[Server 2008 R2] Exchange mailbox

[Verwijderd]

Goedemorgen!

Ik loop tegen een schijfruimte probleem aan en denk het via Exchange 2010 te kunnen oplossen. Echter heb ik jullie hulp en advies daarbij nodig.

Benodigde Server Info:

Hardware
- HP Proliant ML350 G6
- Schijfruimte: 1,2TB Raid 5 config met 4x 300GB schijven. (uiteindelijk 837GB)

Software:
- Windows Server 2008 R2
- Exchange 2010 SP1 (word geupgrade naar SP3 deze week)
- Exchange Versie: 14.01.0438.000

Ik heb op dit moment nog 100GB schijfruimte over van de 837 die aangegeven word.
Dit komt doordat er 550GB+ aan data op staat en 120GB Exchange database.
Het netwerk heeft 25 gebruikers in zijn netwerk staan waarvan er actief 15 hun mailbox gebruiken.
Wij hebben op deze exchange server nooit een configuratie gemaakt van een maximale mailbox grote en dit is achteraf een grote fout geweest. Mailboxen lopen op tot 15GB.

Nu is onze Exchange database 120GB en zijn er medewerkers vertrokken die nog wel in Exchange staan.

1. Hoe kan ik deze niet gebruikte mailboxen, zonder de premium licentie te hebben, het beste archiveren?

De mailbox mag uit Exchange weg maar de mail moet bewaard blijven.

Vervolgens kwam ik het volgende tegen; ik dacht.. Ik ga de mailbox importeren van de gebruiker in een nieuw outlook geconfigureerd profiel (als test) en maak een backup hiermee naar een .pst file. Deze word vervolgens op de aparte archief server geplaatst. De interne man die de communicatie tussen het bedrijf en ons regelt kan dan zelf makkelijk bij de .PST komen om ze te koppelen indien nodig.
Exchange geeft aan dat één van de mailboxen 15GB bedraagt maar wanneer deze geladen word in Outlook is deze echter 4.5GB in de PST Backup.

1. Kan het zo zijn dat 15GB in Exchange 2010 als mailbox aangegeven word terwijl de .pst file maar 4.5GB is?
2. Indien je de mailboxen in de backup heb zitten en ze zijn klaar voor het verwijderen, houd Exchange dan zijn whitespace vast en krimpt de database? (Indien het de white space vast houd dan dienen we ESUTIL te gebruiken.)

Voor een Exchange 2010 met 15 actieve mailbox gebruikers (groter als 1GB) is 120GB wel aan de flinke kant.
Wat adviseren jullie om de mailboxen aan te pakken en deze drastisch terug te brengen naar een 2 tot 3GB per mailbox en zo ook een hoop schijfruimte vrij te maken op me server.

Indien meer informatie nodig is verneem ik het graag.

Gezocht op google naar het volgende:
- Exchange 2010 mailbox export to pst
- http://windowstechblog.nl...ge-2010-2013#.VSzgFvmsXQo
- http://exchangeserverpro....exchange-server-2010-sp1/

[ Voor 7% gewijzigd door Verwijderd op 14-04-2015 11:41 . Reden: Extra informatie. ]

[Trommelrem]

Verwijderd schreef op dinsdag 14 april 2015 @ 11:32:

1. Hoe kan ik deze niet gebruikte mailboxen, zonder de premium licentie te hebben, het beste archiveren?

De mailbox mag uit Exchange weg maar de mail moet bewaard blijven.

code:

New-ManagementRoleAssignment -Role "Mailbox Import Export" -User xxxxxxxx
New-MailboxExportRequest -Mailbox xxxxxxxxxxx -FilePath "\\xxxxxxxxxxx\xxxxxx\xxxxxx.pst"

[ Voor 7% gewijzigd door Trommelrem op 14-04-2015 11:36 ]

[Verwijderd]

Trommelrem schreef op dinsdag 14 april 2015 @ 11:36:
[...]

code:

New-ManagementRoleAssignment -Role "Mailbox Import Export" -User xxxxxxxx
New-MailboxExportRequest -Mailbox xxxxxxxxxxx -FilePath "\\xxxxxxxxxxx\xxxxxx\xxxxxx.pst"

Dat zou volgens Microsoft kunnen in Exchange 2010 SP1, deze hebben wij maar in de shell krijg ik hier nog een fout op.
Had hierover inderdaad een artikel, excuses voor het niet toevoegen in de topic. Ik werk hem bij!

**Edit**

Ik ga het nogmaals proberen met onze test user en laat weten wat er precies fout gaat.

**Edit**

De export request gaat nu wel goed, geen idee wat er de laatste keer fout ging.

Graag nog wel jullie advie over de grote van mailboxen en wat normaal is voor exchange aan database grote met 15 gebruikers.

[ Voor 31% gewijzigd door Verwijderd op 14-04-2015 11:52 ]

[Trommelrem]

Verwijderd schreef op dinsdag 14 april 2015 @ 11:37:
[...]
Graag nog wel jullie advie over de grote van mailboxen en wat normaal is voor exchange aan database grote met 15 gebruikers.

Office 365 heeft een limiet van 49 GB per mailbox. Ik heb maar twee klanten waar die limiet wordt bereikt. Ik denk wel dat 5-10 GB per mailbox tegenwoordig gebruikelijk is voor een gemiddelde MKB.

[Verwijderd]

Je hebt het hier over slechts 120 GB waarop je wat marge gaat pakken. Heel veel gaat dat waarschijnlijk niet schelen. Zou je niet in die 550+ GB aan data gaan kijken? Archiveren kun je natuurlijk doen, maar je hebt vast wel wat beters te doen.

[Verwijderd]

Verwijderd schreef op dinsdag 14 april 2015 @ 12:15:
Je hebt het hier over slechts 120 GB waarop je wat marge gaat pakken. Heel veel gaat dat waarschijnlijk niet schelen. Zou je niet in die 550+ GB aan data gaan kijken? Archiveren kun je natuurlijk doen, maar je hebt vast wel wat beters te doen.

Precies zoals je zegt, je hebt vast wel wat beter te doen. haha

In exchange kan ik naar verwachting 60GB besparen / verplaatsen. Zodoende dat hier eerst naar gekeken word. Vervolgens zullen wij de profielen beet pakken van gebruikers die niet meer aanwezig zijn.

Data is niet van ons, zodoende dat ik daar ook niet aan kom. De gebruiker heeft al 200GB aan data overgezet maar is vorig jaar ineens enorm veel autocad tekening gaan verwerken waardoor de data groei steeg.
Om de server wat rek te geven in zijn schijf ruimte controleer ik deze wekelijks bijna en will we ongeveer 200GB vrij hebben. Hiermee kunnen zijn met hun huidige groei 1 jaar vooruit en komt dat ook beter uit voor de huidige backup oplossing.
Indien wij daar de server gaan uitbreiden komen er veel meer kosten bij kijken gezien de backup dan ook op de schop dient te gaan. Zodoende dat er niet voor een andere oplossing gekozen is behalve archiveren en opschonen wat op te schonen valt als het.

Verwijderd schreef op dinsdag 14 april 2015 @ 12:15:
Je hebt het hier over slechts 120 GB waarop je wat marge gaat pakken. Heel veel gaat dat waarschijnlijk niet schelen. Zou je niet in die 550+ GB aan data gaan kijken? Archiveren kun je natuurlijk doen, maar je hebt vast wel wat beters te doen.

Hosted Exchange is wat wij ze willen aanbieden, echter is hier destijds niet voor gekozen omdat ze graag zelf de data in hun pand houden.

[ Voor 15% gewijzigd door Verwijderd op 14-04-2015 12:51 ]

[Question Mark]

Verwijderd schreef op dinsdag 14 april 2015 @ 11:37:
[...]
Graag nog wel jullie advie over de grote van mailboxen en wat normaal is voor exchange aan database grote met 15 gebruikers.

Daar is geen standaard of best practice voor. Het ligt er maar net aan wat de afspraken met de klant zijn.

Vanuit techniek geredeneerd mag een mailbox max 2 TB zijn binnen Exchange 2010. In de praktijk kom ik vaak getallen rond 5 GB tegen, maar Office365 biedt tegenwoordig in de meeste abonnementen al 50GB aan.

[Trommelrem]

Verwijderd schreef op dinsdag 14 april 2015 @ 12:50:
[...]
Hosted Exchange is wat wij ze willen aanbieden, echter is hier destijds niet voor gekozen omdat ze graag zelf de data in hun pand houden.

Eigenlijk is dat best wel een vreemde reden. E-mail is juist buitenpandig. Daar is e-mail namelijk ook voor bedoeld

Klinkt een beetje alsof je een auto koopt, maar dat je daarmee alleen op priveterrein wilt rondrijden. Volgens mij is er een eilandje ergens in Nederland waar de wegenverkeerswet niet geldt. Daar mag je inderdaad zonder kenteken rondrijden. Op het eigen terrein

Maargoed, veel klanten zijn uiteindelijk wel over te halen. Zodra ze de voordelen wegen tegen de nadelen dan willen ze ineens wel over. Vaak is het een kostenkwestie. Hosted Exchange is vaak veel goedkoper dan on-premises Exchange.

[ Voor 40% gewijzigd door Trommelrem op 14-04-2015 13:05 ]

[Verwijderd]

Trommelrem schreef op dinsdag 14 april 2015 @ 13:01:
[...]

Eigenlijk is dat best wel een vreemde reden. E-mail is juist buitenpandig. Daar is e-mail namelijk ook voor bedoeld

Klinkt een beetje alsof je een auto koopt, maar dat je daarmee alleen op priveterrein wilt rondrijden. Volgens mij is er een eilandje ergens in Nederland waar de wegenverkeerswet niet geldt. Daar mag je inderdaad zonder kenteken rondrijden. Op het eigen terrein

Maar niet iedereen wil in de Cloud omdat ze het liever op eigen ijzer hebben.
Dit geld zowel voor Data als Mail verkeer, echter is de keus van de klant doorslag gevend en daar kan ik niet meer aan doen als in meegaan als ze echt niet over willen.

[Linke Loe]

Vergeet ook niet om, na de export en het verwijderen van de mailboxes, een offline defragmentatie te doen van je database. Alleen op die manier zal je .EDB file kleiner worden, waardoor je dus schijfruimte wint op je server. Voor een offline defragmentatie moet je ergens minimaal evenveel vrije ruimte hebben, als de database groot is. Dit kan eventueel ook op een externe USB disk, of iets dergelijks.

[Wim-Bart]

Linke Loe schreef op dinsdag 14 april 2015 @ 16:46:
Vergeet ook niet om, na de export en het verwijderen van de mailboxes, een offline defragmentatie te doen van je database. Alleen op die manier zal je .EDB file kleiner worden, waardoor je dus schijfruimte wint op je server. Voor een offline defragmentatie moet je ergens minimaal evenveel vrije ruimte hebben, als de database groot is. Dit kan eventueel ook op een externe USB disk, of iets dergelijks.

Zonder offline defragmentatie heeft zijn actie sowiso geen zin. Maar zoals je stelt heeft hij voldoende diskruimte nodig. Op een Externe disk zou ik het niet doen of je moet een goede backup hebben.

[Trommelrem]

Twee externe disks. Exchange offline halen. Bestand kopieren naar disk 1 en disk 2. Bestand op disk 1 defragmenteren en dan terugkopieren. Houd er rekening mee om Bitlocker toe te passen op de disks, zodat je ze na gebruik veilig kunt weggooien.

[ Voor 39% gewijzigd door Trommelrem op 14-04-2015 17:35 ]

[Wim-Bart]

Trommelrem schreef op dinsdag 14 april 2015 @ 17:35:
Twee externe disks. Exchange offline halen. Bestand kopieren naar disk 1 en disk 2. Bestand op disk 1 defragmenteren en dan terugkopieren. Houd er rekening mee om Bitlocker toe te passen op de disks, zodat je ze na gebruik veilig kunt weggooien.

Vergeet niet de Logfiles.... Anders heb je een kopie van de EDB maar niet van de logs. En dan zit je alsnog met een probleem als het fout gaat.

[Jazzy]

Offline defragmentatie betekent downtime, veel downtime bij een grote database. In plaats daarvan maak je tegenwoordig een nieuwe DB aan waar je de mailboxen naartoe verplaatst. Vervolgens gooi je de oude mailbox weg.

[Dysmael]

Of de data nu in een .PST- of in een .EDB-bestand staat; het kost je ruimte.
Je zal dus ruimte moeten uitbreiden of data moeten weggooien.

Vermijd het gebruik van .PST-bestanden. Dit wordt ook afgeraden door Microsoft en het is geen ondersteunde situatie om .PST-bestanden op netwerkshares te hebben staan.

Bekijk eerst waar de ruimte aan op gaat. Waarschijnlijk kan erg veel worden verwijderd. Als iemand foto's of .pdf-documenten ontvangt per e-mail dan worden die neem ik aan ergens centraal opgeslagen. Ze mogen (moeten) dan worden verwijderd uit de e-mail. Dit is geen technisch probleem maar een organisatorisch probleem.

Wenst de organisatie op gelijke voet verder te gaan dan moet de ruimte gewoon worden uitgebreid. Of worden gemigreerd naar Exchange online, al dan niet in hybride opstelling.

[Verwijderd]

RolfLobker schreef op woensdag 15 april 2015 @ 11:45:
Of de data nu in een .PST- of in een .EDB-bestand staat; het kost je ruimte.
Je zal dus ruimte moeten uitbreiden of data moeten weggooien.

Deze worden naar een archief server gezet die een raid 1 config heeft met handmatige wissel van de schijven die buiten het pand liggen.

Vermijd het gebruik van .PST-bestanden. Dit wordt ook afgeraden door Microsoft en het is geen ondersteunde situatie om .PST-bestanden op netwerkshares te hebben staan.

Bekijk eerst waar de ruimte aan op gaat. Waarschijnlijk kan erg veel worden verwijderd. Als iemand foto's of .pdf-documenten ontvangt per e-mail dan worden die neem ik aan ergens centraal opgeslagen. Ze mogen (moeten) dan worden verwijderd uit de e-mail. Dit is geen technisch probleem maar een organisatorisch probleem.

Wenst de organisatie op gelijke voet verder te gaan dan moet de ruimte gewoon worden uitgebreid. Of worden gemigreerd naar Exchange online, al dan niet in hybride opstelling.

Verder maken we gebruik van exchange en hebben we geen .pst files ops hares staan. Dat stukje organisatorisch klopt aardig maar dat heeft een overgangs periode (hebben we al ingezet dmv openbare mappen).
Intern worden mails 1x verstuurd ipv 15x en daarna naar de openbaremappen geplaatst (indien het bijlage's heeft met foto's ect)

Ik ga denk ik een nieuwe database maken met de oude postvakken daarin koppelen en de oude DB verwijderen.
Dit lijkt mij het meest veilig.

Bovendien heb ik een backup systeem van Symantec System Recovery. Werkt perfect, dagelijks een backup met een maandelijkse volledige. Overigens dient er toch eerst 30 dagen voor de retentie policy gewacht te worden nadat de mailboxen verwijderd zijn in exchange. Ik kan het handmatig wel doen maar dat is niet nodig. Benodigde schijfruimte: 120GB, huidige schijfruimte: 100GB. Ik kan nog aardig wat profielen opschonen, eventueel zou een offline defrag met ESUTIL ook kunnen.