Hoe dikke mappen documenten het beste bewaren?

[demichel]

Ik heb een tiental van die dikke fardes, type rug breedte 10 cm of zo, vol oude documenten, die ik moet bewaren. Alles is ingescanned, dus digitaal beschikbaar for futur reference maar ik moet de originelen bewaren. Nu staan die gewoon in twee curver bakken in de garage.

Ik vroeg me af op welke manier ik die het beste zou bewaren om de tand des tijds er zo weinig mogelijk vat te laten op hebben. Ik ga geen extreme dingen doen en meer dan een paar Euri wil ik er niet voor investeren, zo belangrijk zijn die niet, maar misschien zijn er wat huis-tuin-keuken trucjes die ik kan toepassen om het papier ervan en de vorm van de mappen zelf en zo wat beter te beschermen? Die dingen moeten vooral zo veel mogelijk uit de weg staan en wellicht verhuizen ze binnenkort naar de zolder.

Dank voor eventuele tips!

[danielkraak]

Nu staan die gewoon in twee curver bakken in de garage.

Wat is hier niet goed aan?

[Standeman]

Grootste vijanden zijn vocht, licht, beestjes en vuur.

Dus misschien vacuüm verpakken en in een lichtdichte kist bewaren en plaatsen waar de kleinste kans op brand is.

[demichel]

danielkraak schreef op donderdag 01 oktober 2015 @ 13:29:
[...]

Wat is hier niet goed aan?

Op zich werkt het wel, maar in mijn ervaring gaan die mappen, als ze jarenlang "recht" staan (of liggen) gaan vervormen, de metalen houdertjes openen en sluiten niet goed meer, enz enz, en het wordt lastig om helemaal tot achteraan te bladeren om een document te vinden.

Nu, als het goed is moet ik die toch nooit meer opendoen, heb alles toch digitaal, maar misschien zijn er toch eenvoudige trucjes dacht ik, om te gaan zorgen dat bijvoorbeeld stof of weet-ik-veel-wat-huisstofmijten of andere toestanden de documenten in 20 jaar niet gaan wegvreten enzo.

Nu, ja, is allemaal niet van staatsbelang dus als er geen goedkope eenvoudige tips uit de bus komen, zwier ik die curverbakken gewoon op de zolder, eventueel met een plastic zeiltje erover tegen het ergste stof.

Standeman schreef op donderdag 01 oktober 2015 @ 13:34:
Grootste vijanden zijn vocht, licht, beestjes en vuur.

Dus misschien vacuüm verpakken en in een lichtdichte kist bewaren en plaatsen waar de kleinste kans op brand is.

Vacuüm trekken, Standeman, had ik al aan gedacht, is misschien nog de elegantste oplossing om stof en microscopische beestjes te slim af te zijn. Zou zoiets eenvoudig/goedkoop te realiseren zijn voor ringmappen?

[ Voor 21% gewijzigd door demichel op 01-10-2015 13:37 ]

[Standeman]

demichel schreef op donderdag 01 oktober 2015 @ 13:35:
[...]

Vacuüm trekken, Standeman, had ik al aan gedacht, is misschien nog de elegantste oplossing om stof en microscopische beestjes te slim af te zijn. Zou zoiets eenvoudig/goedkoop te realiseren zijn voor ringmappen?

Er bestaan volgens mij wel grote zakken die je met een stofzuiger "vacuüm" kan trekken (echt vacuüm is het natuurlijk niet, eerder een stevige onderdruk ). Ik heb ze ooit wel eens op tellsell gezien voor veel te veel geld

Op google kan je er genoeg vinden..

[demichel]

Standeman schreef op donderdag 01 oktober 2015 @ 13:44:
[...]

Er bestaan volgens mij wel grote zakken die je met een stofzuiger "vacuüm" kan trekken (echt vacuüm is het natuurlijk niet, eerder een stevige onderdruk ). Ik heb ze ooit wel eens op tellsell gezien voor veel te veel geld

Op google kan je er genoeg vinden..

Aha, yup, nu je het zegt... mijn vrouw gebruikt dat soort stofzuiger-vacuümzakken om dekens en winterkledij tijdens de zomer e.d. op te slaan. Indrukwekkend, een reusachtige zak kledij wordt herleidt tot een een baksteen... Had ik nog niet aan gedacht. Die dingen haalt ze vrij goedkoop van de Action shop of zo en lijken wel OK te werken.

Mmmmm, moest ik misschien maar eens proberen met zo'n ringmap.

[Señor Sjon]

Waarom niet van die kunstofringen en dan in een stevige archiefdoos. Een ordner in leven houden is na verloop van tijd vrijwel onmogelijk, vooral met veel papier erin.

Heb ook nog zo'n backlog liggen, ik stel het telkens uit, maar doe er eigenlijk geen reet mee (hallo Dutchtone telefoonrekening uit 1999 ).

[demichel]

Señor Sjon schreef op donderdag 01 oktober 2015 @ 13:55:
Waarom niet van die kunstofringen en dan in een stevige archiefdoos. Een ordner in leven houden is na verloop van tijd vrijwel onmogelijk, vooral met veel papier erin.

Heb ook nog zo'n backlog liggen, ik stel het telkens uit, maar doe er eigenlijk geen reet mee (hallo Dutchtone telefoonrekening uit 1999 ).

Bedoel je dan door vervorming van de kaft zelf? Heb zelf ook nog ringmappen van 20 jaar oud van de zolder gehaald en daar moest je toch echt wel moeite mee doen om de achterste documenten te "bereiken".

[arie_papa]

Hier op mijn werk hebben we een hele kelder vol met klappers / ordners staan waarvan er een aantal nog uit de jaren 80 komen. Deze zijn nog prima bruikbaar, hooguit dat hier en daar de inkt "plakt". Gewoon goed droog bewaren. Of een garage daar bij uitstek geschikt voor is hangt heel erg van de garage zelf af.

[JBplap]

Kassabonnen zou ik iig even kopieren en vast nieten op de kopie, want die vervagen naar verloop van tijd nogal.

[ATS]

Ik heb besloten dat ik gewoon vrijwel niets meer bewaar, alleen nog digitaal (met goede off-site backup). Het meeste gaat door de schreder binnen een paar dagen na binnenkomst. Dat reduceerde het bovenstaande probleem voor mij van een hele rij tot een enkele map. Echt, van het meest zou ik niet weten waar je een origineel voor nodig zou kunnen hebben.

[ANdrode]

ATS schreef op donderdag 01 oktober 2015 @ 15:38:
Ik heb besloten dat ik gewoon vrijwel niets meer bewaar, alleen nog digitaal (met goede off-site backup). Het meeste gaat door de schreder binnen een paar dagen na binnenkomst. Dat reduceerde het bovenstaande probleem voor mij van een hele rij tot een enkele map. Echt, van het meest zou ik niet weten waar je een origineel voor nodig zou kunnen hebben.

één goede reden: overheid (voor ondernemers).

Belastingdienst:

Alle facturen die u verstuurt of ontvangt, bewaart u in uw administratie. Dat is verplicht, want wij moeten uw administratie kunnen controleren. U bewaart de facturen in de vorm waarin u ze hebt verstuurd of ontvangen. Digitale facturen drukt u dus niet af, maar slaat u digitaal op. U bewaart de facturen 7 jaar. Facturen over onroerende zaken bewaart u 10 jaar.

En na de klik naar de PDF met regels:

In het geval van converteren naar portable document format (pdf ) of vergelijkbare
formaten kan het zijn dat u niet meer aan de bewaarplicht voldoet.

De echtheidskenmerken van documenten moeten bewaard blijven. Ik bewaar liever een doos met oplopend genummerde stukken papier dan dat ik in potentie een discussie krijg met een belasting ambtenaar.