Advies over implementatie van het genereren van een PDF.

[Baaaaas]

Voor een WordPress plugin van mij genereer ik PDF facturen op basis van bestellingsgegevens en mijn plugin opties. De bestellingsgegevens (WooCommerce) worden op basis van een order id uit de database gehaald. De opties van mijn plugin worden ook uit de database gehaald, maar worden niet bij iedere bestelling opgeslagen. Denk hierbij aan een logo van het bedrijf, enige bedrijfsgegevens en nog veel meer.

Als de klant momenteel een PDF in wilt zien, worden alle eerder genoemde gegevens opgehaald en wordt de PDF gegeneert. Echter als de plugin opties - zoals het logo - tussentijds is aangepast, wordt het nieuwe logo op de oude PDF getoond. Dit lijkt mij niet helemaal de bedoeling. Een factuur behoort never nooit te veranderen lijkt mij. Wat denken jullie?

Ik kan dit op twee manieren oplossen.

1: Alle facturen in een folder binnen mijn plugin opslaan. Uiteraard beveiligd met behulp van htaccess.

Voordeel:
- Genereren enkel nodig bij wijziging in de factuur. Goede performance. Snelle laadtijden voor tonen PDF.
Nadeel:
- 10 facturen per dag betekent al zo'n 180MB per jaar. 100 - 1,8GB. Kortom plus minus 50Kb per factuur.

2: Alle opties a.d.h.v. order ID in database opslaan en tijdens genereren ophalen.
Nadeel:
- Lange laadtijden voor tonen PDF.
- Veel extra programmeerwerk.

Alvast bedankt voor je advies.

[ Voor 0% gewijzigd door Baaaaas op 19-03-2015 16:39 . Reden: typo ]

[AlphaRomeo]

Ik zou data altijd onbewerkt (ruw) opslaan als dat tenminste toegestaan is. Als het bedrijf dan besluit de huisstijl te veranderen kunnen de oude facturen eventueel meeveranderden. Echter, facturen lijken me juist een onderdeel waarbij dat discutabel is ivm bewijslast etc.

[Baaaaas]

Oude factureren mee veranderen met de huisstijl lijkt mij ook discutabel. Vandaar de vraag.

[Soultaker]

Ik zou inderdaad de gegenereerde PDF opslaan, zodat je later kunt zien wat je precies aan de klant verstuurd hebt. Dat sluit niet uit dat je ook de gegevens in ruwe vorm bewaart, natuurlijk.

50 KB per factuur lijkt me niet onredelijk. Da's nauwelijks meer dan een flinke e-mail. Maak je je daar druk om?

[Janoz]

Gewoon bewaren. Als jij 10 facturen per dag hebt dan draait de zaak ook wel zo goed dat je je 180MB per jaar kunt veroorloven. Daarnaast kun je facturen ouder dan een bepaalde periode (jaar?) ook desnoods offline ergens bewaren als het echt een probleem gaat worden.

[Baaaaas]

Soultaker schreef op donderdag 19 maart 2015 @ 16:30:
Ik zou inderdaad de gegenereerde PDF opslaan, zodat je later kunt zien wat je precies aan de klant verstuurd hebt. Dat sluit niet uit dat je ook de gegevens in ruwe vorm bewaart, natuurlijk.

50 KB per factuur lijkt me niet onredelijk. Da's nauwelijks meer dan een flinke e-mail. Maak je je daar druk om?

Waarom zou ik alle opties van mijn plugin per bestelling in de database opslaan wanneer ik alle PDF's al zou opslaan? Een nieuwe factuur voor een oude bestelling (vanwege bijvoorbeeld een terugbetaling) in de oude huisstijl krijgen kan ik me voorstellen, maar lijkt me dan weer overbodig.

Zeker niet onredelijk, maar in de toekomst kunnen andere templates wellicht 150Kb zijn.

[ Voor 16% gewijzigd door Baaaaas op 19-03-2015 16:58 ]

[Baaaaas]

Janoz schreef op donderdag 19 maart 2015 @ 16:32:
Gewoon bewaren. Als jij 10 facturen per dag hebt dan draait de zaak ook wel zo goed dat je je 180MB per jaar kunt veroorloven. Daarnaast kun je facturen ouder dan een bepaalde periode (jaar?) ook desnoods offline ergens bewaren als het echt een probleem gaat worden.

Gebruikers hebben de mogelijkheid om iedere factuur naar zijn of haar Dropbox, OneDrive etc. te laten sturen, dus per jaar verwijderen is zeker een mogelijkheid.

[Soultaker]

Baaaaas schreef op donderdag 19 maart 2015 @ 16:57:
Waarom zou ik alle opties van mijn plugin per bestelling in de database opslaan wanneer ik alle PDF's al zou opslaan?

Dat lijkt me ook niet nodig.

Een nieuwe factuur voor een oude bestelling (vanwege bijvoorbeeld een terugbetaling) in de oude huisstijl krijgen kan ik me voorstellen, maar lijkt me dan weer overbodig.

Dat lijkt me ook niet echt nodig; als je een nieuwe factuur genereert mag 'ie best een andere huisstijl hebben. De factuurdatum zal dan ook bijgewerkt zijn.

Zeker niet onredelijk, maar in de toekomst kunnen andere templates wellicht 150Kb zijn.

En in de toekomst zal een 6TB hardeschijf net zo goedkoop zijn als een 2TB schijf nu.

Zoals Janoz ook zegt: als je zoveel facturen verstuurd dat je je zorgen moet maken om de schijfruimte die ze innemen, dan heb je waarschijnlijk voldoende inkomsten om je daar geen zorgen over te hoeven maken. (Als dat wel zo is moet je misschien de marge die je hebt per bestelling heroverwegen.)

[Gomez12]

Ik zou een combo van beiden doen (= eigenlijk optie 1).

Je slaat de gegenereerde pdf op voor archief doeleinden en bij raadplegen bied je de keuze uit historische factuur / kopie factuur (= historische met een pdf watermerk eroverheen met de tekst "kopie") of opnieuw gegenereerde factuur met huidige gegevens.

Voordat je de keuze geeft doe je even een check of er wel een historische factuur is, zoniet dan is er geen keuze (het is altijd opnieuw gegenereerde factuur).

Ik zou alleen wel even overleggen met een accountant / boekhouder of je zomaar opnieuw een factuur mag genereren of dat je dan een volgnr oid moet mee gaan geven (het is namelijk niet meer de originele factuur en eigenlijk creeer je nu 2 facturen).
Opnieuw genereren kan mogelijk een andere factuur opleveren als je niet alles historisch opslaat en bijv het btw-percentage gewijzigd is, waardoor je nieuwe factuur met het nieuwe btw-percentage gaat terwijl de originele factuur met het oude btw-percentage ging.