[gezocht] Software t.b.v. centraal adresboek

[Tinuske]

Ik werk bij een overheidsorganisatie en hier hebben we ook een calamiteitenorganisatie, waarbij we onderscheid maken tussen 4 soorten calamiteiten.
Elke calamiteitssoort heeft nu een eigen Excellijst met daarin de gegevens van belangrijke externe contactpersonen/instanties. De huidige situatie brengt de nodige ongemakken met zich mee.

We willen nu toe naar iets van een adresboek, welke door 1 persoon beheerd wordt.
Sommige contacten/organisaties komen in elke calamiteitenlijst voor. Uiteindelijk willen we dat een contact maar 1 keer voorkomt in het adresboek en gekoppeld is aan 1 of meerdere calamiteiten.
Daarnaast is het zeer wenselijk als deze contactenlijst ook met de smartphone benaderd kan worden.

Onze ICT afdeling heeft hiernaar gekeken en is gekomen met 2 mogelijke oplossingen:

1. Per calamiteitensoort een apart exchange-account aanmaken. Op je smartphone kun je dan 4 accounts/calamiteitenlijsten toevoegen. Nadeel is wel dat elke gebruiker contacten kan bewerken, waardoor beheer niet echt meer bij 1 persoon ligt. Ook komen contacten dubbel voor.

2. Via SharePoint kan men een contactenlijst opstellen en beheren, echter is deze niet te benaderen via de smartphone. (heeft iets te maken met authenticatie)

Zijn er nog andere oplossingen die onze ICT afdeling heeft gemist ?
Voor een goede oplossing in de cloud in combinatie met een App staan we ook open.

Alle suggesties zijn welkom!

[Witte]

- Maak in Outlook (Exchange) voor elke club een contact aan
- Categoriseer deze contacten in verschillende categorieën. Eén contact kan in meerdere categorieën vallen.

Vergelijkbaar:
Ik heb in mijn Outlook onder andere Collega's, Klanten en Leveranciers, en die kunnen dezelfde contacten bevatten.

In Android krijg je dan perfect categoriën op een rijtje.

[Tinuske]

Witte schreef op donderdag 15 mei 2014 @ 16:01:
- Maak in Outlook (Exchange) voor elke club een contact aan
- Categoriseer deze contacten in verschillende categorieën. Eén contact kan in meerdere categorieën vallen.

Vergelijkbaar:
Ik heb in mijn Outlook onder andere Collega's, Klanten en Leveranciers, en die kunnen dezelfde contacten bevatten.

In Android krijg je dan perfect categoriën op een rijtje.

Bedankt voor je antwoord.

Categoriseren werkt inderdaad goed in Exchange en in de App personen komen deze categorien ook netjes terug.

Echter 1 probleem:

Jouw oplossing werkt uiteindelijk voor jezelf goed, maar dit gaat denk ik niet werken i.c.m. delen van de contacten met (read-only) collega's

of zijn daar wel mogelijkheden voor ?

[ Voor 21% gewijzigd door Tinuske op 15-05-2014 17:18 . Reden: 2de probleem was onterecht ]

[Iooryz]

Je zou misschien kunnen kijken naar een CardDAV oplossing. Ik weet niet helemaal of dat werkt, wat ik zit er niet goed in, maar daarmee kun je adresboeken read-only pushen naar telefoons en mailclients. Het is misschien wel een beetje overkill.

[Lustucru]

Tinuske schreef op donderdag 15 mei 2014 @ 16:51:
[...]
Echter 1 probleem:

Jouw oplossing werkt uiteindelijk voor jezelf goed, maar dit gaat denk ik niet werken i.c.m. delen van de contacten met (read-only) collega's

of zijn daar wel mogelijkheden voor ?

Exchange kent verschillende soorten adreslijsten die volledig in te richten zijn qua lees- en schrijfrechten.

[Tinuske]

Lustucru schreef op vrijdag 16 mei 2014 @ 13:21:
[...]

Exchange kent verschillende soorten adreslijsten die volledig in te richten zijn qua lees- en schrijfrechten.

Klopt, het openen van gedeelde contacten is alleen niet mogelijk op je smartphone.

Iedereen moet daarom het extra account als "eigenaar" toevoegen op de smartphone. Het is echter niet mogelijk om op rechtenniveau de eigenaar van een account read only rechten te geven.

Wanneer 50 personen dit extra account met de betreffende contacten toevoegen (als eigenaar dus) en er verwijdert één persoon op zijn telefoon één of meerdere contacten, dan zijn de andere 49 deze contacten dus ook kwijt.

Het beheer van het account bij één medewerker is dus niet mogelijk en daarmee valt de oplossing eigenlijk af.
Alternatief is iets als www.sharedgroups.com, echter dat werkt met gmail en we hebben de applicatie liever zelf in beheer.

Tenzij jullie andere mogelijkheden zien ?