SharePoint Knowledge Base opzetten

[dxta]

Medetweakers,

Ik ben op dit moment bezig met het opzetten van een Knowledge Base om alle kennis die in de loop der tijd vergaard is op een centraal punt doorzoekbaar te maken. De opzet van de bestanden is als volgt:

Architectuur:
Voor het opslaan van onze projecten maken wij gebruik van SharePoint Online (in een Office365 pakket). Hierin is een hoofd Site Collection aangemaakt (http://bedrijf.sharepoint.com/), met daaronder voor ieder (lopend) project een subsite. Alleen mensen die aan het project werken hebben toegang tot deze subsites.

Zodra een project is afgelopen worden alle oude versies van documenten verwijderd en de opgeschoonde documenten in de subsite "Project Archive" gekopieerd. Vervolgens wordt de oude subsite verwijderd. Een select aantal managers heeft toegang tot het "Project Archive".

Verder is er (standaard SharePoint Online install) al een Site Collection voor search aangemaakt (http://bedrijf.sharepoint.com/search).

Doelstelling:
A ) Op dit moment is het zo dat de search prima werkt, maar alleen bestanden vindt waar een persoon toegang tot heeft. De bedoeling is dat iedereen met een login alle bestanden kan doorzoeken. Zodra ze dan een bestand gevonden hebben waar ze geen toegang tot hebben, moet deze toegang door de admin (of iemand die al rechten heeft) worden verleend.

B ) Verder moet het mogelijk zijn om mensen aan projecten te koppelen. Dat wil zeggen: bijhouden welke mensen welke projecten gedaan hebben. Waarschijnlijk zal dit met een externe lijst moeten gebeuren, aangezien de subsites naar het "Project Archive" worden verplaatst en hiermee de rechtenstructuur verloren gaat. Ik heb hiermee al geexperimenteerd met een Access koppeling op de een Team Site, maar ben benieuwd naar eventuele makkelijker automatiseerbare opties.

C ) Ten slotte moet het mogelijk zijn "tags" toe te voegen aan documenten en folders. Voor documenten heb ik hiervoor Meta-data (Enterprise Keywords) aangezet, waardoor tags die zijn toegevoegd aan de documenten op SharePoint zichtbaar en indexeerbaar worden. Voor folders heb ik hiervoor echter nog geen optie gevonden.

Op welke manier zouden jullie dit inrichten?

TL;DR
A ) Hoe laat ik iedereen met een login alle bestanden doorzoeken, maar geen volledige toegang verlenen
B ) Hoe sla ik koppelingen tussen mensen en projecten op
C ) Hoe voeg ik tags toe aan (project)folders

BONUS-vraag:
Ik heb op de hoofdsite een view aangemaakt voor "Documents" waarin ook de kolom Enterprise Keywords is toegevoegd. Deze wijziging is echter niet gelijk op de subsites zichtbaar. Op welke manier kan ik deze view makkelijk kopieren naar alle subsites? (De layout van de andere sites mag overschreven worden)

[DYX]

a) Search toont alleen documenten waar een gebruiker toegang heeft. Aan dit gedrag is niks aan te passen. Anders zien gebruikers inhoud die ze niet horen te zien. Met standaard SharePoint is daar niks aan te doen, behalve de titel en link naar de documenten in een losse lijst opslaan (dmv een workflow) en deze laten doorzoeken. Absoluut niet ideaal, maar dat is het beste wat ik nu kan verzinnen naast een custom app.

b) De koppeling tussen personen en projecten zal je inderdaad in een lijst op oeten slaan buiten je specifieke projectsite. Je kan dit op meerdere manieren doen (afhankelijk van hoe je rechten uitdeelt/wie dit doet)

c) SharePoint heeft een contenttype genaamd "Document Set", effectief zijn dit folders met metadata en een aantal extra features. Is dit allemaal te veel en onnodig kan je altijd zelf een contenttype aanmaken en deze laten overerven van folder. Volgens mij kan je hier (standaard) alleen geen enterprise keyword op aanzetten, maar wel taxonomy velden.

---
OOTB is het niet mogelijk om views te kopieren naar bestaande libraries. Je kan een document library aanmaken, configureren en opslaan als template. Andere optie is een powershell script of een customaction die de view via javascript kopiert (maatwerk)