E-mail voor klein bedrijf

[Anoniem: 308213]

Hallo,

Er werd mij gevraagd om een e-mail server op te zetten. Uiteindelijk blijkt dat er eigenlijk maar een paar wensen zijn en ik wil jullie vragen om wat tips en uitleg.

Er zijn 5 medewerkers in het bedrijf. Ze gebruiken allemaal een Gmail account. Er is wel een e-mail adres dat specifiek is voor het bedrijf (zoals [e-mail]). Er komen e-mails binnen op dat adres. Alle 5 de medewerkers moeten die e-mails kunnen lezen en afhandelen. Als ze reageren op een e-mail moet bij de ontvanger het e-mail adres van het bedrijf genoemd worden als afzender (zoals [e-mail]). Het is ook de bedoeling dat de andere medewerkers kunnen mee lezen zodat iedereen op de hoogte is van het e-mail verkeer, wie welke e-mails heeft afgehandeld en wat er gezegd werd.

Op dit moment gebruiken ze Gmail discussie groepen maar dat is erg onhandig.

Ik weet niet zo goed waar ik moet beginnen dus elke tip welkom.
- Is een self-hosted e-mail server wel nodig of kan Gmail de host/provider blijven?
- Hoe zorg ik ervoor dat alle mails die binnen komen op [e-mail] door alle 5 de medewerkers gelezen kan worden?
- Hoe zorg ik ervoor dat wanneer een medewerker reageert, het email adres [e-mail] als afzender word weergegeven bij de ontvanger?
- Hoe zorg ik ervoor dat er een soort gedeelde mailbox is waarin alle medewerkers het e-mail verkeer kunnen bijhouden?

Alvast bedankt voor je reactie

[André]

Maak een nieuw gmail account waarin je dat email adres gaat uitlezen. Geef alle 5 de login van dat account.

[gambieter]

Serieus? Waarom wordt jou gevraagd iets op te zetten als je er geen verstand van hebt? Het enige wat je bereikt is dat je een open relay gaat opzetten.

Zeg ze dat je dit niet kan en dat ze een expert moeten hebben.

[ChaosZ0ne]

Ik ben eigenlijk wel geïnteresseerd naar waarom gmail discussiegroepen niet handig zijn? Ik gebruik dit ook voor een organisatie, en eigenlijk werkt dat vrij goed.

[Ramon]

Anoniem: 308213 schreef op zondag 11 oktober 2015 @ 15:17:
Hallo,

Er werd mij gevraagd om een e-mail server op te zetten. Uiteindelijk blijkt dat er eigenlijk maar een paar wensen zijn en ik wil jullie vragen om wat tips en uitleg.

Er zijn 5 medewerkers in het bedrijf. Ze gebruiken allemaal een Gmail account. Er is wel een e-mail adres dat specifiek is voor het bedrijf (zoals [e-mail]). Er komen e-mails binnen op dat adres. Alle 5 de medewerkers moeten die e-mails kunnen lezen en afhandelen. Als ze reageren op een e-mail moet bij de ontvanger het e-mail adres van het bedrijf genoemd worden als afzender (zoals [e-mail]). Het is ook de bedoeling dat de andere medewerkers kunnen mee lezen zodat iedereen op de hoogte is van het e-mail verkeer, wie welke e-mails heeft afgehandeld en wat er gezegd werd.

Op dit moment gebruiken ze Gmail discussie groepen maar dat is erg onhandig.

Ik weet niet zo goed waar ik moet beginnen dus elke tip welkom.
- Is een self-hosted e-mail server wel nodig of kan Gmail de host/provider blijven?

toon volledige bericht

gmail kan dit ja

- Hoe zorg ik ervoor dat alle mails die binnen komen op [e-mail] door alle 5 de medewerkers gelezen kan worden?

gewoon instellen wie de recipients zijn van [e-mail]

- Hoe zorg ik ervoor dat wanneer een medewerker reageert, het email adres [e-mail] als afzender word weergegeven bij de ontvanger?

Kan je in je client instellen.

- Hoe zorg ik ervoor dat er een soort gedeelde mailbox is waarin alle medewerkers het e-mail verkeer kunnen bijhouden?

Niet doen, gewoon (b)cc'en naar de andere medewerkers.

[Fore!]

Valt mij mee (eigenlijk tegen) dat een moderator het topic niet direct gesloten heeft omdat er totaal geen eigen inzet is.

Plus zoals genoemd, je hebt blijkbaar totaal geen kennis over het beheren, laat staan implementeren van email. Je vraagt aan ons dingen die je eigenlijk eerst met het bedrijf moet overleggen en dan erover nadenken en die mogelijkheden waarmee je komt kun je dan aan Tweakers voorleggen.

Nu omdat je zelf niet weet wat je wilt of nodig is zullen er allerlei goede en minder goede oplossingen naar je hoofd geslingerd worden, daaruit kun je waarschijnlijk geen onderscheid van maken van de kwaliteit behalve dat 1 makkelijker is dan de andere.

Dus bespaar jezelf deze verantwoordelijkheid en voor dat bedrijf de hoofdpijn. Besteed het uit aan een IT bedrijf.

[Anoniem: 308213]

André schreef op zondag 11 oktober 2015 @ 15:19:
Maak een nieuw gmail account waarin je dat email adres gaat uitlezen. Geef alle 5 de login van dat account.

Dat lijkt me niet gangbaar.

gambieter schreef op zondag 11 oktober 2015 @ 15:20:
Serieus? Waarom wordt jou gevraagd iets op te zetten als je er geen verstand van hebt? Het enige wat je bereikt is dat je een open relay gaat opzetten.

Zeg ze dat je dit niet kan en dat ze een expert moeten hebben.

Ik dacht zelf dat dit best een gemakkelijke kwestie is. Een expert heb je hier niet voor nodig joh. Ik ben startende software engineer dus ik ben geen complete kluns.

ChaosZ0ne schreef op zondag 11 oktober 2015 @ 15:21:
Ik ben eigenlijk wel geïnteresseerd naar waarom gmail discussiegroepen niet handig zijn? Ik gebruik dit ook voor een organisatie, en eigenlijk werkt dat vrij goed.

Ja, dat vraag ik me ook wel een beetje af. Volgens mij gebruiken ze het niet op de juiste manier.

rieshjart schreef op zondag 11 oktober 2015 @ 15:35:
Dus bespaar jezelf deze verantwoordelijkheid en voor dat bedrijf de hoofdpijn. Besteed het uit aan een IT bedrijf.

Komt wel goed schatje.

[johnkeates]

Je kan ook gewoon een random IMAP server draaien. Of een Google Apps domein doen, of in je huidige unmanaged setup blijven zitten.

[donderdraak]

Anoniem: 308213 schreef op zondag 11 oktober 2015 @ 15:17:
Er werd mij gevraagd om een e-mail server op te zetten. Uiteindelijk blijkt dat er eigenlijk maar een paar wensen zijn en ik wil jullie vragen om wat tips en uitleg.

Als je zelf hosting gaat doen dan moet je rekening houden met o.a.
- mails die vanaf jullie organisatie worden verstuurd bij anderen in spam of junkbox belanden
- ssl certificaat aanschaffen (eigenlijk verplicht om veilig te kunnen mailen en inloggen op webmail)
-- backup

optioneel:
- fallback server
- mail antivirus (kan ook kiezen voor client-side)

nadelen bij hosting
- betalen per mailbox grootte
- betalen per mailbox/user
- per maand factuur

Je kan bijvoorbeeld kiezen voor SaaS oplossing
- https://www.google.com/work/apps/business/
- https://www.hosting.nl/saas/hosted-exchange/

[André]

Anoniem: 308213 schreef op zondag 11 oktober 2015 @ 15:52:
[...]


Dat lijkt me niet gangbaar.

Want? Zo beheer ik ook een paar van die accounts die we met meerdere mensen uitlezen. Pak je iets op geef je de mail een label. En de rest staat op to-do.

[churchill9]

Als je deze vraag moet stellen zou ik niet zelf gaan hosten.

Ik zou voor een betaalde google account gaan waarbij je je eigen domein kunt gebruiken met 5 users.

[Jogai]

Er zijn 5 medewerkers in het bedrijf. Ze gebruiken allemaal een Gmail account.

Klinkt niet echt als een setup voor een serieus bedrijf... Mijn voorkeur zou zijn om dan google apps for work te gebruiken, zie https://www.google.nl/int...k/apps/business/products/

Je kunt wel vrij eenvoudig doen wat je wilt:
- Zet je info@ open met imap pop
- Voeg bij alle medewerkers de imap mail toe aan gmail
- Geef bij alle medewerkers info@ op als alias

Iedereen kan dan alle mail van info@ zien, ook het behalve het verzonden verkeer,en mail sturen als info@.

[ Voor 3% gewijzigd door Jogai op 12-10-2015 11:11 . Reden: Imap kan toch niet, zie barryvdh ]

[Barryvdh]

Jogai schreef op maandag 12 oktober 2015 @ 10:01:
[...]

Klinkt niet echt als een setup voor een serieus bedrijf... Mijn voorkeur zou zijn om dan google apps for work te gebruiken, zie https://www.google.nl/int...k/apps/business/products/

Je kunt wel vrij eenvoudig doen wat je wilt:
- Zet je info@ open met imap
- Voeg bij alle medewerkers de imap mail toe aan gmail
- Geef bij alle medewerkers info@ op als alias

Iedereen kan dan alle mail van info@ zien, ook het verzonden verkeer, en mail sturen als info@.

Je kan geen IMAP account toevoegen aan Gmail toch? Alleen een POP3 automatisch laten ophalen, maar dan zie je dus niet de status van de mails.
Je kan wel een losse account maken van info@ en dan via Outlook 2 accounts beheren bijvoorbeeld. Of dus info@ een maillist maken, maar dan heb je ook geen info over gelezen/verzonden.

[Boelie-Boelie]

Is een ticketingsysteem een optie?

[XippIX]

zoals hierboven ook al gemeld: https://www.google.com/work/apps/business/
4 euro per maand per gebruiker, klaar.

[Bastiaan]

Daarbij kun je ook de info-mailbox delen met elkaar zodat mailen en terugkijken mogelijk is. Ik kan dus alleen maar meegaan in de Google Apps-oplossing.

[BaRF]

Anoniem: 308213 schreef op zondag 11 oktober 2015 @ 15:52:
[...]
Komt wel goed schatje.

Zei je dat ook toen ze je voor deze e-mail situatie vroegen?

Komt een beetje ondankbaar over als mensen je helpen

[Barryvdh]

Bastiaan schreef op maandag 12 oktober 2015 @ 15:01:
Daarbij kun je ook de info-mailbox delen met elkaar zodat mailen en terugkijken mogelijk is. Ik kan dus alleen maar meegaan in de Google Apps-oplossing.

Dit dus? https://support.google.co...02529853404187-3201410608

Dus een Google Group ipv een 'echte' mailbox.

[Bastiaan]

Verrek. Dat dus.

[NMe]

Dit heeft niks met webdevelopment van doen. Ik tik je topic even door naar Internetproviders en Hosting waar over mailproviders gebabbeld kan worden.

Anoniem: 308213 schreef op zondag 11 oktober 2015 @ 15:52:
Ik dacht zelf dat dit best een gemakkelijke kwestie is. Een expert heb je hier niet voor nodig joh.

Dat verklaart de noodzaak voor het openen van dit topic. Sowieso is het gewoon goed advies: doe geen dingen op professioneel vlak als je niet weet hoe je eraan moet beginnen. Je kan best dingen oppakken die je nog nooit gedaan hebt zolang je maar een uitgangspunt hebt, maar van opdrachten als deze aanpakken kom je in veel gevallen gewoon bedrogen uit en vaak draai je er verlies op als je dit soort dingen als bedrijf te vaak doet..

Ik ben startende software engineer dus ik ben geen complete kluns.

Niemand heeft je een kluns genoemd.

[Jordyz]

Maar als bedrijf zou ik ook denken, het is toch o zo belangrijk als mijn email werkt.

Vaak heb je bij een webhosting pakket ook de optie op een e-mail aan te maken, dit heb ik gedaan bij ZZP'ers, werkt prima. IMAP is zowiezo handig om te doen.

Enige nadeel kan zijn dat je teveel dataverkeer gebruikt waardoor je moet overgaan op een groter pakket maar ook dat lijkt me niet.

[andy88]

Ok, je hebt er geen kaas van gegeten op gebied van serverbeheer en security practises.
Dat is geen probleem, maar ga dan niet zelf een mailserver draaien.

Zoek een gerenommeerde hoster uit zoals TransIP of Google for Business en je bent zo klaar. Kijk als je het liever in de cloud hebt eens naar Office365.

Heb zelf 5+ jaren ervaring met Hosting2Go dit is een webhoster maar je kan al je storage en dataverkeer ook inzetten voor enkel e-mail. Je kan dan hun webmail gebruiken of fetchen naar een mailclient of ticketsysteem middels IMAP/POP.

[ Voor 14% gewijzigd door andy88 op 12-10-2015 21:27 ]

[Gadgeteer]

Anoniem: 308213 schreef op zondag 11 oktober 2015 @ 15:52:
[...]


Komt wel goed schatje.

Is dat zo?
Je geeft aan nog niet eens te weten waar je moet beginnen...


Wellicht krijg je het voor elkaar om iets in elkaar te fröbelen wat een poosje lijkt te werken maar na verloop van tijd verlang je toch naar een oplossing van iemand die wel weet waar hij moet beginnen.