naar wat voor iemand zoek ik.

[IceBlue]

Voor mijn winkel zijn we reeds meer dan 2 jaar bezig om onze site + webshop online te krijgen maar dit wil maar niet lukken. Het probleem is dat ik als zaakvoerder er te weinig tijd voor heb om mij er echt op toe te leggen. Nu heb ik het goede voornemen dat ik toch graag in de eerste helft van dit jaar alles online zou hebben.

Het probleem zit er eigenlijk ook dat ik er te weinig technische kennis van heb om alles te laten verlopen zoals het hoort. Ik probeer even duidelijk te maken wat ik bedoel:

- Ik heb een winkel en ken alles van de artikels, help de klanten en doe de aankopen + de marketing.

- Boekhoudprogramma word alles in verwerkt: artikels, klanten, leveranciers gegenereerd + alles bijhorende gegevens (prijzen, artikel omschrijvingen enz...)

Website bouwer: Maakt een responsive website + webshop waar alles op moet komen + alle bijhorende (facebookpagina, youtube kanaal, SEO, links, google adwords, trefwoordenonderzoek enz.. enz...).

Het probleem zit in de communicatie. Ik heb niet de tijd om altijd snel te reageren op bepaalde vragen vanuit de website bouwer. En ik zit ook vaak overal tussenin. Er is een koppeling gebouwd om ons ERP systeem te koppelen aan de website. Alleen werkt dit nog niet optimaal. Dan moet ik contact opnemen met de helpdesk van ons ERP systeem. Om dingen aan de koppeling aan te passen moet er weer verder gegaan worden naar een programmeur enzzzz.

Met andere woorden het duurt allemaal veel te lang en ik heb de tijd niet om er kort op te zitten en niet de kennis om hierin ver mee te gaan (drupal, xml, koppelingen, opvolging of alles ook mee verandert en klopt zoals prijzen enz.).

Dus ik ben op zoek naar een extra paar handen om me hiermee te helpen (iemand die er dus ook meer van kent dan mij). In het begin waarschijnlijk part time om alles online te krijgen en ervoor te zorgen dat alles werkt zoals het hoort en daarna weten we het niet hoever dit nog kan groeien (the sky is the limit ?).

Maar naar wat voor iemand moet ik nu op zoek? Welke job omschrijving valt hieraan te geven?

[_Erikje_]

zoek een interim manager die jouw functie deels over kan nemen.

Mocht dat niet gewenst zijn is een product owner (in scrum termen) hetgeen wat je zoekt. Je zult hier wel veel zelf mee moeten werken om te zorgen dat hij de juiste requirements bewaakt.

[IceBlue]

Iemand die mijn functie overneemt zie ik niet als optie. Ten eerste gaat er zeer veel energie gaan naar de opleiding van een manager + dat deze veel beslissingen toch niet in mijn plaats kan nemen. En ten tweede ken ik niet genoeg van website's / koppelingen / databases om hiermee op korte termijn aan de slag te gaan. Ik zoek iemand die zich hierin wilt vastbijten en samen met ons een nieuw verkoopkanaal wilt opbouwen / beheren.

Daarom denk ik dat een scrum ook niet een echte oplossing is op lang termijn.

[Lethalis]

Tsja, bij een klant van ons noemen ze die mensen "conceptbeheerder".

Kortom, iemand die het proces bewaakt en de juiste mensen gaat bellen om dingen voor elkaar te krijgen.

Is er een probleem met de webshop? Dan bellen ze de conceptbeheerder. De conceptbeheerder analyseert het probleem en kijkt dan bijvoorbeeld verder of hij moet gaan bellen met de leverancier van het ERP systeem, enzovoorts.

Ik werk zelf als programmeur bij een ERP leverancier en krijg dus weleens telefoontjes van de conceptbeheerders Maar ik ken er ook een paar die eigenlijk "marketing manager" zijn en dan de website etc erbij doen. Anderen zijn weer gewoon "project manager".

[ Voor 23% gewijzigd door Lethalis op 08-01-2015 08:46 ]

[t_captain]

Ik weet niet wat voor winkel het is (aantal artikelen in catalogus, aantal orders per jaar), maar een website met koppeling aan een ERP systeem lijkt me vrij heftig voor de meeste winkels.

Als je het simpel op de rails wil trekken, laat je gewoon ergens je webwinkel hosten en trek je periodiek de rapporten over omzet, bestellingen, voorraadboekingen etc eruit. Deze getallen voer je in ERP in. Wordt dat teveel werk, dan ga je die taken 1 voor 1 automatiseren?

[Maddog McHare]

Maar naar wat voor iemand moet ik nu op zoek? Welke job omschrijving valt hieraan te geven?

Check eens op termen "business controller" of "business analist", iemand die een (technische) bedrijfskundige achtergrond heeft. Dit soort personen staan vaak temidden van tal van processen, financieel, tactisch/strategisch, operationeel, logistiek, marketing, hrm, en IT op gebied van o.a. procescontrol en reporting.. Als je hier meer over wilt weten DM me maar even. (spreek uit ervaring )

[ Voor 14% gewijzigd door Maddog McHare op 08-01-2015 09:45 ]

[Verwijderd]

Paar stappen terug: hoe ben je tot de conclusie gekomen dat je een webwinkel moet bouwen? We willen een webwinkel, dus die gaan we bouwen?

Er zijn legio webwinkelpakketten zelfs gratis te downloaden die aan te passen en te koppelen zijn met desnoods op dát vlak wat maatwerk. Zeker als het blijkbaar niet een dusdanige kernzaak is (op dit moment), kijk dan eerst een naar kosten / baten / mogelijkheden. Veel bedrijven hebben nog de neiging alles vanaf 0 zelf te willen doen. In deze tijd wil je doen waar je goed in bent, slim combineren, en leunen op wat al bestaat voor waar je geen expertise in hebt of wat geen kerntaak is.

[IceBlue]

t_captain schreef op donderdag 08 januari 2015 @ 08:51:
Ik weet niet wat voor winkel het is (aantal artikelen in catalogus, aantal orders per jaar), maar een website met koppeling aan een ERP systeem lijkt me vrij heftig voor de meeste winkels.

Als je het simpel op de rails wil trekken, laat je gewoon ergens je webwinkel hosten en trek je periodiek de rapporten over omzet, bestellingen, voorraadboekingen etc eruit. Deze getallen voer je in ERP in. Wordt dat teveel werk, dan ga je die taken 1 voor 1 automatiseren?

We zijn een KMO die ziet dat er steeds meer en meer mensen online hun aankopen doen. Wij willen mee op de trein zitten voordat we hier omzet aan gaan verliezen. We werken met 8 mensen en hebben zo een 10000 artikels in huis waarvan dagelijks nieuwe artikels in het assortiment komen en oude uit het assortiment gaan. Prijzen veranderen regelmatig als omschrijvingen, leveranciers en foto's. We maken per dag een 150 facturen.

Voor ons is het onmogelijk om zonder automatisatie ons ERP systeem en het CMS volledig synchroon te krijgen en te houden.

[Room42]

Volgens mij zoek je iemand die de communicatie tussen de verschillende partijen kan coördineren. Iemand die ervoor zorgt dat deze partijen elkaar weten te vinden en een vinger aan de pols houdt of de vorderingen gestaagd lopen.
Volgens mij moet je zelf niet tussen de partijen gaan zitten maar ze juist aan elkaar knopen. Vervolgens komen zij samen met een voorstel en daar hoef jij als opdrachtgever dan alleen maar een klap op te geven.

Hoe tevreden ben je nu over de partijen waarmee je werkt. Kun je deze vertrouwen zonder er zelf tussen te blijven zitten?

[t_captain]

Met een dergelijk volume en assortiment lijkt me een koppeling tussen de webshop en administratieve systemen zeer wenselijk. De waarde van dergelijke koppeling schat ik in op zo'n 10.000 a 15.000 euro per jaar, toenemend met de groei van je omzet (waarde wordt bepaald door besparing op administratief werk).

Je zou dan tot ongeveer 1 manjaar van een ervaren IT consultant / engineer kunnen verstoken aan een goede, blijvende oplossing. Kost een ton, heeft een redelijke payout.

De grootste vraag is wat er nu aan webshop is inregegeld en of je daarmee verder wilt.

[chime]

Welkom in de wereld van management - als ik je startpost zo lees.

Vraag 1: wat is nu het basisprobleem? Die gebrekkige technische kennis of het feit dat je niet genoeg tijd hebt om snel te kunnen reageren op de vragen die naar boven komen van de websitebouwer?

Vraag 2a: als het aan het gebrek aan tijd ligt: is er papegaaienwerk dat je makkelijk iemand anders kunt laten doen - als manager moet je in de eerste plaats beslissen en zien dat je kan opvolgen.
Bij het opvolgen kan je vaak al geholpen worden door iemand die het spul al voorkauwt.

Vraag 2b: bij het gebrek aan technische kennis, dan denk ik eerder dat je eens moet horen of die websitebouwer dat niet kan leveren, of dat zij iemand kennen - want om het cru te stellen lijkt dat me nog niet direct een basistaak van je bedrijf te zijn.

Het lijkt me dus eerder dat je eens bij de websitebouwer kan horen of zij niet directer kunnen schakelen met de aanbieder van het ERP pakket. Het is van de zotte dat jij contact moet opnemen met de leverancier van het ERP systeem.
Of je zoekt iemand extern die dat voor je kan regelen - het lijkt me niet nodig om daarvoor iemand te gaan aannemen.

[vharten]

Ik heb zelf gewerkt bij een bedrijf dat een koppeling levert tussen een boekhoud/ERP-pakket en Magento-webshops.

De enige manier waarop dit goed kan gaan, is als het bedrijf dat de koppeling maakt zowel verstand heeft van het ERP-pakket als de werking van de webshop-software. Dat is alleen vrij zeldzaam, vaak is het bedrijf vanuit zijn oorsprong gespecialiseerd in 1 van de 2, en is het andere erbij gaan doen.

Bij het bedrijf waar ik werkte had de eindklant vaak direct contact met ons, en stuurden wij de webshop-bouwer aan. Het is belangrijk dat de klant 1 aanspreekpunt heeft (het liefst niet de programmeur, maar iemand die het hele proces kan overzien) die de boel vervolgens kan regelen. In het begin stuurde we klanten ook wel door naar de webshop-bouwer als wij vonden dat het niet met de koppeling te maken heeft, maar voor klanten was dat vaak frustrerend (omdat ze vervolgens gelijk weer teruggestuurd werden).

Om welk ERP-pakket en welk webshop-pakket gaat het eigenlijk?

[IceBlue]

We werken met Kluwer (Briljant) (Pervasive database) & voor de website/shop werken we met een firma samen die werkt op een Drupal basis. Technisch ken ik er niet van.

[Room42]

IceBlue schreef op donderdag 08 januari 2015 @ 17:32:
We werken met Kluwer (Briljant) (Pervasive database) & voor de website/shop werken we met een firma samen die werkt op een Drupal basis. Technisch ken ik er niet van.

Er zijn wel meer vragen gesteld, hoor

[IceBlue]

Room42 schreef op donderdag 08 januari 2015 @ 10:19:
Volgens mij zoek je iemand die de communicatie tussen de verschillende partijen kan coördineren. Iemand die ervoor zorgt dat deze partijen elkaar weten te vinden en een vinger aan de pols houdt of de vorderingen gestaagd lopen.
Volgens mij moet je zelf niet tussen de partijen gaan zitten maar ze juist aan elkaar knopen. Vervolgens komen zij samen met een voorstel en daar hoef jij als opdrachtgever dan alleen maar een klap op te geven.

Hoe tevreden ben je nu over de partijen waarmee je werkt. Kun je deze vertrouwen zonder er zelf tussen te blijven zitten?

Over de partijen apart ben ik wel tevreden. Maar het is vaak of het nooit goed uit komt. Ofwel heb ik weinig tijd ofwel reageert de IT firma niet(waar de service draait die het ERP verstuurd via een FTP server naar het CMS systeem stuurt). Ofwel is de programmeur die de export (.xml) in elkaar gestoken heeft 2 weken in het buitenland. En dan heeft de website bouwer het project weer on hold gezet om aan een ander project verder te doen.
M.a.w. het lijkt soms als of er teveel partijen betrokken zijn die het allemaal erg druk hebben. Waardoor het vaak fijn lijkt om bepaalde expertise in huis te hebben.

[Room42]

Kortom, iedereen zit op elkaar te wachten en er ontbreekt regie en coördinatie.

offtopic:
quote: [...] verstuurd via een FTP server [...]
Als ik dit hoor gaan mijn nekharen altijd overeind staan. Ik hoop toch op z'n minst FTPS met een extreem goed password.

[t_captain]

Dan heb je vooral een regelneef nodig met een goede technische achtergrond. Ik zou het profiel omschrijven als "technisch projectleider". Vermoedelijk is deeltijd en tijdelijk wel voldoende. Zoek een goede consultant.

[Kurkentrekker]

Volgens mij heb je gewoon een webbureau nodig die jou 'ontzorgen', in de zin dat ze gewoon alle taken met betrekking tot die shop kunnen overnemen. En die zijn er zat, bedrijven die een standaard pakket kunnen implementeren, een grafische schil er aan hangen die bij jouw huisstijl past, en de koppeling met je ERP systeem regelen. Intern zul je wel iemand nodig hebben die de communicatie met dat bureau doet, maar als je een goede partij daar voor hebt, dan hoeft dat niet heel veel moeite te kosten.

[thejoker80]

Maddog McHare schreef op donderdag 08 januari 2015 @ 09:41:
[...]


Check eens op termen "business controller" of "business analist", iemand die een (technische) bedrijfskundige achtergrond heeft. Dit soort personen staan vaak temidden van tal van processen, financieel, tactisch/strategisch, operationeel, logistiek, marketing, hrm, en IT op gebied van o.a. procescontrol en reporting.. Als je hier meer over wilt weten DM me maar even. (spreek uit ervaring )

Ik ben momenteel business controller en mijn werk staat best wel ver af van de werkzaamheden die hierboven omschreven worden.... Overigens sta ik ook temidden van tal van processen (voornamelijk financieel gedreven) maar ga ik de processen niet technisch inrichten. Ik zeg altijd dat een business controller zijn geld niet waard is in een klein bedrijf (<50/75 werknemers)

[Maddog McHare]

thejoker80 schreef op vrijdag 09 januari 2015 @ 09:30:
[...]


Ik ben momenteel business controller en mijn werk staat best wel ver af van de werkzaamheden die hierboven omschreven worden.... Overigens sta ik ook temidden van tal van processen (voornamelijk financieel gedreven) maar ga ik de processen niet technisch inrichten. Ik zeg altijd dat een business controller zijn geld niet waard is in een klein bedrijf (<50/75 werknemers)

Je zegt het zelf al een beetje, de "rol" van een business controller is binnen wat kleinere bedrijven traditioneel erg finacnieel gedreven. Ik zelf ben werkzaam voor een bedrijf van net geen 1000 medewerkers. Vraagstukken worden hierin juist breed, dus integraal, getrokken. Primair ben je bezig met reporting en proces bewaking maar de interactie met gebruikte systemen binnen logistics, hrm, marketing en IT is een bijna dagelijkse bezigheid.

Ik heb dan ook geen louter financiele achtergond hierin maar een technische. Daarin heb je (in mijn eigen ervaring) sneller aansluiting bij andere diciplines zoals IT dan dat je een CE / accountancy achtergrond hebt. imho.

Wat betreft het prijskaartje, daar heb je wel gelijk in. Ik kan ook niet inschatten wat TS omzet per jaar en voor wat voor tijdsbestek dergelijke functie (parttime) nodig is. Wellicht dat je hier een (net afgestudeerde) Bedrijfskundige infromatica student kunt vinden...?

[ Voor 10% gewijzigd door Maddog McHare op 09-01-2015 10:48 ]

[Bundin]

Je zoekt op dit moment een projectmanager. De kennis is al aanwezig in het project, de coordinatie en communicatie moeten beter. Of jij iemand intern aanstelt of dat een van de al betrokken partijen er een levert is een afweging. Het voordeel van zelf de kennis (tot op redelijk niveau) in huis halen is dat je meer controle hebt: je gaat niet betalen voor dingen die niet nodig zijn en je kan beter in de gaten houden of je niet wordt afgescheept met een of andere kant en klare oplossing die niet echt aansluit bij wat je nodig hebt. Het nadeel is dat je kennis in huis haalt die al aanwezig is bij de betrokken partijen en daar betaal je voor. Als je de partijen vertrouwt dan kan een van hen die coordinerende rol waarschijnlijk ook vervullen.

Het houdt echter niet op nadat de site de lucht in is. Heb je al bedacht waar het beheer moet liggen na de livegang? Is al inzichtelijk gemaakt welke 'offline' processen en besluiten in de toekomst door gaan werken in (het beheer van / de vorm van) de webshop? Wie zorgt dat die veranderingen op een goede manier worden geimplementeerd? Als het loopt heb je weinig nodig, die projectmanager is dan alweer weg. Maar als de boel omvalt of een aanpassing/upgrade nodig heeft moet er wel iemand te bellen zijn.

[aaitje]

Projectmanager of projectleider is idd wat je zoekt. Ik zit regelmatig als projectmanager in dit soort situaties. Jij als opdrachtgever moet niet lastig gevallen worden met technische details die je tussen partijen moet gaan afstemmen.

Ik zie drie opties
1 zet de twee partijen bij elkaar. Regel bv een dag van beide partijen een techneut op locatie is en dat jij er ook bent. Zet ze aan het werk met een concrete doelstelling en wees makkelijk aanspreekbaar terwijl je toch je eigen ding doet.

2 huur een projectleider in om dit voor je te doen

3 laat één van beide partijen de coördinatie op zich nemen

Ben benieuwd wat je gaat kiezen en waarom.

Edit: ik wil je er best mee helpen, stuur gerust een pm.

[ Voor 4% gewijzigd door aaitje op 09-01-2015 21:01 ]

[Miks]

Een informatiemanager is ook nog een goede term. Iemand met technische en bedrijfskundige kennis, de schakel die IceBlue niet is. Maar uiteraard ook iemand die projectleiding kan zijn.

Daarnaast denk ik inderdaad ook dat IceBlue het zichzelf niet makkelijk maakt door zelf ook te druk te zijn. Je kan niet verwachten dat zo'n informatiesysteem dat zo dicht op de core business zit zomaar in elkaar gezet wordt zonder een krachtig mandaat en kennis van de huidige bedrijfsvoering (ik meen te lezen tussen de regels door dat IceBlue de enige is met gedegen kennis van de bedrijfsvoering).

Wat hierop aansluit is dat dit project klinkt als een enorme automatiseringsslag. Wellicht is het handiger om stapsgewijs de boel te automatiseren. Dan loop je ook niet het risico dat alles tegelijk misgaat. En je kan makkelijker bijsturen halverwege.

[ Voor 3% gewijzigd door Miks op 09-01-2015 21:27 ]

[IceBlue]

Gisteren weer super druk gehad. Ik begin 's morgens 6u en kom thuis op 19u en daarin is het vaak heel moeilijk om 30min vrij te maken om hieraan te werken. Ik heb hier al veel interressante dingen gelezen die ik ga meenemen en ik kom hier zeker nog op terug. Aaitje ik stuur u nog. Nu nog wat werken...

[jeanj]

Ik houd het even kort, want je hebt al niet zoveel tijd

1. Is er een duidelijk opdracht omschrijving, functionele requirements en contract met de bouwer
2. is er een projectplan met daarin duidelijke deliverables en een project plan met daarin mijlpalen
3. Afhankelijk van je contract met de leverancier (over het eigendom van het bouwsel), is er een functioneel, technisch ontwerp etc als deliverable benoemd. (als je niet eigenaar wordt, dan is dit minder relevant, maar roept het een andere vraag op, waarom ben of wordt je niet eigenaar van het bouwsel)

Zoals boven aangegeven, er is een projectleider/projectmanager nodig. als je die niet in huis hebt, kan je extern gaan inhuren, eventueel parttime e.a. afhankelijk van doorlooptijd en deadlines. Als je iemand inhuurt laat hem/haar eerst een goede planning en begroting maken als die er nog niet is, dan weet je ook wat de totale kosten worden. Houdt altijd rekening met uitloop, dus hogere kosten.

Ik zou niet zo zeer voor een technische projectleider gaan, maar iemand die ervaring heeft met het aansturen van externe leveranciers in een applicatie bouw traject. Iemand die dit zelfstandig kan doen, geef hem daarvoor ook voldoende mandaat (anders moet hij continue met je ruggespraak houden).
Zoals boven aangeven kan je het ook bij je leverancier beleggen, echter dat hangt van hun eigen insteek af en als ik lees dat hun programmeur 2 weken weg is zonder dat jij het weet, heb ik daar geen vertrouwen in, maar dat moet je zelf maar beoordelen, dat kan ik niet. Vragen aan hen kan geen kwaad, en is misschien sneller te regelen als externe inhuur. Maar dan moet je wel weer tijd steken in het maken van concrete afspraken.

Heb niet de illusie dat het je helemaal geen tijd meer kost, maar het zal je veel minder tijd kosten en voor het grootste deel kan dit worden ingepland ipv nu adhoc (denk aan stuurgroep of een voortgangsoverleg)

Zorg ook dat je een functioneel of applicatie beheer rol belegd voor als het project is afgelopen. En laat deze persoon vanaf dag 1 bij het project betrokken zijn. Als je een geschikt iemand in de organisatie hebt, zorg wel dat deze wat van zijn bestaande takenpakket afstoot om er tijd voor te maken en eventueel opleidingen te volgen. Het er zo maar bij doen, leidt meestal niet tot de gewenste kwaliteit.

[ Voor 7% gewijzigd door jeanj op 10-01-2015 09:45 ]

[sNielz123]

Ik ken iemand die je hierbij wel zou kunnen helpen. Een oud collega van mij werkt als ZZP-er en volgens mij is hij binnenkort beschikbaar voor een nieuwe opdracht. Als je zijn gegevens wilt stuur me gerust een bericht.