naar office 365: hebben we nog een server nodig?

[Verwijderd]

'lo iedereen,

De non-profit organisatie waar ik voor werk telt een 20-tal personeelsleden. We werken nu op een eigen W2008/R2 terminal server, die office 2007 draait met daarbij ook een paar browsertoepassingen. We delen onze info met elkaar via enkele mappen op de harde schijf. We maken backups op een externe harddisk die wekelijks gewisseld wordt.
Deze oplossing is simpel, heel stabiel, eenvoudig te beheren en er zijn niet echt grote klachten in het dagelijkse gebruik.

Toch overwegen we stilaan een overstap naar Office 365. De server is na 5 jaar dienst aan vervanging toe en we verwachten dat we met office 365 een heleboel dingen kunnen gaan doen die we met onze Windows terminal server niet kunnen. Bijvoorbeeld: mailadressen, agenda's en mailmappen delen, samenwerken aan documenten, teamsites maken, videoconferencing, voip-telefonie. Als we dat soort functies met allemaal lokale servers moeten oplossen lijkt ons dat niet meer te behappen en niet financieel rendabel of ecologisch te verantwoorden.

Blijft nu de vraag wat hebben we eventueel verder nog nodig als we de overstap maken?
- Het zou leuk zijn als we de pc's/laptops in centraal beheer kunnen plaatsen (voor updates en installatie van nieuwe software). Kan dat alleen door ze aan een Windows server te hangen? Of zijn hier ook andere oplossingen voor die deugdelijk en stabiel zijn? (Behalve rondlopen en alle pc's manueel onderhouden, dan )
- We willen natuurlijk ook nog lokaal data kunnen delen en eventueel ook backups te maken van wat we in de cloud hebben zitten.

Hoe zouden jullie dit oplossen?

Alvast bedankt voor de suggesties.

-Z-

[nasdude]

Wat ik zou doen. naast je office 365

Server kopen met daarop een hypervisor (VMWare/Xen/etc), locale disks in raid
NAS kopen voor lokale dagelijkse backups
wekelijkse backups offsite (hoe doe je dat nu? een paar losse HD's met bitlocker encryptie moet voldoende zijn)

virtuele win 2012 std draaien (heeft 25 cals onboard, 500 euro ofzo?)

[Neal]

Of je zet alles naar de cloud...

Als je al Office365 gaat gebruiken, dan kun je vrij eenvoudig alle documenten migreren naar bijvoorbeeld SharePoint Online.

Als je geen lokale toepassingen heb kun je zeer simpele laptops of zelfs tablets aanschaffen of het werk mee te doen.

Scheelt ook weer in de aanschaf en onderhoud van een server...

[da_PSI]

nasdude schreef op zondag 07 december 2014 @ 23:24:
Wat ik zou doen. naast je office 365

Server kopen met daarop een hypervisor (VMWare/Xen/etc), locale disks in raid
NAS kopen voor lokale dagelijkse backups
wekelijkse backups offsite (hoe doe je dat nu? een paar losse HD's met bitlocker encryptie moet voldoende zijn)

virtuele win 2012 std draaien (heeft 25 cals onboard, 500 euro ofzo?)

Windows 2012 std heft 0 calls. Deze moet je apart aanschaffen +/- 125 euro voor 5 user calls

[sjimmie]

Gebruik je nu geen Active Directory?

[MADG0BLIN]

Kijk eens naar Office 365 met daarnaast Microsoft Intune voor het beheer van je pc's.

Waarom zou je nog lokaal data willen delen als dat eenvoudiger via de cloud kan?

[Jazzy]

Het is belangrijk om goed te begrijpen wat je met Office 365 precies krijgt, en volgens mij doe je dat al. Dus inderdaad geen backup, geen beheerder Windows-werkplek en dergelijke. Voor ackup van de data in Exchange en SharePoint heb ik nog weinig goede oplossingen gevonden, met uitzondering van die van AvePoint maar die beginnen volgens mij bij 50 licenties.

Je zou Windows Server Essentials kunnen gebruiken als aanvulling op de online diensten van Office 365: http://www.microsoft.com/...erver-2012-r2-essentials/ Wel even opletten voor eventuele groeiplannen, deze heeft een limeit van 25 gebruikers namelijk.

[Jazzy]

MADG0BLIN schreef op maandag 08 december 2014 @ 09:59:
Kijk eens naar Office 365 met daarnaast Microsoft Intune voor het beheer van je pc's.

Waarom zou je nog lokaal data willen delen als dat eenvoudiger via de cloud kan?

Omdat die data in de cloud in SharePoint staat en niet op een share van een fileserver, ik kan me wel 100 verschillende redenen bedenken waarom dit een probleem kan zijn.

[_Arthur]

MADG0BLIN schreef op maandag 08 december 2014 @ 09:59:
Kijk eens naar Office 365 met daarnaast Microsoft Intune voor het beheer van je pc's.

Waarom zou je nog lokaal data willen delen als dat eenvoudiger via de cloud kan?

Dit dus. En daarnaast: Office 365 voor Non Profit organisaties is heel erg interessant, prijs technisch gezien (namelijk gratis voor de varianten zonder lokale Office installatie): http://products.office.co...plans-and-pricing#bkPlans

En her en der leest ik dat InTune ook Non-Profit varianten zou kennen, maar kan daar niet iets specifieks over terug vinden.

[ Voor 9% gewijzigd door _Arthur op 08-12-2014 10:04 ]

[Verwijderd]

MADG0BLIN schreef op maandag 08 december 2014 @ 09:59:
Kijk eens naar Office 365 met daarnaast Microsoft Intune voor het beheer van je pc's.

Waarom zou je nog lokaal data willen delen als dat eenvoudiger via de cloud kan?

Wellicht omdat er niet altijd een (goede) internetverbinding beschikbaar is.

[MADG0BLIN]

Ik had mijn vraag misschien duidelijker moeten stellen. Wat voor soort data wil je lokaal delen en waarvoor wordt het gebruikt? Wie weet zijn hier oplossing voor te bedenken die beter aansluiten.

En als je geen goede internetverbinding tot je beschikking hebt moet je je sowieso afvragen of het handig is om over te stappen naar de cloud.. Je kan er altijd een goedkopere lijn naast leggen voor redundancy.

[Linke Loe]

Wellicht is het voor jou goed om in ieder geval te weten dat Office 365 E1 en Business Essentials gratis is voor non-profit organisaties. Op overige abonnementen krijg je behoorlijk wat korting...

[Verwijderd]

'lo allemaal,

Ik had vanmorgen vergadering op het werk en kon dus de ideeënstroom van jullie uit niet opvolgen.
In elk geval alvast bedankt voor de rijkdom aan reacties!

We zouden inderdaad een non-profit abonnement kopen, maar wel de betalende versie omdat die toch meer mogelijkheden biedt. Volgens de nederlandstalige info over het non-proft E3 abonnement (http://office.microsoft.c...gelijken-FX104081605.aspx) , is dat ook het enige abonnement dat gepersonalseerde voicemail zou toelaten. Zeker een plus. Daarnaast geeft dit abonnement ook recht op office versies die je op pc, tablet of smartphone mag installeren.

Waarom we nog lokale storage nodig hebben? We denken dat het vooral voor lay-outwerk toch praktisch blijft om lokaal bestanden te bewaren, omdat je ze dan rechtstreeks kan bewerken en de inlaadtijd tot een minimum kan beperken. Daarnaast zie ik op de infopagina over de sharepointruimte op dat non-profitabonnement (https://support.office.com/nl-NL/article/SharePoint-Online-softwaregrenzen-en-limieten-8f34ff47-b749-408b-abc0-b605e1f6d498#__sharepoint_online_for_2) dat je wél 1 Tb storage hebt, maar voor sharepoint maar 10Gb krijgt voor je organisatie en daar bovenop 0,5 Gb per medewerker. Als mijn idee over sharepoint klopt, dan kan je documenten bv. wel 'taggen' (inhoudelijk ontsluiten) als ze op sharepoint staan, maar niet in je OneDrive. (Behalve foto's, dan) Dat gaat ons toch wel aanzetten om niet alles in de cloud te zetten.

Momenteel gebruiken we AD enkel voor gebruikersbeheer. De werkstations zijn niet aan het domein gekoppeld. Als non-profitorganisatie hebben we ook wel goedkoop toegang tot serversoftware aan goedkoperen prijzen. Op zich is de prijs van de paketten en van cals edm geen drempel voor ons.
Onze internetverbinding is een 200 Mbps download en 10 Mbps uploadverbinding. (http://smb.telenet.be/nl/internet/business-internet-200-plus) Als ik de VUB speedtest doe, krijg ik wel meestal een maximum van 30 mbps download. De upload blijkt meestal rond de 10Mbps zitten.

Interessante tips alvast ook in verband met die Microsoft Intune en AvePoint. Daar ga ik zeker nog eens naar kijken.

Ik hoor net ook dat je voor voip in office 365 toch een eigen lync-edge server moet hebben. Kan dat kloppen? Is het denkbaar dat we die dan op één machine zetten als virtuele server naast een Windows 2012 server die dan AD blijft doen en dient voor softwaredeployment?

Nog ter info: voor backup gebruiken we momenteel losse externe harddisk en we werken met ShadowProtectServer als software. Dat is heel gebruiksvriendelijk en het werkt super. Je moet er wel aan denken om elke week de externe schijf te wisselen zodat je een kopie van een week eerder thuis hebt staan in geval van brand of diefstal.

[nasdude]

da_PSI schreef op maandag 08 december 2014 @ 09:51:
[...]

Windows 2012 std heft 0 calls. Deze moet je apart aanschaffen +/- 125 euro voor 5 user calls

Je hebt gelijk, ik bedoelde windows 2012 essentials.

[Dred]

Offtopic:

Verwijderd schreef op maandag 08 december 2014 @ 14:42:
....Onze internetverbinding is een 200 Mbps download en 10 Mbps uploadverbinding. (http://smb.telenet.be/nl/internet/business-internet-200-plus) Als ik de VUB speedtest doe, krijg ik wel meestal een maximum van 30 mbps download. De upload blijkt meestal rond de 10Mbps zitten....

Zo, dit zou ook beter eens op de frontpage staan... worden die telenet ophemelaars ook eens op hun plaats gezet.

En nu ontopic:
Lync + VOIP met office365 = niet aan beginnen. Je hebt idd zelf nog een VOIP provider, etc nodig + Je hebt een verdomd goeie en stabiele internet verbinding nodig en hardware voor vlan en qos, en dat lijk je niet te hebben.

Hoe ik het gedaan heb bij een bedrijf die misschien wel overeenkomt met wat jij wilt (1 site met 30 man en 3 sites met 3-7 man):
- Office365 met desktop versies.
- OneDrive voor de persoonlijke bestanden (de home drive/share)
- Synology NAS per site (de kleinere sites: DS214+)
- Backup naar Amazon Glacier van de Synology NAS (encrypted)

Met die bedenkingen:
- Office365 geconfigureerd is voor mails en de office toepassingen geïnstalleerd worden op de PC's, Lync voor instant messaging onder de collega's (dacht dat je ook videoconferencing had hierin).
- OneDrive voor bestanden van de werknemers die niet zo cruciaal zijn (persoonlijke map). Ik heb zelf nog nooit problemen gehad met OneDrive, maar we backuppen het niet zelf, is het weg dan is het weg, het bedrijf verliest er niet veel aan. Het handige is dat de werknemers er ook buitenshuis aankunnen.
- Synology NAS met shares voor de belangrijke bedrijfs bestanden. Raid 1 (of 10), lokale backup (voor delete happy werknemers), met externe backup naar een cloud service (bij ons AWS Glacier - dit dient voor disaster recovery, als het gebouw afbrand of de NAS gestolen wordt)

Voor telefonie hebben wij een externe VOIP partij genomen en een extra DSL lijn genomen, gekoppeld aan een nieuwe router en managed switched om het VOIP verkeer goed te regelen en bij calamiteiten failover en voorrang te geven aan het VOIP verkeer.
Afhankelijk van je telefoonnoden kan je ook kijken naar een doorschakel dienst voor GSM (vast nummer naar GSM, met voicemail etc), kom je hier niet mee toe dan wordt het, of investeren in VOIP, of investeren in ISDN (en bij zowel BGC als TNET hebben ze je liggen met ISDNoIP...)

Telefonie buiten beschouwing (more info required): Je kan alles vervangen door een kleine NAS en Office365.

Eventueel zou je met de Synology NAS ook de CloudStation ervan kunnen gebruiken ipv OneDrive, dan staan alle bestanden op de NAS. Thuis gebruik ik dat, op een bedrijf nog nooit aan gedacht.
Je zou op de bovenstaande setup verder kunnen bouwen door er nog een nieuwe Windows Server aan toe te voegen, Office365 kan je koppelen aan een lokale AD en een Synology NAS ook (beide heb ik ook al gedaan, werkt gewoon goed). Maar voor jouw situatie zie ik weinig winst, het enige waar ik aan kan denken is user sync tussen de synology en office365.

[ Voor 12% gewijzigd door Dred op 09-12-2014 17:40 ]

[Dromer]

En toch zou ik een servertje neer zetten.
Hoeft geen dik ding te zijn, alle licenties krijg je zo goed als gratis.
Heb dit zelf ook bij een stichting gedaan, tegen minimale kosten.
Op die manierhoud je namelijk zelf wel de controle over diverse zaken, incl je eigen backups.
Let ook op privacy, weet niet wat voor stichting maar bij onze klant ging het vaak om persoonsdossiers en dat ligt dan vaak wel wat gevoelig omdat buiten de deur te zetten.

[Jazzy]

Dromer schreef op vrijdag 12 december 2014 @ 12:38:
Let ook op privacy, weet niet wat voor stichting maar bij onze klant ging het vaak om persoonsdossiers en dat ligt dan vaak wel wat gevoelig omdat buiten de deur te zetten.

Kun je dit eens concreet maken, in dit geval voor de keuze voor een lokale fileserver of de data opslaan in Office 365? Wat is het voor- of nadeel van beide opties en wat zou het probleem kunnen zijn?

[Dred]

Dromer schreef op vrijdag 12 december 2014 @ 12:38:
En toch zou ik een servertje neer zetten.
Hoeft geen dik ding te zijn, alle licenties krijg je zo goed als gratis.
Heb dit zelf ook bij een stichting gedaan, tegen minimale kosten.
Op die manierhoud je namelijk zelf wel de controle over diverse zaken, incl je eigen backups.
Let ook op privacy, weet niet wat voor stichting maar bij onze klant ging het vaak om persoonsdossiers en dat ligt dan vaak wel wat gevoelig omdat buiten de deur te zetten.

Bon, een file-server zou ik ook neerzetten voor de data op te pleuren, zie mijn uitleg over een Synology NAS.
Ik wil echter geen stichting opzadelen met IT kosten, meestal is de IT kennis daar niet voor handen en wil je daar iets zetten die zo simpel mogelijk is.
Sowieso moet je data buiten de deur zetten: je offsite backups. Ik heb hier nu een AWS Glacier voorgesteld (die kan je end-to-end encrypted), als je wilt panisch doen kan je de TS ook een offsite backup regelen naar zijn kelder of andere gekkigheden.

Qua kosten heb je idd voor stichtingen meestal goedkope licenties, maar daarmee heb je nog niet de hardware en andere kosten (elektriciteit, extra ruimte huren, IT kennis inhuren, ...) gedekt, wat rap vele malen hoger is (op de volledige periode van geschat gebruik berekend) dan licentiekosten.

[Kalief]

Hoeveel van die 20 personen zijn er maximaal tegelijk aan het werk?
En hoeveel van die mensen hebben zelf een laptop (desnoods tablet) waar ze hun werk op kunnen doen?

[Verwijderd]

Iedereen alweer bedankt voor de nieuwe input. Hieronder nog wat meer info en enkele nieuwe vragen.

Over de internetverbinding: de download is waarschijnlijk beperkt door de mindere prestaties van de router en switchen. Dat zijn al ouwertjes. We gaan dan ook heel onze netwerkapparatuur vervangen door routers en switchen die geschikt zijn voor vlan, qos en die 1Mbps (of daar dichtbij) zullen doen. We denken aan: Cisco Small Business RV320 Router, SG300-52P Switch, en WAP561 accesspoints. Commentaar welkom ;-)

Ook de werkstations zullen worden vervangen. In principe één per gebruiker. We overwegen een combinatie van laptops en mini-pc's, naargelang de functie van de gebruiker meer mobiel werk vraagt of meer administratief werk.Het zou leuk zijn als we de toestellen onderling inwisselbaar kunnen maken (dus geen vaste gebruikers per toestel), maar ik zit me af te vragen hoe we dat dan met paswoorden op cloud-toepassingen gaan moeten oplossen. Is daar een oplossing voor?

Wat ik niet goed weet in verband met voip: kan je met deze oplossing met een simpele klik bellen naar nummers die je in je outlook contacten hebt zitten? Vooral dat zou voor ons namelijk een meerwaarde betekenen. De suggestie om het met smartphones op te lossen, lijkt me ook heel valabel om eens verder te bekijken.

De data die we op onze shares bijhouden zijn niet persoonsgebonden.
We werken zelden met 20 tegelijk, maar er zijn wel dagen waarop dat gebeurt.

Ik ben na het lezen van alle input meer en meer geneigd om toch een server te plaatsen voor AD en centraal beheer. Dat geeft misschien toch wat meer bewegingsruimte als er in de toekomst toch 'on premis-toepassingen' zouden moeten bijkomen...

-Z-

[Dred]

Het lijkt alsof er toch wat budget beschikbaar is (nieuwe routers, nieuwe PC's, overweging nieuwe server, ...)
Kan je beroep doen op een IT consultant / bedrijfje? Voor de opbouw en onderhoud lijkt mij dat wel zo handig. Die kunnen je ook eventueel wat beter adviseren in jou specifieke situatie (ik heb ergens een flauw vermoeden dat je in ons belgenlandje vertoeft?).

Office365 en een on-premise AD server kunnen user credentials syncen d.m.v. DirSync. Dan kan je via Group Policies al heel wat controleren op de PC's en eventueel nog via de hierboven genoemde tools nog wat meer. Als je Roaming Profiles wilt (iedere user kan op iedere pc inloggen) dan is een lokale file server / NAS en AD wel een noodzaak.

Over je VOIP vragen: tenzij iemand anders hier andere ervaringen mee heeft kan ik enkel maar zeggen dat het nooit zo eenvoudig blijkt te werken. Een goeie softphone en headset kan misschien al een goed uitgangspunt zijn, hierbij moet dan wel gezegd zijn dat je alles (laptops ook) beter met een kabeltje aansluit, nooit telefonie doen via WIFI.

PS: ipv Cisco router en AP kan je ook denken aan de MikroTik / Ubiquity. Voor beide merken loopt er een draadje in het netwerk forum. Dat is maar net hoe je je budget wilt indelen.

[Steven-b]

Hoi!

Ben je topic al enige tijd aan het volgen.
Voor VOIP is het misschien interessant 3CX eens te bekijken.

Wij zijn hier nu zelf ook al een maand mee aan het testdraaien, dit gaat vlotjes, volgens wat ik opzoek kan het ook syncroniseren met exchange, echter heb ik deze nog niet gesynched met onze exchange server.

Deze functionaliteit kan ik binnenkort uittesten als ik hem effectief in productie zet.

Misschien wel de moeite voor jullie ?


Mvg,
Steven

[Verwijderd]

Hallo,

Alweer bedankt voor de interessante tips. Het beeld van de mogelijkheden wordt scherper en scherper voor me.

Die roaming profiles oplossing ligt zo voor de hand, maar toch had ik er niet bij stilgestaan.Dus daar kunnen we iets mee, denk ik. Bedankt om me daaraan te herinneren.

Het idee om met softphones te werken kan misschien ook een compromis zijn in combinatie met een paar echte telefoons, dan wel. De laptops/werkstations worden sowieso met utp-kabel geconnecteerd. Anders halen we onze investering in netwerkapparatuur die de verbindingssnelheid optimaal moet benutten er niet uit

Benieuwd naar de ervaringen met 3CX! Laat eens weten als je in productie bent hoe het loopt.

Intussen alvast een schitterend 2015 iedereen!

-Z-