IT documentatie: wikimedia vs sharepoint vs ... ?

[PierreG]

Beste medetweakers,

Ik ben op zoek naar een goeie (webbased)tool om met onze interne IT afdeling gecentraliceerd documentatie bij te houden. Het moet een tool zijn die zowel gebruikt kan worden voor documentatie van netwerken (visio tekeningen, excel lijsten), programmatieprojecten en een support knowledge base. Na wat googlen heb ik meer vragen dan antwoorden en daarom mijn vraag wat jullie gebruiken?

De tool zal gebruikt worden door 10-15 personen en het is geen vereiste dat dit gratis is. Sharepoint hebben we al via onze office 365 E plannen en heeft een voetje voor door de integratie met onedrive en andere microsoft tools maar de vereiste om veel te customizeren houd ons een beetje tegen.
Wikemedia is ook op de radar verschenen maar het is wel de bedoeling dat de documentatie afgeschermd is.

De huidige documentatie staat op een afgeschermde windows share maar het is een wirwar geworden en er zitten veel dubbele documenten met oudere versies tussen.

[Verwijderd]

Wikimedia is ook af te schermen, zeker als je het intern draait natuurlijk.

Is Confluence een idee?

[ijdod]

In basis gaat geen enkele tool je documentatie puinhoop oplossen. Waar/hoe het staat (netwerkshare/wiki/sharepoint/whatever) maakt feitelijk minder uit. Je zal dus sowieso een goede documentatiestrategie moeten verzinnen voordat je er aan begint.

Verder:
- Vergeet de illusie dat je met zoeken je documenten kan terugvinden.
- eenvoud is beter. Als je door allerlei hoepeltjes moet springen om je document bij te werken... gaat het niet gebeuren.

In het kader van bovenstaande zou ik Sharepoint vermijden, eerlijk gezegd. Sharepoint kan, mits goed gebruikt, nuttig zijn, maar schiet voor de gemiddelde ICT documentatie zijn doel voorbij.

[Yariva]

Wij gebruiken sinds kort WordPress met een aantal plugins. Werkt helemaal niet slecht, en is lekker secure door de grote community erachter.

[CH4OS]

WordPress is primair een blog en is (mede dankzij plugins) ook niet altijd lekker secure. Ik denk niet, dat WordPress "met wat plugins" is wat de TS zoekt.

Ikezlf heb ook een korte tijd gewerkt met Confluence van Atlassian. Wij gebruikten de hosted versie, die was voor ons gebruik best goed te doen. Kon ook uitgebreid worden met plugins en dergelijken, al was dat wel in mindere mate dan de self-hosted variant.

Ook heb ik in het verleden heel veel gewerkt met DokuWiki en werkt dat eigenlijk vrij omslachtig, vooral als je markup / markdown in je documenten wilt hebben.

Ook heb ik zelf eens een vergelijking gedaan van diverse Wiki tools, daarbij kwam (al wordt hij niet echt meer ontwikkeld geloof ik) Tiki Wiki eigenlijk als beste uit de bus.

[ Voor 30% gewijzigd door CH4OS op 14-12-2015 18:48 ]

[Yariva]

Nja je kijkt ook zelf welke plugins je installeert. Wij hebben er een handvol gekozen na ze uitgebreid te hebben getest. Maar ik vat jaar je vandaan komt

[aureliaan1985]

Op het forum al gezocht naar mogelijke vergelijkbare posts.

Ik heb de opdracht gekregen om te orienteren op een oplossing waarmee wij als ISV onze API documentatie makkelijk kunnen beheren voor zowel intern als extern gebruik.

Hierbij zijn trefwoorden gevallen zoals: wiki-achtig, dynamisch gegenereerd, autorisatie/rechten structuur, passend binnen een Microsoft omgeving (Azure DevOps). Voorbeeld van een beoogde oplossing:
- https://epayments.developer-ingenico.com/
- https://docs.docker.com/

Ik heb het vermoeden dat API documentatie via Git kan worden bijgehouden en heb ook gezien dat Microsoft binnen Azure DevOps (code via TFVC of Git) ook wiki functionaliteit heeft, echter deze sluit niet helemaal aan op onze behoefte.

Momenteel hebben wij meerdere (MS Word) documenten die via Sharepoint beschikbaar zijn. Echter check-in/out en de omvang (900 pagina's) maken het erg vermoeiend om onze documentatie goed bij te houden, laat staan te ontsluiten voor verder intern en extern gebruik.

Gebruikers zijn:
- Medewerkers binnen onze organisatie (developers, technical/functional consultants), deze moeten makkelijk binnen hun eigen tools (developers: Visual Studio / consultants: Office 365 / webbrowser) documentatie kunnen bewerken
- Gebruikers bij onze klanten (applicatiebeheerders, gebruikers, etc.)

Ik heb nu een aantal dagen heel veel gezocht, en ook heel veel gevonden, echter ik zie nu door de bomen het bos niet meer.

Graag hoor ik jullie reactie, advies, overwegingen, etc.

[Verwijderd]

dit doet alles wat je vraagt

[ Voor 41% gewijzigd door DJSmiley op 24-02-2019 12:36 ]

[Frogmen]

Verwijderd schreef op vrijdag 22 februari 2019 @ 16:17:
dit doet alles wat je vraagt

Ziet er leuk uit maar een prijs van 19 euro per user per maand is toch best fors te noemen, met 15 gebruikers loopt het wel erg hard. Daarvoor kan je best een oude server in de lucht hijsen met mediawiki erop.
Of een G suite omgeving met een website bouwen. De bouwstenen en integratie van documenten is zo simpel en werkt zo snel echt super. en dat kost maar 8 euro per gebruiker per maand, heb je nog onbeperkt opslag ook.

[ Voor 3% gewijzigd door DJSmiley op 24-02-2019 12:36 ]

[kronolith]

Al eens naar Bookstack gekeken? Dat gebruiken we bij ons en daar zijn we behoorlijk tevreden over

[Verwijderd]

Frogmen schreef op vrijdag 22 februari 2019 @ 16:47:
[...]

Ziet er leuk uit maar een prijs van 19 euro per user per maand is toch best fors te noemen, met 15 gebruikers loopt het wel erg hard. Daarvoor kan je best een oude server in de lucht hijsen met mediawiki erop.
Of een G suite omgeving met een website bouwen. De bouwstenen en integratie van documenten is zo simpel en werkt zo snel echt super. en dat kost maar 8 euro per gebruiker per maand, heb je nog onbeperkt opslag ook.

Jup maar dan zit je dus met beheer van de oude server. Kost ook geld. Gsuite kost voor zover ik weet ook geld en ik twijfel of je daarmee de features krijgt die IT Glue levert.

Maar goed, hij zal het zelf eens moeten testen en kijken wat het hem waard is qua kosten.

[unezra]

Mediawiki: Niet doen, dat is gemaakt voor Wikipedia en kent geen ACL's.
Sharepoint: Zwaar, duur, ingewikkeld en overkill.

Zelf ben vind ik DokuWiki érg fijn. Licht, back-end bestaat uit platte tekstfiles met een beetje php er overheen én het kent ACL's out of the box. (Is nog te koppelen aan AD of OpenLDAP ook qua authenticatie.)

Oh, en het is gratis (Open Source).
https://www.dokuwiki.org/dokuwiki

[Wim-Bart]

Wanneer je toch office 365 hebt. Waarom dan geen Teams. Teams brengt beste van Sharepoint en andere technieken samen waardoor je kan samenwerken, documenteren in libraries en zelfs quicknotes met bijvoorbeeld gedeelde onenote's binnen teams.

[CH4OS]

Alleen na 4 jaar een topic kicken lijkt mij niet echt handig meer.

aureliaan1985 schreef op vrijdag 22 februari 2019 @ 16:15:

[ Voor 83% gewijzigd door CH4OS op 23-02-2019 11:25 . Reden: Bericht verduidelijkt ]

[unezra]

CH4OS schreef op vrijdag 22 februari 2019 @ 20:05:
Alleen na 4 jaar een vraag beantwoorden lijkt mij niet echt handig meer.

Oh, stom.
Helemaal niet gezien...

Ah, ik zie het al, het is een topic-kaap.

[ Voor 9% gewijzigd door unezra op 23-02-2019 09:43 ]

[CH4OS]

Had misschien de juiste post moeten quotten, mea culpa. @unezra

Edit;
Bericht in kwestie aangepast.

[ Voor 31% gewijzigd door CH4OS op 23-02-2019 11:26 ]

[Bulldog]

Wim-Bart schreef op vrijdag 22 februari 2019 @ 20:02:
Wanneer je toch office 365 hebt. Waarom dan geen Teams. Teams brengt beste van Sharepoint en andere technieken samen waardoor je kan samenwerken, documenteren in libraries en zelfs quicknotes met bijvoorbeeld gedeelde onenote's binnen teams.

Heb je dat zelf weleens geprobeerd? Teams heeft ook een Wiki functionaliteit maar deze is niet doorzoekbaar.

[mhaket]

Volgens mij is een groter probleem dat er geen goed proces is om de documentatie ten alle tijden up-to-date te houden. Een ander tool gaat dit probleem niet voor je oplossen....

[Wim-Bart]

Bulldog schreef op zaterdag 23 februari 2019 @ 14:24:
[...]

Heb je dat zelf weleens geprobeerd? Teams heeft ook een Wiki functionaliteit maar deze is niet doorzoekbaar.

Gebruik het dagelijks. En wanneer een Team site goed werkt, kan je met powerbi ook nog leuke dashboards maken met bijvoorbeeld statistieken, lijsten en andere zaken uit bijvoorbeeld Topdesk.

En het is gewoon doorzoekbaar.

[DJSmiley]

Inmiddels is dit een oude (geschopte) koe... Dit topic doornemen en indien nodig een nieuw (actueel) topic openenen is een betere optie.