Advies pc infrastructuur uitbreiding bedrijf van 2 -> 3 ->4?

[Tomino]

Situatie is als volgt.
Nadat een van mijn ouders een bedrijf begonnen is in haar eentje is er na 5 jaar iemand bijgekomen. Op dat moment is er weinig veranderd aan de computersystemen waarmee ze werken. Nu er een derde medewerker bij gaat komen is het tijd om na te denken hoe alles ingericht gaat worden.

De manier hoe het ooit opgezet is voor 1 werknemer is niet prettig meer voor de nieuwe situatie van drie of meer medewerkers.

Wat wordt er gebruikt:
- Onedrive als backup
- MS Exchange voor de mail (Argeweb) op telefoons en mailclients

Waarom werkt het niet prettig?
- Onedrive als backupmethode gaat, maar is niet ideaal. Zo zijn er bijvoorbeeld hele lange bestandsnamen die Onedrive niet kan synchroniseren (grote mappenstructuur)
- Onedrive biedt geen zekerheid bij de ransomware encryption.
- Onedrive heeft slechte sharing mogelijkheden, offline mappen downloaden lukt niet net zoals bij Dropbox om maar iets te noemen.
- Hierdoor werken twee werknemers nu op 1 account

- Contacten synchroniseren niet of slecht door de exchange structuur heen.
- Enorme email accounts met heel veel data zonder backup .PST bestanden.
- Geen scheiding tussen werk en privé (zowel bij mail als bij bestanden)

Daarnaast is er nu geen gevoel van garantie dat als een pc crashed, de contactpersonen ook gebackuped zijn, of er bestanden missen die wel of niet in Onedrive staan en of het hele boeltje schaalbaar is naar 4 medewerkers.


Daarom benieuwd wat jullie visie is m.b.t deze situatie. Gaan we de mail in eigen beheer nemen i.c.m een server voor de bestanden? Gaan we dit zelf back-uppen of online? Moet alles in een Sharepoint omgeving, Office 365?

[3DDude]

Hosted Exchange afnemen bij Argeweb?

Ik zou zeggen ga kijken naar Office 365.
Maar wat moet er exact gedeeld worden?
Verder is er een bedrijfsnetwerk? staat het allemaal op een locatie? Of is het de bedoeling dat men op afstand werkt?
Indien alles op 1 locatie staat? Dan een Fileserver maken ?

Is er een document management systeem? Of een ERP systeem?
Je weet wel, waar men klantgegevens, klant contact in registreerd, orders en dergelijke zaken?

Wat is sowieso hun core business ? Wat doen ze ? Je begint over een hele bestanden structuur / Waarom is die structuur zo?

[ Voor 12% gewijzigd door 3DDude op 29-03-2015 18:01 ]

[Tomino]

Ja, er moet zeker op afstand gewerkt kunnen worden, vandaar ook de huidige situatie met Dropbox/Onedrive.

Er is verder geen ERP of iets dergelijks (zou wel moeten, maar dat is nu nog te hoog gegrepen voor een uitvaartonderneming). Het is ook klantcontact van maar 2 weken, die daarna per overledene gearchiveerd wordt.
Dit geld ook voor mails. 2 weken ongelofelijk veel werk en daarna is het letterlijk afgesloten.

Het beste zou zijn dat de data en de overledenen van de voorgaande jaren [b]uit[b] de "dagelijkse gang van zaken" mail en documenten gaat zodat er enkel gewerkt wordt met de laatste 3 maanden.
Nu wordt de mail voller en voller en de documentenbrei groter en groter.

Dit is an sich geen probleem, maar het wordt onoverzichtelijk...