Lastige vraag over interne CMS-systemen?

[Kapotlood]

Om even de werksituatie uit te leggen
We werken hier in een ontwerpstudio voor een x-aantal klanten, die allemaal op hun eigen manier hun informatie zoals stansmessen, teksten en beeld aanleveren. De ene klant doet dat "ouderwets" via de email met teksten in de email of Word bestandjes, de andere klant doet dit via hun eigen "verzamelsysteem" waar wij dan op in kunnen loggen om de bestanden te downloaden.

Met al die verschillende manieren van aanleveren, en het probleem dat projectmanagement ook niet alles kan weten/zien m.b.t. technische benodigdheden (drukwerk specificaties, compleetheid van warenwettelijke teksten e.d.), lopen we regelmatig tegen het probleem aan dat projecten onvolledig gemanaged worden. En daar komt de vraag om de hoek zetten

Zijn hier mensen die bekend zijn met een systeem waar:

• je als projectmanagement de verkregen data (zoals drukwerk specificaties, teksten e.d.) kunt invullen
• die vervolgens alléén op de "verzendknop" kunnen drukken als al deze gegevens daadwerkelijk zijn ingvuld, zónder dat ze een Wordbestand kunnen uploaden (bijvoorbeeld een drukwerk specificatie Word bestand die niet is ingevuld), maar echt concreet de data zelf in een soort formulier invullen.
• Waar iedereen, zowel de ontwerper, werktekenaar als projectmanagement bij kan

Het is een beetje een onduidelijke vraag misschien, maar dat komt omdat ik ook totaal geen idee hebt of zoiets bestaat... 't lijkt me dat zoiets er toch zou moeten zijn omdat er meer bedrijven zijn die hier tegenaan lopen. 't Zou een soort "afvink" systeem zijn, al dan niet web based, die eigenlijk iedereen in het bedrijf een beetje in bescherming neemt door ervoor te zorgen dat zaken niet incompleet doorgestuurd kunnen worden.

Ik denk dat je 't een beetje kunt zien als de bekende formulieren op websites die je wel eens in vult voor bijvoorbeeld een aanvraag van bijvoorbeeld een offerte. Zonder de ingevulde gegevens kun je het formulier ook niet verzenden. Dát is ongeveer wat we hier ook wel handig zouden vinden

Ik hoop dat ik zo duidelijk ben geweest (en dat ik dit in het juiste forum-deel heb gezet)! Of het trouwens webbased bestaat of als (Mac) programma is ons vooralsnog om het even. Ik wil eerst uitzoeken of en hoe zoiets bestaat en hoe dat werkt

[Tazzios]

joramoudenaarde schreef op donderdag 17 december 2015 @ 10:13:
...
Ik denk dat je 't een beetje kunt zien als de bekende formulieren op websites die je wel eens in vult voor bijvoorbeeld een aanvraag van bijvoorbeeld een offerte. Zonder de ingevulde gegevens kun je het formulier ook niet verzenden. Dát is ongeveer wat we hier ook wel handig zouden vinden

Ik hoop dat ik zo duidelijk ben geweest (en dat ik dit in het juiste forum-deel heb gezet)! Of het trouwens webbased bestaat of als (Mac) programma is ons vooralsnog om het even. Ik wil eerst uitzoeken of en hoe zoiets bestaat en hoe dat werkt

Om wat voor reden zou het dan niet precies hetzelfde zijn als een formulier?
Al gezocht op formbuilder? Daar zijn genoeg opties in te vinden.

[HansvDr]

Je wensen goed op papier zetten, daarna een gesprek aangaan met een softwarebedrijf, een offerte aanvragen, offerte goedkeuren, software laten maken, betalen, in gebruik nemen.

[Kapotlood]

Uh, dat is wel een goeie vraag... geen idee waarom dat niet precies hetzelfde zou zijn als een formulier! We willen 't (natuurlijk?) wel beveiligd hebben, en indien mogelijk offline kunnen gebruiken, óf online dusdanig afgesloten voor de buitenwereld hebben dat alleen wij erbij kunnen.

@Tazzios en HansvDr:
Ik weet dat ik ook naar een softwarebedrijf kan gaan, maar dan kost zo'n systeem makkelijk €10.000'en euro's gok ik zo. En voor een bedrijf van 15 man zou dat iets verder gaan dan wat we willen/nodig hebben. Ik hoopte eigenlijk dat een dergelijk systeem al zou bestaan, en dat we niet zelf opnieuw het wiel uitvinden.

@Tazzios:
Eigenlijk een simpele maar slimme reactie... ik had helemaal niet gedacht aan een simpel web-formulier! Als we die achter een wachtwoord-beveiligde intranetpagina kunnen zetten, met de mogelijkheid om die verzendknop alleen actief te laten worden nádat alles is ingevuld. Tja, waarom niet!

[Tazzios]

Afhankelijk van welk CMS je al voor je eigen website gebruikt is er een extensie die je kunt installeren. Je zou dan ook accounts voor je klanten kunnen aanmaken.
Heb je direct een lijst met orders van klanten.

Voor Joomla gebruik ik zelf bijvoorbeeld fabrikar om forms te maken. Je kan ook velden aanmaken die alleen zijn in te vullen door medewerkers, bijvoorbeeld leverdatum of status.

[Kapotlood]

Echt, voor een donderdag hè, ik ben nu anderhalf uur aan het werk en ik krijg alleen maar goed nieuws

We gebruiken hier een (vooralsnog wat oudere) versie van Expression Engine, maar ik weet dat daar een hoop addons voor zijn. Het is niet eens zo'n slecht idee om daar eens naar te kijken inderdaad, maar we wilden het eigenlijk buiten onze klanten om laten gaan. Eén van onze klanten heeft namelijk een behoorlijk flink en custom systeem voor zichzelf gemaakt, waar wij en onze lithograaf op kunnen inloggen om alle informatie binnen te halen.

Het is alleen wel een systeem voornamelijk vóór de klant, en komt eigenlijk te kort voor ons als ontwerpbureau. Ze uploaden namelijk Excel, Word en andersoort bestanden, en dan kun je niet op voorhand nagaan dat al deze documenten ook naar behoren zijn ingevuld. Maar de kans dat ze dat zelf willen of kunnen aanpassen is bijzonder klein... vandaar dat we op zoek zijn naar een (liefst intern) systeem waarmee we dit kunnen opvangen voor onszelf, én tegelijkertijd ook de diverse aanlevermanieren van andere klanten kunnen stroomlijnen.

We gebruiken zelf nu een zogenaamde Transportserver, waar iedere werknemer een eigen mapje op heeft, en die gebruikt wordt als overdracht-map. Iets wat vaker een chaos en rommel oplevert dan dat het ook daadwerkelijk écht problemen op lost Een continue-draaiend systeempje/appje/CMS'je, zou in dat geval die hele rommel in één keer kunnen vervangen.

[alienfruit]

We gebruiken zelf Box.com voor het delen van bestanden etc.

[JKP]

@joramoudenaarde Al lezend denk ik dat een formulier/CMS etc. alleen niet de oplossing is. Het lijkt erop dat mensen niet inzien dat meer informatie het werkproces ten goede komt. Is het niet beter om daarover het gesprek aan te gaan en mensen daar bewust van te maken. Een formulier kan een goed hulpmiddel zijn, maar er is denk ik ook een mentaliteitsverandering nodig.

Persoonlijk zou ik het dan ook van twee kanten benaderen. Enerzijds software die het werkproces van dienst kan zijn, maar ook het gesprek met werknemers en partners aangaan.

[Kapotlood]

Om heel eerlijk te zijn hebben we 't daar al héél vaak over gehad zelfs JKP. Je hebt helemaal gelijk natuurlijk, maar op de een of andere manier is 't zo dat zodra 't druk is (en dat is 't bij ons heel vaak, gelukkig) er door de haast regelmatig "te snel" wordt gekeken... ofwel, nauwelijks. Omdat er dan zo makkelijk toch dingen worden vergeten (of genegeerd) in die haast, wil ik eens kijken of ik via een stukje software/systeem dit probleem op 2 manieren tegelijk kan tegengaan:
- enerzijds door een afvink-systeem te introduceren waardoor men niet meer kán doorsturen zonder dat het compleet is.
- anderzijds door, dankzij dit stukje software, een workflow te creëren waar men zich aan moet houden (omdat je anders je werk niet kunt doen). Een soortvan automatische discipline zeg maar.

Het is ook een mentaliteitsprobleem. Niet omdat ze niet willen, maar omdat gemakzucht het altijd lijkt te winnen van drukte/stress/haast. Ergens wel begrijpelijk, maar als je daar met de juiste mentaliteit in stapt, dan heb je dat probleem ook niet. Maar we blijven allemaal mensen, en dus hoop ik daar een hulpmiddel voor te vinden

[Gomez12]

joramoudenaarde schreef op dinsdag 22 december 2015 @ 07:59:
Om heel eerlijk te zijn hebben we 't daar al héél vaak over gehad zelfs JKP. Je hebt helemaal gelijk natuurlijk, maar op de een of andere manier is 't zo dat zodra 't druk is (en dat is 't bij ons heel vaak, gelukkig) er door de haast regelmatig "te snel" wordt gekeken... ofwel, nauwelijks.

Ik zou zeggen neem het gewoon op in goede procedures en laat mensen die navolgen, dan maakt het niet uit of die procedures op papier zijn of webbased.

Wat jij druk noemt is zeer waarschijnlijk gecreëerde drukte en niet daadwerkelijke drukte.
Als iemand 2x (of meer) met een klant bezig moet zijn dan heeft die er gewoon 100% (of meer) extra werk aan, tja op die manier kan ik het ook druk krijgen.

Het nadeel van dit 100% vastleggen in een geautomatiseerd systeem is dat als iemand 99% correcte aanlevering krijgt, maar de laatste 1% pas over 2 weken dan moet die persoon in een geautomatiseerd systeem het dus 2 weken aan de kant leggen. En dan niet vergeten over 2 weken het af te maken etc.

[Kapotlood]

@Gomez12:
Het is echt de daadwerkelijke drukte. Als we kijken naar vergelijkbare bureaus, dan verstouwen we een hoger aantal werktekeningen/ontwerpen hier. De relatieve werkdruk is daarentegen ook wel iets wat niet helpt: juist omdat klanten alles het liefst gister willen en zelf hun werk niet altijd even goed aanleveren, vallen er hier ook gaten in de kwaliteit. En dat kost ook extra tijd inderdaad.

Het zou mooi zijn als het 100% geautomatiseerd zou kunnen worden, maar dat is niet m'n doel hoor Het is puur dat we de foutmarge die we nu hebben, en de problemen die dat met zich mee brengt, waar mogelijk kunnen inperken. En ook dat we onze werkwijzes allemaal wat beter én efficiënter op elkaar afstemmen zodat iedereen op (ongeveer) dezelfde manier werkt. Dat gebeurt nu namelijk niet, waardoor overdrachten én soms onduidelijk zijn, én soms extra werk met zich meebrengen omdat je moet uitzoeken hoe een ander heeft gewerkt.

[dj_vibri]

Al eens naar SharePoint online gekeken? Kan je, tot nu toe, onbeperkt External users (dus gebruikers niet gekoppeld aan je bedrijf) toevoegen.

Vervolgens Content Types en Site kolommen e.d. aanmaken/instellen. Denk dat je dan al een heel stuk verder geraakt.

[Kapotlood]

Buiten dat het Microsoft is, die ik net als met Google, niet vertrouw met zakelijke data. Ze hebben allebij tot bepaalde hoogte zichzelf toegang gegeven volgens hun voorwaarden, om gerichte reclame e.d. te kunnen sturen. Maar buiten dat, is het ook een online-only systeem, en dan ben je ook nog eens (te) afhankelijk van het internet. Geen internet, geen/beperkte toegang tot de functionaliteit. Vandaar dat we het systeem, wat er ook gaat komen, het liefst offline hebben draaien

[Gomez12]

Dan zou ik toch overwegen om voor maatwerk oid te gaan.

Als ik het goed begrijp dan wil je eigenlijk voornamelijk :
- Een systeem waarin je een model kan opstellen wat je nodig hebt.
- Waar de aanvoermensen rustig het model kunnen vullen (maar waarbij een 100% model niet direct nodig is, 10% is ook goed als er niet meer is aangeleverd)
- En als het model 100% gevuld is dan wil je er een soort van workflow achteraan hebben dat het verder moet naar de volgende afdeling.

Dan kan iedereen het inkijken als er een klant belt, desnoods kan de volgende afdeling het wel oppakken als het slechts gedeeltelijk gevuld is.

Het risico met dat soort dingen is alleen dat je er nog er over het algemeen nog een heel signalerings traject achter wilt hebben zitten wat per model kan verschillen
Een model wat 10% gevuld is, dat moet bijv na 1 maand nagebeld worden, na 2 maanden nagemaild en na 3 maanden niet meer op actief gezet worden.

Alleen ik vermoed dat de modellen en de signaleringen redelijk custom gaan zijn en dat weinig pakketten hier rechtstreekse ondersteuning voor bieden.

[Kapotlood]

Ik weet dat er programma's zijn zoals bijvoorbeeld OmniPlan en Merlin Project: dat zijn projectmanagement programma's waar eigenlijk een heel groot deel van die functionaliteit al in zit. Het gaat zelfs verder op sommige vlakken (meer dan wat we nodig hebben) zoals financiële administraties e.d. Maar al dit soort programma's missen het soort afvinksysteem voordat men projecten kan doorsturen... waarbij je eventueel zelf kunt instellen wat voor percentage of onderdelen van dit afvinksysteem ook daadwerkelijk ingevuld "moet" worden.

Ik heb ook met OmniPlan gemaild of ik dit als feature request kon achter laten bij ze, waarna ik een mail terug kreeg dat dat wel een interessante vraag was waar ze wel heil in zagen. Maar goed... niet dat dat het probleem dan op lost voor ons, maar blijkbaar vonden ze 't zo'n (en bijna logisch) idee dat ze 'm op de lijst hebben gezet

Ondertussen zoek je je te pletter, en kom je er gaandeweg toch achter dat een progamma met de functionaliteit zoals wij 'm graag zouden willen hebben, inderdaad niet bestaat. Terwijl ik in de eerste instantie toch het idee had dat we niet de enige konden zijn die het een en ander willen dichttimmeren (qua foutmarge e.d.)

[JKP]

[ Voor 114% gewijzigd door JKP op 11-06-2024 13:13 ]

[Smuey]

Is een afgeschermde, custom web applicatie niet iets voor jullie? Kun je, desgewenst, ook intern hosten, als je het ook wilt kunnen benaderen wanneer bijvoorbeeld de internetverbinding down is ofzo. Als ik het goed begrijp, heb je iets nodig dat gestructureerd allerlei informatie (die voor ieder project hetzelfde moet zijn, vermoed ik?) kan verzamelen en bundelen, met een overzicht van de ontbrekende zaken en de mogelijkheid om bij 100% volledigheid zaken naar anderen door te kunnen zetten?

[The Eagle]

Het probleem zit hem niet in de autmatiserring maar in de interne processen. Dus daar moet je het ook oplossen. Als je echt door wilt kunnen werken wil je de info hebben op het moment dat je hem nodig hebt. Belangrijk: dat betekent niet dat ie al meteen beschikbaar moet zijn.

Kijk naar je proces, definieer een aantal stations die bepaalde dingen doen. Kijk dan wat die stations nodig hebben om te kunnen werken en dan weet je ook wanneer je iets echt nodig hebt.
Daarnaast wil je sowieso je intake standaardiseren, maar wat je daar nodig hebt weet je pas als je je eerste stationnetje gedefinieerd hebt

Pas als je de boel gestandaardiseerd hebt moet je aan automatisering gaan denken. Maar dat volgt dan meestal vanzelf wel. Ik zou zelf beginnen met checklists (wat is er), shoppinglists (wat heb ik exactnodig en van wie) en runbook templates. Meeste is simpelweg excel. Van daar uit ga je verder.

[Kapotlood]

Ik kwam er op ten duur achter dat een "fysiek" programma niet de functies had die we hier goed zouden kunnen gebruiken. Web applicaties zijn uiteindelijk ook niet gewenst gebleken: je moet óf telkens inloggen, óf loopt tegen andere puntjes aan wat voor ons niet prettig zou werken.

Wat we nu aan het bekijken zijn is het volgende:

• we willen vanaf de server gaan werken i.p.v. dat iedereen lokaal werkt. Dit omdat ik de druk dat ík de mappenstructuur, kopij en overdracht van iedereen loop te controleren/corrigeren wegneem, en de verantwoordelijkheid hiervoor bij de persoon zelf leg (zoals het ook gewoon hoort).
• We gaan een stuk "professionaliseren", en móéten ook wel, omdat iedereen dan op grofweg dezelfde manier moet gaan werken om overdrachten prettiger te laten verlopen. Dat zal nog de grootste uitdaging worden!
• En voor m'n eigen gemak, mik ik alles wat incompleet over de schutting wordt gemikt, direct weer terug.

De voordelen gaan nog veel verder, maar het komt er eigenlijk op neer dat ik begon in te zien dat ik wel érg veel op zit te lossen en/of accepteer qua werkoverdracht, briefings etc., en dat is ook niet de bedoeling (ben ontwerper/werktekenaar, geen regelneef). Een eye-opener dus, en met het direct vanaf de server werken kan ik tegelijkertijd de controle over de server uitbreiden, terwijl de collega's zelf hun verantwoordelijkheid (moeten) gaan dragen voor hun eigen werk.

Bedankt voor het meedenken allemaal! Ik ga de komende tijd met onze systeembeheerder kijken hoe we 't allemaal ingedeeld willen hebben. We gaan in ieder geval de Mac Mini voorzien van een 2e Gigabit aansluiting (via een adapter, die je kunt koppelen met de interne Gigabit aansluiting): dat zorgt voor een dual-Gigabit netwerk waarop we hier prima moeten kunnen werken. De ontwerpers werken dan op een eigen stukje server, en de werktekenaars hebben ook zo hun eigen plekje.

Wat ik al zei, de grootste uitdaging gaat 'm zitten in het duidelijk maken dat men voortaan op "x-manier" moeten gaan werken, maar het was eigenlijk ook wel tijd dat men wat professioneler te werk ging. Waar 't nu op z'n tijd wel eens lijkt of je hier met 15 freelancers werkt die allemaal hun eigen werkwijze hebben, moet het dalijk gewoon een uniforme werkwijze gaan worden, waar iedereen snapt hoe een ander z'n project in elkaar steekt... dat gebeurt bij de meeste concurrenten ook al (jaren soms!), dus dat moet prima mogelijk zijn lijkt me. En ook, dat als men er een puinhoop van maakt, dat de verantwoordelijkheid om het op te lossen ook bij dezelfde persoon ligt. (lijkt me heerlijk)