Urenregistratie tijdens stage

[0ud1]

Hi tweakers,

Ik werk op het stage bureau van een scholengemeenschap. Op dit moment houden de studenten uren bij op een papieren formulier en ondertekenen de stagebegeleiders van het leerbedrijf dit formulier. Je raadt het al, de meeste urenformulieren belanden niet bij het stage bureau. Kortom, tijd voor een oplossing van deze tijd, dus zonder papier.

Ik dacht zelf aan een online tool waar de student zijn uren bijhoudt en voor goedkeuring de stage begeleider in die tool akkoord geeft. Uiteraard moet er een mogelijkheid zijn dat het stage bureau inzicht heeft in de urenregistratie van alle studenten.

Mijn zoektocht op het web naar dit soort tools heeft niets opgeleverd. Je komt dan al snel terecht bij timetrackers (per seconde) of enorme software pakketten.

Zijn er tools die aan mijn behoefte voldoen? Of hebben jullie andere oplossingen/ideeën?

[Puc van S.]

Excel sheet in de cloud?

[Jadero]

Heb ik ook moeten doen, bij ons werd er gebruik gemaakt van een standaard Excel bestand wat je vervolgens wekelijks uploadde naar een leeromgeving. Werkte prima. Alleen aan het einde moest de registratie ondertekend worden.

[Zuiderwijk]

https://www.zoho.com/people/

[ocn]

Ideaal wil je dus dat een stagiair zijn uren verantwoord, de stagebegeleider hieran bericht krijgt en dit accordeert.

[0ud1]

Excel heb ik ook aan gedacht maar ik merk toch dat er veel mensen geen kaas van hebben gegeten. In de andere voorstellen ga ik mij even verdiepen. Dank alvast.

[Jadero]

Geen kaas van gegeten? Ons Excel bestand hoefde men enkel het aantal uur in te vullen in de juiste cel. Zelfs degene die nog nooit van Excel gehoord had is dit gelukt

[jip_86]

0ud1 schreef op donderdag 12 februari 2015 @ 14:29:

Op dit moment houden de studenten uren bij op een papieren formulier en ondertekenen de stagebegeleiders van het leerbedrijf dit formulier. Je raadt het al, de meeste urenformulieren belanden niet bij het stage bureau.
...
Of hebben jullie andere oplossingen/ideeën?

Als ik niet alles aanleverde was ik niet geslaagd, of is dat dan weer te makkelijk

[Question Mark]

Weet je ook waarom de urenformulieren niet op het stagebureau belanden? (dat is als ik het goed begrijp het probleem wat je probeert op te lossen).

Als dat komt omdat een stagiair of begeleider simpelweg geen zin in die adminstratie heeft, heeft het geen zin om over te stappen van een papieren naar een digitale variant.

Hoe had je verder het digitale proces voor ogen gezien? Als er bv. stage gelopen wordt op bv een bouwplaats, is de kans erg klein dat men internettoegang heeft. Daar sta je dan met je digitale portal die alleen via internet te benaderen is. Wees je dus erg bewust van de randvoorwaarden. Vergeet daarbij ook de security niet. Informatie over stagebedrijven en gewerkte uren kunnen misschien onder privacy wetgeving vallen.

[0ud1]

Ghengis schreef op donderdag 12 februari 2015 @ 14:36:
Geen kaas van gegeten? Ons Excel bestand hoefde men enkel het aantal uur in te vullen in de juiste cel. Zelfs degene die nog nooit van Excel gehoord had is dit gelukt

Je moest eens weten. Nieuw is eng.

jip_86 schreef op donderdag 12 februari 2015 @ 14:36:
[...]

Als ik niet alles aanleverde was ik niet geslaagd, of is dat dan weer te makkelijk

Zo zou het moeten zijn maar zodra je studenten hebt opgevoed zijn ze alweer vertrokken met een diploma.
Kost een hoop energie.

Question Mark schreef op donderdag 12 februari 2015 @ 14:39:
Weet je ook waarom de urenformulieren niet op het stagebureau belanden? (dat is als ik het goed begrijp het probleem wat je probeert op te lossen).

Als dat komt omdat een stagiair of begeleider simpelweg geen zin in die adminstratie heeft, heeft het geen zin om over te stappen van een papieren naar een digitale variant.

Hoe had je verder het digitale proces voor ogen gezien? Als er bv. stage gelopen wordt op bv een bouwplaats, is de kans erg klein dat men internettoegang heeft. Daar sta je dan met je digitale portal die alleen via internet te benaderen is. Wees je dus erg bewust van de randvoorwaarden. Vergeet daarbij ook de security niet. Informatie over stagebedrijven en gewerkte uren kunnen misschien onder privacy wetgeving vallen.

Ik heb iets voor ogen waarbij de student een weekoverzicht heeft en per dag zijn uren kan invullen. Zodra vrijdag is ingevuld verstuurt krijgt de stage beleider een bericht met de optie akkoord of niet akkoord.

[jip_86]

Waarom komt het niet op het stagebureau aan dan?

[Question Mark]

0ud1 schreef op donderdag 12 februari 2015 @ 14:49:
[...]
Ik heb iets voor ogen waarbij de student een weekoverzicht heeft en per dag zijn uren kan invullen. Zodra vrijdag is ingevuld verstuurt krijgt de stage beleider een bericht met de optie akkoord of niet akkoord.

En hoe gaat de stagebegeleider een bericht krijgen? Via SMS, email? Besef je wel dat niet in alle beroepen internettoegang vanzelfsprekend is. Met name in buitenfunctie is dat nog niet altijd het geval.

Wat is er mis met een papieren formulier die toegestuurd kan worden via:

• post
• Fax
• Scan-to-email

Ik zeg overigens nergens dat ik geen voorstander ben van het digitaliseren van processen (sterker nog, het is mijn vak). Maar jouw proces loopt kennelijk niet goed, en het is momenteel onduidelijk of het digitaliseren van dit proces dit op gaat lossen.

Verder kun je potentieel een hoop ellende veroorzaken: Wat ga je doen als het nieuwe systeem om wat voor reden uitvalt?

[0ud1]

Question Mark schreef op donderdag 12 februari 2015 @ 15:02:
[...]

En hoe gaat de stagebegeleider een bericht krijgen? Via SMS, email? Besef je wel dat niet in alle beroepen internettoegang vanzelfsprekend is. Met name in buitenfunctie is dat nog niet altijd het geval.

Wat is er mis met een papieren formulier die toegestuurd kan worden via:

• post
• Fax
• Scan-to-email

Ik zeg overigens nergens dat ik geen voorstander ben van het digitaliseren van processen (sterker nog, het is mijn vak). Maar jouw proces loopt kennelijk niet goed, en het is momenteel onduidelijk of het digitaliseren van dit proces dit op gaat lossen.

Verder kun je potentieel een hoop ellende veroorzaken: Wat ga je doen als het nieuwe systeem om wat voor reden uitvalt?

Ik heb nog niet zo gedetailleerd uitgedacht hoe ik het voor ogen zie omdat ik afhankelijk ben van het aanbod aan tools etc. Ik besef mij dat er niet overal internet toegang is maar de urenregistratie hoeft ook niet op het moment zelf gedaan worden. Dit kan ook op een later moment, op kantoor of thuis.

Per post is geen optie omdat dit verfrommeld in tassen van studenten terecht komt. Fax vindt ik geen optie omdat dit niet overal mogelijk is. Via de mail is een optie maar dat zorgt voor extra stappen omdat formulieren onder scanners moeten worden gelegd. Voor de duidelijkheid, ik besef mij dat we iets mogen verwachten van studenten, personeel en stage begeleiders maar de praktijk leert ons dat veel op het oog simpele handelingen/processen enorm veel tijd en energie kosten om succesvol af te ronden. Dat is constant de afweging binnen de organisatie. Als iedereen zijn verantwoordelijkheid pakt is er niets aan de hand maar wat ik al zei, helaas is het in de praktijk niet zo.

[Craven]

Ok dus je hebt nu dit (ideale situatie):
- Berg papier met urenstaten word aangeleverd aan het begin van stageperiode
- Papiertjes worden per week ingevuld met uren en de handelingen die uitgevoerd zijn
- Papiertjes worden periodiek ondertekend en opgestuurd naar stage bureau

En je wilt naar dit: (ideale situatie):
- Student gaat naar een website en vult daar per week uurtjes in en uitgevoerde handelingen
- Per week/periodiek krijgt de begeleider deze onder ogen en accordeert ze
- Stagebureau krijgt het zodra het geaccordeerd is

In hoeverre denk jij dat je nieuwe opzet tijd/moeite/handelingen gaat besparen? Ik zie het namelijk niet zo. Sterker nog ik denk dat het echt geen verbetering zal zijn. Je studenten moeten online gaan en alles invullen. Dus ze hebben internettoegang en een device hiervoor nodig. Wat ervoor zorgt dat ze het mogelijk buiten schooltijd doen. Aangezien je studenten te lui zijn om een papiertje in te vullen is mijn verwachting niet dat ze dit buiten schooltijd in gaan vullen.

Daarnaast moet jou nieuwe systeem onderhouden worden en ook nog is veilig zijn. Je moet accounts aan gaan maken voor studenten en begeleiders. Hiervoor heb je weer een stuk helpdesk nodig die wachtwoorden reset en ondersteuning bied aan beide groepen.

Ik denk persoonlijk niet dat je hier wat aan gaat doen. Een stukje discipline lijkt me eerder van toepassing. Het inleveren van al je urenstaten moet gewoon een vereiste zijn om te slagen.

[0ud1]

Je hebt een goed punt hoor. Misschien zijn we te pamperend naar de studenten en moeten de consequenties daar zijn (geen diploma). Dat zal een aardige cultuur shock teweeg brengen!

Ik ga de reacties op dit topic sowieso als input gebruiken voor ons teamoverleg. Dank hiervoor.

[Bartske]

Ik denk dat je wel weet hoe studenten zijn, als het niet perse hoeft dan gebeurd het ook niet. Als je wil dat het gebeurd moet je het verplicht stellen en er consequenties aan verbinden. Gewoon opnemen in de checklist van wat je allemaal ingeleverd moet hebben aan het einde van je stage.

Maar als je dat gaat doen, communiceer het wel héél duidelijk naar de studenten, anders gaat het veel gezeik opleveren.

[ocn]

Kan je niet gewoon een Google Formulier wekelijks laten invullen met de uren? Die vervolgens automatisch een spreadsheet vult.

[Puch-Maxi]

Weekstaten maken met de werkzaamheden per dag (en eventueel uren) deze wekelijks laten goedkeuren en ondertekenen door de praktijkbegeleider. Daar valt prima een webinterface voor te maken, de student vult zijn weekstaten online in en de praktijkbegeleider krijgt automatisch een e-mailtje dat hij de weekstaten kan bekijken, commentaar geven, afkeuren en goedkeuren. Kan de school in dit geval ook eenvoudig zien of de student achterloopt met zijn weekstaten en waar nodig tijdig ingrijpen. Als de praktijkbegeleider verzuimt te beoordelen en goedkeuring te geven is dat ook goed te zien en te controleren . Nu nog een leuke stage opzetten voor een programmeur die het kan realiseren, moet niet al te moeilijk zijn als stagebureau .

[Barrycade]

En even de site zo maken dat die pubers het (ook) op hun smartphone (appje, helemaal hip) kunnen invullen. Is dat bezwaar ook meteen weg, we hebben geen computer thuis.

Vraag me trouwens wel af wat het niveau van deze studenten is als het wekelijks laten invullen van een formuliertje en ergens laten belanden niet lukt. Hoe moet dat dan later bij het arbeidsbureau?