server neer kunnen zetten in hybrid mode en deze mailbox naar on-premises moven.

[Killah_Priest]

Jazzy schreef op woensdag 17 augustus 2016 @ 06:54:
[...]
Ik had eigenlijk aangenomen dat een deel van de data niet actief was.

In plaats van een 3rd party oplossing zou je ook een lokale Exchange server neer kunnen zetten in hybrid mode en deze mailbox naar on-premises moven.

Ik verwacht niet dat een On-Premises mailbox het probleem (langdurig) op zal lossen, men hanteert immers een werkwijze waarbij men Exchange als een soort van CRM probeert te gebruiken (dit ben ik wel vaker tegengekomen in het MKB).
De mailbox op een lokale Exchange server neerzetten zal het "probleem" wellicht tijdelijk oplossen... totdat men 3000 folders heeft op de 1100 nu en het ook on-premises weer traag is.

De oplossing voor dit probleem ligt niet zozeer in de technische hoek : de werkwijze van de gebruikers (en het interne proces wat daaraan hangt) klopt gewoon niet. Dan kom je vervolgens dus weer in het straatje dat men een technische oplossing verwacht voor een probleem wat voor 90% bij de processen en werkwijze van gebruikers ligt (dat er uiteindelijk een stukje techniek nodig is staat natuurlijk los van het feit dat de werkwijze vreemd is en de mailserver nu voor de verkeerde zaken gebruikt worden)

[Jazzy]

Op een on-premises server kun je de limiet van 500 folders ophogen, waar niets op tegen is als het om maar één mailbox gaat. Dan heb je in cached mode gewoon een prima ervaring, al het werk gebeurt dan namelijk op de werkplek en niet op de server.

Als je niet anders wilt of kunt gaan werken, dan lijkt dit mij de enige realistische oplossing.

[ Voor 16% gewijzigd door Jazzy op 17-08-2016 09:34 ]

[Dennism]

Ik denk dat Killah_Priest en Jazzy hier beide een punt hebben, het lijkt er inderdaad op zoals Killah al aangeeft dat er op een verkeerde manier gebruikt wordt gemaakt van een mailbox als een soort van CRM systeem, waar een mailbox / mailserver natuurlijk niet echt voor bedoeld is.

De meest logische en voor de toekomst best schaalbare oplossing zal dan denk ik ook inderdaad zijn om te gaan kijken naar een software pakket dat beter aansluit op het inkoop proces waar je de inkoopadministratie goed in kan bijhouden en verwerken. Iets met techniek oplossen waarbij de oorzaak in de processen / werkwijze ligt is vaak erg lastig, en ook vaak niet echt toekomst bestendig. Het blijft vaak een lapmiddel.

De oplossing van Jazzy kan natuurlijk wel een snelle (tijdelijke) oplossing zijn van het probleem.

Wat ik trouwens vreemd vind is dat zoiets als dit niet naar voren komt tijdens het test traject voor een migratie. Dat Office 365 vrij traag is wanneer cached mode niet gebruikt wordt / kan worden is volgens mij een vrij algemeen bekend gegeven (in ieder geval in mijn ervaring, ik heb on-line mode nog nooit echt soepel zien performen in combinatie met Office 365)

[Beunhaas91]

Iedereen wederom bedankt voor de input. Kom zelf net bij dit bedrijf binnengewandeld omdat ik het stokje over moest nemen van een ander, ben er dus pas bij ná de migratie. Online mode icm. Office 365 is inderdaad drama, hoe klein je mailbox ook is.

Denk dat ik ga opperen om een on-premises Exchange server op te zetten, dat is met z'n harde limiet van 3000 folders in ieder geval de beste/snelste oplossing.

[Jazzy]

Even over dat online gebruik... Je bent dan gewoon uiterst gevoelig voor latency op je lijn tot aan het datacenter waar de mailbox staat. Dit hoeft helemaal niet per definitie traag te zijn, het kan best acceptabel snel werken en wordt in de praktijk best veel gebruikt. Probleem is alleen bandbreedte en vooral die latency dus. Dat werkt prima als je in je eentje op je glasvezel thuis werkt, maar in een bedrijfsomgeving zie je de latency vaak fors oplopen.

Maar goed, cached mode blijft aanbevolen natuurlijk.

[Anoniem: 1040507]

Knip. Spam.

[ Voor 93% gewijzigd door F_J_K op 12-02-2018 14:46 ]