4 dagen werken en zakelijke telefoon @vrije dag

[Tennisbal]

ik werk 4 dagen in de week en heb een zakelijk nr. Met mail kan ik gewoon een auto reply laten versturen (als ik die dag vrij ben) maar met phone is dat wat lastig..

Hoe lossen jullie dit op? Gewoon dag erna pas terugbellen? Vind het irritant dat ik geen autoreply oid met mijn telefoon kan doen. Voicemail elke keer opnieuw inspreken lijkt me niet heel handig...

[Outerspace]

Je kan prima in je handtekening (mail) verwijzen naar je vrije dag. Daarnaast kan je met sommige smartphones wel een automatische reply instellen. Verder voicemail laten inspreken en daarin aangeven dat je een vrije dag hebt. Ik bel de personen zelf de volgende dag op.

[Fiber]

Standaard Voicemail inspreken die je volgens een schedule laat aangaan of handmatig aan en uit zet...

Of je zet die phone gewoon uit en legt hem in de kast.

[bonzz.netninja]

Ik heb mijn voicemail uitgezet, want ik vind het een kansloos systeem. Verder als ik zakelijke telefoontjes op mijn vrije dag heb neem ik die soms op en soms niet, afhankelijk wat ik aan het doen ben. Meestal neem ik die niet op en sturen ze maar een mailtje/berichtje.

[TTLCrazy]

Telefoon gewoon uitzetten en wegleggen geen optie ?

[Tennisbal]

TTLCrazy schreef op vrijdag 20 juni 2014 @ 11:32:
Telefoon gewoon uitzetten en wegleggen geen optie ?

gevoel dat ik telefoontje mis vind ik niet relaxt... mompel iets over slaaf van de phone enzo...

[Pat911]

Ligt er ook een beetje aan wat voor werk je doet/functie je hebt (zelfstandig, in loondienst). Ik heb m'n eigen bedrijf, neem dus altijd op als ik een onbekend nummer zie. Je weet immers maar nooit.

En het ligt er ook aan wie er bent, collega's die kunnen weten dat je vrij bent maar het toch proberen, klanten die het niet weten... kunnen die klanten wachten tot de volgende werkdag? Gewoon voor jezelf helder krijgen wat je wilt, als jij het missen van een telefoontje niet relaxed vindt, dan gewoon opnemen... anders telefoon uit en standaardberichtje inspreken.

Android-telefoon? Met de app tasker kun je het zo programmeren dat je op vrijdag een onbeantwoord telefoontje met een sms beantwoord. Daar kun je dan in de tekst zetten dat je een vrije dag hebt maar de volgende werkdag terugbelt.

[rik86]

Tennisbal schreef op vrijdag 20 juni 2014 @ 11:35:
[...]


gevoel dat ik telefoontje mis vind ik niet relaxt... mompel iets over slaaf van de phone enzo...

Dat is wel raar als je hem vervolgens niet op wilt nemen

[Frozenhands]

Het is ook maar net welke functie je hebt. Heb je een functie die verantwoordelijkheid met zich meedraagt is het wel goed om je telefoon aan te nemen en zeker als er belangrijke dingen lopen. Zo niet, zet je telefoon gewoon op stil en kijk een keer op het einde van de dag.

[Deveon]

Misschien ook handig om aan te geven wie jou belt op dat nummer. Zijn dit collega's, klanten of potentiele opdrachtgevers?

Zelf heb ik me in het begin behoorlijk geërgert aan (directe) collega's die mij moesten storen op mijn papa dag. Uiteindelijk maar gezegd dat ze me altijd mogen bellen, als ze er maar niks van me verwachten (zelfs opnemen is een verwachting).

Is het misschien een idee om één vast contact persoon op kantoor hiervoor te gebruiken zoals bijv. je manager?

[Iblies]

Outerspace schreef op vrijdag 20 juni 2014 @ 11:30:
Je kan prima in je handtekening (mail) verwijzen naar je vrije dag. Daarnaast kan je met sommige smartphones wel een automatische reply instellen. Verder voicemail laten inspreken en daarin aangeven dat je een vrije dag hebt. Ik bel de personen zelf de volgende dag op.

Dit is echt zwaar stierenstront.

Ik zie dat regelmatig langskomen waarbij even doodleuk de melding wordt gemaakt dat op moment x persoon y afwezig is... Daarbij worden slimme opmerkingen als even weken vrijdagmiddag en oneven weken woensdagmiddag afwezig.

Je bent een professional, als er reden is om vrij te hebben dan maak je zelf de afweging hoe en wat.
Als mail kan wachten, dan laat je de klant een dag wachten.
Als dat niet kan, doorschakelen en zorg ervoor dat een collega op de hoogte is en beslissingen kan nemen.

Ga niet op naam van het bedrijf je halve CV opschrijven in de subnote met allerlei mededelingen wanneer je wel en niet afwezig bent.


Bij grote bedrijven worden daar heel harde afspraken over gemaakt en de kans op dergelijke uitspattingen kan praktisch niet. Het gebeurt wel maar een seintje is genoeg om een correctie toe te passen.

[ralpje]

Iblies schreef op vrijdag 20 juni 2014 @ 12:07:
[...]
Ga niet op naam van het bedrijf je halve CV opschrijven in de subnote met allerlei mededelingen wanneer je wel en niet afwezig bent.

Dat is iets heel anders dan 'op vrijdagen ben ik niet aanwezig' ofzo.

[Marzman]

Of je zegt gewoon in je voicemail dat op welke 4 dagen je werkt en terugbelt. Hoef je ook niets te veranderen. Bijvoorbeeld 'ik ben op kantoor van maandag tot donderdag, als u een bericht achterlaat bel ik u zo snel mogelijk terug'. Hoeft geen heel verhaal te zijn.

Als het belangrijk is dat er iemand opneemt schakel je door naar een receptie ofzo op je vrije dagen. Dat is ook maar een paar klikken.

[ Voor 61% gewijzigd door Marzman op 20-06-2014 12:13 ]

[Outerspace]

Ik heb alleen een afwezigheidsassistent ingeschakeld op de dagen dat ik niet aanwezig ben, verder niks hoor

[Fish]

Marzman schreef op vrijdag 20 juni 2014 @ 12:10:
Of je zegt gewoon in je voicemail dat op welke 4 dagen je werkt en terugbelt. Hoef je ook niets te veranderen. Bijvoorbeeld 'ik ben op kantoor van maandag tot donderdag, als u een bericht achterlaat bel ik u zo snel mogelijk terug'. Hoeft geen heel verhaal te zijn.

Als het belangrijk is dat er iemand opneemt schakel je door naar een receptie ofzo op je vrije dagen. Dat is ook maar een paar klikken.

Mer een verwijzing naar de collega die wel werkt voor eventuele spooedgevallen

[Iblies]

ralpje schreef op vrijdag 20 juni 2014 @ 12:10:
[...]


Dat is iets heel anders dan 'op vrijdagen ben ik niet aanwezig' ofzo.

Dat is juist het issue,
als je een bepaalde functie uitvoert dan boeit het weinig of je wel of niet aanwezig bent. Bedrijf draait door.
Als de openingstijden 's morgens 08:00 tot 's avonds 18:00 is, dan moet er iemand te bereiken zijn. Het zal niet zo zijn dat je naar buiten toe de boodschap uitdraagt dat je op bepaalde tijden open bent, en vervolgens intern nog aanvullende regels zijn.

Het komt op mij altijd vreemd over dat werknemers bepaalde zich bepaalde functies toe-eigenen en vervolgens niet in het belang van het bedrijf handelen.
Ik (ver)koop niets met de mededeling dat je afwezig bent. Best-case scenario bel ik een dag later of na het weekend terug. Als je afwezig bent, dan zorg je dat er in ieder geval wordt geïnventariseerd en mogelijkerwijs toch nog actie kan worden ondernomen.

[Motrax]

Iblies schreef op vrijdag 20 juni 2014 @ 12:07:
[...]

Dit is echt zwaar stierenstront.

Ik zie dat regelmatig langskomen waarbij even doodleuk de melding wordt gemaakt dat op moment x persoon y afwezig is... Daarbij worden slimme opmerkingen als even weken vrijdagmiddag en oneven weken woensdagmiddag afwezig.

Je bent een professional, als er reden is om vrij te hebben dan maak je zelf de afweging hoe en wat.
Als mail kan wachten, dan laat je de klant een dag wachten.
Als dat niet kan, doorschakelen en zorg ervoor dat een collega op de hoogte is en beslissingen kan nemen.

Ga niet op naam van het bedrijf je halve CV opschrijven in de subnote met allerlei mededelingen wanneer je wel en niet afwezig bent.


Bij grote bedrijven worden daar heel harde afspraken over gemaakt en de kans op dergelijke uitspattingen kan praktisch niet. Het gebeurt wel maar een seintje is genoeg om een correctie toe te passen.

toon volledige bericht

Nooit met part-timers gewerkt zeker

Ook zeker nooit gehoord van persoonlijke mailboxen waar mail in terecht komt die urgent is en per direct moet worden opgepakt? Omdat klanten nog steeds de voorkeur geven aan persoonlijk contact ipv een algemeen adres... 1 out-of-office melding/vermelding in signature en voor iedereen is duidelijk dat de mail een dag wacht, of dat de klant zelf op een andere manier contact moet zoeken.

Algemene mailboxen worden hier tijdens kantooruren altijd gemonitored. Maar persoonlijke accounts: jammer dan.

[nachtnet]

dorschakellen naar de receptie (of vervanger) lijkt mij een ideale oplossing.

ik vraag me alleen af of je "eigen" telefoon dan nog meldingen geeft van gebeld worden.

gaat de doorschakkeling direct, en gaat daardoor de telefoon niet over?

of is het dan net als een voicemail doorschakkeling? en wordt het gesprek na 5x overgaan overgezet naar een ander nummer?

[Deveon]

Motrax schreef op vrijdag 20 juni 2014 @ 12:37:
[...]
Omdat klanten nog steeds de voorkeur geven aan persoonlijk contact ipv een algemeen adres...

Klant wil persoonlijk contact? Oke, maar dan niet zeuren als je contactpersoon afwezig is.

nachtnet schreef op vrijdag 20 juni 2014 @ 12:42:
dorschakellen naar de receptie (of vervanger) lijkt mij een ideale oplossing.

ik vraag me alleen af of je "eigen" telefoon dan nog meldingen geeft van gebeld worden.

gaat de doorschakkeling direct, en gaat daardoor de telefoon niet over?

of is het dan net als een voicemail doorschakkeling? en wordt het gesprek na 5x overgaan overgezet naar een ander nummer?

Er zijn verschillende instellingen mogelijk. Voicemail is puur een doorschakeling na x keer overgaan.

[ Voor 49% gewijzigd door Deveon op 20-06-2014 12:44 ]

[Ikke_Niels]

Ik werk wel fulltime, maar als ik vrij laat ik mijn telefoon gewoon overgaan.
Als het belangrijk is wordt er wel een voicemail ingesproken, en die luister ik dan vaak wel direct af om te controleren of ik daadwerkelijk ook moet terugbellen of dat het kan wachten.
9 van de 10 keer wordt er niets ingesproken…
Daarnaast zijn er (m.i.) weinig problemen die “direct” opgelost dienen te worden , dus alles kan via de mail of face-to-face.

Maar zoals andere ook al aangeven dat ligt aan je functie, zzp’er/loondienst en daarnaast natuurlijk hoe je de mensen opvoedt die met je samenwerken: ik vertel iedereen dat ze in mijn agenda kunnen kijken (deze staat publiek open) dus kunnen ze altijd zien waar ik uithang en of ik er uberhaubt ben.

[Iblies]

Motrax schreef op vrijdag 20 juni 2014 @ 12:37:
[...]
Nooit met part-timers gewerkt zeker

Ook zeker nooit gehoord van persoonlijke mailboxen waar mail in terecht komt die urgent is en per direct moet worden opgepakt? Omdat klanten nog steeds de voorkeur geven aan persoonlijk contact ipv een algemeen adres... 1 out-of-office melding/vermelding in signature en voor iedereen is duidelijk dat de mail een dag wacht, of dat de klant zelf op een andere manier contact moet zoeken.

Algemene mailboxen worden hier tijdens kantooruren altijd gemonitored. Maar persoonlijke accounts: jammer dan.

Dus je gooit een extra drempel op voor de klant?
Na een e-mail mag hij vervolgens nog eens op een andere manier contact opnemen omdat er doodleuk de melding staat dat hij afwezig is?

Vind er echt frappant dat er niet vanuit het perspectief van de klant wordt gekeken.

Als ik probleem heb of iets wil aanschaffen, dan is het niet meer dan logisch dat op momenten dat de tent open is, je bereikbaar bent.

Zo gauw je gaat beginnen met opsommen van namen van mensen die afwezig zijn op bepaalde momenten zet die dan gelijk op de site en of voordeur.


Open van maandag t/m vrijdag van 9:00 tot 18:00

Service
Chantal woensdagmiddag afwezig, Jeroen maandag afwezig

Verkoop
Karel donderdagochtend afwezig, Joost vrijdagochtend afwezig

Vrijdagmiddag
hele productie afwezig


En zo ziet het er wel gek uit

Strakke en harde afspraken hebben een doel en heeft niets met de personen te maken, maar met het gemeenschappelijk doel,
een eenduidige uitstraling van het bedrijf zonder al te veel poespas.

[jeroen3]

iPhone op niet storen zetten en alleen Favorieten toelaten. Mensen die je echt nodig hebben kunnen dan tweemaal achter elkaar bellen, gaat ie alsnog over.
Voor alle andere problemen moeten ze maar naar je collega toe. Die moet het ook kunnen afhandelen, anders is er iets niet goed geregeld in het bedrijf. Wat als je een auto ongeluk krijgt, moet dan het bedrijf dicht?

[Icephase]

Iblies schreef op vrijdag 20 juni 2014 @ 12:55:
[...]

Dus je gooit een extra drempel op voor de klant?
Na een e-mail mag hij vervolgens nog eens op een andere manier contact opnemen omdat er doodleuk de melding staat dat hij afwezig is?

Vind er echt frappant dat er niet vanuit het perspectief van de klant wordt gekeken.

Als ik probleem heb of iets wil aanschaffen, dan is het niet meer dan logisch dat op momenten dat de tent open is, je bereikbaar bent.

Zo gauw je gaat beginnen met opsommen van namen van mensen die afwezig zijn op bepaalde momenten zet die dan gelijk op de site en of voordeur.


Open van maandag t/m vrijdag van 9:00 tot 18:00

Service
Chantal woensdagmiddag afwezig, Jeroen maandag afwezig

Verkoop
Karel donderdagochtend afwezig, Joost vrijdagochtend afwezig

Vrijdagmiddag
hele productie afwezig


En zo ziet het er wel gek uit

Strakke en harde afspraken hebben een doel en heeft niets met de personen te maken, maar met het gemeenschappelijk doel,
een eenduidige uitstraling van het bedrijf zonder al te veel poespas.

toon volledige bericht

Huh? In welke wereld leef jij dan?
Ik kan niet opmaken uit je bericht of je nou tegen parttime in het algemeen bent, of dat je een rare gedachtenkronkel maakt...

Als jij naar de supermarkt gaat, is het toch ook logisch dat daar niet altijd dezelfde kassiere zit toch? En daar wordt je niet eens over geïnformeerd! Ik vind het dus best wel klantgericht om die informatie wél te verstrekken. Iets met verwachtingen managen. Wat jij zoekt, heet klantgezwichtheid!

Ik geef je gelijk dat het raar is als je bedrijf tijdens openingstijden niet bereikbaar is, maar je kunt als klant altijd het algemene nummer bellen nietwaar?
Als jij als klant ervoor kiest om een persoonlijk/doorkiesnummer te bellen kun je verwachten dat je niet te allen tijde gehoor krijgt. Openingstijden van 60 uur/week is namelijk meer dan de 40-urige werkweek die werknemers vaak hebben.
Of neem jij ook altijd je telefoon op als je met iemand anders (een andere klant?) in gesprek bent? Dát vind ik namelijk pas écht onbeschoft!

[ Voor 14% gewijzigd door Icephase op 20-06-2014 13:13 ]

[Deveon]

jeroen3 schreef op vrijdag 20 juni 2014 @ 13:04:
iPhone op niet storen zetten en alleen Favorieten toelaten. Mensen die je echt nodig hebben kunnen dan tweemaal achter elkaar bellen, gaat ie alsnog over.
Voor alle andere problemen moeten ze maar naar je collega toe. Die moet het ook kunnen afhandelen, anders is er iets niet goed geregeld in het bedrijf. Wat als je een auto ongeluk krijgt, moet dan het bedrijf dicht?

Wow! waren andere smartphones maar zo inovatief dat ze dat konden! Ik ren gelijk naar de Apple store.
[/offtopic]

De TS is aardig stil... Misschien omdat die vandaag vrij is?

[ralpje]

Als je iets wilt kopen, bel je met verkoop. Niet met een specifiek persoon. Als je vraag x hebt, moet je afdeling y hebben. Hoe die afdeling zelf zijn bezetting regelt zal me aan m'n reet roesten.

Als ik er niet ben, krijg je een OoO met 'Ik ben er niet, bel XXXX in dringende gevallen. Anders help ik je dan-en-dan weer.' Klanten hebben geen rechtstreeks nummer van mij, alleen collega's. Dat gaat binnenkort veranderen, maar dan kan ik op m'n rechtstreeks nummer zelf aangeven wat er moet gebeuren: naar voicemail, naar mobiel, naar collega, etc.

[ozzynator]

Tennisbal schreef op vrijdag 20 juni 2014 @ 11:35:
[...]


gevoel dat ik telefoontje mis vind ik niet relaxt... mompel iets over slaaf van de phone enzo...

Ik heb meer het gevoel dat je hem op je vrije dag gewoon, net als de andere dagen, ook prive wil gebruiken en dan is het natuurlijk niet leuk als hij zakelijk afgaat omdat je vrij bent.

Koop dan gewoon voor prive doeleinden een andere telefoon, kan de zakelijke uit als je vrij bent.

[ Voor 5% gewijzigd door ozzynator op 20-06-2014 13:29 ]

[Marxje1981]

Die verwijzing naar de supermarkt vond ik wel lachen overigens, humor.

Maar enigzins scheef natuurlijk, want als ik verwacht en wil dat die ene kassiere mijn pakken melk afrekent en ik krijg een dichte kassa, zjn er andere kassa's in zicht die ik kan nemen.

Als ik jou bel, omdat ik je nummer heb, kan ik niet zien/of ruiken dat jij collegae hebt die mij ook kunnen helpen.

Mijn zakelijke voicemail is dus, blablabla, ben op dit moment niet in de gelegenheid om te telefoon te beantwoorden, als u wat inspreekt bel ik u zsm terug, u kunt ook bellen met ............(nummer afdeling).

Op die manier laat je de klant een keuze, iets inspreken of een ander nummer bellen en het daar proberen.

[Tennisbal]

ozzynator schreef op vrijdag 20 juni 2014 @ 13:27:
[...]


Ik heb meer het gevoel dat je hem op je vrije dag gewoon, net als de andere dagen, ook prive wil gebruiken en dan is het natuurlijk niet leuk als hij zakelijk afgaat omdat je vrij bent.

Koop dan gewoon voor prive doeleinden een andere telefoon, kan de zakelijke uit als je vrij bent.

Wil mijn zakelijk phone helemaal niet prive gebruiken, vind dit gewoon een irritant probleem.

Lees eea aan oplossingen hier en ik denk dat ik maar gewoon blijf vertrouwen op mijn mail autoreply en zakelijk uit laat.

[Deveon]

Tennisbal schreef op vrijdag 20 juni 2014 @ 13:36:
[...]


Wil mijn zakelijk phone helemaal niet prive gebruiken, vind dit gewoon een irritant probleem.

Lees eea aan oplossingen hier en ik denk dat ik maar gewoon blijf vertrouwen op mijn mail autoreply en zakelijk uit laat.

Persoonlijk had ik mijn zakelijke toestel ingesteld om wanneer ik niet opnam naar de voicemail te gaan en wanneer het toestel uit stond door te schakelen naar een ander nummer.

Als je het toestel toch uitschakelt lijkt dat me het meest klant vriendelijkste en merk je eigenlijk nooit dat je een oproep gemist hebt.

[GoldenSample]

Iblies schreef op vrijdag 20 juni 2014 @ 12:07:
[...]

Dit is echt zwaar stierenstront.

Ik zie dat regelmatig langskomen waarbij even doodleuk de melding wordt gemaakt dat op moment x persoon y afwezig is... Daarbij worden slimme opmerkingen als even weken vrijdagmiddag en oneven weken woensdagmiddag afwezig.

Je bent een professional, als er reden is om vrij te hebben dan maak je zelf de afweging hoe en wat.
Als mail kan wachten, dan laat je de klant een dag wachten.
Als dat niet kan, doorschakelen en zorg ervoor dat een collega op de hoogte is en beslissingen kan nemen.

Klant is koning jaja.. maar is klant ook keizer? Jij draaft dus op om 12 uur snachts als je net met je vrouw op huwelijksreis zou gaan?
Als het zo belangrijk is of kan zijn dan is er ook een andere oplossing: een andere ingang in het bedrijf, als je die gewoon verstrekt hebt lijkt het mij niet zo een probleem allemaal.

Verder is 'urgent' compleet relatief.

Ga niet op naam van het bedrijf je halve CV opschrijven in de subnote met allerlei mededelingen wanneer je wel en niet afwezig bent.


Bij grote bedrijven worden daar heel harde afspraken over gemaakt en de kans op dergelijke uitspattingen kan praktisch niet. Het gebeurt wel maar een seintje is genoeg om een correctie toe te passen.

Achja 'bij grote bedrijven' Toevallig het 'grote bedrijf' (wereldwijd opererend met tussen de 250.000 en 500.000 werknemers) waar ik tot voor kort werkzaam was daar was het de gewoonste zaak van de wereld om z'n out of office melding te hebben met: Volgende week ben je de eerste

Dus: Newsflash, de wereld is groter dan je eigen belevingswereld.

@TS: Maak eventueel een out of office automatische sms (kan ook met android etc. daar zijn apps voor) of spreek je voicemail daar voor in. Zelf zou ik 'm gewoon uit zetten overigens.

[Ardana]

Ik denk dat de functie grotendeels bepalend is voor de vraag of je ook op je vrije dag beschikbaar wil zijn en hoe je je voicemail inspreekt.

Ben je officiële vraagbaak voor je collegae en zitten die met dringende zaken, dan is het logisch dat je opneemt. Ben je medewerker nr. zoveel van de helpdesk, dan vind ik Herrera dat je überhaupt een telefoon van de zaak hebt.

Klantcontact op je vrije dag vind ik eigenlijk onzinnig: dat zou door collegae opgepakt moeten worden, of kunnen wachten tot de volgende dag.

En je kan rustig inspreken dat je een vrije dag hebt, dat is voor klanten alleen maar fijn om te weten.

Dus, voicemail. U belt met de voicemail van Xxx, Bedrijfsnaam. Helaas ben ik momenteel niet bereikbaar, als u een boodschap inspreekt, bel ik u zo spoedig mogelijk terug. Op vrijdag ben ik niet aanwezig en zult u dan niet teruggebeld worden. Voor dringende zaken verwijs ik u naar mijn collegae, zij zijn te bereiken via xxxx.

Simpel, kort, duidelijk en keuze bij de klant.

[KillerAce_NL]

Iblies schreef op vrijdag 20 juni 2014 @ 12:55:
[...]
Als ik probleem heb of iets wil aanschaffen, dan is het niet meer dan logisch dat op momenten dat de tent open is, je bereikbaar bent.

Geneuzel:
Verkoop -> algemeen verkoopnummer
Support -> algemeen supportnummer

Wil je mij specifiek bereiken, dan kan het zijn dat ik er niet ben en zul je het algemene nummer moeten draaien.

Heel normaal in mijn optiek.

[PZOOO]

Ik heb voicemail afgeschaft. in plaats daarvan kunnen mensen me een sms of email sturen.

[Dinictus208]

Ik neem meestal alles wel op tot een uur of 8 's avonds, werk full time. Als je je werk leuk vindt dan is het allemaal niet zo'n probleem.... Ik zie het zo: met spreekt van werk-prive balans maar je kunt het ook voor elkaar krijgen dat werk niet als werk voelt en op die manier hoef je je nooit af te sluiten voor je werk. Daarnaast kan je dan in zo'n baan best af en toe iets doen dat niet met je werkt te maken heeft.

In een vakantie gaat hij wel compleet uit en instrueer ik iedereen wat ze moeten doen als ik er niet ben. De wereld kan vast wel zonder mij en 3 weken verplicht met iets anders bezig zijn is heel goed voor je kop.

[Iblies]

GoldenSample schreef op vrijdag 20 juni 2014 @ 13:50:
[...]

Achja 'bij grote bedrijven' Toevallig het 'grote bedrijf' (wereldwijd opererend met tussen de 250.000 en 500.000 werknemers) waar ik tot voor kort werkzaam was daar was het de gewoonste zaak van de wereld om z'n out of office melding te hebben met: Volgende week ben je de eerste

Dus: Newsflash, de wereld is groter dan je eigen belevingswereld.

@TS: Maak eventueel een out of office automatische sms (kan ook met android etc. daar zijn apps voor) of spreek je voicemail daar voor in. Zelf zou ik 'm gewoon uit zetten overigens.

Volgens mij worden een aantal zaken door elkaar gehaald,
je signature gebruiken voor een aantal mededelingen is echt not done. In je signature gaan zetten dat je op dag x vrij bent kun je voor je houden. Daar kan ik verder niets mee. Zou mooi staan dat wanneer je als klant komt aankloppen met een bepaald beeld, cq 5 dagen te bereiken, en je case-manager werkt maar vier dagen in de week omdat die een papa-dag heeft... Sorry maar dan zoek ik wel een een ander bedrijf.

Voor out-of-office worden ook afspraken gemaakt. Vul de reden in en verwijs door.

Op eigen houtje een boodschap naar buiten dragen kan echt niet, al menen sommigen van wel.

Zelfs kleinere bedrijven zitten daar steeds meer op juist om verkeerde signalen naar buiten te voorkomen. Jij gaat echt niet verkondigen dat je afdeling niet bereikbaar is als 5 collega's mogelijk hetzelfde kunnen doen en/of op zijn minst inventariseren. Als manager kom ik zeker even vragen stellen waarom en wat men onder collegiaal verstaat.

KillerAce_NL schreef op vrijdag 20 juni 2014 @ 14:07:
[...]

Geneuzel:
Verkoop -> algemeen verkoopnummer
Support -> algemeen supportnummer

Wil je mij specifiek bereiken, dan kan het zijn dat ik er niet ben en zul je het algemene nummer moeten draaien.

Heel normaal in mijn optiek.

Een telefoon van de zaak krijg je niet zomaar, als het de bedoeling is dat klanten algemeen nummer bellen, dan geef je je dat algemeen nummer door, en niet je eigen nummer behalve als de situatie er om vraagt.
Mocht je om een of ander reden niet bereikbaar zijn, dan schakel je door met reden. Na bepaalde tijd kun je de voice-mail aanzetten. Als je bent afgewerkt om 18:00 dan zet je de voice-mail aan.


Niet om het een of ander,
zakelijke mail en telefoon van je werk zijn niet privé. Dat het kan en zelfs mag betekent niet dat je aan een aantal regels moet houden. Niet alleen voor de werkgever om misverstanden te voorkomen, maar ook ter bescherming van jezelf.

[Dinictus208]

haha Iblies zijn macht stijgt hem naar het hoofd.... ben je altijd zo?

[Ardana]

Mwoa, ik heb, als gedetacheerde, op een aantal plaatsen gewerkt waar geen vaste lijn beschikbaar was. Daar werkte ik dan 2 dagen per week bijv. Geen collegae, geen centrale balie, niets.

De overige dagen werkte ik dan op een ander project. Dan heb je dus een mobieltje voor de dagen dat je op dat ene project zat. Maar wat doe je de andere dagen met die telefoon? Je wil ook, als je voor een andere opdracht werkt, niet continue lastig gevallen worden door klanten van dat ene project, daar gaat de opdrachtgever ook niet blij van worden.

Dus was er een voicemail op welke dagen ik bereikbaar was, en een telefoonnummer voor spoedgevallen (mijn leidinggevende, die inhoudelijk niets kon doen voor de klant, maar enkel kon beoordelen of ik even moest stoppen met m'n huidige opdracht om, op afstand, even de zaak af te handelen).

Overigens hadden onze klanten geen keuze: wij waren de enige "leveranciers", dus overstappen naar een ander bedrijf ging niet, lang leve de "sociale dienstverlening".

[ByteDelight]

Een andere mindset: waarom probeer je je niet wat flexibeler op te stellen (als dat kan natuurlijk)?
In Nederland wordt al jaren 'het nieuwe werken' gepromoot: je bepaalt zelf waar en wanneer je werkt, als je maar blijft samenwerken en voldoet aan jouw resultaatafspraken.

Een voorbeeld:
Ik werk 32 uur in loondienst en 24 uur zelfstandig.
Als ik niet voor mijn werkgever werk, ben ik prima bereikbaar en schrijf ik de gemaakte uren of compenseer ik ze.
Zelfs 's avonds en in het weekend is dat op zich geen probleem.
Behalve natuurlijk als je niet bereikbaar bent: bijvoorbeeld door zorg voor gezin of familie, of vakantie o.i.d.

Bij velen werkt die mindset, en het moedigt aan wat relaxter om te gaan met de telefoontjes.
Dus je kunt ze opnemen, een afspraak maken of aangeven dat je ze een andere dag terugbelt (je hoeft niet direct een lang gesprek aan te gaan).
Komt ook nog eens professioneler over dan alternatieven.

Misschien is een deel van je probleem (net als bij mij in het verleden) moeite te hebben met assertiviteit (m.b.t. de telefoontjes)?
Daar zijn erg goeie trainingen voor (dus een investering); mij hebben ze erg geholpen.

[KillerAce_NL]

Iblies schreef op vrijdag 20 juni 2014 @ 17:11:
[...]

Volgens mij worden een aantal zaken door elkaar gehaald,
je signature gebruiken voor een aantal mededelingen is echt not done. In je signature gaan zetten dat je op dag x vrij bent kun je voor je houden. Daar kan ik verder niets mee. Zou mooi staan dat wanneer je als klant komt aankloppen met een bepaald beeld, cq 5 dagen te bereiken, en je case-manager werkt maar vier dagen in de week omdat die een papa-dag heeft... Sorry maar dan zoek ik wel een een ander bedrijf.

Voor out-of-office worden ook afspraken gemaakt. Vul de reden in en verwijs door.

Op eigen houtje een boodschap naar buiten dragen kan echt niet, al menen sommigen van wel.

Zelfs kleinere bedrijven zitten daar steeds meer op juist om verkeerde signalen naar buiten te voorkomen. Jij gaat echt niet verkondigen dat je afdeling niet bereikbaar is als 5 collega's mogelijk hetzelfde kunnen doen en/of op zijn minst inventariseren. Als manager kom ik zeker even vragen stellen waarom en wat men onder collegiaal verstaat.

[...]
Een telefoon van de zaak krijg je niet zomaar, als het de bedoeling is dat klanten algemeen nummer bellen, dan geef je je dat algemeen nummer door, en niet je eigen nummer behalve als de situatie er om vraagt.
Mocht je om een of ander reden niet bereikbaar zijn, dan schakel je door met reden. Na bepaalde tijd kun je de voice-mail aanzetten. Als je bent afgewerkt om 18:00 dan zet je de voice-mail aan.


Niet om het een of ander,
zakelijke mail en telefoon van je werk zijn niet privé. Dat het kan en zelfs mag betekent niet dat je aan een aantal regels moet houden. Niet alleen voor de werkgever om misverstanden te voorkomen, maar ook ter bescherming van jezelf.

toon volledige bericht

maar goed dat je niet mijn leidinggevende bent, je draaft een beetje door. Er zijn genoeg situaties dat je een zakelijke telefoon kunt hebben, betekent niet dat iedereen je zomaar kan bellen, wellicht is die er zodat je organisatie je kan bereiken. Niet iedereen heeft constant maar klantcontact...

[Iblies]

Dinictus208 schreef op vrijdag 20 juni 2014 @ 17:22:
haha Iblies zijn macht stijgt hem naar het hoofd.... ben je altijd zo?

Heeft niks te maken met macht

Maar als je een paar keer op je bek gaat dan komen die regels vanzelf. En het zijn vrij strakke regels, alleen eenmaal doorgenomen is het toepassen echt geen hogere wetenschap.

Meest typische is bereikbaarheid na een bepaald tijdstip. Meest voorkomende is dat de telefoon wordt opgenomen, maar vraag jezelf af, maar ook naar collega's toe, hoe wenselijk dat is. Als het bedrijf sluit om 18:00 (of bepaalde service wordt niet meer verleend), hoe wenselijk is het dan om eigen houtje wel die service te verlenen.

Je creëert een verwachtingspatroon naar buiten toe die niet breed wordt gedragen maar mogelijk financieel gezien misschien niet te verantwoorden is.

[Sissors]

Iblies schreef op vrijdag 20 juni 2014 @ 17:11:
[...]

Volgens mij worden een aantal zaken door elkaar gehaald,
je signature gebruiken voor een aantal mededelingen is echt not done. In je signature gaan zetten dat je op dag x vrij bent kun je voor je houden. Daar kan ik verder niets mee. Zou mooi staan dat wanneer je als klant komt aankloppen met een bepaald beeld, cq 5 dagen te bereiken, en je case-manager werkt maar vier dagen in de week omdat die een papa-dag heeft... Sorry maar dan zoek ik wel een een ander bedrijf.

Sorry maar jij leeft echt in je eigen wereldje. Dit is compleet normaal en wordt normaal gesproken ook gewaardeerd. Bij signature neem ik aan dat je mail bedoelt, van genoeg mensen die mij mailen en die part-time werken staat dat er inderdaad in. Dan weet ik dat als ik op woensdag een mailtje stuur aan die persoon specifiek, ik gegarandeerd niet voor donderdag een antwoord krijg.

Ook lijk jij er nog steeds vanuit te gaan dat enkel en alleen klanten bellen. Je hebt ook gewoon collega's die kunnen bellen hoor.

Maar waar het bij jou nu meer op neerkomt is dat je vindt dat parttime werken verboden moet zijn. Gelukkig wordt dat niet algemeen zo gezien. Want het gaat bij jou erom dat je vindt dat elke medewerker 5 dagen per week bereikbaar moet zijn. En wat nu als je ziek bent?

Tegenwoordig is parttime werken gewoon geaccepteerd op de meeste plaatsen. En dan geeft het gewoon wat extra duidelijkheid als je dat in je voice-mail zet, dan weet iemand die belt dat gewoon. Overigens zou in deze situatie het voor mij ervan afhangen hoe vaak het gebeurd. Gebeurd het weleens een keertje dat iemand op je vrije dag belt? Gewoon opnemen, je wilt ook dat je werkgever niet moeilijk doet als je een keer wat eerder weg moet, dan ook andersom niet al te moeilijk doen. Maar als je continue gebeld wordt is het een ander verhaal.

[ Voor 24% gewijzigd door Sissors op 20-06-2014 21:43 ]

[Bundin]

Ik lees nooit signatures. Als het belangrijk genoeg is, zet het dan maar in de mail zelf. En vaak staan ze vol met disclaimers die niets waard zijn, meldingen over printen van mails of dat de mail op een mobiel device is getikt. Interesseert me allemaal niet. Ervan uitgaan dat mensen je sig lezen vind ik niet verstandig.

Als ik iemand zakelijk wil spreken en de telefoon wordt niet opgenomen, dan ga ik ervan uit dat die persoon druk is met iets anders. Of dat een andere klant, een vergadering of naar de efteling met de familie is, interesseert me weinig. Wanneer ik persoon X vaker spreek, zal die echt wel een keer melden dat hij/zij op vrijdag niet werkt en dat ik dan [collega/algemeen nummer/maandag] kan bellen.

Een voicemail-bericht dat me vertelt dat X op vrijdag niet werkt vind ik een prima oplossing. Ik garandeer niet dat ik 'm afluister of iets inspreek, maar ik hoor in ieder geval wel dat ik niet op vrijdag hoef te wachten op een belletje wanneer ik iets inspreek. Ik ben het met Ardana eens dus: ding uit als je niet werkt, op een andere manier bereikbaar als het echt moet, maar dan enkel en alleen via iemand die een behoorlijke afweging kan maken qua urgentie.

[ Voor 12% gewijzigd door Bundin op 21-06-2014 00:23 ]

[MagicTempest]

Toch grappig om te zien dat verschillende bedrijven daar verschillend mee omgaan. Ik heb bij partijen gewerkt die het verplicht stelden een vaste vrije dag in je signature van de mail op te nemen en bij bedrijven die er niets om geven. Het bedrijf van iBlies geeft er blijkbaar wel heel veel om.

Ik kan me voorstellen dat je in het geval van direct klantcontact dergelijke meldingen wellicht niet wil doen, maar in dergelijke gevallen zou een klant het algemene nummer moeten hebben om te zorgen dat de dienstverlening door blijft gaan. Indien de klant het directe nummer van een medewerker krijgt kun je daar best afspraken over maken lijkt me.

Overigens werk ik voor twee bedrijven (3 om 2) en staat er in de signature gewoon wanneer ik voor dat bedrijf werkzaam ben. Dat betekent overigens niet dat ik niet op zal nemen als ik gebeld word. Meestal zie ik toch niet het verschil (niet iedereen van beide bedrijven staat met naam in mijn telefoon). In het geval dat ik gebeld word neem ik, indien mogelijk gewoon op. Als het dan over de andere klant gaat en ik heb de tijd ervoor wil ik daar best antwoord op geven. Dit werkt prima beide kanten op. Als het niet uitkomt dan zeg ik dat gewoon. Dat gaat eigenlijk altijd goed.

[timag]

Ik heb een tijdje bij een organisatie gewerkt waar het verplicht was om elke dag het bericht van je voicemail opnieuw in te spreken. Iets in de trant van "Goedendag, vandaag maandag de 23e ben ik 's ochtends slecht bereikbaar, bel vanmiddag terug of laat een bericht achter", je kan dan bijv. ook een out-of-office achterlaten en wie ze dan wel moeten bellen.

Voordeel is dat bellers weten waar ze aan toe zijn. Nadeel is dat het nogal dom staat als mensen vergeten dit bij te houden "Goedendag, vandaag maandag 12 mei ben ik slecht bereikbaar, laat een bericht achter en ik bel u terug".

Ik ben er toen ik daar wegging ook acuut weer mee opgehouden, het is gewoon te lastig om vol te houden.

[chime]

Is een out of office mededeling gewoon niet interessanter?
Want een signature wordt inderdaad nogal zelden niet gelezen.

Elke dag het bericht van je voicemail opnieuw moeten inspreken is

[GoldenSample]

Iblies schreef op vrijdag 20 juni 2014 @ 17:11:
[...]

Volgens mij worden een aantal zaken door elkaar gehaald,
je signature gebruiken voor een aantal mededelingen is echt not done. In je signature gaan zetten dat je op dag x vrij bent kun je voor je houden. Daar kan ik verder niets mee. Zou mooi staan dat wanneer je als klant komt aankloppen met een bepaald beeld, cq 5 dagen te bereiken, en je case-manager werkt maar vier dagen in de week omdat die een papa-dag heeft... Sorry maar dan zoek ik wel een een ander bedrijf.

Voor out-of-office worden ook afspraken gemaakt. Vul de reden in en verwijs door.

Op eigen houtje een boodschap naar buiten dragen kan echt niet, al menen sommigen van wel.

Zelfs kleinere bedrijven zitten daar steeds meer op juist om verkeerde signalen naar buiten te voorkomen. Jij gaat echt niet verkondigen dat je afdeling niet bereikbaar is als 5 collega's mogelijk hetzelfde kunnen doen en/of op zijn minst inventariseren. Als manager kom ik zeker even vragen stellen waarom en wat men onder collegiaal verstaat.

[...]
Een telefoon van de zaak krijg je niet zomaar, als het de bedoeling is dat klanten algemeen nummer bellen, dan geef je je dat algemeen nummer door, en niet je eigen nummer behalve als de situatie er om vraagt.
Mocht je om een of ander reden niet bereikbaar zijn, dan schakel je door met reden. Na bepaalde tijd kun je de voice-mail aanzetten. Als je bent afgewerkt om 18:00 dan zet je de voice-mail aan.


Niet om het een of ander,
zakelijke mail en telefoon van je werk zijn niet privé. Dat het kan en zelfs mag betekent niet dat je aan een aantal regels moet houden. Niet alleen voor de werkgever om misverstanden te voorkomen, maar ook ter bescherming van jezelf.

toon volledige bericht

Hoop dat wij nooit met elkaar vandoen krijgen op professioneel vlak. Ik zou je vierkant uitlachen.

één van de krachten op zowel privé als zakelijk vlak: weet welke mensen/bedrijven/dingen je NIET wilt doen/pleasen.

[MAX3400]

Tenzij je ZZP'er bent, moet je het probleem gewoon bij je baas neerleggen. Een functieomschrijving is niet afwezig tijdens de openingstijden van het bedrijf. Jouw baas is "verantwoordelijk" om de invulling van die functie doorgang te laten vinden bij afwezigheid.

Trek het even door:
- vakantie?
- tegen een boom rijden?
- staande voet ontslag?

Ga jij je dan ook zorgen maken over dat er een klant kan bellen en jou persoonlijk niet te pakken krijgt?

[Iblies]

GoldenSample schreef op woensdag 25 juni 2014 @ 16:48:
[...]

Hoop dat wij nooit met elkaar vandoen krijgen op professioneel vlak. Ik zou je vierkant uitlachen.

één van de krachten op zowel privé als zakelijk vlak: weet welke mensen/bedrijven/dingen je NIET wilt doen/pleasen.

Please rephrase want ik begrijp je niet helemaal.

Het klinkt hard, maar het zijn een paar simpele regels die je met elkaar afspreekt.

*Geen informatie in je signature die er niet aan toe doet, daaronder valt in mijn optiek ook informatie waarin staat dat je afwezig bent. Als je ten dienste van bedrijf x werkt, draag dan niet eigen regels uit.
*Als je vrij bent telefoon niet opnemen. Zijn uitzonderingen natuurlijk, maar in principe anderen laten afhandelen. Laatste wat je wilt is een verwachtingspatroon bij cliënten creëren. Meest praktische is of telefoon doorschakelen of je zet hem op voicemail.
*Bedrijfsmail precies hetzelfde. Doorschakelen, anderen laten afhandelen, etc.

Als je van mening bent dat je me op professioneel vlak helemaal zou uitlachen omdat je van mening bent dat een ieder zijn eigen kant kan gaan...
Misschien dat je meer aandacht moet besteden aan het feit dat iedereen recht heeft op zijn vrije tijd en dat de verantwoordelijkheid van een goede bezetting niet bij de werknemer ligt. Dat is mijn taak en die kan ik niet vervullen zonder een goed inzicht.

[ralpje]

Iblies schreef op donderdag 26 juni 2014 @ 11:05:
[...]
*Geen informatie in je signature die er niet aan toe doet, daaronder valt in mijn optiek ook informatie waarin staat dat je afwezig bent. Als je ten dienste van bedrijf x werkt, draag dan niet eigen regels uit.

Jij gaat er nu van uit dat die regel voor ieder bedrijf geldt, wat absoluut niet het geva is.

*Als je vrij bent telefoon niet opnemen. Zijn uitzonderingen natuurlijk, maar in principe anderen laten afhandelen. Laatste wat je wilt is een verwachtingspatroon bij cliënten creëren. Meest praktische is of telefoon doorschakelen of je zet hem op voicemail.

Het _eerste_ wat je wilt is een verwachtingspatroon creëren, dan weet de klant namelijk waar hij aan toe is en zit hij niet in onzekerheid. Wat dat patroon vervolgens is (GSM bellen, algemeen nummer, respons binnen x-tijd, whatever) bepaal je helemaal zelf. In mijn geval: klanten bellen ons algemene nummer. Ben ik er, dan worden ze doorverbonden met mijn vaste toestel of GSM. Ben ik er niet, wordt er een collega gezocht die ze kan helpen. Ben ik vrij, dan neem ik dus wel m'n telefoon op: dat is dan geen klant, maar een collega die weet dat ik vrij ben maar me wel voor e.o.a. nodig heeft.

*Bedrijfsmail precies hetzelfde. Doorschakelen, anderen laten afhandelen, etc.

OoO: ik ben er niet tot xxx, voor dringende zaken bel of mail naar......

Als je van mening bent dat je me op professioneel vlak helemaal zou uitlachen omdat je van mening bent dat een ieder zijn eigen kant kan gaan...
Misschien dat je meer aandacht moet besteden aan het feit dat iedereen recht heeft op zijn vrije tijd en dat de verantwoordelijkheid van een goede bezetting niet bij de werknemer ligt. Dat is mijn taak en die kan ik niet vervullen zonder een goed inzicht.

True. Maar bij sommige werkgevers werkt dat anders en dat is inherent aan de baan, de functie en waarschijnlijk ook het salaris
Wat men probeert te zeggen is dat het niet zo zwart-wit is als jij voorstelt.

[ninjazx9r98]

Iblies schreef op donderdag 26 juni 2014 @ 11:05:
[...]


*Geen informatie in je signature die er niet aan toe doet, daaronder valt in mijn optiek ook informatie waarin staat dat je afwezig bent. Als je ten dienste van bedrijf x werkt, draag dan niet eigen regels uit.

Net even onze richtlijnen (paar duizend werknemers) erbij gepakt om te zien wat men te zeggen heeft over signatures.
Beschreven is het lettertype, de grootte, het logo, het verplichte K.v.K. nummer en er wordt een voorbeeld getoond.
Meldingen over wel- of niet aanwezig zijn op bepaalde dagen oid worden niet genoemd maar staan ook niet in het lijstje met zaken die niet toegestaan zijn.
In het kader van zaken die er niet toe doen staat er wel een aardige in, er is een speciale extra signature die toegevoegd kan en mag worden onder de bedrijfs signature waarin verwezen wordt naar het goede doel waar vrij veel mee gedaan wordt (alhoewel je natuurlijk weer een discussie zou kunnen voeren of een goed doel er wel of niet toe doet).

[RocketKoen]

Hier schakelen de zakelijke nummers bij niet opnemen door naar de receptie.
De lieftallige receptioniste kan de klant dan uitleggen dat de persoon die ze proberen te bereiken in een bespreking zit of een vrije dag heeft. En aanbieden een boodschap door te geven of ze door te schakelen naar een collega die wel aanwezig is.

[Ankona]

Hangt er helemaal vanaf of je een zakelijk belletje verwacht en wil opnemen.
Ik ben zelf aan de ene kant heel principieel en leg die telefoon thuis standaard stil in de kast. Maar als ik weet dat collega's doorwerken en mijn hulp mogelijk nodig hebben zorg ik er wel voor dat ik bereikbaar ben. Niet zozeer voor de baas, maar voor die collega. Sommige collega's geef ik ook mijn prive nummer/mail adres als ik op vakantie ga.

Afhankelijk van je rol of functie kan het ook zijn dat je voor een klant bereikbaar WIL zijn. Bereikbaar MOETEN zijn is aan mij niet besteed. Ik heb dan ook geen sales rol. Ik heb contact met collega's en klanten waarvoor het project al loopt. (In de praktijk controleer ik ook bijna elke avond even mijn zakelijke mail, maar ook puur uit eigen beweging)