Migratie 70 POP3 mailboxen naar Exchange 2010

[Verwijderd]

Door een bedrijfsovername heeft men mij gevraagd om een plan op te stellen voor de migratie van 70 POP3 mailboxen naar onze huidige Exchange 2010 omgeving. Ik ben hier nog maar net gestart en is dus men 1e groter project dat ik haarfijn zou willen voorbereiden.

Momenteel hebben ze allemaal een POP3 mailbox die gehost wordt bij externe provider met een aantal aliassen per mailbox. Alle mails staan dus lokaal op PC opgeslagen.
Ik heb de userlijst al doorgekregen en dmv powershell kon ik snel users aanmaken met bijhorende mailbox op onze omgeving.

Op Exchange server zijn nodige aanpassingen uitgevoerd. (accepted domain etc.)
Volgende stap is de effectieve omzetting van alle clients. Ik ben nog op zoek naar een manier om dit zoveel mogelijk te automatiseren.
Momenteel is het plan om elke PC remote over te nemen.
Hierna voeg ik de nieuwe mailbox toe in hun bestaande outlook (2010) profiel waar voorlopig nog geen mail in zal toekomen.

Nadat ik de transfer van het MX-record heb aangevraagd, zullen alle nieuwe mails toekomen in de nieuw gekoppelde mailbox.

Enkele vragen:
* Wat doe ik met hun oude PST mailbox? Ik veronderstel dat ik deze best gewoon laat staan gezien al hun oude mails hier nog inzitten?
Of exporteer ik best hun oude mailbox en koppel deze in hun nieuwe mailbox zodanig dat er maar 1 actieve mailbox binnen hun mailprofiel hebben?

* Is er een manier om het toevoegen van mailbox in outlook op elke PC te automatiseren? Zijn 70 mailboxen wat toch enige tijd in beslag zal nemen.

[Killah_Priest]

Waarom importeer je niet de PST files van de gebruikers?
Via New-MailboxImportRequest kun je namelijk PST files importeren. Als je er dus voor zorgt dat iedere PST met een vooraf bepaalde naam op een share geplaatst wordt dan zou dit erg makkelijk te automatiseren moeten zijn.

[Pingelmonster]

Je kunt ook de PST-bestanden als Archiefbestand toevoegen in de Outlook-client van de gebruikers.
Dan beginnen ze met een 'schone lei' op jouw Exchange-server.

[Verwijderd]

Killah_Priest schreef op dinsdag 12 mei 2015 @ 14:53:
Waarom importeer je niet de PST files van de gebruikers?
Via New-MailboxImportRequest kun je namelijk PST files importeren. Als je er dus voor zorgt dat iedere PST met een vooraf bepaalde naam op een share geplaatst wordt dan zou dit erg makkelijk te automatiseren moeten zijn.

Goed idee, heb niet vermeld dat PST's allemaal lokaal op hun PC staan & het overgenomen bedrijf zich in het buitenland bevind en de connectie naar hier over een relatief trage VPN verbinding verloopt.
Om dit te bereiken moet ik dan alle PST's op een gemeenschappelijke share krijgen vooraleer ik de New_mailboximportRequest kan starten, valt te bekijken.

[Question Mark]

Dit moet je niet vanuit techniek gaan beredeneren, maar vanuit de wensen, verwachtingen en requirements van de klant.

Als ik dit project had gekregen had ik wel even wat meer vragen gesteld:

• Noodzaak shared mailboxen(?)
• Outlook in Offline of Online mode (denk om je wan verbinding)
• Zijn de werkplekken domainjoined
• Op welke wijze gaat men verbinden met de Exchange server
• Is de wanverbinding acceptabel voor de max toegestane berichtgrootte
• etc.

Nu ben je zelf zaken aan het invullen, terwijl dit gewoon een requirement vanuit de klant kan zijn. Dat moet je wel duidelijk afstemmen.

[Verwijderd]

Question Mark schreef op dinsdag 12 mei 2015 @ 16:33:
Dit moet je niet vanuit techniek gaan beredeneren, maar vanuit de wensen, verwachtingen en requirements van de klant.

Als ik dit project had gekregen had ik wel even wat meer vragen gesteld:

• Noodzaak shared mailboxen(?)
  Niet vermeld, dus ga ervan uit van niet
• Outlook in Offline of Online mode (denk om je wan verbinding)
  Online mode. (wan connectie kan dit aan)
• Zijn de werkplekken domainjoined
  Voorlopig geen vereiste. (zie dit wel op lange termijn gebeuren)
• Op welke wijze gaat men verbinden met de Exchange server
  RPC over http
• Is de wanverbinding acceptabel voor de max toegestane berichtgrootte
  Goeie opmerking, moet ik nog nakijken.
• etc.

Nu ben je zelf zaken aan het invullen, terwijl dit gewoon een requirement vanuit de klant kan zijn. Dat moet je wel duidelijk afstemmen.

Overgenomen bedrijf werd IT zowat genegerd vandaar dat ze ook weinig tot geen requirements hebben. Het moet gewoon werken met zo weinig mogelijk hinder.

[Question Mark]

Dan nog kun je het eerst met ze afstemmen. Geef dan aan welke keuzes je gemaakt hebt, en wat dit tot gevolgen heeft voor de eindgebruikers.

Bij offline/online bedoelde ik overigens "cached" of geen cached modus gebruik binnen Outlook. Geen cached modus zorgt er bijvoorbeeld al voor dat je geen conversation views kunt hebben, en dat searches veel langzamer gaan. Dat kan voor een eindgebruiker wel een belangrijke feature zijn.

[MAX3400]

Question Mark schreef op dinsdag 12 mei 2015 @ 16:51:
Bij offline/online bedoelde ik overigens "cached" of geen cached modus gebruik binnen Outlook. Geen cached modus zorgt er bijvoorbeeld al voor dat je geen conversation views kunt hebben, en dat searches veel langzamer gaan. Dat kan voor een eindgebruiker wel een belangrijke feature zijn.

Vanaf Exchange 2007 was er toch een mogelijkheid om non-cached te draaien maar wel met Indexing-features op de mailbox-databases?

code:

Set-MailboxDatabase -IndexEnabled $True

Persoonlijk, maar dat ben ik, zou ik juist in een high-latency omgeving er niet voor kiezen om in cached-mode te draaien (ervanuitgaande dat de lijn wel 24/7 up & running is); hierdoor hou je voor de users inzichtelijk of & wanneer er mail binnenkomt en zijn ze ook direct op de hoogte als de lijn wegvalt want hun mail is dan niet meer te bereiken.

[Question Mark]

MAX3400 schreef op dinsdag 12 mei 2015 @ 16:55:
[...]
Persoonlijk, maar dat ben ik, zou ik juist in een high-latency omgeving er niet voor kiezen om in cached-mode te draaien (ervanuitgaande dat de lijn wel 24/7 up & running is); hierdoor hou je voor de users inzichtelijk of & wanneer er mail binnenkomt en zijn ze ook direct op de hoogte als de lijn wegvalt want hun mail is dan niet meer te bereiken.

Het is een keuze hoor, maar bij een high latency lijn die relatief traag is zou ik juist wel in cached modus draaien. Gebruikers worden er niet vrolijk van om elke keer een paar minuten te wachten als ze die pdf file die in de inbox staat even willen openen.

It all depends overigens hoor, maar beslissingen die impact hebben op de gebruikersbeleving zou ik gewoon even in overleg met de organisatie nemen. Dat is wat ik even aan wilde geven.

[MAX3400]

Question Mark schreef op dinsdag 12 mei 2015 @ 17:00:
[...]

Het is een keuze hoor, maar bij een high latency lijn die relatief traag is zou ik juist wel in cached modus draaien. Gebruikers worden er niet vrolijk van om elke keer een paar minuten te wachten als ze die pdf file die in de inbox staat even willen openen.

It all depends overigens hoor, maar beslissingen die impact hebben op de gebruikersbeleving zou ik gewoon even in overleg met de organisatie nemen. Dat is wat ik even aan wilde geven.

Geheel eens met jouw argumenten; het lastige van cached modus vind ik twee zaken: zowel een PST (die je eigenlijk niet wil) maar ook een OST, kunnen oneindig groeien. De lokale Indexing (uitgaande van Vista en hoger) kan hier wel mee overweg maar er vindt geen defrag plaats van de daadwerkelijke files; je kan dus in een situatie komen dat een mailbox maar 4.3GB is maar de OST ondertussen 20GB inneemt.

Ook de Indexing-files op clients raken nog wel eens corrupt; dat is allemaal wel te herindexeren maar bij een wereldwijde organisatie zonder lokale IT, kan dat nog wel eens even duren. Op Exchange loopt de index per specifieke database zelfs en kan je een herindexatie voorrang geven op andere processen, indien nodig.

Om een gedegen beslissing te kunnen nemen, zal WhiteX eerst moeten aantonen welke client en welk OS ze nu gebruiken, eventueel de latency & bandwidth van de lijnen tijdens office-hours moeten neerleggen en op basis daarvan is het mogelijk om een betere inschatting/beargumentatie neer te zetten wat handiger is.

/edit: zie net dat er RPC over HTTP bedacht is voor Exchange; hier kunnen nog wel eens extra client-metingen uit voort worden gebracht door het Outlook-connectiescherm goed in de smiezen te houden.

[ Voor 5% gewijzigd door MAX3400 op 12-05-2015 18:34 ]

[Question Mark]

MAX3400 schreef op dinsdag 12 mei 2015 @ 18:25:
[...]

Geheel eens met jouw argumenten; het lastige van cached modus vind ik twee zaken: zowel een PST (die je eigenlijk niet wil) maar ook een OST, kunnen oneindig groeien. De lokale Indexing (uitgaande van Vista en hoger) kan hier wel mee overweg maar er vindt geen defrag plaats van de daadwerkelijke files; je kan dus in een situatie komen dat een mailbox maar 4.3GB is maar de OST ondertussen 20GB inneemt.

True.. Overigens kun je in Outlook 2013 de grootte van de offline cache file beperken, maar het blijft een beetje een noodgreep tegen bovenstaande problemen.

Zeker met steeds groter groeiende mailboxen gaat dit wel een probleem worden. Zeker als werkplekken regelmatig opnieuw ingericht worden (elke keer moet dan de offline cache weer opgebouwd worden).