Overzichtelijk de aan-/afwezigheid ed. van medewerkers tonen

[iAR]

Onze organisatie wordt iets groter (naar zo'n 40 mensen). Het tijdperk van algemene verlofagenda's in outlook en excel lijstjes met werktijden zijn niet meer overzichtelijk. Mij is gevraagd iets te bedenken waarbij je eenvoudig per medewerker kunt zien dat
- hij aan of afwezig is op kantoor,
- thuis werkt of vrij/verlof/vakantie heeft,
- welke uren hij werkt per dag,
- of hij buiten de deur is voor een afspraak.

In principe, om geen dure software aan te schaffen, dacht ik aan Outlook. Als iedereen zijn agenda bijhoudt dan kun je via de planningsassistent dat zien. Ware het niet dat je daar bijvoorbeeld niet eenvoudig de werktijden van de medewerkers kwijt kunt.

En omdat je ieders agenda moet toevoegen om een overzicht in de planningsweergave te hebben, heb je juist weer geen overzicht als je je eigen agenda beheerd (je moet dan immers weer alle gedeelde agenda's verbergen).

Is hier een eenvoudigere oplossing voor te bedenken of heeft iemand tips om dit eenvoudiger te maken binnen de organisatie?

[akimosan]

Dit ga je niet redden met enkel Exchange/Outlook. Exchange Server is een Enterprise product, stel je voor dat je dit zou moeten weergeven voor +10.000 gebruikers? Zou een aardige webpagina worden, of niet?

Ten eerste zou iedereen zijn persoonlijke agenda heel goed moeten bijhouden en dat gebeurt zelden. Natuurlijk een paar medewerkers doen het trouw maar anderen nemen het minder serieus.

Een paar velden zou je nog wel kunnen scripten of publiceren naar bijvoorbeeld Sharepoint

- Afwezigheidsassistent ingeschakeld? Dat zou je nog kunnen achterhalen
- Thuiswerken/vrij/verlof: standaard kan iemand anders de inhoud van een afspraak of zelfs het onderwerp van een afspraak in een agenda van iemand niet zien. Enkel de beschikbare tijden en of iemand aanwezig/vrij/bezet/elders werkend is.

Maar die velden worden vaak niet juist aangeklikt hoor. Ik plan zo vaak afspraken in en zelden dat ik het veld juist invul. Vergeet het meestal. Klik, klik, opslaan je kent dat wel.

Binnen kleine organisaties zie je vaak dat er een algemene agenda wordt gemaakt in een Openbare map of een gedeelde mailbox of desnoods op een Sharepoint waar een rooster in wordt bijgehouden. Dat werkt vaak toch iets makkelijker. En zet daar dan enkel de echt belangrijke dingen in als:

Vakantie/verlof
Werktijden

Dat soort zaken kun je meestal al een half jaar van tevoren invullen.
Vraag verder aan de medewerkers of ze het secretariaat of (hun) office manager toegang geven tot de agenda, dan heb je in ieder geval een aanspreekpunt als je meer details wilt bij conflicterende afspraken.

[iAR]

Ja, daar was ik al bang voor.
We hebben inderdaad een gedeelde agenda maar meer dan de helft van het scherm wordt al gebruikt door "vrij", "werkt thuis" en andere afspraken die de hele dag duren: 0 overzicht.

Het gedeelte van die velden kun je uiteindelijk wel aanleren.

[akimosan]

Ik denk dat je niet ontkomt aan een 3rd party product. Ik heb echter geen enkele ervaring hiermee maar op deze pagina staan wel wat Exchange Add-on producten vermeld:

http://www.msexchange.org/software/Calendar-Tools/
http://www.slipstick.com/...-for-schedule-management/

Ik zou alleen niet zomaar wat trials gaan installeren maar eens een afspraak maken met een leverancier van de software voor een demo.

[Aschtra]

Bij ons gebruiken ze daar gewoon excel voor hoor. Werkt prima. Voor zo'n 30 mensen. De planner houdt dat bij, dus als er iemand bij een klant is dan staat er gewoon een notitie bij.

[Bo0bz]

Kun je niet 1 'resource' agenda aanmaken in outlook? Als iedereen deze agenda toevoegt in de uitnodiging heb je alle afspraken in 1 algemene agenda. Je kunt deze dan agenda dan aanzetten. Laat iedereen een kleurtje gebruiken en je ziet wie waar verstopt zit Je kunt dan algemeen afspreken dat vakantie bijv. een rood kleurtje is, blauw thuiswerken en groen een afspraak.

Je kunt deze agenda aan/uit zetten of naast je eigen agenda gebruiken

[ Voor 13% gewijzigd door Bo0bz op 08-07-2015 16:57 ]

[iAR]

Wij hebben daar geen planner voor, daarom zit ik aan Outlook te denken. Op zich zou dat nog best kunnen. Medewerkers moeten dan de juiste velden invullen maar dat geldt ook voor de alternatieven (zoals die van Bo0bz).

De planningsweergave gebruiken is nog steeds wel een optie... alleen zie ik dat het lastig is om aan te geven wat de reguliere werkuren van medewerkers zijn. Is dat nog op te lossen?