Automatische export vanuit Outlook 2010 naar fysieke map

[renehoman]

Mijn werkgever heeft mij gevraagd het volgende uit te zoeken:
In outlook wordt per project een map aangemaakt, met daarin een aantal submappen. Emails die binnenkomen worden naar deze submappen versleept. Op het moment dat ze naar de submap versleept worden, moet deze email gekopieerd worden naar een fysieke map op de server.

Ik weet uit mijn studententijd dat dit voorheen mogelijk was in Outlook, maar ik heb nu geen flauw idee hoe dit in te stellen is in Outlook 2010.

Wie kan mij helpen?

[MAX3400]

Heb je al tegen je werkgever verteld dat, indien niet goed gecontroleerd, de kopieeen in de betreffende directory tot op zekere hoogte niet rechtsgeldig zullen zijn?

Afgezien daarvan; wat heb je al opgetuigd? Welke tooling/scripts heb je ingezet? Welke specifieke URL's heb je al geraadpleegd? En waarom staat dat niet in de topicstart?

[Oogje]

Mijn grote vraag is eigenlijk, waarom zou je dit willen? Die vraag komt ergens vandaan en nu wordt er gelijk een oplossing bij gegeven, maar ik denk dat met de achterliggende reden er misschien wel veel meer technische mogelijkheden zijn om dit op te lossen.
Want de gegeven oplossing komt op mij een beetje brak over.

[renehoman]

Binnen ons bedrijf worden de mappenstructuren opnieuw ingericht. Doel is om alle projectdocumenten in deze mappenstructuur te plaatsen, ook de e-mails van alle projectmedewerkers.
Momenteel wordt er gebruikt gemaakt van openbare mappen binnen Outlook, maar men wil dit dus verplaatsen naar een map op de server.

Momenteel heb ik nog niets opgetuigd, maar ben op zoek naar de mogelijkheden. Omdat ik en mijn collega's geen programmeerkennis hebben, moet de oplossing vallen binnen de mogelijkheden van Outlook / Office.

[MAX3400]

Mogelijkheid: "Microsoft VBA for Outlook Add-in" en daarmee aan de gang gaan.

Andere mogelijkheid is om alternatieve pakketten in te zetten; er zijn tientallen zo niet honderden bedrijfjes die allerlei tools hebben gemaakt om met/tegen Outlook bepaalde handelingen te kunnen verrichten.

Wederom tegenvraag: waarom een pakket gebruiken wat, voor een groot gedeelte, over 7 maanden niet meer echt onder support valt van Microsoft?

[Killah_Priest]

Als jullie Exchange gebruiken dan is dit mogelijk dmv de Exchange Web API (EWS).
Ik heb hiermee een tijd geleden nog een service geschreven welke iedere attachment in een bepaalde mailbox stript van de mail.
Zaken zoals attachments (of zelfs complete mails) opslaan is ook erg simpel te doen.
EWS kan overigens ook vanuit Powershell gebruikt worden (logisch want .NET).

Het grote voordeel : je kunt alles serverside draaien ipv wanneer je met VBAs vanuit Outlook werkt (als de outlook client niet open staat dan zal hij immers de rule ook niet verwerken als je dit met VBA doet in Outlook)

[akimosan]

Hoe groot is het bedrijf, welk budget is er beschikbaar en wat is het uiteindelijke doel?
Als het er namelijk om gaat om alle project documenten en communicatie inclusief emails in 1 systeem bij elkaar te houden en doorzoekbaar dan zijn er CRM, documenten en zaak systemen (ook open source) die hier beter in zijn.
Exchange Server of Office 365 is beter toegerust om emails te bewaren dan een mapje op een fileshare. Dat wordt één enorme bende. Slecht plan dus... Maar technisch volkomen bereikbaar middels EWS en powershell

[alt-92]

Een mailbox is geen Workflow management tool of (legal) archiving oplossing.