Elke mail voorzien van automatische bijlage

[mayckelvz]

Hallo,

Op mijn werk dienen wij in iedere mail (nieuw, beantwoorden en doorsturen) de algemene voorwaarden toe te voegen in de bijlage.
Kan dit geautomatiseerd worden, nu wordt dit soms vergeten.
Is er een mogelijkheid met VBA of een andere functie om bij elke mail een bijlage toe te voegen?

Het moeilijkste van alles zal de 2 talige instelling worden in ons office systeem.
De helft draait op Nederlands, terwijl de rest op Engels draait.

Weet iemand een mogelijkheid?

alvast bedankt,

Mayckel

[Jester-NL]

Zou in een template te regelen mowten zijn. Of met een rule.

[Small]En bij een leuke discussie zitten er uiteindelijk tig bijlages in de mail

[DeTeraarist]

Maak een mooie handtekening, zet daar een linkje naar de online AV en klaar. Staat het netjes weggewerkt en lijkt het lang niet zo opdringerig(want dat is het) als bij iedere mail de AV toevoegen. Ik denk niet dat ieder mailtje bedoeld is om mensen op de AV te wijzen, toch? Wil je ze er wel op wijzen, dan kun je dat linkje gewoon sturen of desnoods op dat moment de AV meesturen.
Voordeel is ook dat als de AV wijzigt, klanten niet met een oude AV in hun mailbox zitten.

[Hero of Time]

Als ik mail zou krijgen van een bedrijf waarin elk antwoord een bijlage bevat met de AV, zou ik redelijk snel stoppen met zaken doen. Je mailbox ontploft op zo'n manier tot ongekende proporties. Het zou nog leuker zijn als je die bijlage meestuurt naar iedereen die je in 't bedrijf mailt. Exchange is wel slim om zo'n ding maar 1x fysiek op te slaan, maar het telt wel mee met je totale grootte en daar wordt je echt niet blij van.

Denk dus goed na wat je gaat doen. Ik zie veel meer bedrijven met de hier voorgestelde link naar een site waar de AV staat, dan deze als bijlage toevoegen.

Owja, dit stel je overigens op de server in, niet op de client. Dat zou helemaal een ramp zijn.

[ Voor 7% gewijzigd door Hero of Time op 06-05-2015 19:58 ]

[F_J_K]

Hero of Time schreef op woensdag 06 mei 2015 @ 19:58:
Als ik mail zou krijgen van een bedrijf waarin elk antwoord een bijlage bevat met de AV, zou ik redelijk snel stoppen met zaken doen.

Dat. En natuurlijk iedere mail wegknikkeren als ik het niet eens ben met de AV (of geen tijd heb om het te lezen). Dus geen afspraken maken voor dat pre-sales gesprek want ik ga er niet me akkoord aan jullie AV te voldoen voor een kop koffie.

Owja, dit stel je overigens op de server in, niet op de client. Dat zou helemaal een ramp zijn.

Yup. En natuurlijk checken of er wel een externe ontvanger is. En dat de ontvanger wel een (potentiele) klant is: pak-em-beet mail aan het CBS, de belastingdienst of de accountant wordt lastig als je vereist dat ze eerst aan jullie AV moeten voldoen voordat ze wat mogen met de informatie die jullie moeten aanleveren

DeTeraarist schreef op woensdag 06 mei 2015 @ 18:51:
Voordeel is ook dat als de AV wijzigt, klanten niet met een oude AV in hun mailbox zitten.

Dat is juist een nadeel van een online AV: dat die versie a) gezien is door de klant en b) dat het dezelfde versie is als die ze hebben gezien, is lastiger aantonen dan bij een bijlage (en natuurlijk het vermelden ervan in het contract).

[ Voor 19% gewijzigd door F_J_K op 06-05-2015 20:48 ]

[Hero of Time]

Voor dat laatste kan je natuurlijk in de handtekening de laatste wijzigingsdatum zetten (dat moet wel bij de juiste partijen bekend zijn om het te wijzigen natuurlijk). Intern houd je de verschillende versies in je archief voor eventuele voorvallen of klachten die komen van wat je destijds hebt afgesproken.

[Killah_Priest]

Hero of Time schreef op woensdag 06 mei 2015 @ 19:58:
Als ik mail zou krijgen van een bedrijf waarin elk antwoord een bijlage bevat met de AV, zou ik redelijk snel stoppen met zaken doen. Je mailbox ontploft op zo'n manier tot ongekende proporties. Het zou nog leuker zijn als je die bijlage meestuurt naar iedereen die je in 't bedrijf mailt. Exchange is wel slim om zo'n ding maar 1x fysiek op te slaan, maar het telt wel mee met je totale grootte en daar wordt je echt niet blij van.

Sinds Exchange 2007 wordt er geen gebruik gemaakt van SIS (single instance storage) dus iedere ontvanger = een kopie van de attachment.

Overigens is het naar mijn idee niet echt professioneel om je algemene voorwaarden in een attachment te knallen noch waarborgt dit dat deze ook gezien worden (wat als de mailserver van de ontvangende partij iedere attachment verwijdert?).
Algemene voorwaarden in je mails dien je per voorkeur in de body te doen (ervanuitgaande dat het geen tig pagina's zijn).
Voor Exchange heeft Exclaimer een aantal goede paketten (Signature manager - voorheen mail disclaimer)

[mayckelvz]

Bedankt voor alle reactie,
Schijnbaar is het juridisch noodzakelijk de klant een bestand of afdruk te overhandigen van de AV.
Een link is juridisch niet dekkend omdat deze inderdaad kan wijzigen.
De link van de AV zit sowieso in de handtekening verwerkt.

[F_J_K]

Dat overhandigen doe je m.i. dus niet als je het bij iedere mail over de drempel smijt.

De AV voeg je bij de offerte en in de offerte verwijs je daarnaar. Bij andere mails doe je dat niet. Of is 100% van de mails een offerte?

offtopic:
In iedere mail in de footer zeggen dat de AV van toepassing is op die mail-inhoud gaat zoals eerder gezegd ook fout. Althans voor alle gevallen waar niet volgens die AV wordt gewerkt.
Zo heb ik van een leverancier die dat standaard ook doet in de mail-footer maar waar we afwijkende afspraken hebben, een papieren bevestiging-met-handtekening gekregen dat het blaten door hun over alg.voorwaarden in ons geval niet van toepassing is

Hero of Time schreef op woensdag 06 mei 2015 @ 21:47:
Voor dat laatste kan je natuurlijk in de handtekening de laatste wijzigingsdatum zetten (dat moet wel bij de juiste partijen bekend zijn om het te wijzigen natuurlijk). Intern houd je de verschillende versies in je archief voor eventuele voorvallen of klachten die komen van wat je destijds hebt afgesproken.

Niet enkel intern: http://blog.iusmentis.com...l-jaren-op-je-site-staan/

[mayckelvz]

In mijn geval zijn inderdaad alle mails, order of offertes of offerte aanpassingen.

[Rockvee2]

Dit lijkt erg op wat in mijn bedrijf ook moet gebeuren

Wij hebben het zo opgelost : In de handtekening staat een link naar de algemene voorwaarden ( zoals hier ook is voorgesteld)

Dit doe je onder je naam.

De algemene voorwaarden kunt u hier lezen : *link*

[Witte]

Je kan in Outlook met een simpele macro aan elke mail een attachment knopen.
(druk op in Outlook op alt-f11 en plak de code)

code:

Private Sub Application_ItemSend(ByVal Item As Object, Cancel As Boolean)
On Error Resume Next
Item.Attachments.Add "c:\test\av.pdf"

If Err.Number <> 0 Then
  MsgBox "Fout met toevoegen attachment"
  Cancel = True
End If

End Sub

Je kan de code zo uitgebreid maken als je zelf wil. Op basis van woorden uit het subject zou je een andere attachment kunnen kiezen, of juist geen.
Let op! De macro werkt niet als de mail met MAPI wordt aangemaakt, en veel externe pakketten sturen juist zo Outlook aan.

Outlook macros won't run if Simple MAPI is used to create and open the mail item. When Word, Excel, Windows Explorer and other apps use their Send methods they use Simple MAPI. That opens the email as a modal email window (Inspector) using plain text.

The way this can get handled is with an Outlook COM addin. When the Simple MAPI window is opened it creates an Inspector and adds it to the Inspectors collection. However, the NewInspector() event does not fire.

To handle this you need to run a timer in the same thread as the Outlook application. When the timer fires you can check the Inspectors collection for Inspectors that you aren't handling. If you find a Simple MAPI Inspector you can add handling for it and add event handlers such as the Send() event handler.

That will let you handle those Inspectors. You just have to make sure the code runs in the Outlook thread so as not to crash or hang Outlook when the object model is used.

[ Voor 72% gewijzigd door Witte op 12-05-2015 17:18 ]

[mayckelvz]

Let op! De macro werkt niet als de mail met MAPI wordt aangemaakt, en veel externe pakketten sturen juist zo Outlook aan.

Bedankt voor de Macro.
Maar inderdaad, wij hebben ook MAPI en dat werkt inderdaad niet.

Toch bedankt voor de moeite.