Tool om office documenten te verkleinen

[Roman]

Ik ben op onze data server aan het opruimen en kom een hoop grote office gerelateerde documenten tegen (voornamelijk word).

Toppunt was een van 330 MB. Deze heb ik kunnen verkleinen door hem te openen en te copy pasten in een leeg document en toen was het net onder 1 MB.

Maar er zijn nog een hoop andere documenten als deze. Wat vaak gedaan wordt, is een oud document te openen en dan wat te wijzigen en het opnieuw op te slaan (want ja, dan heb je het lay-out hetzelfde, vraag me niet waarom). Dus deze worden steeds groter. Maar ben nu niet van plan om elke apart te openen en te copy pasten in een nieuwe.

Heb al een tool om metadata te verwijderen, de zogenaamde Document MetadataCleaner van Pointstone. Deze haalt dan van meerdere documenten de metadata weg, maar de documenten worden niet veel kleiner, in de regel iets van 2k.

De zoektocht naar een tool of script wat alle overbodige data weghaalt heb ik helaas niet kunnen vinden. Bestaat zoiets überhaupt, zoals je met jpegoptim foto's verkleinen. Het gaat mij dus niet op privee data uit office documenten te halen, maar om ze gewoon te verkleinen. Hierdoor hebben we dan meer ruimte en het laden van de documenten gaat sneller.

[emnich]

Heb je al gekeken naar de DocumentInspector van MS?

Ik kan niet helemaal achterhalen of `onze` server een werkomgeving is of privé maar ik zou persoonlijk oppassen om in batch dit soort documenten aan te pakken als het niet mijn eigen docs zijn....

[Roman]

Als je de RHDTool bedoelt, ja. Maar ook deze haalt alleen maal Metadata weg. Of is er nog een andere?

Het is in een bedrijfsomgeving. Ik ga uiteraard eerst zoeken naar documenten die oud zijn. Dus geen recente, maar er staan dingen tussen van tig jaar geleden.

[F_J_K]

Ik ga uiteraard eerst zoeken naar documenten die oud zijn.

Lijkt me levensgevaarlijk. Dan merkt men het ook niet direct als het fout ging, en komt het pas boven tafel als het bestand een dozijn backup-cycles later wordt geopend. Waarbij de oude backup dus weg is.

Als het echt gaat om 300MB->1MB dan zou ik me focussen op de top-100 grootste documenten om te zetten naar pdf/a, dan kan je nog zeggen te doen aan digitale duurzaamheid ook
Of "gewoon" inpakken met zip / NTFS compressie (als het gaat om .doc etc., .docx etc. zijn onder de motorkap al gezipt).

Of: wegknikkeren als niet belangrijk. Bewaren als wel belangrijk.

[Meneer iCy]

Laat de users eens de afbeeldingen comprimeren in het document. Office 2003 (en volgens mij ook 2007 en 2010) maken de afbeeldingen niet automatisch kleiner, dus als je een BMP file van 100mb invoert wordt het document uiteraard meer dan 100mb idem dito voor foto's van cameria's met tig megapixels.

Daarnaast komen ze er waarschijnlijk ook achter dat de document zo oud zijn dat ze eigenlijk zelfs weg kunnen.

[ Voor 16% gewijzigd door Meneer iCy op 13-10-2015 13:47 ]

[Fish]

Voor het printen heb je wel hogere resoluties "nodig" he, hou dat wel in het achterhoofd

[Roman]

@iCy, helaas geen optie. Als ik dat voorstel blijft het bij mij hangen.

@F_J_K Interessant:Ik heb eens een doc geopend en als docx opgeslagen en direct was het van 47.806kb naar 28.242kb gekrompen. Interessant. Aangezien hier toch iedereen al 2007 of nieuwer heeft zou dit ook een optie kunnen zijn. Ook heb ik idd eraan gedacht om alle oude bestadnen ergens op een andere plaats op te slaan en dan maar afwachten totdat ze klagen.

[ajhaverkamp]

docx is gewoon een zipbestand. Het is dus logisch dat een docx versie van een doc bestand een stuk kleiner is.

[Fish]

Roman schreef op dinsdag 13 oktober 2015 @ 13:53:
@iCy, helaas geen optie. Als ik dat voorstel blijft het bij mij hangen.

@F_J_K Interessant:Ik heb eens een doc geopend en als docx opgeslagen en direct was het van 47.806kb naar 28.242kb gekrompen. Interessant. Aangezien hier toch iedereen al 2007 of nieuwer heeft zou dit ook een optie kunnen zijn. Ook heb ik idd eraan gedacht om alle oude bestadnen ergens op een andere plaats op te slaan en dan maar afwachten totdat ze klagen.

Mensen met een oude versie kunnen de compatibility tool proberen. zo veel nieuwe featues worden er niet gebruikt over het algemeen

[donderdraak]

Ik ken geen tool maar er is wel een workarround/oplossing voor de toekomst.

Vaak worden afbeeldingen van internet 1 op 1 in een Word document geplakt en vervolgens op maat croppen maar infeite bestaat het fysieke afbeelding nog steeds in dat document.

Er is bij MS Word een functie om documenten te compresseren. Sla een document op via "Save As" en klik niet op "Save" maar klik op "Tools" > "Compress Pictures".