Exchange 2010 mailbox beschikbaar maken na uitfaseren server

[DJ-Anubis]

Ik zit er al tijden op te googlen en onze IT man zegt dat het niet kan, maar ik zou graag het volgende willen:

Onze server (SBS2011) met bijhorende exchange mail (2010) gaan we uitfaseren. Alle nieuwe mail komt al binnen in ons CRM pakket. Toch willen we graag alle bestaande mail in exchange blijven raadplegen. Hoe doen we dit als we de server uit gaan zetten? Het moet toch mogelijk zijn de mailboxen te exporteren naar een formaat dat outlook (of ander stukje software) uitlezen kan?

Aan de client zijde werken we zowel met Outlook van verschillende versies als mac os (mail.app).

[chaoscontrol]

Maak in Outlook een archief van alles wat er nu in die mailbox staat?

En denk ik op zoek naar een nieuwe IT-man, je mag PM'en.

[ Voor 31% gewijzigd door chaoscontrol op 26-11-2014 13:52 ]

[Jazzy]

Je zou een export van de mailboxen (mail, agenda, contactpersonen, taken) kunnen maken naar een PST-bestand. Deze kun je dan op je lokale computer bewaren en openen met Outlook. Je zou het zelfs kunnen exporteren naar CSV-bestand...

Maar je IT-man heeft wel een punt natuurlijk, want nu kun je er alleen lokaal met Outlook bij en niet met de mail app van Mac OSX. En als je laptop gestolen is dan ben je ook het PST-bestand kwijt.

Verder, en dat is eigenlijk een hele andere kwestie, moet je je afvragen op alle mail in de CRM-applicatie wel de beste oplossing is. Exchange biedt allerlei functionaliteit die je nu of in de toekomst misschien gebruikt en ik vraag me af of je CRM-applicatie hetzelfde kan. Denk aan zoeken, toegang met Outlook of ActiveSync clients, etc. Alternatief zou je nog kunnen overstappen op Exchange Online van Microsoft Office 365. Dan kun je daar gewoon met Outlook en ActiveSync blijven werken maar toch de SBS 2011 server uit gebruik nemen.

[DJ-Anubis]

Hartelijk dank voor de reacties. Ik zal eens zoeken hoe de export functies in de clients er uit ziet. Ik kan die PST bestanden toch ook gewoon op de server parkeren zodat die meegenomen worden in de online backup? Of 1 x een backup maken naar elders aangezien er toch geen nieuwe mail op binnen gaat komen.

@chaoscontrol we hebben er juist geen meer nodig; alles staat in de cloud. Maar bedankt voor je aanbod

@Jazzy, ons CRM pakket heeft juist veel meer mogelijkheden waarbij correspondentie gearchiveerd wordt onder clienten en dossiers, juist om de extra functionaliteit gaan zijn we over gegaan (zelfs telefoongesprekken worden automatisch gelogd onder client).

[Jazzy]

DJ-Anubis schreef op woensdag 26 november 2014 @ 15:50:
Hartelijk dank voor de reacties. Ik zal eens zoeken hoe de export functies in de clients er uit ziet. Ik kan die PST bestanden toch ook gewoon op de server parkeren zodat die meegenomen worden in de online backup? Of 1 x een backup maken naar elders aangezien er toch geen nieuwe mail op binnen gaat komen.

In Outlook ga je naar File, Open & Export en klik je op Import/Export. Dit is niet bepaald een verborgen optie en gelijk de eerste hit als je zoekt op export outlook.

Wat je andere opmerking betreft, je kunt ze inderdaad opslaan op een fileserver alleen je kunt ze niet gebruiken als ze daar staan. PST-bestanden open in Outlook wordt alleen ondersteund als het PST-bestand op de lokale computer staat. En wat ik al eerder zei, je kunt het bestand niet openen met niet-Outlook apps.

[Linke Loe]

Jazzy schreef op woensdag 26 november 2014 @ 15:55:
[...]
Wat je andere opmerking betreft, je kunt ze inderdaad opslaan op een fileserver alleen je kunt ze niet gebruiken als ze daar staan. PST-bestanden open in Outlook wordt alleen ondersteund als het PST-bestand op de lokale computer staat. En wat ik al eerder zei, je kunt het bestand niet openen met niet-Outlook apps.

Je kan PST files best openen, als ze op een netwerkschijf staan. Het zal alleen wat netwerkverkeer genereren en je moet er rekening mee houden dat een PST file niet Multi-user is. Je kan een PST file dus maar door 1 persoon tegelijkertijd openen.

@TS: In Exchange zit overigens ook gewoon een export-naar-PST-functie. Gebruik hiervoor het cmdlet 'new-mailboxexportrequest' in de Exchange management shell. Een beetje IT-er zal dit allemaal toch echt moeten weten, lijkt me...

[gambieter]

Jazzy schreef op woensdag 26 november 2014 @ 15:55:
PST-bestanden open in Outlook wordt alleen ondersteund als het PST-bestand op de lokale computer staat.

Ik heb daar geen last van met Outlook 2003, 2007 en 2010, PST-bestanden staan op de netwerkshare (gemapt naar U:) en open die gewoon probleemloos

[Jazzy]

Linke Loe schreef op woensdag 26 november 2014 @ 16:03:
[...]

Je kan PST files best openen, als ze op een netwerkschijf staan.

Ik zei ook niet dat het niet kan maar dat het niet supported is.

[DDX]

Alleen heb je niets aan een pst bestand op een mac client
(maar mail.app zal vast ook export en import functie hebben, maar volgens mij niet even simpele optie van open bestand)

Maar misschien gewoon alles naar pst exporteren en pc (of vm) neerzetten met outlook die gebruikers kunnen gebruiken om die pst in te kijken ?

[Jazzy]

Limits to using personal folders (.pst) files over LAN and WAN links
Network Stored PST files ... don't do it!

[ Voor 36% gewijzigd door Jazzy op 26-11-2014 16:08 ]

[Linke Loe]

Jazzy schreef op woensdag 26 november 2014 @ 16:06:
[...]

Ik zei ook niet dat het niet kan maar dat het niet supported is.

Hmmm... Ik lees toch echt het volgende in je post:

Jazzy schreef op woensdag 26 november 2014 @ 15:55:
[...]
je kunt ze inderdaad opslaan op een fileserver alleen je kunt ze niet gebruiken als ze daar staan.

[Jazzy]

Sorry voor de verwarring, hoop dat het nu duidelijk is.