[Gmail] Alternatief voor Mail

[storeman]

Binnen ons bedrijf gebruiken we nu een tweetal jaren GMail for Businesses, maar we werken op een nogal bijzondere manier voor de rest van de wereld, waardoor we nu alweer problemen met onze mail hebben.

Ik zal eerst een korte achtergrond schetsen.

Wij zijn een reisorganisatie met 15 verkoopmedewerkers. Onze dames verkopen de reizen, maken offertes, boeken ze in en voeren eigenlijk alle werkzaamheden hieromheen uit. Veel communicatie verloopt natuurlijk via e-mail. Zowel met klanten als met leveranciers. We hebben het hier over allemaal parttime medewerkers.

Vanuit de organisatie ligt de prioriteit op snelheid, alle mail wordt binnen een werkdag beantwoord (zaterdag = werkdag). Werkverdeling en monitoring vindt plaats door de officemanager, deze verdeelt de e-mails en houdt in de gaten of iedereen door zijn werk heen komt. Wij werken momenteel met één inbox vanwege dit laatste punt. Elke medewerker heeft haar eigen mapje waar dus een soort "to-do" lijst ontstaat.

Met Exchange Server SBS hebben we een aantal jaren grote problemen gehad. Op een gegeven moment veroorzaakte het slepen van een e-mail een wachttijd van 10 minuten. Na een server-crash hebben we Zarafa geprobeerd, dit was onwerkbaar (argument weet ik zo niet meer, vooral traag geloof ik) en nu gebruiken we google apps voor business.

Google hanteert echter limieten op de accounts, hier lopen we nu tegenaan. Iedereen werkt in webmail vanaf dezelfde locatie (twee ip-adressen). We zijn reeds 3x door google gestopt en hebben nog slechts twee herstelpogingen.

Onze manier van werken lijkt nogal vreemd voor de rest van de wereld, maar voor ons werkt het uitstekend. Ticket-systemen zijn te onpersoonlijk voor ons. Een CRM systeem zou een oplossing kunnen bieden, maar zijn duur, moeilijk in te richten, complex en ondoorgrondelijk.

Zijn wij nu echt zo vreemd of zien wij oplossingen over het hoofd? Ik hoor graag ideeën, zoekrichtingen of andere manieren van insteek. We willen wel via e-mail met klanten blijven communiceren.

[wagenveld]

Volgens mij moet je een heel eind komen met een shared mailbox in Office 365, dat is hiervoor bedoeld. Je moet ook niet zoiets willen doen met een standaard mailbox, logisch dat je dan tegen problemen oploopt. Let wel op dat je licentie technisch wel 15x hoort aan te schaffen.
https://support.office.co...c8-449f-a89a-b7e87dcb55d4

[storeman]

Dat ziet er inderdaad uit naar wat we zoeken. Licentiekosten is logisch, ik heb ook met google gebeld en gezegd dat we best meer willen betalen, maar ze kunnen daar niets mee.

[wagenveld]

Ter verduidelijking, in o365 heeft elke gebruiker een eigen account en mailbox en wordt de shared mailbox ernaast geopend. Voor elke gebruiker dus een licentie en email adres.
Geen idee overigens of dit 100% niet met Google kan.

[ Voor 13% gewijzigd door wagenveld op 29-12-2015 22:08 ]

[storeman]

Ja, begrijp ik. Ik had het artikel reeds gelezen.

[Megamind]

Wij hebben ook een shared mailbox voor support mails on O365, die kan iedereen gewoon uitlezen, uit beantwoorden etc.

Maar is misschien iets als Zendesk niet handiger? Dan kan je dingen veel makkelijk organiseren, bekijken, delegeren etc.

[Bastien]

Je kunt bij Google toch ook een shared mailbox koppelen aan de individuele gebruikers? Ik neem aan dat iedere gebruiker nu een eigen account/mailbox heeft, dan kun je de shared daaraan toevoegen.

Edit: Google zegt ja: https://support.google.com/a/answer/33330?hl=en

[ Voor 15% gewijzigd door Bastien op 29-12-2015 22:12 ]

[begintmeta]

Volgens mij moet dat inderdaad kunnen.

[storeman]

Is dat niet Google Groups? Ik heb daar vanmiddag een beetje mee zitten prutsen, maar vond het allemaal nog niet erg duidelijk. Ik had wel Collaborative Mailbox gemaakt.

[Bastien]

storeman schreef op dinsdag 29 december 2015 @ 22:18:
Is dat niet Google Groups? Ik heb daar vanmiddag een beetje mee zitten prutsen, maar vond het allemaal nog niet erg duidelijk. Ik had wel Collaborative Mailbox gemaakt.

Als je doorklikt op "use groups to create "shared mailboxes" staat hoe het kan. Staat GAFB boven dus ik neem aan dat het kan.

Maar heb er verder geen kennis over, gebruik Google niet voor mijn email.

[moppentappers]

Google Apps gebruiken wij voor klanten met exact dezelfde wensen, zou je misschien toch nog wat specifieker kunnen zijn over welke limieten je het precies hebt?

[DSK]

Volgens mij kan dit ook in Gmail door gebruik te maken van mailbox delegation.
Als het goed is, zou Google je daar toch ook uitleg moeten over kunnen geven.

[PeterPan]

Kun je verduidelijken tegen welke limieten je aanloopt? Het gelijktijdig gebruik door 15 mensen vanaf 2 IP adressen zou geen probleem mogen zijn. Echter, als die 15 mensen ook de mailbox benaderen via hun telefoons zou dat wel een probleem kunnen zijn (verschillende IP adressen als deze mensen buiten het kantoor zijn).
De hierboven aangedragen oplossing met mailbox delegation zou moeten werken maar kost je wel 16 licenties.
De optie om een shared mailbox te maken via Google Groups kende ik zelf nog niet maar klinkt ook interessant.