[Outlook 2010] Scheduled automatisch antwoorden, hoe?

[Crazy-Al]

Goedemiddag,

Achtergrondinformatie:
Ik werk als receptionist (Je moet wat als student...) voor een groot pand waar meerdere bedrijven werken. Als communicatie tussen bedrijven, facilitair en andere zaken zijn wij een vast aanspreekpunt en gebeurt dit voornamelijk via de mail.

Sinds ik er zit heb ik veel acties geautomatiseerd qua standaard e-mailverwerking (post, bezoekers e.d.) zodat mijn minder IT vaardige collega's kunnen dubbelklikken, contactpersoon invoeren en klaar. Sinds ik hier zit is men daar zeer blij mee en gaat het werk een stuk soepeler.

Nu het probleem/vraagstelling:
Er is besloten dat wij van een gedeeld lokaal account tussen alle receptiemedewerkers overgaan naar iedereen een persoonlijk account en toegang tot een gedeelde mailbox. Dit omdat collega's van de avonddienst, die geen computertoegang nodig hebben, regelmatig wat onprofessionele dingen deden op het internet (Films, spelletjes oid).
Om mijn oudere, minder IT vaardige collega's met de overgang te helpen zijn we bezig met het verder automatiseren. Één van de dingen die op mijn bordje is gelegd tijdens de werknemersvergadering is een algemeen automatisch antwoord te geven van "Wij zijn van XX tot XX bereikbaar" en dit buiten de werkuren te plannen. Alleen kan ik dit niet geagendeerd binnen de opties.

Ik heb reeds mijn werkuren/dagen aangegeven binnen de outlook agenda van XX tot XX op Ma t/m Vr. Kan ik hier nog iets mee koppelen?

Sorry voor mijn office naabness. Ik heb het gevoel dat het een obvious iets is waar ik overheen kijk en mijzelf zometeen voor mijn kop ga slaan als ik erachter kom.

Daarnaast nog een ander minivraagje: Is het mogelijk om een script =VANDAAG() in een Outlook mail te krijgen, net zoals in Excel?

Groet :-)

[F_J_K]

Exchange of POP/IMAP? Een out-of-office reply zal niets doen als het clientside moet gebeuren en de client staat uit.

Als Exchange: http://www.experts-exchan...of-Office-in-Outlook.html is een min of meer foolproof manier:

Visual Basic:

Private Sub Application_Quit()
    OutOfOffice True
End Sub

Private Sub Application_Startup()
    'Remove this subroutine if you do not want to turn OOF off automatically.'
    OutOfOffice False
End Sub

Sub OutOfOffice(bolState As Boolean)
    Const PR_OOF_STATE = "http://schemas.microsoft.com/mapi/proptag/0x661D000B"
    Dim olkIS As Outlook.Store, olkPA As Outlook.PropertyAccessor
    For Each olkIS In Session.Stores
        If olkIS.ExchangeStoreType = olPrimaryExchangeMailbox Then
            Set olkPA = olkIS.PropertyAccessor
            olkPA.SetProperty PR_OOF_STATE, bolState
        End If
    Next
    Set olkIS = Nothing
    Set olkPA = Nothing
End Sub

Al is dat dus niet afhankelijk van je schema, dan zal je serverside aan de gang moeten gaan. Wel kan je het nog tweaken dat het enkel werkt als je max. N uur bent verwijderd van je laatste werk-uren (of een vakantie..)

Al is dat m.i. niet mooi, vanwege de gedeelde box wordt het toch wel iedere werkdag uitgelezen? Dan lijkt een OoO me overbodig.

Script: ja, (ook) met VBA.

Edit: ik heb de code ongezien gequote. Uitvoeren op eigen risico en niet voor je de code snapt

[ Voor 3% gewijzigd door F_J_K op 21-04-2015 14:03 ]

[Crazy-Al]

Exchange inderdaad.
En rot, code, daar ben ik nooit goed in geweest. De hele reden dat ik IT niet in wou

[Crazy-Al]

F_J_K schreef op dinsdag 21 april 2015 @ 14:02:
Exchange of POP/IMAP? Een out-of-office reply zal niets doen als het clientside moet gebeuren en de client staat uit.

Als Exchange: http://www.experts-exchan...of-Office-in-Outlook.html is een min of meer foolproof manier:


Al is dat dus niet afhankelijk van je schema, dan zal je serverside aan de gang moeten gaan. Wel kan je het nog tweaken dat het enkel werkt als je max. N uur bent verwijderd van je laatste werk-uren (of een vakantie..)

Al is dat m.i. niet mooi, vanwege de gedeelde box wordt het toch wel iedere werkdag uitgelezen? Dan lijkt een OoO me overbodig.

Script: ja, (ook) met VBA.

Edit: ik heb de code ongezien gequote. Uitvoeren op eigen risico en niet voor je de code snapt

Nouja, het probleem is dat de dagdienst aanwezig is tot 15.30, en het kantoor tot 18.00 open is. Men komt vaak om 17.00 nog even aan met een aanvraag voor de volgende dag en worden er op die manier aan herinnerd dat het te laat is. Zeker gezien het meerdere bedrijven zijn is de communicatie daardoor wat transparanter. Dan kunnen ze gewoon een briefje schrijven en die fysiek aan de collega van de avonddienst geven, beseffende dat het fout kan gaan door hun eigen schuld

[F_J_K]

Heldere afspraken zijn hier m.i. key, niet een technische oplossing. Maar goed, technisch wordt het iets als How to set out of office messages by using Exchange 2010 PowerShell
Zo te horen is het het beste om het algemene adres iedere 15:30 tot bijv 7:00 dan te voorzien van een OoO.